Abwesenheiten (Mitarbeiter)

Video ansehen 2:57 Video abspielen: Abwesenheiten erfassen

Im Abwesenheitsmodul werden Krankheit, Urlaub, Termine und die übrigen Abwesenheiten der Mitarbeitenden erfasst und verwaltet. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen automatisch im Dienstplan und werden in der Personaldeckung abgezogen. Ein Eintrag, der noch auf eine Freigabe wartet, wirkt dort noch nicht.

Abwesenheitsarten

Es gibt elf Arten. Vier davon können freigabepflichtig sein: dann entsteht aus der Erfassung ein Antrag, der erst nach der Genehmigung gilt (siehe Freigabe). Zwei Arten, Beschäftigungsverbot und Mutterschutz, trägt nur ein, wer für alle Mitarbeitenden schreiben darf (siehe Beschäftigungsverbot und Mutterschutz).

Für Krankheit und Kind krank lässt sich zusätzlich eine Uhrzeit angeben, ab der die Abwesenheit gilt. Ein Termin kann ein Zeitfenster von und bis tragen.

Mehrere Termine an einem Tag

An einem Tag lassen sich mehrere Termine für dieselbe Person eintragen, solange jeder ein Zeitfenster mit Von- und Bis-Uhrzeit hat und sich die Zeitfenster nicht überschneiden. Beispiel: ein Arzttermin von 08:00 bis 09:00 Uhr und ein Behördengang von 14:00 bis 15:00 Uhr. Endet ein Termin um 10:00 Uhr, darf der nächste um 10:00 Uhr beginnen.

• Ein Termin ohne Zeitfenster belegt den ganzen Tag. Daneben lässt sich an diesem Tag kein weiterer Eintrag anlegen.
• Die Uhrzeiten zählen nur zwischen zwei Terminen. Ein Termin und ein Eintrag einer anderen Art, etwa Fortbildung, überschneiden sich am selben Tag immer, auch wenn der Termin ein Zeitfenster hat.
• Geprüft wird beim Anlegen und auch beim Bearbeiten, mit den Angaben nach der Änderung. Bei einer Überschneidung wird nichts gespeichert, das Fenster bleibt offen, und es erscheint zum Beispiel „Fehler beim Speichern: Es existiert bereits eine Abwesenheit im Zeitraum 12.11.2026 - 12.11.2026“.
• In den Summen zählen mehrere Termine an einem Tag als ein Termintag.

Halbtags-Optionen

Bei eintägigen Abwesenheiten stehen drei Möglichkeiten zur Wahl:

• Ganztags (Standard): Zählt als 1 Tag
• Vormittag: Zählt als 0,5 Tage
• Nachmittag: Zählt als 0,5 Tage

Bei mehrtägigen Abwesenheiten steht diese Option nicht zur Verfügung.

Abwesenheit erfassen

Option 1: Klick auf Kalendertag

1. Auf den gewünschten Tag im Kalender klicken
2. Das Erfassungsfenster öffnet sich mit dem Datum vorausgefüllt
3. Die Art der Abwesenheit wählen
4. Optional: Enddatum für mehrtägige Abwesenheiten
5. Optional: Halbtags (nur bei einzelnem Tag)
6. Optional: Notiz hinzufügen (max. 200 Zeichen)
7. Auf Hinzufügen klicken

Option 2: Knopf „Neu"

1. Oben rechts auf Neu klicken
2. Startdatum und optional Enddatum wählen
3. Die restlichen Felder ausfüllen
4. Auf Hinzufügen klicken

Beim Bearbeiten eines bestehenden Eintrags heißt der Knopf Speichern.

Felder im Erfassungsfenster

• Meldeweg: beim Öffnen eines bestehenden Eintrags oben im Fenster, mit Personen-Symbol. Dort steht Selbst gemeldet, wenn die betroffene Person den Eintrag selbst angelegt hat, sonst Eingetragen von mit dem Namen, zum Beispiel „Eingetragen von Maria Meyer“. Lässt sich der Name nicht ermitteln, steht Eingetragen von jemand anderem. Bei älteren Einträgen ohne diese Angabe fehlt die Zeile.
• Mitarbeiter: nur mit Schreibrecht für alle sichtbar, hier wird die betroffene Person gewählt. Bei einem bestehenden Eintrag lässt sich die Person nicht mehr ändern, darunter steht dann „Die Person lässt sich nicht ändern. Eintrag löschen und neu anlegen.“
• Startdatum: Beginn der Abwesenheit
• Enddatum: Ende der Abwesenheit (leer lassen für einzelnen Tag)
• Art der Abwesenheit: eine der elf Arten; ohne Schreibrecht für alle fehlen Beschäftigungsverbot und Mutterschutz in der Auswahl
• Halbtags: Vormittag, Nachmittag oder Ganztags
• Bescheinigung (AU): nur bei Krankheit und Kind krank (siehe nächster Abschnitt)
• Notiz (optional): Bemerkung, höchstens 200 Zeichen
• Dauer: zeigt die berechnete Dauer in Tagen

Bescheinigung (AU) bei einer Krankmeldung

Bei den Arten Krankheit und Kind krank erscheint im Erfassungsfenster vor dem Feld Notiz (optional) das Auswahlfeld Bescheinigung (AU). Damit wird festgehalten, ob die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt. Die Angabe ist freiwillig und gilt auch für mehrtägige Krankmeldungen.

• keine Angabe: Voreinstellung, es wird nichts gespeichert
• liegt vor
• liegt nicht vor
• wird nachgereicht

Setzen kann die Angabe jede Person, die den Eintrag bearbeiten darf, also auch eine Mitarbeiterin bei der eigenen Krankmeldung. Ohne Schreibrecht für den Eintrag ist das Feld nur lesbar.

Nachträglich ändern: Die Krankmeldung im Kalender öffnen, eine andere Auswahl treffen und auf Speichern klicken. Beispiel: Aus wird nachgereicht wird liegt vor, sobald die Bescheinigung eingegangen ist. Mit keine Angabe wird eine gespeicherte Angabe wieder entfernt. Es gelten dieselben Regeln wie für jede andere Änderung, auch die Sperre abgeschlossener Monate. Wird die Art auf etwas anderes als Krankheit oder Kind krank umgestellt, entfällt die Angabe.

Wo die Angabe erscheint:

• im Erfassungsfenster des Eintrags
• im Änderungsverlauf des Eintrags als Feld Bescheinigung (AU), mit altem und neuem Wert
• im Fenster Verlauf (Schaltfläche Verlauf oben auf der Seite) in der Spalte Bescheinigung (AU); ohne Angabe steht dort ein Strich
• im Export als Spalte Bescheinigung, als PDF und als CSV; ohne Angabe bleibt die Zelle leer

Im Kalender und im Lohnexport steht die Angabe nicht. An der Zählung der Krankheitstage ändert sie nichts.

In der Trägerverwaltung steht die Angabe in der Liste der Abwesenheiten in der Spalte Bescheinigung (AU) und im Verlauf einer Abwesenheit. Setzen oder ändern lässt sie sich dort nicht; wird eine Krankmeldung in der Trägerverwaltung bearbeitet, bleibt eine gespeicherte Angabe erhalten. In der Team-App lässt sich die Angabe beim Erfassen und Bearbeiten einer Krankmeldung ebenfalls setzen.

Beschäftigungsverbot und Mutterschutz

Die beiden Arten sind keine Selbstmeldung. Eingetragen werden sie von der Leitung oder der Verwaltung, genauer: von jeder Person, deren Benutzergruppe bei Abwesenheit (Mitarbeiter) die Einstellung Schreiben: Alle hat. Das gilt auch für einen Eintrag für sich selbst.

• Keine Genehmigung: Ein Eintrag gilt sofort, er wird nie zum Antrag. Als Antrag lassen sich die beiden Arten nicht stellen.
• Arbeitszeitkonto: Wie bei Krankheit wird für jeden Tag das Tagessoll gutgeschrieben, der Tag ist damit neutral.
• Ohne Schreiben: Alle erscheinen die beiden Arten nicht in der Auswahl. Ein bestehender eigener Eintrag dieser Art ist nur zu lesen und lässt sich nicht löschen; im Fenster steht „Diese Abwesenheitsart kann nur von der Leitung eingetragen und geändert werden.“
• Art festgelegt: Bei einem bestehenden Eintrag lässt sich die Art nicht mehr ändern, auch nicht mit Schreiben: Alle. Unter dem Feld steht dann „Die Art lässt sich nicht ändern. Eintrag löschen und neu anlegen.“ Datum, Halbtags-Angabe und Notiz bleiben änderbar.
• Statistik: Eine eigene Karte im Jahresüberblick gibt es nicht; die Tage zählen in Tage gesamt mit. In der Auswertung und im Lohnexport hat jede der beiden Arten eine eigene Spalte.
• Dienstplan: Die Abwesenheit erscheint als grauer Balken, in der kompakten Monatsansicht mit dem Kürzel BV beziehungsweise MU.

In der Trägerverwaltung stehen beide Arten ebenfalls zur Wahl; auch dort lässt sich die Art eines bestehenden Eintrags nicht ändern.

Freigabe: wann aus einer Erfassung ein Antrag wird

Ob eine Erfassung sofort gilt oder erst freigegeben werden muss, hängt an zwei Bedingungen:

1. Die Benutzergruppe der erfassenden Person hat Urlaub muss freigegeben werden auf Ja stehen. Ab Werk steht dort Nein.
2. Die gewählte Art ist Urlaub, Überstundenabbau, Regenerationstag oder Sonderurlaub.

Treffen beide zu, entsteht statt eines fertigen Eintrags ein Antrag:

• Der Eintrag bekommt den Status Beantragt und steht im Bereich Meine Anträge.
• Im Kalender erscheint er blass und schraffiert mit einem Uhr-Symbol und dem Zusatz beantragt.
• Solange er beantragt ist, zählt er in keiner Statistik mit und verändert weder Dienstplan noch Personaldeckung.
• Ein eigener Antrag lässt sich über Stornieren zurückziehen.

Die Leitung sieht die offenen Anträge über der Urlaubsbilanz im Bereich Offene Anträge mit ihrer Anzahl und entscheidet je Antrag über Genehmigen oder Ablehnen. Liegen im selben Zeitraum weitere Abwesenheiten anderer Mitarbeitender, wird darauf in der Antragszeile hingewiesen. Nach der Entscheidung trägt der Eintrag Genehmigt oder Abgelehnt; erst ein genehmigter Eintrag wirkt im Dienstplan, in der Personaldeckung und in den Summen.

Krankheit, Kind krank, Termin, Berufsschule und Fortbildung sind Meldungen und nie freigabepflichtig, ebenso Beschäftigungsverbot und Mutterschutz; diese sieben Arten gelten sofort.

Mehrtägige Abwesenheiten

Für Abwesenheiten über mehrere Tage:

1. Startdatum eintragen
2. Enddatum eintragen
3. Die Dauer wird automatisch berechnet, gezählt werden Werktage ohne Feiertage

Im Kalender: Eine mehrtägige Abwesenheit erscheint an jedem betroffenen Tag als eigener Eintrag mit Art und Notiz, nicht als durchgehender Balken. Im Dienstplan dagegen wird derselbe Zeitraum als durchgehender Balken dargestellt.

Abwesenheit bearbeiten

1. Im Kalender auf eine bestehende Abwesenheit klicken
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Die gewünschten Felder ändern
4. Auf Speichern klicken

Abgeschlossener Monat: Ist ein Monat für den Lohnexport abgeschlossen, lassen sich Abwesenheiten mit einem Tag in diesem Monat oder davor nicht mehr anlegen, ändern oder löschen, und Anträge aus diesem Zeitraum lassen sich nicht mehr genehmigen, ablehnen oder stornieren. Das gilt im Kita-Konto, in der Trägerverwaltung und in der Team-App. Reicht eine Abwesenheit über die Monatsgrenze in den abgeschlossenen Monat, ist sie als Ganzes gesperrt; der Teil im offenen Monat wird als neuer Eintrag erfasst. Im Kita-Konto und in der Trägerverwaltung erscheint „Der Monat 09.2026 ist abgeschlossen. Änderungen bitte als Saldo-Korrektur im Folgemonat erfassen.“ (siehe Hilfeartikel Lohnexport).

Änderungsverlauf

Der Änderungsverlauf steht jeder Person offen, die den Bereich sieht:

• Wer hat die Abwesenheit erstellt?
• Wer hat sie wann geändert?
• Welche Felder wurden geändert (alt zu neu)?

Abwesenheit löschen

1. Auf die Abwesenheit klicken
2. Auf Löschen klicken
3. Die Rückfrage bestätigen

Hinweis für die Leitung: Gelöschte Einträge lassen sich über Gelöschte wieder anzeigen.

Kalender-Ansicht

Monats-Navigation

• Pfeile links und rechts wechseln den Monat
• Dazwischen steht der angezeigte Monat

Farbcodierung

Jede Art trägt eine eigene Farbe, links am Eintrag als farbiger Balken und dahinter als heller Hintergrund:

Wochenenden

• Samstag und Sonntag sind ausgegraut
• Abwesenheiten können trotzdem eingetragen werden

Statistiken

Jahresüberblick (oben auf der Seite)

Fünf Karten zeigen die Summen für das laufende Jahr:

• Krankheitstage
• Urlaubstage
• Überstundenabbau
• Kind krank
• Tage gesamt

Monatszusammenfassung (unter dem Kalender)

Dieselben fünf Werte, bezogen auf den angezeigten Monat. Beantragte, abgelehnte und stornierte Einträge zählen nicht mit.

Die vollständige Auswertung über alle Mitarbeitenden und alle elf Arten liegt hinter der Schaltfläche Auswertung; sie erscheint nur mit dem Leserecht für alle Mitarbeitenden.

Mitarbeiter-Auswahl

Mit Lesen: Alle

• Auswahlfeld über dem Kalender zum Wechseln zwischen Mitarbeitenden

Ohne Lesen: Alle

• Nur die eigenen Abwesenheiten sind sichtbar
• Kein Auswahlfeld

Export

1. Auf Export über dem Kalender klicken
2. Im Fenster Export die gewünschten Abwesenheitsarten ankreuzen; darunter steht, wie viele Einträge exportiert werden
3. Auf PDF oder auf CSV klicken

Die CSV-Datei lässt sich in Excel oder Google Sheets öffnen und eignet sich für weitere Auswertungen.

Gelöschte Einträge

Mit Lesen: Alle

1. Auf Gelöschte über dem Kalender klicken
2. Gelöschte Einträge werden unter dem Kalender aufgelistet
3. Zu sehen sind Art, Datum, wer erstellt und wer gelöscht hat sowie die Notiz
4. Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden

Tipps

Für Mitarbeitende

1. Krankheitstage so früh wie möglich melden
2. Die Notiz für zusätzliche Informationen nutzen
3. Bei freigabepflichtigen Arten den Status im Blick behalten: erst Genehmigt zählt
4. Die eigene Jahresstatistik regelmäßig prüfen

Für die Leitung

1. Offene Anträge zeitnah entscheiden, solange sie nicht entschieden sind, fehlt der Ausfall in der Personaldeckung
2. Den Änderungsverlauf bei Unklarheiten nutzen
3. Monatlich exportieren für die eigenen Unterlagen
4. Gelöschte Einträge bleiben zur Nachvollziehbarkeit sichtbar

Berechtigungen

Die Berechtigung Abwesenheit (Mitarbeiter) besteht aus zwei Auswahlfeldern, Lesen und Schreiben. Beide haben dieselben drei Stufen: Keine, Eigene, Alle. Sie werden unabhängig voneinander gesetzt.

Weil beide Achsen getrennt gesetzt werden, ist auch die Kombination Lesen: Alle mit Schreiben: Eigene möglich: alle sehen, nur die eigenen bearbeiten. Das ist die übliche Einstellung für ein Team, das den Urlaubsplan der Kolleginnen und Kollegen sehen soll, ohne ihn zu ändern.

Eine Abwesenheit für sich selbst darf jede Person eintragen, die ihre eigenen Daten sieht. Das ist bewusst so: eine Krankmeldung soll nicht an einer Berechtigung scheitern. Ausgenommen sind Beschäftigungsverbot und Mutterschutz: diese beiden Arten setzen auch für sich selbst Schreiben: Alle voraus. Ob der Eintrag danach freigegeben werden muss, entscheidet die Art der Abwesenheit, nicht die Berechtigung. Ein Eintrag für eine andere Person setzt Schreiben: Alle voraus.