Das Kita-Jahr wechseln

Übersicht

Der Wechsel ins neue Kita-Jahr besteht aus rund einem Dutzend Einzelschritten, die für sich genommen einfach sind. Schwierig ist die Reihenfolge: Manches muss vor den Sommerferien vorbereitet werden, manches wirkt erst am Stichtag, und manches lässt sich gar nicht vordatieren.

Dieser Wegweiser führt durch die Schritte in der Reihenfolge, in der sie anfallen. Jeder Schritt nennt, was zu tun ist, wo es liegt und worauf zu achten ist. Die Einzelheiten stehen jeweils im verlinkten Artikel.

Die eine Regel, die alles trägt: Kindy leitet den Zustand eines Kindes aus Datumsangaben ab, nicht aus einem Knopf. Eintrittsdatum, Austrittsdatum, das Von-Datum einer Gruppenzuordnung und das Gültig ab einer Betreuungszeit lassen sich deshalb im Voraus eintragen und wirken dann von selbst am richtigen Tag.

Vor den Sommerferien

1. Austrittsdaten für alle Kinder eintragen, die gehen

Was: Bei allen Kindern, die die Einrichtung verlassen, das Austrittsdatum setzen. Das geht gesammelt: im Bereich Mehrere Einträge bearbeiten das Kästchen bei Austrittsdatum aktivieren, das Datum eintragen, die betroffenen Kinder anhaken (Alle auswählen markiert alle angezeigten; ist die Liste durchsucht, heißt der Knopf Sichtbare auswählen) und auf Auf … ausgewählte anwenden klicken. Zum Schluss Speichern.

Wo: Kita-Konto: Einrichtung › Reiter Daten & Berichte › Kategorie Zeiten & Verträge › Ein-/Austritte. Die Maske heißt Kinderliste - Ein-/Austrittsdaten.

Worauf achten: Das Anwenden allein speichert nichts. Solange unten Es gibt ungespeicherte Änderungen steht, ist noch nichts übernommen. Als Austrittsdatum gilt der letzte Betreuungstag: An diesem Tag ist das Kind noch aktiv, erst am Tag danach fällt es aus dem laufenden Betrieb. Ein Austrittsdatum in der Zukunft ändert also zunächst gar nichts, und das ist so gewollt.

Mehr dazu: Kinderliste – Ein-/Austrittsdaten verwalten, Kinder archivieren (inaktiv setzen)

2. Neue Kinder anlegen oder importieren

Was: Die neuen Kinder mit ihrem künftigen Eintrittsdatum erfassen, einzeln über Neu in der Kinderliste oder gesammelt über den Import einer Datei.

Wo: Einzeln: Stammdaten-Menü › Kinder › Neu. Gesammelt: Einrichtung › Mehr-Menü oben rechts › Datenim-/export › Kinder Stammdaten.

Worauf achten: Ein Eintrittsdatum in der Zukunft ist der richtige Weg. Das Kind steht bis zu seinem Starttag unter Inaktive Kinder und rückt am Eintrittstag von selbst in den aktiven Betrieb. Beim Import entscheidet allein die Stammdaten Kennzeichnung darüber, ob ein Kind neu entsteht oder ein vorhandenes aktualisiert wird; ohne eigene Kennzeichnung je Zeile entstehen bei einem zweiten Lauf Dubletten. Bringt die Datei eine Gruppe mit, erscheint in der Vorschau der Abschnitt Gruppenzuordnung mit dem Haken Bisherige Zuordnungen beenden.

Mehr dazu: Wie lege ich ein Kind an?, Wie können Kinder Stammdaten importiert werden?

3. Gruppen für das neue Jahr anlegen und Wechsel vorbereiten

Was: Neue Gruppen anlegen und diejenigen Gruppenwechsel vorbereiten, die zu einem festen Tag greifen sollen. Vorbereiten heißt: die Zuordnung mit einem Von-Datum in der Zukunft eintragen.

Wo: Gruppen anlegen und Kinder einer Gruppe zuordnen: Einrichtung › Reiter Übersicht › Abschnitt GRUPPEN › Gruppe öffnen. Dort stehen zwei Listen nebeneinander, Alle Kinder und Kinder in der Gruppe; Kinder werden mit der Maus von links nach rechts gezogen. Je Zeile lassen sich Hauptgr., Von und Bis setzen. Am einzelnen Kind: Kind öffnen › Abschnitt GRUPPE › Pluszeichen, Felder Von, Bis, Gruppe und Hauptgruppe.

Worauf achten: Eine Zuordnung gilt an einem Tag genau dann, wenn dieser Tag zwischen Von und Bis liegt. Ohne Von wird der heutige Tag gespeichert, ohne Bis gilt die Zuordnung unbefristet. Wer die alte Gruppe auslaufen lassen will, trägt dort ein Bis ein und in der neuen Gruppe ein Von ab dem Folgetag. Die vorbereitete Zuordnung wird am Stichtag im Hintergrund wirksam, nicht auf die Minute genau.

Mehr dazu: Wie lege ich eine Gruppe an?, Wie kann ich einfacher Kinder einer Gruppe zuordnen?, Wie kann ich ein Kind mehreren Gruppen zuordnen?

4. Betreuungsmodelle prüfen und Betreuungszeiten zuweisen

Was: Zuerst den Katalog der Modelle durchsehen und fehlende Modelle anlegen. Danach den Kindern das Modell zuweisen, das ab dem neuen Jahr gilt: Kinder anhaken, im Kasten Betreuungsmodell zuweisen das Betreuungsmodell und Gültig ab wählen, dann Auf … ausgewählte anwenden.

Wo: Katalog: Einrichtung › Reiter Übersicht › Abschnitt BETREUUNGSMODELLE. Zuweisung: Einrichtung › Daten & Berichte › Zeiten & Verträge › Betreuungszeiten, Maske Kinderliste - Betreuungszeiten.

Worauf achten: Gültig ab darf in der Zukunft liegen, dieser Schritt lässt sich also vorziehen. Eine laufende Betreuung wird dabei automatisch zum Vortag beendet, damit keine Überschneidung entsteht. Kinder, die ab diesem Datum bereits eine Zuordnung haben, werden übersprungen; die Rückmeldung nennt die Anzahl, und die Spalte Geplant zeigt vorher, welche das sind. Bis (optional) nur beim Austritt setzen: Nach diesem Tag hat das Kind gar kein Modell mehr und fehlt in den Auswertungen.

Mehr dazu: Betreuungsmodelle

5. Schließtage und Ferien für das neue Jahr anlegen

Was: Die Schließzeiten des kommenden Jahres eintragen, Ferien als einen Zeitraum statt als einzelne Tage. Je Eintrag: Von, Bis (optional), Typ (Schließtag, Brückentag, Teamtag oder Ferien), Anrechnung und eine Bezeichnung (optional).

Wo: Einrichtung › Reiter Einstellungen › Abschnitt SCHLIESSTAGE (DIENSTPLAN). Über die Pfeile neben der Jahreszahl auf das neue Jahr wechseln, dann Zeitraum hinzufügen.

Worauf achten: Die Liste ist nach Jahr getrennt. Steht dort Für … sind keine Schließtage erfasst, ist das neue Jahr schlicht noch leer, nichts ist verlorengegangen. Der Eintrag allein senkt weder das Soll noch verbraucht er Urlaub: Das entscheiden die Häkchen Schließtage reduzieren das Soll und Schließtage als Urlaub anrechnen je Typ weiter unten auf derselben Seite, und sie wirken rückwirkend auf alle noch offenen Zeiträume. Ob Eltern die Schließtage sehen, steuert das Häkchen Schließtage in der Eltern-App anzeigen.

Am Stichtag

6. Gruppenwechsel gesammelt vollziehen

Was: Die Kinder anhaken, im Kasten In Gruppe verschieben die Zielgruppe wählen und auf Auf … ausgewählte anwenden klicken. Der Haken Bisherige Zuordnungen beenden ist voreingestellt.

Wo: Einrichtung › Daten & Berichte › Kategorie Gruppen › Gruppenzuordnung. Die Maske heißt Kinderliste - Gruppenzuordnung.

Worauf achten: Diese Sammelaktion kennt kein Datum. Der Wechsel gilt immer ab dem Tag, an dem die Aktion ausgeführt wird, und lässt sich deshalb nicht vordatieren. Am 1. August ausgeführt, wirkt der Wechsel zum 1. August; im Juni ausgeführt, wirkt er im Juni. Für einen festen Stichtag ist entweder dieser Tag abzuwarten oder Schritt 3 zu nutzen. Mit gesetztem Haken werden die bisherigen Zuordnungen zum Vortag beendet, das Kind ist danach nur noch in der neuen Gruppe; die Historie bleibt erhalten. Ohne Haken bleiben die alten Zuordnungen bestehen, das Kind ist danach in mehreren Gruppen. Das ist der Springer-Fall und die Ausnahme.

Mehr dazu: Wie kann ich einfacher Kinder einer Gruppe zuordnen?

7. Hauptgruppe kontrollieren

Was: In der Liste der Maske Kinderliste - Gruppenzuordnung die Spalte Hauptgruppe durchgehen. Steht dort keiner Gruppe zugeordnet, fehlt dem Kind die Zuordnung ganz.

Wo: Dieselbe Maske wie Schritt 6. Am einzelnen Kind: Kind öffnen › Abschnitt GRUPPE; das Häkchen in der vorletzten Spalte markiert die Hauptgruppe.

Worauf achten: Ein Kind kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet sein, muss aber eine Hauptgruppe haben. Die Sammelaktion aus Schritt 6 setzt die Zielgruppe immer als Hauptgruppe. Ist ein Kind in mehreren Gruppen, erscheint zusätzlich die Spalte Weitere Zuordnungen mit der Anzahl der übrigen Zuordnungen. Diese Spalte fehlt, solange kein Kind mehreren Gruppen angehört.

8. „Inhalte sichtbar ab" für die neuen Familien setzen

Was: Je Kind das Datum festlegen, ab dem die Eltern zurückblicken können. Gesammelt: in der Maske Kinderliste - Ein-/Austrittsdaten im Bereich Mehrere Einträge bearbeiten das Kästchen bei Inhalte sichtbar ab aktivieren, Datum eintragen, Kinder anhaken, Auf … ausgewählte anwenden, dann Speichern.

Wo: Am einzelnen Kind: Kind öffnen › Abschnitt Vertragsdaten › Feld Inhalte sichtbar ab (Format TT.MM.JJJJ). Gesammelt: Einrichtung › Daten & Berichte › Zeiten & Verträge › Ein-/Austritte.

Worauf achten: Das Datum wirkt auf fünf Flächen der Eltern-App, und zwar nur für dieses eine Kind: Nachrichten, Pinnwand, Aktivitäten, Fotos und Termine. Bei Terminen zählt das Termindatum, nicht der Zeitpunkt des Eintragens, ein künftiger Termin bleibt also sichtbar. Alles Übrige, zum Beispiel Kurzmitteilungen, erreicht die Eltern weiterhin. Ein Datum in der Zukunft leert diese Flächen vollständig, ohne dass in der App ein Hinweis erscheint; das Kita-Konto warnt deshalb schon beim Eintragen. Ein leeres Feld hebt die Grenze nicht ganz auf: Es wirkt wie der 01.01.2021. Geschwisterkinder brauchen das Datum zweimal, es hängt am Kind und nicht an der Familie.

Mehr dazu: Einträge für (neue) Eltern zeitlich einschränken

Danach

9. Eltern der neuen Familien einladen

Was: Für die neuen Familien einen Zugang anlegen. Der Aktivierungscode geht dabei per E-Mail hinaus. Alternativ tragen sich die Familien über den Registrierungslink selbst ein und werden im Kita-Konto zugeordnet.

Wo: Familie öffnen › Abschnitt APP BENUTZER › Pluszeichen. Selbsteintragungen: Stammdaten-Menü › Registrierungen. Nachfassen bei nicht eingelösten Codes: Einrichtung › Daten & Berichte › Kategorie Übersicht › Nicht aktivierte Eltern.

Worauf achten: Ein Aktivierungscode wirkt nur, solange mindestens ein Kind der Familie aktiv ist. Wird eine Familie eingeladen, deren Kind erst am 1. August startet, meldet die Aktivierungsseite den Code als ungültig, obwohl er stimmt. Deshalb entweder erst ab dem Eintrittstag einladen oder damit rechnen, dass Eltern sich vorher melden. Beim Import gilt dasselbe: Steht in der Spalte für den Eltern-Zugang ein Kreuz und ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, geht die Einladung sofort nach dem Import hinaus, ohne Rückfrage. Wer später einladen will, lässt die Spalte leer.

Mehr dazu: Wie lade ich Eltern zur Eltern-App ein?, Eltern-Registrierungen, Aktivierungscode erneut verschicken

10. Ausgetretene Kinder und ihre Zugänge kontrollieren

Was: Prüfen, ob die Kinder mit vergangenem Austrittsdatum tatsächlich aus dem laufenden Betrieb verschwunden sind, und die Eltern-Zugänge der ausgetretenen Familien behandeln.

Wo: Stammdaten-Menü › Inaktive Kinder. In den Sammelmasken lässt sich über die Umschalter Aktive Kinder und Inaktive Kinder dasselbe prüfen. Zugänge: Familie öffnen › Abschnitt APP BENUTZER.

Worauf achten: Der Zugang der Eltern endet nicht mit dem Speichern des Austrittsdatums. Das ausgetretene Kind verschwindet zwar sofort aus der Eltern-App und ist dort nicht mehr erreichbar; das Elternkonto selbst bleibt aber angemeldet und wird erst von einem Wartungslauf im Hintergrund geschlossen, der außerhalb der Betreuungszeit läuft. Soll der Zugang zu einem bestimmten Zeitpunkt sicher enden, wird er von Hand entfernt: Familie öffnen, Abschnitt APP BENUTZER, Eintrag löschen. Inaktive Kinder bleiben vollständig erhalten und lassen sich jederzeit wieder aktiv setzen, indem das Austrittsdatum geleert wird.

Mehr dazu: Kinder archivieren (inaktiv setzen)

11. Familien archivieren, die keine Kinder mehr haben

Was: Familien, von denen kein Kind mehr betreut wird, aus den aktiven Listen nehmen.

Wo: Familie öffnen › Bearbeiten › Häkchen Familie archivieren › Speichern. Danach steht die Familie unter Inaktive Familien.

Worauf achten: Eine Familie lässt sich erst archivieren, wenn sie kein aktives Kind mehr hat; vorher ist die Option nicht anwählbar. Zuerst also die Kinder inaktiv setzen, dann die Familie. In der Familienliste steht in der Spalte Kinder die Anzahl der aktiven Kinder und dahinter, durch einen senkrechten Strich getrennt, die der inaktiven. Daran sind die Kandidaten erkennbar. Archivieren ist kein Löschen, alle Daten bleiben erhalten.

Mehr dazu: Kinder archivieren (inaktiv setzen)

Voraussetzungen

Die Rechte werden je Benutzergruppe vergeben: Einrichtung › Mehr-Menü oben rechts › Benutzerrechte › Benutzergruppe öffnen.

Trägt die eigene Benutzergruppe eine Gruppen-Einschränkung, fehlen Kinder und Familien außerhalb dieser Gruppen in den Listen.

Was schiefgehen kann

Hinweise

• Die Reihenfolge der Schritte 1 bis 5 ist frei, sie lassen sich alle im Voraus erledigen. Fest ist nur, dass Schritt 6 sich nicht vorziehen lässt und Schritt 11 den abgeschlossenen Schritt 10 voraussetzt.
• Nichts wird gelöscht. Ausgetretene Kinder und archivierte Familien bleiben mit allen Daten erhalten und sind über Inaktive Kinder und Inaktive Familien weiter einsehbar. Endgültiges Löschen ist ein eigener, nicht umkehrbarer Vorgang.
• Die Gruppen-Historie bleibt lesbar. Beendete Zuordnungen werden nicht entfernt, sondern mit einem Bis versehen. Auswertungen über zurückliegende Zeiträume bleiben dadurch richtig.
• Zustände werden nicht auf die Sekunde nachgezogen. Ein Eintritts- oder Austrittsdatum, das erst in der Zukunft greift, und eine Gruppenzuordnung mit künftigem Von werden in einem Hintergrundlauf wirksam, nicht in dem Moment, in dem die Uhr Mitternacht schlägt. Am Stichtag selbst lohnt deshalb ein kurzer Blick in die Listen.
• Aufbewahrung: Inaktiv setzen und Archivieren bewahren alle Daten. Wie lange sie aufbewahrt werden, richtet sich nach den gesetzlichen und vertraglichen Fristen der Einrichtung.