Anmelden und Gerät schützen in der Team-App

Übersicht

Die Anmeldung in der Team-App läuft in mehreren Schritten: zuerst wird die Einrichtung über die Kindy-ID gefunden, dann folgen E-Mail und Passwort, bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Anmeldung ein Code aus der E-Mail, danach die Wahl des eigenen Profils und die PIN. Ist das einmal geschafft, bleibt das Gerät angemeldet: im Alltag genügen Profil und PIN.

Zusätzlich lässt sich die App auf dem Gerät mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode sperren. Dieser Artikel beschreibt die Kette aus Sicht der App. Was die Leitung im Kita-Konto dafür einstellt, steht in eigenen Artikeln (siehe Mehr dazu am Ende).

Die Anmeldung im Überblick

Die Schritte 1 bis 3 melden das Gerät bei der Einrichtung an, die Schritte 4 und 5 die Person. Deshalb entfallen die ersten Schritte, solange das Gerät angemeldet bleibt.

Schritt 1: Einrichtung über die Kindy-ID finden

1. Die App öffnen. Beim ersten Start erscheint Willkommen mit dem Text „Alles Wichtige aus deiner Einrichtung – direkt auf deinem Handy."
2. Auf Anmelden tippen.
3. Ganz oben steht ein Auswahlfeld mit Kindy-ID und Bitte auswählen. Ein Tipp darauf öffnet das Fenster Einrichtung finden.
4. In das Feld ID deiner Einrichtung (z.B. KY-1234) die Kindy-ID eintippen und auf Weiter tippen.
5. Wird die Einrichtung gefunden, schließt sich das Fenster. Das Auswahlfeld zeigt jetzt Name und Logo der Einrichtung, und die Felder für E-Mail und Passwort werden eingabebereit.

Zur Kindy-ID:

• Die Kindy-ID beginnt mit KY- und hat danach fünf Zeichen: vier Ziffern und einen Buchstaben an einer beliebigen Stelle, zum Beispiel KY-12A34 oder KY-3K204.
• Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Die Buchstaben I und O werden nie vergeben. Was wie ein I oder O aussieht, ist die Ziffer 1 oder 0.
• Zu finden ist sie im Kita-Konto im Menü Einrichtung, dort oben unter dem Namen der Einrichtung als Kindy-ID:. Alternativ nennt sie die Leitung.

Meldungen in diesem Schritt:

Wer noch keine Zugangsdaten hat, findet auf dem Startbildschirm unter Noch keinen Account? den Hinweis: „Bitte wende dich an deine Leitung. Sie lädt dich per E-Mail in die App ein."

Schritt 2: E-Mail und Passwort

1. Im Feld E-Mail-Adresse die Adresse eintragen, mit der auch die Anmeldung im Kita-Konto erfolgt.
2. Im Feld Passwort das zugehörige Passwort eintragen. Das Augen-Symbol am rechten Rand zeigt die Eingabe im Klartext.
3. Auf Anmelden tippen.

Solange keine Einrichtung ausgewählt ist, bleiben beide Felder gesperrt. Ist die Anmeldung erfolgreich, bietet das Gerät an, das Passwort zu speichern.

Schritt 3: Code der Zwei-Faktor-Anmeldung

Dieser Schritt erscheint nur, wenn für die Person die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet ist. Dann öffnet sich nach Anmelden der Bildschirm Code eingeben mit dem Satz „Wir haben dir einen Code an <maskierte E-Mail-Adresse> geschickt."

1. Den E-Mail-Posteingang öffnen, auch den Spam-Ordner. Die E-Mail trägt den Betreff Dein Bestätigungscode für Kindy.
2. Den sechsstelligen Code in das Feld Code eintippen.
3. Auf Weiter tippen.

Zum Code:

• Er besteht aus sechs Ziffern und ist 10 Minuten gültig.
• Wird ein neuer Code angefordert, verliert der vorherige seine Gültigkeit.
• Der Pfeil oben links führt zurück zum Anmeldeformular.

Neuen Code senden

Unter der Schaltfläche steht Neuen Code senden. Nach dem Antippen läuft ein Countdown, die Zeile heißt dann Neuen Code senden (60 s) und ist erst wieder bedienbar, wenn die 60 Sekunden abgelaufen sind.

Wichtig, gemessen am aktuellen Stand: Nach fünf falschen Code-Eingaben wird der Zugang für 30 Minuten gesperrt. In dieser Zeit wird auch über Neuen Code senden kein neuer Code verschickt, und die App zeigt dazu keine Meldung an. Wer also nach mehreren Fehlversuchen keine E-Mail mehr bekommt, wartet eine halbe Stunde und beginnt die Anmeldung dann neu.

Schritt 4: Benutzer wählen

Nach der Anmeldung des Geräts erscheint Benutzer wählen mit dem Hinweis „Wähle dein Profil aus." Die Liste zeigt je Profil Kürzel, Namen und Funktion. Ein Tipp auf den eigenen Namen führt zur PIN-Eingabe.

In der Liste stehen:

• das eigene Profil, also das Profil mit der Zugangsart E-Mail und PIN und dieser E-Mail-Adresse,
• alle Profile mit der Zugangsart PIN, denen diese E-Mail-Adresse zugeordnet ist oder für die Zugriff mit jeder E-Mail Adresse eingestellt ist.

So lässt sich ein gemeinsam genutztes Gerät einmal anmelden, und mehrere Personen erfassen darauf ihre Zeiten mit der jeweils eigenen PIN.

Bleibt die Liste leer, steht dort: „Keine Benutzer für diese Einrichtung." Das bedeutet, dass dieser Anmeldung kein Profil zugeordnet ist oder dass das Gerät nicht mehr angemeldet ist.

Schritt 5: PIN eingeben

Der Bildschirm begrüßt mit Hallo <Vorname> und dem Satz „Bitte gib deine PIN ein."

1. Die PIN in das Feld PIN eintippen. Die PIN besteht aus sechs Ziffern; das Augen-Symbol zeigt die Eingabe im Klartext.
2. Auf Weiter tippen. Es erscheint kurz Anmeldung läuft mit dem Hinweis „Dein Profil wird vorbereitet.", danach öffnet sich die App.

Der Pfeil oben links führt zurück zur Profilliste, etwa wenn versehentlich das falsche Profil gewählt wurde.

Die PIN ist dieselbe wie im Kita-Konto. Wer sie ändert, ändert sie für beide.

PIN vergessen

Auf dem PIN-Bildschirm steht unter Weiter die Schaltfläche PIN vergessen?.

1. Auf PIN vergessen? tippen. Es öffnet sich PIN zurücksetzen? mit dem Text „Wir schicken dir einen Link per E-Mail, mit dem du deine PIN neu setzen kannst."
2. Auf Link senden tippen. Abbrechen schließt das Fenster ohne Versand.
3. Bei erfolgreichem Versand meldet die App: „Link gesendet. Schau in deine E-Mails."
4. Die E-Mail mit dem Betreff PIN zurücksetzen öffnen und dem Link folgen. Er öffnet im Browser eine Seite mit dem Satz „Vergebe eine neue PIN für deinen Account."
5. Dort die neue PIN in PIN (Zahlen) und PIN wiederholen eintragen und auf Speichern tippen.
6. Zurück in der App das Profil wählen und die neue PIN eingeben.

Zu beachten:

• Die neue PIN muss sechs Ziffern haben. Die Seite im Browser nimmt zwar schon kürzere Eingaben an, das PIN-Feld der Team-App verlangt aber genau sechs Ziffern und bleibt sonst gesperrt.
• Bei der Zugangsart E-Mail und PIN geht der Link an die eigene hinterlegte E-Mail-Adresse. Bei der Zugangsart PIN geht er an die zugeordnete Login-E-Mail-Adresse, also in der Regel an die Leitung.
• Kommt keine E-Mail zustande, meldet die App: „Der Link konnte nicht gesendet werden. Bitte später erneut versuchen oder die Leitung um Hilfe bitten." Übliche Gründe: keine E-Mail-Adresse hinterlegt, zu viele Anforderungen in kurzer Zeit oder das Gerät ist nicht mehr angemeldet.

Alternativ setzt die Leitung im Kita-Konto direkt eine neue PIN.

Das angemeldete Gerät

Nach Schritt 2 beziehungsweise Schritt 3 ist das Gerät bei der Einrichtung angemeldet. Diese Bindung wird auf dem Gerät gespeichert und bedeutet:

• Beim nächsten Start der App entfallen Kindy-ID, E-Mail und Passwort. Die App öffnet direkt Benutzer wählen.
• Die Bindung läuft nicht nach einer bestimmten Zeit ab.
• Gelöst wird sie durch Abmelden in der App oder dadurch, dass das Gerät im Kita-Konto in der Geräte-Verwaltung gesperrt wird.

Wer das Gerät verliert oder wechselt, meldet sich am besten vorher ab. Ist das nicht mehr möglich, kann die Leitung das Gerät in der Geräte-Verwaltung des Kita-Kontos sperren, sofern es dort aufgeführt ist. Die Anmeldung auf diesem Gerät endet dann auch in der Team-App.

Wenn die Profilliste nicht geladen werden kann

Die Profilliste kommt bei jedem Start frisch vom Server. Ohne Netzverbindung erscheint deshalb statt der Liste ein Bildschirm mit Keine Verbindung und dem Satz „Bitte prüfe dein Netzwerk und versuche es erneut." Darunter stehen zwei Schaltflächen:

• Erneut versuchen: lädt die Liste neu, sobald wieder Netz da ist. Das ist der normale Weg.
• Abmelden: löst die Gerätebindung. Danach werden Kindy-ID, E-Mail und Passwort wieder gebraucht, und dafür ist ebenfalls eine Verbindung nötig.

Eine Anmeldung ohne Internet ist nicht möglich: Profile und PIN werden auf dem Server geprüft.

App-Sperre mit Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode

Die App-Sperre legt vor die geöffnete App eine zusätzliche Abfrage des Geräts. Die Sperre ist freiwillig, wird je Gerät eingeschaltet und ist vor allem auf privat genutzten Handys sinnvoll.

Einschalten

1. Oben links auf das Profil-Symbol tippen.
2. Unter Account den Eintrag Kontoeinstellung öffnen.
3. Zum Abschnitt App-Sperre gehen. Die Karte trägt je nach Gerät die Bezeichnung Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode.
4. Den Schalter einschalten. Das Gerät fragt einmal ab, mit dem Hinweis „App-Sperre für Kindy Team aktivieren".
5. Bei Erfolg bleibt der Schalter an.

Schlägt die Abfrage fehl, springt der Schalter zurück und die App meldet: „Authentifizierung fehlgeschlagen. App-Sperre nicht aktiviert."

Ist auf dem Gerät gar keine Bildschirmsperre eingerichtet, lässt sich der Schalter nicht bedienen. Unter der Karte steht dann: „Richte zuerst eine Bildschirmsperre auf deinem Gerät ein, um die App-Sperre nutzen zu können."

Wann gesperrt wird

• Bei jedem Start der App.
• Beim Zurückkehren, wenn die App länger als fünf Minuten im Hintergrund war. Kurzes Wegtippen, etwa um eine Nachricht zu lesen, sperrt die App nicht.

Entsperren

Der Sperrbildschirm zeigt App ist gesperrt und darunter „Entsperre, um fortzufahren."

• Sind Face ID oder Fingerabdruck eingerichtet, startet die Abfrage automatisch.
• Steht nur der Gerätecode zur Verfügung, startet die Abfrage erst nach einem Tipp auf Entsperren.
• Nach einem Fehlversuch steht dort „Authentifizierung fehlgeschlagen. Versuche es erneut."; ein Tipp auf Entsperren startet einen neuen Versuch.

Der Sperrbildschirm lässt sich nicht mit der Zurück-Geste umgehen. Die App-Sperre ersetzt die PIN nicht, sie kommt zusätzlich dazu und gilt nur auf diesem einen Gerät.

Abmelden

Abmelden ist an zwei Stellen möglich:

• in Kontoeinstellung über das Symbol oben rechts,
• auf dem Bildschirm Benutzer wählen über das Symbol oben rechts.

Es erscheint die Rückfrage Abmelden? mit dem Text „Möchtest du dich wirklich abmelden?" sowie den Schaltflächen Abmelden und Abbrechen.

Nach dem Abmelden:

• ist die Gerätebindung gelöst, die nächste Anmeldung beginnt wieder bei der Kindy-ID,
• werden die auf dem Gerät gespeicherten Chat-Inhalte entfernt,
• fällt die Darstellung auf Automatisch zurück.

Ein Wechsel des Profils auf demselben Gerät ist nur über Abmelden und eine neue Anmeldung möglich.

Automatische Abmeldung

Die Sitzung der Team-App läuft nicht nach einer festen Zeit ab, und es gibt keine Abmeldung nach Inaktivität. Beendet wird sie, wenn der Server sie nicht mehr kennt, zum Beispiel weil das Gerät gesperrt oder der Zugang entfernt wurde.

Tritt das ein, kehrt die App ohne weitere Meldung zum Startbildschirm Willkommen zurück. Ein angefangener Vorgang geht dabei verloren, erfasste und bereits gespeicherte Zeiten nicht.

Voraussetzungen

Der Schritt mit dem Code erscheint nur, wenn für die Person die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet ist. Für die Nutzung der Team-App ist sie kein Muss.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Einstellung Auto-Logout (Inaktivität) der Einrichtung wirkt auf das Kita-Konto im Browser. Die Team-App meldet niemanden wegen Inaktivität ab; dafür ist die App-Sperre da.
• Die Funktion Anmeldung nur von freigegebenen Geräten gilt ebenfalls nur für das Kita-Konto. Die Team-App durchläuft diese Freigabe nicht.
• Die Kindy-ID ist kein Geheimnis. Die ID benennt nur die Einrichtung; ohne E-Mail, Passwort und PIN ist damit keine Anmeldung möglich.
• Die App-Sperre schützt den Zugriff auf die geöffnete App auf diesem Gerät. Das Konto selbst schützt sie nicht, und auf anderen Geräten wirkt sie nicht.
• Auf gemeinsam genutzten Geräten sind die einzelnen Profile durch die PIN getrennt. Wer das Gerät weitergibt, ohne die App zu schließen, gibt die eigene angemeldete Sitzung weiter.

Mehr dazu

• Kindy Team: Überblick über die App und ihre Bereiche
• 2-Faktor-Authentifizierung (2FA): Einschalten durch die Leitung und Ablauf im Kita-Konto
• PIN ändern: die PIN im eigenen Profil neu vergeben
• Anmeldung nur von freigegebenen Geräten: Geräte-Bestätigung und Geräte-Verwaltung im Kita-Konto