Die Kindy-Schnittstelle: das eigene System mit Kindy verbinden

Worum geht es?

Viele Einrichtungen und Träger arbeiten neben Kindy noch mit eigener Software — etwa einer Verwaltungslösung, einem Abrechnungsprogramm oder der eigenen Website. Bisher heißt das oft: dieselben Daten an zwei Stellen pflegen. Ein Kind wird aufgenommen, eine Familie zieht um, eine neue Telefonnummer kommt dazu — und alles muss doppelt eingetragen werden.

Genau dafür gibt es die Kindy-Schnittstelle (im Fachjargon „API"). Sie ist eine sichere, direkte Verbindung, über die das eigene System einer Einrichtung automatisch Daten mit Kindy austauschen kann — ohne dass jemand sie von Hand abtippt.

Man kann sich das wie eine gemeinsame Sprache zwischen zwei Programmen vorstellen: Kindy und das andere System verstehen sich und reichen die nötigen Informationen direkt aneinander weiter.

Was bringt das? (der eigentliche Nutzen)

Schluss mit doppelter Pflege. Stammdaten werden an einer Stelle gepflegt und stehen automatisch auch im anderen System bereit. Das spart Zeit und Tipparbeit.

Weniger Fehler. Was nicht doppelt von Hand eingegeben wird, kann auch nicht auseinanderlaufen. Tippfehler, vergessene Änderungen und veraltete Listen werden seltener.

Immer aktuelle Daten — auf beiden Seiten. Eine Änderung muss nicht mehr „auch noch im anderen Programm" nachgezogen werden. Beide Systeme bleiben auf demselben Stand.

Die vorhandene Software bleibt nutzbar. Wer bereits ein bewährtes Verwaltungs- oder Abrechnungsprogramm hat, muss es nicht aufgeben. Die Schnittstelle verbindet beide Welten, statt eine davon zu ersetzen.

Was lässt sich damit austauschen?

Über die Schnittstelle lassen sich die Stammdaten einer Einrichtung verbinden:

• Kinder — die betreuten Kinder mit ihren Grunddaten,
• Familien — die zugehörigen Familien,
• Eltern — die Bezugspersonen einer Familie.

Diese Daten können vom eigenen System ausgelesen (um sie dort anzuzeigen oder zu nutzen) und neu angelegt oder aktualisiert werden (damit Kindy automatisch mitwächst). Ein versehentliches Löschen ist bewusst nicht möglich — Daten werden höchstens archiviert, nie unwiderruflich entfernt.

Wie funktioniert das grob?

Es braucht keine zusätzliche Software und keine Umstellung des Kita-Alltags. In Kürze:

1. Zugang freischalten. In den Einstellungen wird ein eigener, sicherer Zugang („Schlüssel") für das andere System angelegt — in wenigen Minuten, ohne technische Vorkenntnisse.
2. Verbinden lassen. Die technische Anbindung übernimmt die eigene IT oder der Anbieter der vorhandenen Software. Für sie liegt eine ausführliche technische Anleitung bereit.
3. Läuft automatisch. Ab dann tauschen die Systeme die Daten selbstständig aus — im Hintergrund, ohne tägliches Zutun.

Ist das sicher? (Datenschutz)

Ja — Sicherheit und Datenschutz stehen hier an erster Stelle:

• Eigener Zugang pro Einrichtung. Jeder Zugang gilt nur für die eine Einrichtung, für die er erstellt wurde. Andere Kitas oder Träger sind damit nicht erreichbar.
• Genau abgestufte Rechte. Beim Anlegen lässt sich festlegen, was ein Zugang darf — zum Beispiel nur lesen, oder lesen und schreiben, jeweils getrennt für Kinder, Familien und Eltern. So bekommt jedes angebundene System nur die Rechte, die es wirklich braucht.
• Jederzeit widerrufbar und zeitlich begrenzt. Ein Zugang kann mit einem Klick wieder entzogen werden und läuft ohnehin automatisch nach einer festgelegten Zeit ab.
• Verschlüsselt und protokolliert. Die Verbindung ist verschlüsselt, persönliche Daten werden geschützt gespeichert, und jeder Zugriff wird protokolliert.
• Nur für Programm-zu-Programm. Die Schnittstelle ist ausschließlich für die direkte Verbindung zweier Systeme gedacht, nicht für den Zugriff über einen normalen Webbrowser.

Damit bleibt die Kontrolle vollständig bei der Einrichtung — und der Datenschutz gewahrt.

Eine Grundlage, die mitwächst

Die Schnittstelle ist bewusst als sicheres Fundament angelegt, das später erweitert werden kann. Sie startet mit den Stammdaten von Kindern, Familien und Eltern — die gleiche, einmal sorgfältig abgesicherte Technik lässt sich aber Schritt für Schritt auf weitere Bereiche ausdehnen, etwa Mitarbeitende oder Arbeitszeiten (wenn eine Einrichtung die Zeiterfassung mit einem anderen System verbinden möchte).

Wichtig dabei: Erweiterungen kommen zusätzlich hinzu — bestehende Verbindungen laufen unverändert weiter. Es ist also keine Sackgasse, sondern eine Investition, die mitwächst: einmal sicher angebunden, danach bei Bedarf ausbaubar. Gerade sensible Bereiche wie Personal- und Arbeitszeitdaten werden dann mit der nötigen Sorgfalt und denselben strengen Schutzmechanismen angeschlossen.

Für wen lohnt sich das?

Besonders für Einrichtungen und Träger, die bereits eigene Software einsetzen — etwa zur Verwaltung, zur Abrechnung oder für die eigene Website — und die ihre Stammdaten nicht doppelt pflegen möchten. Wer nur mit Kindy arbeitet, braucht die Schnittstelle nicht; wer zwei Welten verbinden will, spart mit ihr dauerhaft Zeit und vermeidet Fehler.

Wie geht es los?

Der Zugang lässt sich direkt in den Einstellungen anlegen. Für die eigentliche technische Anbindung gibt es eine gesonderte technische Anleitung für die IT oder den Software-Anbieter. Bei Fragen zur Einrichtung hilft der Kindy-Support gern weiter.