Chat in der Team-App

Übersicht

Der Chat ist der Nachrichten-Bereich der Team-App: Diskussionen mit Kolleginnen und Kollegen sowie Diskussionen, an denen Eltern aus den eigenen Gruppen beteiligt sind. Nachrichten, Fotos und Sprachnachrichten kommen in Echtzeit an, Lesebestätigungen zeigen, wer schon mitgelesen hat.

Dieser Artikel beschreibt die App-Sicht. Wie eine Diskussion im Kita-Konto angelegt und eingestellt wird (Aktiv, Nur lesend für Gruppenmitglieder, Zeitbeschränkung, Rechte), steht im Artikel Diskussionen.

Wo der Chat zu finden ist

In der unteren Leiste das Symbol ganz links (Sprechblase). Oben in der Kopfzeile steht Chat.

Am Symbol erscheint eine rote Zahl mit allen ungelesenen Nachrichten über alle Diskussionen hinweg; ab 100 steht dort 99+.

Die Liste selbst trägt die Überschrift Mitteilungen mit dem Untertitel Nachrichten mit Team und Eltern.

Die Liste und die Filter

Unter der Überschrift stehen drei Filter:

Jede Zeile der Liste zeigt:

• den Namen der Diskussion, bei fehlendem Namen Ohne Titel,
• eine Vorschau der letzten Nachricht; bei einem Anhang steht dort 📷 Bild oder 🎤 Sprachnachricht,
• Uhrzeit bzw. Datum der letzten Nachricht, bei einer noch leeren Diskussion Noch keine Nachrichten.

Ein Zug nach unten lädt die Liste neu.

Wenn die Liste leer ist

Ist die gesamte Liste leer, steht darunter zusätzlich die Schaltfläche Erneut prüfen. Bei einem leeren Filter-Ergebnis fehlt diese Schaltfläche, denn dort würde ein Nachladen nichts ändern.

Diskussion anlegen

1. In der unteren Leiste auf das + in der Mitte tippen.
2. Im Fenster Was möchtest du tun? die Karte Diskussion starten wählen („Neues Thema für dein Team eröffnen").
3. Es öffnet sich Neue Diskussion mit der Überschrift Neues Thema.
4. Auf die Zeile Teilnehmer tippen. Die Auswahlseite Teilnehmer listet alle Mitarbeitenden alphabetisch mit Foto oder Initialen und, sofern hinterlegt, ihrer Rolle. Ein Tipp auf eine Zeile setzt oder entfernt den Haken. Der Zurück-Pfeil übernimmt die Auswahl.
5. Unter Thema der Diskussion einen Namen eintragen (mindestens 2, höchstens 80 Zeichen).
6. Optional unter Beschreibung (optional) … erklären, worum es geht („Worum geht es in dieser Diskussion?"), höchstens 280 Zeichen.
7. Auf Diskussion starten tippen. Die Schaltfläche bleibt grau, solange kein gültiges Thema oder keine teilnehmende Person ausgewählt ist.

Nach dem Anlegen öffnet sich die neue Diskussion sofort, sodass die erste Nachricht direkt geschrieben werden kann. Im noch leeren Chat steht Der Chat ist noch leer mit dem Hinweis „Stelle eine Frage oder schreibe eine Nachricht, um die Unterhaltung zu starten."

Gut zu wissen:

• Auswählbar sind nur Mitarbeitende. Eltern-Gruppen lassen sich in der App nicht hinzufügen; solche Diskussionen entstehen im Kita-Konto.
• Das eigene Konto ist automatisch dabei und taucht deshalb in der Auswahlliste nicht auf.
• Sind keine Mitarbeitenden hinterlegt, erscheint statt des Formulars Es sind keine Mitarbeitenden verfügbar.

Nachrichten schreiben und senden

Im Chat steht unten das Eingabefeld Nachricht schreiben .... Rechts daneben liegt die runde Sende-Schaltfläche, links das + für Anhänge.

Eine gesendete Nachricht erscheint sofort in der Unterhaltung und wird bestätigt, sobald der Server sie angenommen hat.

Foto senden

1. Links neben dem Eingabefeld auf + tippen.
2. Im Fenster Anhang senden („Was möchtest du senden?") die Karte Foto senden wählen.
3. Im Fenster Foto senden („Wähle eine Quelle.") entweder Foto aufnehmen oder Aus Galerie wählen.
4. Das Foto wird automatisch verkleinert (längere Seite höchstens 1200 Bildpunkte) und dann gesendet.

Bleibt die Datei trotz Verkleinerung zu groß, erscheint: Das Bild ist zu groß (max. 8 MB nach Kompression). Das Foto wird dann nicht gesendet.

Sprachnachricht aufnehmen

1. Links neben dem Eingabefeld auf + tippen.
2. Im Fenster Anhang senden die Karte Sprachnachricht aufnehmen wählen.
3. Die Aufnahme startet, die verstrichene Zeit läuft mit. Nach 2 Minuten stoppt die Aufnahme von selbst.
4. Zum Beenden auf die Sende-Schaltfläche rechts oder auf die rote Schaltfläche links tippen. Die Aufnahme geht damit in die Vorschau.
5. In der Vorschau lässt sich die Aufnahme abspielen. Die Sende-Schaltfläche rechts verschickt sie, die rote Papierkorb-Schaltfläche links verwirft sie.

Beim ersten Mal fragt das Gerät nach der Freigabe des Mikrofons. Wird sie abgelehnt, erscheint: Mikrofon-Zugriff wurde verweigert. Bitte erlaube den Zugriff in den Einstellungen. Die Freigabe lässt sich danach nur in den Geräte-Einstellungen bei den Berechtigungen der App nachholen.

Sehr kurze Aufnahmen (unter einer halben Sekunde) werden verworfen, ohne dass eine Vorschau erscheint.

Nachricht löschen

1. Auf der eigenen Nachricht lange tippen.
2. Es erscheint Nachricht löschen? mit dem Hinweis Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Auf Löschen tippen; Abbrechen bricht ab.

An der Stelle steht danach bei allen Beteiligten ⊘ Diese Nachricht wurde gelöscht. Der Inhalt ist weg, die Zeile bleibt als Platzhalter stehen.

Löschen geht nur bei eigenen Nachrichten. Bei fremden Nachrichten passiert beim langen Tippen nichts. Auch eine noch nicht gesendete oder fehlgeschlagene Nachricht lässt sich so nicht löschen; dafür gibt es Verwerfen (siehe unten).

Wenn das Senden fehlschlägt

Eine nicht zugestellte Nachricht bleibt in der Unterhaltung stehen, bekommt einen roten Rahmen und darunter den Text Senden fehlgeschlagen — tippen zum Erneut versuchen.

Ein Tipp auf die Nachricht öffnet das Fenster Senden fehlgeschlagen:

Für ein Foto gibt es also kein erneutes Senden aus dem Fenster heraus: Es wird verworfen und über das + neu ausgewählt.

Lädt ein bereits gesendetes Bild nicht, zeigt die Bildfläche ein Warnzeichen und Antippen zum Wiederholen. Ein Tipp holt das Bild erneut.

Lesebestätigungen

Unter der letzten eigenen Nachricht steht, wie weit die anderen mitgelesen haben. Ältere eigene Nachrichten tragen keinen Status.

In einer rein internen Diskussion:

Ist außer dem eigenen Konto niemand in der Diskussion, erscheint gar kein Status.

In einer Diskussion mit Eltern-Gruppen zählt die Anzeige die Eltern zusammen, ohne Namen zu nennen:

Wer einzeln gelesen hat, wird auf der Eltern-Seite bewusst nicht angezeigt, sondern nur die Zahl.

Als gelesen gilt eine Nachricht, sobald die Diskussion in der App geöffnet wird; danach wird jede eintreffende Nachricht im offenen Chat sofort mitgezählt.

Tippt gerade

Schreibt jemand anderes gerade, erscheint direkt über dem Eingabefeld eine Zeile:

• Susanne schreibt gerade...
• Susanne und Martin schreiben gerade...
• Susanne und 2 weitere schreiben gerade...

Die Zeile verschwindet von selbst, wenn einige Sekunden nichts mehr getippt wird.

Mehr Infos: Teilnehmer, Beschreibung, Bearbeiten, Löschen

Oben rechts im Chat öffnet die runde Schaltfläche mit den drei Punkten das Fenster Mehr Infos:

Teilnehmer

Die Seite Teilnehmer listet alle Beteiligten alphabetisch, nach Anfangsbuchstaben gruppiert, mit Foto oder farbigen Initialen. Beteiligte Gruppen stehen als eigener Eintrag mit Gruppen-Symbol in derselben Liste. Die Person, die die Diskussion angelegt hat, ist immer dabei.

Beschreibung

Die Seite Beschreibung zeigt den Text, der beim Anlegen hinterlegt wurde. Ist keiner hinterlegt, steht dort: Für diese Diskussion liegt aktuell noch keine Beschreibung vor.

Diskussion bearbeiten

Bearbeiten und Diskussion löschen erscheinen nur bei Diskussionen, die man selbst angelegt hat. Bei allen anderen enthält Mehr Infos nur Teilnehmer und Beschreibung.

Im Formular Diskussion bearbeiten („Name, Beschreibung und Mitarbeitende dieser internen Diskussion ändern.") lassen sich Thema, Beschreibung und die beteiligten Mitarbeitenden ändern. Abschluss mit Speichern.

Diskussion löschen

1. In Mehr Infos auf Diskussion löschen tippen.
2. Es erscheint Diskussion löschen? mit dem Text Die Diskussion wird für alle Teilnehmenden entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Auf Löschen tippen; Abbrechen bricht ab.

Die Diskussion verschwindet danach bei allen Beteiligten aus der Liste.

Wenn gerade nicht geschrieben werden kann

Ist für eine Diskussion im Kita-Konto eine Zeitbeschränkung hinterlegt, ist sie außerhalb des Fensters nur lesbar. Statt des Eingabefelds steht dann unten ein Hinweis; ein Tipp darauf öffnet ihn noch einmal unter der Überschrift Hinweis mit der Schaltfläche Verstanden.

Die genannten Uhrzeiten stammen aus der Einstellung der jeweiligen Diskussion; im Beispiel stehen 08:00 und 14:00.

Maßgeblich ist die Uhrzeit des Geräts. Sobald das Fenster wieder offen ist, erscheint das Eingabefeld beim nächsten Öffnen des Chats erneut. Lesen, Teilnehmerliste und Beschreibung sind in dieser Zeit uneingeschränkt möglich.

Ältere Nachrichten vor dem eigenen Beitritt

Wer später zu einer bestehenden Diskussion hinzugekommen ist, sieht nur die Nachrichten ab dem Beitritt. Ganz oben im Verlauf steht dann eine Zeile wie:

Ältere Nachrichten sind nicht sichtbar, weil du diesem Chat erst am 14.09.2026 beigetreten bist.

Das ist so gewollt und lässt sich in der App nicht aufheben. Die Zeile erscheint erst, wenn der gesamte sichtbare Verlauf geladen ist.

Offline: Senden und Empfangen pausiert

Bricht die Verbindung ab, erscheint nach rund zwei Sekunden direkt unter der Kopfzeile ein orangefarbener Streifen:

Offline — Senden und Empfangen pausiert

Solange er steht:

• ist das Eingabefeld gesperrt und die Sende-Schaltfläche blass; + für Fotos und Sprachnachrichten reagiert nicht,
• bereits eingetippter Text bleibt im Feld stehen und geht nicht verloren,
• es werden keine neuen Nachrichten eingespielt.

Der Streifen verschwindet sofort, sobald die Verbindung wieder steht. Die App holt danach automatisch die Nachrichten nach, die in der Zwischenzeit angekommen sind.

Schlägt ein Senden knapp vor dem Verbindungsabbruch fehl, bleibt der Text im Eingabefeld stehen, statt verworfen zu werden.

Voraussetzungen

• Der Chat ist fester Bestandteil der Team-App und steht jedem angemeldeten Konto zur Verfügung.
• In der Liste erscheint eine Diskussion nur, wenn das eigene Konto beteiligt ist: entweder als Person, die sie angelegt hat, oder als eingetragene teilnehmende Person.
• Eine Diskussion, die im Kita-Konto nicht aktiv gesetzt ist, erscheint in der Team-App nicht.
• Ist die Benutzergruppe unter Zugriff einschränken auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) gestellt, erscheinen nur Diskussionen dieser Gruppen sowie rein interne Diskussionen ohne Gruppenbezug.
• Für Aufnahmen muss das Gerät den Zugriff auf das Mikrofon erlauben, für Foto aufnehmen den Zugriff auf die Kamera.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Der Lesestatus hängt nur an der letzten eigenen Nachricht. Ältere eigene Nachrichten zeigen bewusst keinen Status mehr.
• Eltern bleiben in der Zählung anonym. Bei Diskussionen mit Gruppen nennt die App nur Zahlen, nie einzelne Eltern.
• Gelöschte Nachrichten sind endgültig weg. Es bleibt nur der Platzhalter ⊘ Diese Nachricht wurde gelöscht, für alle Beteiligten gleichzeitig.
• Eine gelöschte Diskussion ist für alle weg, nicht nur für die Person, die gelöscht hat.
• Bearbeiten und Löschen einer Diskussion sind auf die Person beschränkt, die sie angelegt hat, unabhängig von der Rolle oder der Leitungsfunktion. Alle übrigen Änderungen laufen über das Kita-Konto.
• Diskussionen mit Eltern-Gruppen im Kita-Konto bearbeiten. Das Formular der App kennt nur Thema, Beschreibung und Mitarbeitende. Wird eine Diskussion mit Eltern-Gruppen oder mit Zeitbeschränkung über die App gespeichert, gehen die Gruppen-Zuordnung und die Zeitbeschränkung verloren. Solche Diskussionen deshalb im Kita-Konto ändern.
• Die Einstellung Nur lesend für Gruppenmitglieder betrifft die Eltern-Seite. In der Team-App bleibt das Schreiben davon unberührt.
• Sprachnachrichten sind auf 2 Minuten begrenzt. Die Aufnahme stoppt danach automatisch und geht in die Vorschau; nichts geht verloren.
• Fotos werden vor dem Senden automatisch verkleinert (längere Seite höchstens 1200 Bildpunkte). Das spart Datenvolumen; als Archiv für Bilder in voller Auflösung ist der Chat nicht gedacht.
• Die Zeitbeschränkung richtet sich nach der Uhrzeit des Geräts. Eine falsch gestellte Geräte-Uhr kann den Chat zur falschen Zeit sperren oder öffnen.

Mehr dazu

• Diskussionen: Anlegen und Einstellen im Kita-Konto
• Kindy Team