Die Kindy-Schnittstelle: das eigene System mit Kindy verbinden

Worum geht es?

Viele Einrichtungen und Träger arbeiten neben Kindy noch mit eigener Software, etwa einer Verwaltungslösung, einem Abrechnungsprogramm oder der eigenen Website. Bisher heißt das oft: dieselben Daten an zwei Stellen pflegen. Ein Kind wird aufgenommen, eine Familie zieht um, eine neue E-Mail-Adresse kommt dazu, und alles muss doppelt eingetragen werden.

Genau dafür gibt es die Kindy-Schnittstelle (im Fachjargon „API"). Das ist eine sichere, direkte Verbindung, über die das eigene System einer Einrichtung automatisch Daten mit Kindy austauschen kann, ohne dass jemand sie von Hand abtippt.

Man kann sich das wie eine gemeinsame Sprache zwischen zwei Programmen vorstellen: Kindy und das andere System verstehen sich und reichen die nötigen Informationen direkt aneinander weiter.

Was bringt das? (der eigentliche Nutzen)

Schluss mit doppelter Pflege. Stammdaten werden an einer Stelle gepflegt und stehen automatisch auch im anderen System bereit. Das spart Zeit und Tipparbeit.

Weniger Fehler. Was nicht doppelt von Hand eingegeben wird, kann auch nicht auseinanderlaufen. Tippfehler, vergessene Änderungen und veraltete Listen werden seltener.

Aktuelle Daten auf beiden Seiten. Eine Änderung muss nicht mehr „auch noch im anderen Programm" nachgezogen werden. Das angebundene System kann gezielt nur die Datensätze abrufen, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben.

Die vorhandene Software bleibt nutzbar. Wer bereits ein bewährtes Verwaltungs- oder Abrechnungsprogramm hat, muss es nicht aufgeben. Die Schnittstelle verbindet beide Welten, statt eine davon zu ersetzen.

Was lässt sich damit austauschen?

Über die Schnittstelle lassen sich die Stammdaten einer Einrichtung verbinden, und zwar genau diese drei Bereiche:

Die Rolle eines Elternteils folgt derselben Auswahl wie im Kita-Konto (Mutter, Vater, Oma, Opa, Onkel, Tante oder Sonstige mit eigener Angabe).

Löschen ist bewusst nicht möglich. Kinder und Familien lassen sich über die Schnittstelle nur archivieren, nie unwiderruflich entfernen. Ein so archiviertes Kind wird in Kindy als nicht mehr aktiv geführt. Für Eltern gibt es über die Schnittstelle weder Löschen noch Archivieren.

Was die Schnittstelle schreibt, landet auf demselben Weg in Kindy wie eine Eingabe im Kita-Konto: Ein angelegtes Kind erscheint also wie gewohnt bei seiner Familie.

Was nicht dazugehört

Die Schnittstelle umfasst ausschließlich die drei Bereiche Kinder, Familien und Eltern. Gruppenzuordnungen, Mitarbeitende, Anwesenheiten, Dienstplan, Arbeitszeiten, Nachrichten und alle übrigen Bereiche von Kindy sind darüber nicht erreichbar. Diese Daten werden weiterhin im Kita-Konto, in der Team-App oder in der Trägerverwaltung gepflegt.

Wie funktioniert das grob?

Es braucht keine zusätzliche Software und keine Umstellung des Kita-Alltags. In Kürze:

1. Zugang anlegen. Im Kita-Konto wird ein eigener, sicherer Zugang für das andere System angelegt. Wie das geht, beschreibt der nächste Abschnitt.
2. Verbinden lassen. Die technische Anbindung übernimmt die eigene IT oder der Anbieter der vorhandenen Software. Für sie liegt eine Technische Dokumentation bereit, die direkt aus dem Kita-Konto verlinkt ist.
3. Läuft automatisch. Ab dann tauschen die Systeme die Daten selbstständig aus, im Hintergrund und ohne tägliches Zutun.

Zugang anlegen

1. Im Kita-Konto den Menüpunkt Einrichtung öffnen.

2. Oben rechts das Menü mit den drei Punkten öffnen und API-Zugänge wählen.

3. Auf Neuen Zugang anlegen klicken.

4. Im Fenster Neuen Zugang anlegen ausfüllen:

   Feld	Bedeutung
   Name	Eine Bezeichnung, an der sich der Zugang später wiedererkennen lässt, z. B. „Buchhaltungssystem". Pflichtfeld.
   Berechtigungen	Je Bereich (Kinder, Familien, Eltern) die Haken Lesen und Schreiben. Lesen erlaubt den Abruf, Schreiben das Anlegen und Ändern. Mindestens ein Haken ist nötig.
   Erlaubte IP-Adressen (optional)	Ist hier etwas eingetragen, nimmt Kindy Anfragen mit diesem Zugang nur von diesen Adressen an. Eine Adresse je Zeile oder durch Komma getrennt. Bleibt das Feld leer, ist der Zugriff von jeder Adresse aus möglich. Die feste Adresse des angebundenen Systems kennt der Dienstleister.
   Ablauf	30 Tage, 90 Tage, 180 Tage oder 365 Tage. Vorausgewählt sind 90 Tage.

5. Auf Anlegen klicken.

6. Das Fenster wechselt zu Zugang angelegt und zeigt zwei Werte: das Bearer-Token und das Signing-Secret. Beide über Kopieren sichern.

7. Auf Fertig klicken und die Rückfrage Beide Werte gespeichert? mit Ja, beide gespeichert bestätigen.

Wichtig: Die beiden Werte werden nur dieses eine Mal angezeigt. Nach dem Schließen lassen sie sich nicht erneut abrufen. Geht ein Wert verloren, wird der Zugang widerrufen und ein neuer angelegt.

Sichere Weitergabe: Bearer-Token und Signing-Secret getrennt an den Dienstleister übermitteln, zum Beispiel einen Wert per Passwort-Manager und den anderen telefonisch, und nie unverschlüsselt per E-Mail.

Für eine Einrichtung lassen sich mehrere Zugänge anlegen, zum Beispiel einer je angebundenem Programm. So bekommt jedes System nur die Rechte, die es braucht, und lässt sich einzeln abschalten.

Zugänge im Blick behalten und widerrufen

Unter API-Zugänge steht jeder angelegte Zugang mit:

• seinem Namen und dem Status aktiv oder widerrufen,
• den ersten Zeichen des Schlüssels, damit sich ein Zugang dem richtigen System zuordnen lässt,
• seinen Berechtigungen, z. B. Kinder: Lesen oder Familien: Schreiben,
• Läuft ab: mit dem Ablaufdatum,
• Zuletzt genutzt: mit Datum und Uhrzeit der letzten Verwendung, oder noch nie.

Aktive Zugänge stehen oben, widerrufene darunter.

Widerrufen:

1. Beim gewünschten Zugang auf Widerrufen klicken.
2. Die Rückfrage Zugang widerrufen mit Ja, widerrufen bestätigen.

Das externe System verliert sofort den Zugriff. Ein widerrufener Zugang lässt sich nicht wieder aktivieren, bei Bedarf wird ein neuer angelegt.

Ablauf: Ist das Ablaufdatum erreicht, funktioniert der Zugang nicht mehr. Verlängern lässt er sich nicht; rechtzeitig vorher einen neuen Zugang anlegen und die neuen Werte an den Dienstleister weitergeben.

Voraussetzungen

• Wer Zugänge anlegen darf: Personen, deren Benutzergruppe für Benutzergruppen die Lese-/Schreibrechte hat. Dieses Recht steht unter Einrichtung, im Menü mit den drei Punkten Benutzerrechte, in der jeweiligen Benutzergruppe im Reiter Einrichtung. Mit Leserechte oder Keine Berechtigung erscheint der Menüpunkt API-Zugänge nicht. Weil ein Zugang weitreichenden Zugriff auf Stammdaten gibt, ist das bewusst dasselbe Recht, mit dem auch die Benutzerrechte selbst verwaltet werden.
• Je Einrichtung: Ein Zugang gilt immer für die Einrichtung, in deren Kita-Konto er angelegt wurde. Ein Träger mit mehreren Einrichtungen legt je Einrichtung einen eigenen Zugang an. In der Trägerverwaltung gibt es keine Verwaltung von API-Zugängen.
• Größerer Bildschirm: Der Menüpunkt API-Zugänge wird in der Ansicht für schmale Bildschirme nicht angezeigt.

Ist das sicher? (Datenschutz)

Sicherheit und Datenschutz stehen hier an erster Stelle:

• Eigener Zugang pro Einrichtung. Jeder Zugang gilt nur für die eine Einrichtung, für die er erstellt wurde. Andere Kitas oder Träger sind damit nicht erreichbar.
• Genau abgestufte Rechte. Beim Anlegen wird festgelegt, was ein Zugang darf: Lesen und Schreiben jeweils getrennt für Kinder, Familien und Eltern. Ohne passendes Recht lehnt Kindy die Anfrage ab.
• Zeitlich begrenzt und jederzeit widerrufbar. Jeder Zugang läuft spätestens nach 365 Tagen ab und lässt sich vorher mit einem Klick entziehen.
• Auf bekannte Adressen beschränkbar. Über Erlaubte IP-Adressen lässt sich festlegen, dass nur das eigene System den Zugang nutzen kann.
• Doppelt abgesichertes Schreiben. Wer Daten anlegen oder ändern will, braucht neben dem Bearer-Token auch das Signing-Secret. Ein abgefangenes Token allein reicht dafür nicht.
• Schutz vor Missbrauch. Die Zahl der Anfragen je Zugang ist begrenzt, wiederholte Versuche mit einem falschen Schlüssel werden vorübergehend gesperrt.
• Geschützt gespeichert und protokolliert. Kindy speichert die Schlüssel nicht im Klartext, persönliche Daten bleiben geschützt gespeichert, und jeder Zugriff über die Schnittstelle wird protokolliert.
• Nur für Programm-zu-Programm. Die Schnittstelle ist ausschließlich für die direkte Verbindung zweier Systeme gedacht. Anfragen aus einem Webbrowser heraus werden abgewiesen.

Damit bleibt die Kontrolle vollständig bei der Einrichtung, und der Datenschutz bleibt gewahrt.

Wenn etwas nicht funktioniert

Für wen lohnt sich das?

Besonders für Einrichtungen und Träger, die bereits eigene Software einsetzen, etwa zur Verwaltung, zur Abrechnung oder für die eigene Website, und die ihre Stammdaten nicht doppelt pflegen möchten. Wer nur mit Kindy arbeitet, braucht die Schnittstelle nicht; wer zwei Welten verbinden will, spart mit ihr dauerhaft Zeit und vermeidet Fehler.

Wie geht es los?

Der Zugang wird im Kita-Konto unter Einrichtung, API-Zugänge angelegt. Für die eigentliche technische Anbindung ist auf derselben Seite die Technische Dokumentation verlinkt, die an die IT oder den Software-Anbieter weitergegeben werden kann. Bei Fragen zur Einrichtung hilft der Kindy-Support gern weiter.