Ein Betreuungsmodell ist die Vorlage für eine gebuchte Betreuung: ein Name und ein Zeitfenster (zum Beispiel 7:30 bis 16:30). Die Modelle werden einmal für die Einrichtung angelegt und danach den Kindern zugeordnet, jeweils ab einem bestimmten Datum. Aus dieser Zuordnung ergibt sich, wie lange ein Kind an einem Tag gebucht ist. Darauf bauen die Berichte Wochenstunden (gebuchte gegen tatsächliche Betreuungsdauer) und Spätabholungen (gebuchtes Ende gegen tatsächliche Abholzeit) auf.
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Katalog und Zuordnung: der Unterschied
Es gibt zwei getrennte Ebenen, und die Verwechslung der beiden ist die häufigste Ursache für leere Auswertungen.
| Ebene | Wo | Was dort steht |
|---|---|---|
| Betreuungsmodell (Katalog) | Einrichtung, Reiter Übersicht, Abschnitt BETREUUNGSMODELLE | Die Vorlage: Name und Zeitfenster. Gilt für die ganze Einrichtung, gehört keinem Kind. |
| Betreuungszeit (Zuordnung) | Kind, Reiter Profil, Abschnitt BETREUUNGSZEITEN | Der Eintrag am einzelnen Kind: welches Modell, welche Zeiten, gültig ab wann und bis wann. |
Entscheidend: bei der Zuordnung werden die Zeiten in den Eintrag am Kind übernommen. Der Eintrag steht danach für sich. Wird das Modell im Katalog später geändert, ändern sich bereits bestehende Einträge an den Kindern nicht mit. Für eine geänderte Betreuung wird am Kind ein neuer Eintrag ab dem passenden Datum angelegt.
Alle Auswertungen lesen den Eintrag am Kind, nicht den Katalog.
Betreuungsmodell anlegen
- Das Menü Einrichtung öffnen, Reiter Übersicht.
- Zum Abschnitt BETREUUNGSMODELLE scrollen.
- Rechts in der Kopfzeile der Tabelle auf das Plus-Symbol klicken. Das Fenster Betreuungsmodell öffnet sich.
- Die Felder ausfüllen (siehe Tabelle unten).
- Auf Speichern klicken.
Ein vorhandenes Modell wird über das Stift-Symbol in seiner Zeile geöffnet.
Die Felder im Fenster Betreuungsmodell
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name des Betreuungsmodells | Pflichtfeld, mindestens zwei Zeichen. Dieser Name erscheint in der Kinderliste und in den Berichten, zum Beispiel „7-9 Stunden". Fehlt er, erscheint der Hinweis Eingabe erforderlich. |
| Weitere Bezeichnung | Freier Zusatz, etwa die interne oder amtliche Bezeichnung der Buchungsart. |
| Interner Code | Kurzschlüssel für das Modell. Er wird beim Datenimport von Kindern als Alternative zum Namen erkannt (siehe Abschnitt Zuordnung über den Datenimport). |
| Betreuungszeiten | Zwei Möglichkeiten: ein einziges Zeitfenster für alle Wochentage, oder ein eigenes Zeitfenster je Wochentag. |
| Betreuungszeit – Von / Betreuungszeit – Bis | Das Zeitfenster, wenn für die ganze Woche dieselbe Zeit gilt. |
| Tabelle Montag bis Freitag mit Von und Bis | Die Zeitfenster, wenn je Wochentag unterschiedlich gebucht wird. |
Die Tagestabelle umfasst Montag bis Freitag. Für Samstag und Sonntag gibt es kein Zeitfenster, und der Bericht Wochenstunden wertet diese beiden Tage auch nicht aus.
Über Löschen wird ein Modell aus dem Katalog entfernt. Bereits zugeordnete Betreuungszeiten an den Kindern bleiben mit ihren Zeiten bestehen, verlieren aber ihren Namen: in der Sammelmaske steht dann Modell nicht mehr vorhanden. Ein Modell also nur löschen, wenn es nie zugeordnet war oder die betroffenen Kinder ohnehin ein neues Modell bekommen.
Betreuungszeit einem einzelnen Kind zuordnen
Voraussetzung: im Katalog ist mindestens ein Modell angelegt.
- Das Menü Kinder öffnen und das Kind auswählen, Reiter Profil.
- Zum Abschnitt BETREUUNGSZEITEN scrollen. Die Tabelle zeigt die Spalten Betreuungsmodell, Von und Bis, also die Historie der Zuordnungen.
- Rechts in der Kopfzeile auf das Plus-Symbol klicken. Das Fenster Betreuungszeiten des Kindes öffnet sich.
- Oben links das Modell auswählen. Die Auswahl steht auf dem ersten Modell des Katalogs, sie muss also bewusst gesetzt werden.
- Rechts daneben festlegen, ob ein Zeitfenster für die ganze Woche oder eines je Wochentag gelten soll. Die Einstellung muss zu der des gewählten Modells passen, sonst lassen sich die Zeiten nicht übernehmen.
- Auf Zeiten übernehmen klicken. Damit werden die Zeiten des gewählten Modells in den Eintrag eingesetzt. Alternativ Betreuungszeit – Von und Betreuungszeit – Bis beziehungsweise die Wochentagstabelle von Hand ausfüllen.
- Unter Eintrag gültig von das Startdatum eintragen (Format TT.MM.JJJJ, vorbelegt ist das heutige Datum). Eintrag gültig bis bleibt leer, solange die Betreuung unbefristet läuft.
- Auf Speichern klicken.
Der Link Zeiten übernehmen erscheint nur, wenn Modell und Eintrag dieselbe Einstellung haben (beide für die ganze Woche oder beide je Wochentag).
Wichtig: die Zeiten werden nicht automatisch aus dem Modell gezogen. Ein Eintrag, der nur ein Modell und ein Datum enthält, aber keine Zeiten, ergibt in den Berichten Wochenstunden und Spätabholungen keinen Wert. Deshalb immer Zeiten übernehmen verwenden oder die Zeiten eintragen.
Beim Einzeleintrag wird ein laufender älterer Eintrag nicht automatisch beendet. Wechselt ein Kind das Modell, wird der alte Eintrag über das Stift-Symbol geöffnet und dort Eintrag gültig bis auf den letzten Tag der alten Betreuung gesetzt, bevor der neue Eintrag angelegt wird.
Ein Modell mehreren Kindern zuordnen (Sammelzuweisung)
Für den Wechsel des Kita-Jahres gibt es eine Maske, in der viele Kinder auf einmal zugeordnet werden.
- Das Menü Einrichtung öffnen, Reiter Daten & Berichte.
- Die Kategorie Zeiten & Verträge wählen, darin den Bericht Betreuungszeiten.
- Die Maske Kinderliste – Betreuungszeiten zeigt alle Kinder mit ihrem aktuell gültigen Modell. Über Aktive Kinder und Inaktive Kinder wird die Liste umgeschaltet, über das Suchfeld nach Name oder Vorname gefiltert.
- Links in der Tabelle die Kinder ankreuzen. Das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle angezeigten Kinder aus.
- Im Kasten Betreuungsmodell zuweisen das Betreuungsmodell und das Datum Gültig ab wählen. Bis (optional) nur setzen, wenn die Betreuung befristet ist.
- Auf Auf … ausgewählte anwenden klicken.
Die Spalten der Liste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Betreuungsmodell | Das heute gültige Modell. nicht hinterlegt heißt: für dieses Kind gibt es überhaupt keinen Eintrag. kein Modell gewählt heißt: es gibt einen Eintrag, in dem kein Modell steht. |
| Gültig ab | Startdatum des gültigen Eintrags, bei beendeten Einträgen zusätzlich das Ende. |
| Geplant | Erscheint nur, wenn mindestens ein Kind bereits einen künftigen Eintrag hat. Genau diese Kinder überspringt die Sammelzuweisung. |
Was die Sammelzuweisung mit vorhandenen Einträgen macht
- Ein laufender Eintrag (ohne Enddatum), der vor dem gewählten Datum begonnen hat, wird automatisch zum Vortag beendet. So entstehen keine überlappenden Zeiträume.
- Ein Kind, das ab dem gewählten Datum (oder später) bereits einen Eintrag hat, wird übersprungen und nicht verändert. Die Rückmeldung nennt die Anzahl, zum Beispiel „3 übersprungen (bereits ab diesem Datum zugeordnet)". Solche Kinder werden einzeln über den Abschnitt BETREUUNGSZEITEN am Kind bearbeitet.
- Ein bereits beendeter Eintrag bleibt unangetastet, er beschreibt die Vergangenheit.
- Wird Bis (optional) gesetzt, hat das Kind nach diesem Tag kein Betreuungsmodell mehr und erscheint in den Auswertungen ohne Werte. Beim Austritt ist das richtig. Bei einer Befristung (Eingewöhnung, Ferienmodell) muss anschließend ein Folgemodell hinterlegt werden, sonst fehlt das Kind in Wochenstunden und Spätabholungen. Die Maske weist darauf hin, sobald ein Enddatum eingetragen ist.
Nach der Zuweisung meldet die Maske, wie viele Kinder zugewiesen, wie viele laufende Betreuungen beendet und wie viele Kinder übersprungen wurden.
Zuordnung über den Datenimport
Beim Import von Kindern (Menü Einrichtung, Mehr-Menü oben rechts, Datenim-/export) kann eine Spalte Betreuungsmodell mitgeliefert werden.
- Der Wert wird zuerst gegen den Namen des Betreuungsmodells geprüft, danach gegen den Internen Code. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
- Passt kein Modell, zeigt die Vorschau ein Warnsymbol mit dem Hinweis Betreuungsmodell nicht gefunden, wird übersprungen. Das Kind wird trotzdem importiert, nur ohne Betreuungszeit.
- Der erzeugte Eintrag beginnt am Eintrittsdatum des Kindes. Ohne gültiges Eintrittsdatum entsteht kein Eintrag.
- Hat das Kind bereits eine Betreuungszeit, wird sie nicht überschrieben. Ein erneuter Import ändert bestehende Zuordnungen also nicht.
Bericht Wochenstunden
Zu finden unter Menü Einrichtung, Reiter Daten & Berichte, Kategorie Zeiten & Verträge, Bericht Wochenstunden.
Der Bericht vergleicht Dauer gegen Dauer: die tatsächliche Anwesenheitsdauer aus der An- und Abmeldung der Kinder gegen die Dauer des gebuchten Zeitfensters. Die Uhrzeiten spielen dabei keine Rolle. Ein Kind, das um 9:00 kommt und um 16:00 geht, war sieben Stunden da, unabhängig davon, welche Uhrzeiten im Modell stehen.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Modell | Name des gebuchten Modells. |
| Soll | Summe der gebuchten Betreuungsdauer im Zeitraum. |
| Ist | Summe der tatsächlichen Anwesenheit. Mehrere An- und Abmeldungen an einem Tag werden addiert (zum Beispiel Frühdienst und Nachmittag). |
| Diff | Ist minus Soll. Ein negativer Wert bedeutet, dass weniger in Anspruch genommen wurde als gebucht. |
| Auslastung | Ist im Verhältnis zu Soll in Prozent. |
Weitere Bedienelemente:
- Woche und Monat schalten zwischen Kalenderwoche und Monat um, die Pfeile links und rechts blättern durch den Zeitraum.
- Über das Auswahlfeld links wird auf eine Gruppe eingeschränkt oder Alle Gruppen gewählt.
- Nur Überschreitungen blendet alle unauffälligen Kinder aus.
- Excel und CSV exportieren die Auswertung. Im Wochenmodus enthält der Export die Tageszeilen je Kind, im Monatsmodus die Wochenzeilen.
- Ein Klick auf eine Kinderzeile klappt die Einzeltage (Wochenmodus) beziehungsweise die Wochen (Monatsmodus) auf.
Bewertung der Zeilen:
- Über 100 Prozent gilt als Überschreitung. Genau 100 Prozent ist noch keine Überschreitung.
- Ab 90 bis einschließlich 100 Prozent wird die Zeile als Warnung hervorgehoben, das Kind liegt also nahe an der gebuchten Zeit.
- Darunter gilt die Zeile als OK. Eine Unterschreitung wird nicht eigens markiert, sie ist an der Spalte Diff ablesbar.
Zwei Punkte, die häufig für Rückfragen sorgen:
- Abwesenheitstage zählen neutral. Ist für einen Tag eine Abwesenheit erfasst (zum Beispiel krank oder Urlaub), fließt dieser Tag weder ins Soll noch ins Ist der Wochensumme ein. In der Tagesansicht steht dort der Grund der Abwesenheit.
- Ein Kind ohne Betreuungszeit hat ein Soll von 00:00 und erscheint deshalb nie als Überschreitung. Ein Kind, das im Bericht auffällig unauffällig ist, hat oft schlicht keine Zuordnung. Die Sammelmaske Betreuungszeiten zeigt solche Kinder als nicht hinterlegt.
Bericht Spätabholungen
Zu finden unter Menü Einrichtung, Reiter Daten & Berichte, Kategorie Zeiten & Verträge, Bericht Spätabholungen.
Dieser Bericht vergleicht Uhrzeit gegen Uhrzeit: die tatsächliche Abmeldezeit gegen das Ende des gebuchten Zeitfensters, zuzüglich einer Karenz. Ausgewertet wird pro Kind und Tag die späteste Abmeldung.
- Gruppe wählen oder Alle stehen lassen.
- Unter Zeitraum ein Von– und ein Bis-Datum wählen.
- Auf Auswerten klicken.
Die Tabelle Einzelfälle zeigt Datum, Kind, Gruppe, Gebuchtes Band-Ende (die Bis-Uhrzeit aus der Betreuungszeit des Kindes), Auscheck-Zeit und Minuten zu spät. Darunter fasst Spätabholungen je Kind/Monat die Anzahl je Kind und Monat zusammen. Die Ergebnisse lassen sich über Excel Export, CSV Export und PDF Export ausgeben.
Die Karenz einstellen
Im Menü Einrichtung, Reiter Einstellungen, Unterreiter Eltern-App, Abschnitt SPÄTABHOLUNG, Feld Spätabhol-Karenz (Minuten). Erlaubt sind 0 bis 240 Minuten. Bleibt das Feld leer, gelten fünf Minuten. Nach der Eingabe auf Speichern klicken. Der Hinweis unter dem Feld lautet:
Eine Abholung gilt erst als „zu spät", wenn die Auscheck-Zeit nach dem gebuchten Band-Ende zzgl. dieser Karenz liegt. Leer = Standard (5 Minuten). Wirkt im Bericht „Spätabholungen".
Der Bericht zeigt bei jeder Auswertung an, welche Karenz angewendet wurde.
Wann dieser Bericht das Falsche misst
Der Bericht setzt voraus, dass das Modell eine feste Abholzeit hat. Arbeitet die Einrichtung mit einer Höchstdauer ohne feste Bring- und Abholzeit, ist das Ende des Zeitfensters nur eine Rechengröße. Dann meldet der Bericht jedes Kind als zu spät, das nach dieser Uhrzeit abgeholt wird, auch wenn es die gebuchte Dauer eingehalten hat.
Für solche Modelle ist der Bericht Wochenstunden der richtige, denn er vergleicht Dauern. Der Bericht Spätabholungen bleibt in diesem Fall ungenutzt oder wird nur für diejenigen Gruppen ausgewertet, deren Modell tatsächlich eine feste Abholzeit hat.
Beispiel: zwei Modelle nebeneinander
Ausgangslage: die Einrichtung ist von 7:30 bis 16:30 geöffnet und bietet zwei Buchungen an, eine mit 7 bis 9 Stunden und eine mit 5 bis 7 Stunden ohne feste Bring- und Abholzeit.
| Modell | Betreuungszeiten | Betreuungszeit – Von | Betreuungszeit – Bis | Ergibt ein Tages-Soll von |
|---|---|---|---|---|
| „7-9 Stunden" | Für die ganze Woche | 7:30 | 16:30 | 9 Stunden |
| „5-7 Stunden" | Für die ganze Woche | 7:30 | 14:30 | 7 Stunden |
Das Fenster wird also auf die Obergrenze der Buchung gelegt. Im Bericht Wochenstunden zählt daraus nur die Länge, nicht die Lage:
- Ein Kind mit „5-7 Stunden", das um 9:00 gebracht und um 16:00 abgeholt wird, war 7 Stunden da. Das entspricht 100 Prozent des Solls und ist keine Überschreitung, obwohl es zwei Stunden nach 14:30 gegangen ist.
- Dasselbe Kind, um 8:00 gebracht und um 16:00 abgeholt, war 8 Stunden da. Das sind 114 Prozent und damit eine Überschreitung.
- Ein Kind mit „7-9 Stunden", das von 7:30 bis 16:00 da war, kommt auf 8,5 Stunden und damit auf 94 Prozent. Die Zeile wird als Warnung hervorgehoben, weil es nahe an der gebuchten Zeit liegt, ist aber keine Überschreitung.
Der Bericht Spätabholungen würde für das Modell „5-7 Stunden" dagegen jedes Kind melden, das nach 14:35 Uhr abgeholt wird (14:30 zuzüglich fünf Minuten Karenz), und wäre damit für diese Buchungsart unbrauchbar.
Die Grenze der Funktion
Ein Betreuungsmodell arbeitet immer mit einem Zeitfenster, also mit einer Von- und einer Bis-Uhrzeit. Eine reine Höchstdauer, die sich automatisch an der tatsächlichen Bringzeit ausrichtet („ab dem Bringen maximal 7 Stunden"), gibt es nicht.
Der brauchbare Weg dafür sieht so aus:
- Das Zeitfenster des Modells auf die richtige Länge setzen, unabhängig davon, wann die Kinder tatsächlich kommen. Für eine Höchstdauer von 7 Stunden also ein 7 Stunden langes Fenster.
- Die Einhaltung über den Bericht Wochenstunden kontrollieren. Er vergleicht Dauern und ist damit unempfindlich gegenüber der Bringzeit.
- Den Bericht Spätabholungen für diese Modelle nicht heranziehen.
Der Name des Modells kann die Spanne trotzdem abbilden, zum Beispiel „5-7 Stunden". Der Name ist frei wählbar und wird in der Kinderliste und in den Berichten mit angezeigt, für die Berechnung zählt allein die Länge des Zeitfensters.
Voraussetzungen
Die Rechte werden je Benutzergruppe gesetzt: Menü Einrichtung, Mehr-Menü oben rechts, Benutzerrechte, dann die Benutzergruppe öffnen.
| Aufgabe | Benötigtes Recht | Reiter im Fenster Benutzergruppe |
|---|---|---|
| Modelle sehen | Betreuungsmodelle: Leserechte | Einrichtung |
| Modelle anlegen, ändern, löschen | Betreuungsmodelle: Lese-/Schreibrechte | Einrichtung |
| Betreuungszeiten am Kind sehen | Betreuung: Leserechte | Kind |
| Betreuungszeiten am Kind anlegen oder ändern, Sammelzuweisung ausführen | Betreuung: Lese-/Schreibrechte | Kind |
| Berichte und die Sammelmaske öffnen | Daten & Berichte: mindestens Leserechte, zusätzlich Stammdaten: mindestens Leserechte | Einrichtung beziehungsweise Kind |
Damit die Berichte Ist-Werte zeigen, müssen die Kinder im Alltag an- und abgemeldet werden. Ohne An- und Abmeldung bleibt die Spalte Ist leer, und im Bericht Spätabholungen entsteht kein Eintrag.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Im Bericht Wochenstunden steht bei einem Kind ein Soll von 00:00 | Das Kind hat für den Zeitraum keine Betreuungszeit, oder der Eintrag enthält kein Zeitfenster. | In der Sammelmaske Betreuungszeiten prüfen, ob dort nicht hinterlegt oder kein Modell gewählt steht, und den Eintrag am Kind ergänzen. Zeiten über Zeiten übernehmen einsetzen. |
| Ein Kind taucht in keiner der beiden Auswertungen auf | Die Betreuungszeit hat ein Eintrag gültig bis in der Vergangenheit, danach besteht keine Zuordnung mehr. | Im Abschnitt BETREUUNGSZEITEN am Kind einen Folgeeintrag ab dem passenden Datum anlegen. |
| Die Sammelzuweisung meldet Kinder als übersprungen | Diese Kinder haben ab dem gewählten Datum bereits eine Betreuungszeit, oft einen bereits vorbereiteten künftigen Eintrag (Spalte Geplant). | Diese Kinder einzeln über den Abschnitt BETREUUNGSZEITEN bearbeiten oder ein anderes Startdatum wählen. |
| Meldung Das Enddatum liegt vor dem Beginn. | In der Sammelzuweisung liegt Bis (optional) vor Gültig ab. | Datumsangaben korrigieren. |
| Meldung Das gewählte Betreuungsmodell wurde nicht gefunden. | Das Modell wurde zwischenzeitlich gelöscht. | Die Seite neu laden und ein vorhandenes Modell wählen. |
| Der Link Zeiten übernehmen wird nicht angezeigt | Modell und Eintrag stehen auf unterschiedlichen Einstellungen, also einmal ganze Woche und einmal je Wochentag. | Im Feld Betreuungszeiten des Eintrags dieselbe Einstellung wählen wie im Modell. |
| Im Bericht Spätabholungen steht Es sind keine Spätabholungen in diesem Zeitraum vorhanden., obwohl Kinder spät abgeholt wurden | Ohne gebuchtes Zeitfenster mit einer Bis-Uhrzeit ist kein Vergleich möglich, deshalb wird der Tag nicht gelistet. Oder die Abholung lag innerhalb der Karenz. | Betreuungszeit des Kindes prüfen und die eingestellte Karenz kontrollieren. |
| Im Bericht Spätabholungen stehen sehr viele Kinder | Das Modell hat kein festes Abholende, sondern bildet eine Höchstdauer ab. | Stattdessen den Bericht Wochenstunden verwenden (siehe Die Grenze der Funktion). |
| Meldung Ungültiger Zeitraum. Bitte „Von" und „Bis" prüfen. | Der gewählte Zeitraum ist unvollständig oder verdreht. | Von und Bis neu setzen. |
| Am Kind fehlt der Abschnitt BETREUUNGSZEITEN komplett | Entweder fehlt das Recht Betreuung, oder die Einrichtung ist auf die Hamburger Betreuungsvariante eingestellt. | Recht in der Benutzergruppe prüfen. Bei der Hamburger Variante steht dort stattdessen der Abschnitt BETREUUNG (Hamburg), dieser Artikel gilt dafür nicht. |
Hinweise
- Zeiträume überlappen sich nicht. Für einen Tag gilt immer genau ein Eintrag am Kind. Beim Wechsel wird der alte Eintrag beendet und ein neuer angelegt. Die Sammelzuweisung macht das selbst, beim Einzeleintrag wird das Enddatum von Hand gesetzt.
- Die Historie bleibt erhalten. Alte Einträge werden nicht überschrieben, sondern beendet. Der Abschnitt BETREUUNGSZEITEN am Kind zeigt sie mit Von und Bis weiter an. Auswertungen für die Vergangenheit rechnen mit dem Modell, das damals gültig war.
- Änderungen am Modell wirken nicht rückwirkend. Wird im Katalog ein Zeitfenster geändert, gilt das nur für Zuordnungen, die danach angelegt werden. Bestehende Kinder behalten ihre Zeiten, bis sie einen neuen Eintrag bekommen.
- Samstag und Sonntag haben in einem Modell kein Zeitfenster und werden im Bericht Wochenstunden nicht ausgewertet.
- Der beste Zeitpunkt für die Sammelzuweisung ist der Wechsel des Kita-Jahres. Die Zuweisung lässt sich mit einem in der Zukunft liegenden Gültig ab vorbereiten. Die betroffenen Kinder erscheinen bis dahin in der Spalte Geplant.