Ein Kind anlegen
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Übersicht
Ein neues Kind wird im Kita-Konto in der Kinderliste angelegt. Das Fenster Kind anlegen fragt nur das Nötigste ab: die Familie, Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht. Alles Weitere, zum Beispiel Gruppe, Eintrittsdatum und Betreuungszeiten, wird danach auf der Profilseite des Kindes ergänzt.
Dieser Artikel beschreibt das Kita-Konto im Browser.
Wo Kinder angelegt werden
- In der oberen Navigationsleiste das Stammdaten-Symbol anklicken (der Hinweis beim Darüberfahren lautet Stammdaten).
- Im aufklappenden Menü Kinder wählen. Die Seite trägt die Überschrift Kinder mit der Anzahl in Klammern.
- Rechts oben, neben der Gruppenauswahl, steht die Schaltfläche Neu. Ein Klick darauf öffnet das Fenster Kind anlegen.
Die Schaltfläche Neu erscheint nur unter diesen beiden Bedingungen:
- Die Liste zeigt die aktiven Kinder. Unter Inaktive Kinder gibt es keine Schaltfläche zum Anlegen.
- Die eigene Benutzergruppe hat im Reiter Kind das Recht Kind anlegen auf Ja.
Kind anlegen
- In der Kinderliste auf Neu klicken.
- Die Familie festlegen:
- Geschwisterkind oder Familie schon vorhanden: unter Kind einer bestehenden Familie zuordnen. die Familie aus der Auswahlliste wählen.
- Neue Familie: auf Neue Familie klicken. Statt der Auswahlliste erscheint das Feld Eine neue Familie für das Kind anlegen. Dort den Familiennamen eintragen.
- Kind Vorname und Kind Nachname eintragen.
- Das Geburtsdatum eintragen. Ein Klick in das Feld öffnet einen Kalender, das Datum steht danach in der Form TT.MM.JJJJ im Feld.
- Das Geschlecht wählen: Mädchen, Junge oder Divers. Vorbelegt ist Mädchen.
- Auf Speichern klicken.
Nach dem Speichern schließt sich das Fenster, und die Profilseite des neuen Kindes öffnet sich mit dem Reiter Profil.
Mit Abbrechen oder dem Kreuz oben rechts wird das Fenster geschlossen, ohne dass ein Kind angelegt wird.
Die Felder im Fenster Kind anlegen
| Feld | Pflicht | Hinweise |
|---|---|---|
| Kind einer bestehenden Familie zuordnen. | ja, sofern keine neue Familie angelegt wird | Ohne Auswahl meldet das Fenster „Bitte eine Familie auswählen oder eine neue Familie anlegen.“ Auswahlliste der vorhandenen Familien. Steht für eine Familie ein Kennzeichen fest, wird es in Klammern hinter dem Namen angezeigt. Archivierte Familien (unter Inaktive Familien) stehen nicht in der Liste. |
| Eine neue Familie für das Kind anlegen | ja, wenn Neue Familie gewählt ist | Familienname, mindestens zwei Zeichen. Platzhalter im Feld: „Familienname eingeben“ |
| Kind Vorname | ja | Mindestens zwei Zeichen |
| Kind Nachname | ja | Mindestens zwei Zeichen |
| Geburtsdatum | nein | Auswahl über den Kalender |
| Geschlecht | immer belegt | Mädchen, Junge, Divers; vorbelegt mit Mädchen |
Zwischen bestehender und neuer Familie wechseln
Die Schaltfläche neben der Familienwahl wechselt zwischen den beiden Wegen:
- Neue Familie blendet die Auswahlliste aus und das Feld für den neuen Familiennamen ein. Die Erklärung an der Schaltfläche lautet „Eine neue Familie für das Kind anlegen“.
- Zurück zur Auswahl führt wieder zur Liste der vorhandenen Familien. Die Erklärung an der Schaltfläche lautet „Zurück zur Auswahl der bereits im System vorhandenen Familien.“
Gespeichert wird der Weg, der beim Klick auf Speichern gerade angezeigt wird.
Was beim Speichern automatisch passiert
- Neue Familie: Die Familie wird zusammen mit dem Kind angelegt und erhält automatisch ein Kennzeichen. Danach steht sie unter Familien, zunächst noch ohne Familienmitglieder.
- Bestehende Familie: Das Kind wird der Familie hinzugefügt und übernimmt deren Teilnahmebestätigung.
- Eintrittsdatum: Das Kind bekommt den Tag der Anlage als Eintrittsdatum und ist damit sofort aktiv. Es steht in der Kinderliste, nicht unter Inaktive Kinder.
- Erfassungsdatum und Inhalte sichtbar ab werden ebenfalls auf den Tag der Anlage gesetzt.
- Gruppe: Das Kind ist noch keiner Gruppe zugeordnet.
Nach dem Anlegen auf der Profilseite ergänzen
Auf der Profilseite stehen die Abschnitte untereinander. Für ein neues Kind sind meist diese Schritte nötig:
| Abschnitt | Was dort ergänzt wird |
|---|---|
| STAMMDATEN | Weitere Angaben wie Rufname, Geburtsort, Nationalität, Muttersprache, Voraussichtliche Einschulung (Jahr) und Wichtige Hinweise. Hier lassen sich auch Name, Geburtsdatum und Geschlecht nachträglich korrigieren. |
| GRUPPE | Über die grüne Plus-Schaltfläche die Gruppe zuordnen, mit Von und Bis. |
| VERTRAGSDATEN | Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Vertragsnummer, Inhalte sichtbar ab |
| BETREUUNGSZEITEN | Das gebuchte Betreuungsmodell ab einem Datum. In Einrichtungen mit Hamburger Betreuungsart heißt der Abschnitt BETREUUNG (Hamburg). |
Welche Abschnitte sichtbar und bearbeitbar sind, hängt von den Rechten der eigenen Benutzergruppe ab.
Die Eltern und weiteren Angehörigen werden nicht am Kind, sondern auf der Familienseite in der Karte ELTERN UND FAMILIE eingetragen (siehe Familienmitglieder anlegen und pflegen).
Eintrittsdatum in der Zukunft
Beginnt das Kind erst später, wird unter VERTRAGSDATEN das richtige Eintrittsdatum eingetragen. Liegt es in der Zukunft, wird das Kind beim Speichern inaktiv und wechselt in die Liste Inaktive Kinder.
Das Feld Inhalte sichtbar ab ändert sich dabei nicht mit. Es bleibt auf dem Tag der Anlage stehen und wird bei Bedarf von Hand angepasst. Die Erklärung am Fragezeichen lautet: „Eltern können die Inhalte (Pinnwand, Termine, Nachrichten und Aktivitäten) der Gruppe ihres Kindes erst ab diesem Datum sehen.“
Wann das Kind in der Gruppenansicht und in der Eltern-App erscheint
- Gruppenansicht: Ein Kind steht dort erst, wenn es aktiv ist und einer Gruppe zugeordnet wurde. Direkt nach dem Anlegen fehlt die Gruppe noch (siehe Wann wird ein Kind unter Aktivität angezeigt?).
- Eltern-App, bestehende Familie: Haben Familienmitglieder bereits einen Zugang zur Eltern-App, wird das neue Kind ihren Zugängen automatisch hinzugefügt, solange es aktiv ist. Ausgenommen sind Zugänge, bei denen Einschränkung der zugeordneten Kinder gesetzt ist: dort wird das neue Kind von Hand angehakt.
- Eltern-App, neue Familie: Eine neue Familie hat noch keinen Zugang. Dafür wird zuerst ein Familienmitglied angelegt und daraus ein App-Zugang erstellt (siehe Familienmitglieder anlegen und pflegen).
Andere Wege, Kinder anzulegen
| Weg | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Datenimport | Viele Kinder auf einmal, zum Beispiel beim Start mit Kindy (siehe Wie können Kinder Stammdaten importiert werden?). |
| Kind aufnehmen aus den Platzanfragen | Ein Platzangebot wurde angenommen. Auf der Seite Platzanfragen im Reiter Aufnahmen öffnet Kind aufnehmen dasselbe Fenster mit der Überschrift Kind aufnehmen, vorbefüllt mit den Angaben aus der Anfrage. Das Eintrittsdatum kommt dabei aus dem Angebot (siehe Platzanfragen und Platzvergabe). |
| Trägerverwaltung | Der Träger kann in der Kinderliste einer Kita über Kind hinzufügen ein Kind anlegen. |
| Kindy-Schnittstelle | Ein eigenes System legt Kinder automatisch an (siehe Die Kindy-Schnittstelle: das eigene System mit Kindy verbinden). |
Voraussetzungen
- Recht Kind anlegen auf Ja, im Reiter Kind der Benutzergruppe. Das Recht wird auch beim Speichern geprüft, nicht nur bei der Anzeige der Schaltfläche.
- Kind anlegen ist ein eigener Schalter. Lese-/Schreibrechte bei Stammdaten schließen ihn nicht ein.
- Für Kind aufnehmen aus den Platzanfragen ist zusätzlich das Recht Platzanfragen nötig.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Schaltfläche Neu fehlt | Die Liste Inaktive Kinder ist geöffnet, oder der Benutzergruppe fehlt das Recht Kind anlegen | Über das Stammdaten-Menü Kinder öffnen; sonst das Recht im Reiter Kind der Benutzergruppe auf Ja setzen lassen |
| Vorname ist ein Pflichtfeld (ebenso für Nachname oder Familie) | Das Feld ist leer | Feld ausfüllen und erneut speichern |
| Vorname muss mindestens 2 Zeichen lang sein (ebenso für Nachname oder Familie) | Der Eintrag ist zu kurz | Mindestens zwei Zeichen eintragen |
| Die gesuchte Familie steht nicht in der Auswahlliste | Die Familie ist archiviert | Unter Inaktive Familien prüfen; sonst über Neue Familie anlegen |
| Die bestehenden Familien konnten nicht geladen werden; das Kind lässt sich nur einer neuen Familie zuordnen. | Die Liste der Familien ließ sich nicht abrufen | Fenster schließen, Seite neu laden und erneut versuchen. Für ein Geschwisterkind keine neue Familie anlegen, sonst entsteht die Familie doppelt |
| Die Antwort ist nicht angekommen. Ob das Kind angelegt wurde, ist offen: bitte zuerst in der Kinderliste nachsehen, bevor erneut gespeichert wird. | Die Verbindung brach beim Speichern ab | Erst in der Kinderliste nachsehen, dann gegebenenfalls erneut anlegen |
| Das Kind konnte nicht angelegt werden. | Das Speichern wurde abgelehnt | Eingaben prüfen und erneut versuchen |
| Das neue Kind fehlt nach dem Anlegen in der Kinderliste | Oben in der Gruppenauswahl ist eine Gruppe gewählt, und das Kind hat noch keine | In der Gruppenauswahl Alle Gruppen wählen, danach im Profil unter GRUPPE die Gruppe zuordnen |
| Das neue Kind fehlt in der Gruppenansicht | Es ist noch keiner Gruppe zugeordnet, oder das Eintrittsdatum liegt in der Zukunft | Im Profil unter GRUPPE zuordnen und das Eintrittsdatum prüfen |
| Das Kind steht plötzlich unter Inaktive Kinder | Das Eintrittsdatum wurde in die Zukunft gesetzt | Erwartetes Verhalten. Ab dem Eintrittsdatum gilt das Kind als aktiv |
| Eltern sehen das neue Geschwisterkind nicht in der Eltern-App | Am Zugang ist Einschränkung der zugeordneten Kinder gesetzt, oder das Kind ist inaktiv | Auf der Familienseite den App-Zugang öffnen und das Kind anhaken; Eintrittsdatum prüfen |
| Bitte eine Familie auswählen oder eine neue Familie anlegen. | Weder eine Familie gewählt noch über Neue Familie ein Familienname eingetragen | Familie aus der Auswahlliste wählen oder Neue Familie ausfüllen |
| Rückfrage Familie gibt es schon | Der Name unter Neue Familie gehört schon zu einer vorhandenen Familie | Für ein Geschwisterkind Abbrechen und die bestehende Familie aus der Auswahlliste wählen. Nur für eine wirklich andere Familie gleichen Namens Neue Familie anlegen wählen |
| Dieses Benutzerkonto darf keine Kinder anlegen. | Der eigenen Benutzergruppe fehlt das Recht Kind anlegen | Recht in der Benutzergruppe ergänzen lassen |
| Die Familie gibt es zweimal | Für ein Geschwisterkind wurde Neue Familie gewählt. Ein bereits vorhandener Name wird dabei nicht erkannt | Auf der Profilseite unter STAMMDATEN im Feld Familienname die richtige Familie wählen und speichern |
Hinweise
- Neue Familie legt eine weitere Familie an. Gibt es schon eine Familie gleichen Namens, fragt das Fenster mit Familie gibt es schon nach; mit Neue Familie anlegen entsteht trotzdem eine zweite Familie. Für Geschwisterkinder deshalb immer die bestehende Familie aus der Auswahlliste wählen.
- Das Eintrittsdatum ist zunächst der Tag der Anlage. Wer Kinder vorab anlegt, trägt das tatsächliche Eintrittsdatum gleich danach unter VERTRAGSDATEN ein und passt Inhalte sichtbar ab bei Bedarf mit an.
- Das Fenster legt keine Gruppe und kein Betreuungsmodell fest. Beides gehört auf die Profilseite. Erst mit der Gruppe erscheint das Kind in der Gruppenansicht. Auch die Kinderliste zeigt ein Kind ohne Gruppe nur, wenn in der Gruppenauswahl Alle Gruppen gewählt ist.