Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten per Stempeluhr (Check-in/Check-out) oder durch manuelle Eingabe. Das System berechnet automatisch Pausen und zeigt Statistiken zu den geleisteten Stunden.

Check-in / Check-out (Stempeluhr)

Am Desktop (Header)

Check-in:

• Wählen Sie ggf. eine Gruppe aus dem Dropdown
• Klicken Sie auf den grünen „Check-in“-Button
• Ihre Startzeit wird erfasst
• Der Button zeigt nun Ihre Check-in-Zeit und die verstrichene Zeit

Check-out:

• Klicken Sie auf „Check-out“
• Ihre Endzeit wird erfasst
• Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet

Am Mobilgerät (FAB-Button)

Check-in:

• Tippen Sie auf den runden Button unten rechts
• Bei mehreren Gruppen: Wählen Sie die Gruppe aus
• Ihre Startzeit wird erfasst

Check-out:

• Tippen Sie erneut auf den Button
• Ihre Endzeit wird erfasst

Notiz beim Check-in

Sie können beim Check-in eine optionale Notiz hinzufügen, z.B.:

• Zahntermin vor Arbeit
• Verspätet wegen Verkehr

Manuelle Zeiterfassung

Für nachträgliche Einträge oder Korrekturen:

Zeiteintrag erstellen

1. Klicken Sie auf „Zeiteintrag hinzufügen“ im Header
ODER: Klicken Sie auf eine leere Zelle im Kalender

2. Füllen Sie die Felder aus:

• Mitarbeiter: Nur für Leitung
• Gruppe: Bei mehreren Gruppen
• Datum: Tag der Arbeit
• Von: Startzeit
• Bis: Endzeit
• Pause: In Minuten
• Notiz: Optional

3. Speichern

Dauer vs. Von/Bis

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Von/Bis eingeben: Dauer wird automatisch berechnet
• Dauer direkt eingeben: Überschreibt die Von/Bis-Berechnung

Pausen

Automatische Pause-Berechnung

Das System berechnet die Mindestpause gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG):

Arbeitszeit	Mindestpause
Unter 6 Stunden	Keine
6–9 Stunden	30 Minuten
Über 9 Stunden	45 Minuten

Pause-Warnung

Wenn Ihre erfasste Pause unter dem Sollwert liegt, erscheint eine Warnung:

• Warnsymbol (Dreieck) wird angezeigt
• Tooltip erklärt die ArbZG-Regel
• Die Arbeitszeit wird trotzdem gespeichert

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Im Kalender sehen Sie bei jedem Tag:

Brutto: 8h 30min    (Check-in bis Check-out)
Pause:  30min / 30min  (Ist / Soll)
Netto:  8h          (Brutto minus Pause)

Kalender-Ansicht

Wochenansicht (Standard)

• Zeigt 7 Tage (Montag bis Sonntag)
• Format: „KW 2 – 6.1. bis 12.1.25″
• Navigation mit Pfeilen

Monatsansicht

• Zeigt alle Tage des Monats
• Format: „Januar 2025″
• Nützlich für Monatsübersicht

Umschalten

Toggle im Header: „Woche“ / „Monat“

Darstellung pro Tag

Jeder Zeiteintrag zeigt:

• Gruppe (falls vorhanden)
• Von-Bis Zeiten
• Status „offen“ (wenn noch nicht ausgecheckt)
• Dauer bei abgeschlossenen Einträgen
• Löschen-Button (bei entsprechender Berechtigung)

Statistiken

Wochenstatistik (oben)

Feld	Bedeutung
Gearbeitet	Summe Netto-Stunden diese Woche
Soll	Vertragsstunden pro Woche
Differenz	Plus (Überstunden) oder Minus (Fehlstunden)
Tage	Anzahl Arbeitstage diese Woche

Tooltip bei „Soll“

Zeigt Vertragsdetails, z.B.:

• „40h/Woche auf 5 Tage = 8h/Tag“

Wochensumme (im Kalender)

Am Ende der Woche steht die Gesamtsumme aller Netto-Stunden.

Gruppen

Bei mehreren Gruppen

• Desktop: Dropdown zur Gruppenauswahl vor Check-in
• Mobil: Modal zur Auswahl bei Check-in
• Standard-Gruppe: Mit Stern markiert, wird automatisch vorausgewählt

Bei einer Gruppe

• Keine Auswahl nötig
• Einträge werden automatisch zugeordnet

Gruppe beim manuellen Eintrag

Im Erfassungsfenster kann die Gruppe ausgewählt werden, wenn für eine andere Gruppe erfasst wird.

Zeiteintrag bearbeiten

1. Klicken Sie auf einen bestehenden Eintrag
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Ändern Sie die gewünschten Felder
4. Speichern

Änderungsverlauf (Audit-Log)

Leitung kann sehen:

• Wer hat den Eintrag erstellt?
• Wer hat wann geändert?
• Welche Felder wurden geändert?

Zeiteintrag löschen

1. Fahren Sie über einen Eintrag im Kalender
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol
3. Bestätigen Sie das Löschen

Hinweis: Gelöschte Einträge werden separat angezeigt (durchgestrichen) und nicht in der Statistik gezählt.

Export

PDF-Export

1. Klicken Sie auf „PDF“ im Header
2. Die aktuelle Woche/der Monat wird exportiert
3. Enthält: Einträge, Statistik, Mitarbeitername

CSV-Export

1. Klicken Sie auf „CSV“ im Header
2. Datei für Excel/Google Sheets
3. Nützlich für Lohnbuchhaltung

Tipps

Für Mitarbeiter

1. Morgens Check-in nicht vergessen – am besten zur Gewohnheit machen
2. Pause korrekt erfassen – das System warnt bei Unterschreitung
3. Notizen nutzen – für besondere Vorkommnisse
4. Wochenstatistik prüfen – Über-/Unterstunden im Blick behalten

Für Leitung

1. Offene Einträge prüfen – wenn Mitarbeiter vergessen auszuchecken
2. Pausen-Warnungen beachten – gesetzliche Vorgaben einhalten
3. Monatlich exportieren – für Lohnabrechnung
4. Änderungsverlauf nutzen – bei Unklarheiten

Berechtigungen

Berechtigung	Eigene Zeiten	Andere Mitarbeiter
Keine	Kein Zugriff	Kein Zugriff
Lesen (selbst)	Ansehen	–
Schreiben (selbst)	Check-in/out, Erstellen, Bearbeiten	–
Lesen (alle)	Ansehen	Ansehen
Schreiben (alle)	Vollzugriff	Vollzugriff

Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich vergesse auszuchecken?

Der Eintrag bleibt als „offen“ markiert. Sie können ihn später manuell bearbeiten und die Endzeit nachtragen.

Kann ich Zeiten für vergangene Tage erfassen?

Ja, über die manuelle Zeiterfassung. Klicken Sie auf den gewünschten Tag oder nutzen Sie „Zeiteintrag hinzufügen“.

Warum zeigt das System eine Pause-Warnung?

Das Arbeitszeitgesetz schreibt Mindestpausen vor. Bei 6–9 Stunden Arbeit: 30 Minuten, über 9 Stunden: 45 Minuten. Die Warnung dient der Erinnerung.

Wie berechnet sich die Differenz?

Differenz = Gearbeitet – Soll. Ein positiver Wert bedeutet Überstunden, ein negativer bedeutet Fehlstunden.