Einträge für (neue) Eltern zeitlich einschränken

Wofür

Eltern sollen in der Eltern-App nicht die ganze Vorgeschichte der Einrichtung mitlesen. Dafür gibt es zwei Grenzen, die zusammenwirken:

• ein Datum je Kind, das Feld Inhalte sichtbar ab;
• bei der Pinnwand zusätzlich die Gruppenzugehörigkeit: Ein Beitrag an eine Gruppe erscheint nur bei Kindern, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung in dieser Gruppe waren.

Der häufigste Anlass ist der Start eines neuen Kita-Jahres, wenn neue Familien nicht das ganze Vorjahr mitlesen sollen.

Wo

Kita-Konto: Kind öffnen, Bereich Vertragsdaten, Feld Inhalte sichtbar ab im Format TT.MM.JJJJ. Nötig ist das Recht, Vertragsdaten zu bearbeiten.

Für mehrere Kinder auf einmal: Daten & Berichte, Kinderliste mit den Ein- und Austrittsdaten. Dort lässt sich das Datum für alle ausgewählten Kinder setzen.

Neue Kinder: das Feld ist vorbelegt

Wird ein Kind neu angelegt und bleibt Inhalte sichtbar ab dabei leer, wird es mit dem Eintrittsdatum gefüllt. Das gilt beim Anlegen im Kita-Konto, in der Trägerverwaltung und beim Import. Ein beim Anlegen eingetragenes Datum bleibt unverändert.

Bei Kindern, die schon angelegt sind, ändert sich nichts. Dort bleibt das Feld so, wie es ist, auch wenn es leer ist.

Was das Datum sperrt

Das Datum wirkt auf sechs Flächen der Eltern-App für dieses eine Kind:

• Nachrichten
• Pinnwand
• Aktivitäten
• Fotos
• Termine
• Archiv der Kurzmitteilungen

Bei Terminen zählt das Termindatum, nicht der Zeitpunkt des Eintragens. Ein Termin, der vor Monaten angelegt wurde, aber nach dem Stichtag stattfindet, bleibt sichtbar.

Im Archiv der Kurzmitteilungen zählt das Sendedatum. Dort stehen nur abgelaufene Kurzmitteilungen, die ab diesem Datum gesendet wurden. Das Archiv gibt es in einer aktuellen Version der Eltern-App.

Pinnwand: die Gruppe zählt mit

Für Pinnwand-Beiträge an eine Gruppe und für die Fotos daraus gilt zusätzlich:

• Erste Gruppe: Beiträge sind ab dem Eintrittsdatum des Kindes sichtbar, auch wenn die Gruppe erst später am Kind eingetragen wurde.
• Gruppenwechsel: Beiträge der neuen Gruppe sind ab dem Tag sichtbar, ab dem das Kind dort zugeordnet ist. Ältere Beiträge der neuen Gruppe bleiben verborgen.
• Alte Gruppe: Beiträge aus der Zeit, in der das Kind dort war, bleiben sichtbar. Neue Beiträge der alten Gruppe erscheinen nicht mehr.
• Mehrere Gruppen gleichzeitig: Jede Gruppe zählt ab dem Tag, ab dem das Kind ihr zugeordnet ist.
• Geplante Beiträge: Es zählt der Zeitpunkt der Veröffentlichung, nicht der des Anlegens.

Beiträge an alle und Beiträge direkt an ein Kind richten sich nur nach Inhalte sichtbar ab.

Beide Grenzen gelten, die spätere gewinnt. Ein Beispiel: Ein Kind ist seit dem 01.01.2022 in der Gruppe Bären und seit dem 01.10.2026 zusätzlich in der Musikgruppe.

Nachrichten, Aktivitäten und Termine kennen diese Gruppenregel nicht: Nachrichten und Aktivitäten erreichen ohnehin nur die Kinder, die beim Versenden dazugehörten.

Was weiterläuft

Alles andere erreicht die Eltern unverändert, zum Beispiel Kurzmitteilungen. Die sind tagesaktuell und laufen von selbst ab, deshalb nimmt die Sperre laufende Kurzmitteilungen bewusst nicht; sie greift erst im Archiv der abgelaufenen. Auch Abwesenheiten, Nachweise und Abholberechtigungen richten sich nicht nach dem Datum.

Ein leeres Feld hebt die Grenze nicht ganz auf

Bleibt das Feld leer, verhält sich die App so, als stünde dort der 01.01.2021. Inhalte, die älter sind, bleiben den Eltern also auch ohne Eintrag verborgen. Ein leeres Feld kommt vor allem bei länger bestehenden Kindern vor; neue Kinder bekommen das Eintrittsdatum vorbelegt.

Ein Datum in der Zukunft leert die App

Liegt das Datum in der Zukunft, sehen die Eltern zu diesem Kind bis dahin keine Nachrichten, keine Pinnwand, keine Aktivitäten und keine Fotos, auch dann nicht, wenn etwas verschickt wird. Von den Terminen sehen sie nur die, die ab diesem Datum liegen. Alles andere, zum Beispiel Kurzmitteilungen, erreicht die Eltern weiterhin. Im Archiv der Kurzmitteilungen sehen sie nur die, die ab diesem Datum gesendet wurden.

In der App steht dabei kein Hinweis. Die Flächen sind einfach leer. Das Kita-Konto blendet deshalb schon beim Eintragen eine Warnung unter dem Feld ein, sobald das Datum in der Zukunft liegt.

Stolperstellen

Das Datum hängt am einzelnen Kind, nicht an der Gruppe und nicht an der Einrichtung. Geschwisterkinder brauchen es zweimal. Wer eine ganze Gruppe zurücksetzen will, nimmt die Sammelbearbeitung unter Daten & Berichte.

Für die Pinnwand zählt das Von-Datum der Gruppenzuordnung. Wird ein Gruppenwechsel erst Wochen später nachgetragen und gilt er dann ab dem Tag des Eintragens, sehen die Eltern die Beiträge der neuen Gruppe aus der Zwischenzeit nicht. Deshalb beim Wechsel das richtige Von-Datum setzen: Kind öffnen, Abschnitt GRUPPE, die Zuordnung über den Stift bearbeiten.