Allergien und andere Merkmale am Kind erfassen und als Liste auswerten

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Übersicht

Kindy hat kein eigenes, fertiges Allergie-Feld. Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente oder sonstige Besonderheiten werden über frei konfigurierbare Auswahlfelder am Kind abgebildet. Ein solches Feld wird einmal in der Einrichtung angelegt, danach je Kind gepflegt und lässt sich über eine Smart-Liste gesammelt auswerten.

So bleibt die Erfassung strukturiert und einheitlich: Statt Freitext an vielen Stellen gibt es ein festes Feld mit vorgegebenen Optionen, das in der Gruppenübersicht sichtbar ist und für eine Auswertung genutzt werden kann.

Für Allergien, Unverträglichkeiten und den Ablageort eines Notfallmedikaments ist das Zeichen Gesundheitshinweis hinterlegt der vorgesehene Weg: Die Gruppenübersicht zeigt damit auf einen Blick, bei welchem Kind etwas zur Gesundheit eingetragen ist, und ein Klick zeigt genau diese Einträge.

Prinzip: zwei Feldarten

Beim Anlegen eines eigenen Auswahlfelds stehen zwei Feldtypen zur Verfügung:

Für Allergien ist der Feldtyp Auswahl die richtige Wahl, weil ein Kind mehrere Allergien gleichzeitig haben kann.

Auswahlfeld für Allergien anlegen

Das Feld wird in der Einrichtung im Reiter Übersicht im Abschnitt Auswahlfelder angelegt.

1. Oben rechts auf das Zahnrad klicken. Die Einrichtung öffnet sich im Reiter Übersicht.
2. Nach unten zum Abschnitt Auswahlfelder scrollen.
3. Über das grüne Plus-Symbol in der Kopfzeile der Tabelle ein neues Feld anlegen. Es öffnet sich das Fenster Eigenes Auswahlfeld.
4. Die Felder ausfüllen:

5. Unter Auswahlmöglichkeiten über Option hinzufügen die gewünschten Einträge erfassen, z. B. Nüsse, Laktose, Gluten, Hühnerei. Jede Option erhält eine eigene Bezeichnung.
6. Mit Speichern abschließen.

Eine Option kann später jederzeit umbenannt werden, ohne dass bereits gesetzte Werte bei den Kindern verloren gehen. Nicht mehr benötigte Optionen lassen sich über das Kreuz neben der Zeile entfernen.

Allergien je Kind pflegen

Sobald das Auswahlfeld angelegt ist, erscheint es beim einzelnen Kind im Abschnitt Auswahlfelder (nach Kategorie gruppiert).

1. Das Kind öffnen und zum Abschnitt Auswahlfelder gehen.
2. Bei Bedarf die passende Kategorie aufklappen.
3. Beim Feld Allergien die zutreffenden Optionen anklicken. Eine ausgewählte Option wird farbig hervorgehoben; es lassen sich mehrere Optionen zugleich auswählen.
4. Zum Entfernen die Option erneut anklicken.

Die Auswahl wird unmittelbar gespeichert. Unter dem Feld wird das Datum der letzten Änderung angezeigt.

Bei vielen Feldern helfen die Suche (Auswahlfelder durchsuchen) und der Filter Nur gesetzte anzeigen, die bereits gepflegten Merkmale schnell zu finden.

Wo die Merkmale sichtbar werden

Ist beim Feld die Option In Gruppenübersicht anzeigen aktiviert, werden die gepflegten Merkmale an mehreren Stellen sichtbar:

• Kennzeichnung in der Gruppenübersicht: Bei einem Kind mit hinterlegten Merkmalen erscheint ein Stern-Symbol mit dem Hinweis Besonderheiten hinterlegt.
• Fenster „Besonderheiten": Ein Klick auf das Stern-Symbol (oder auf Besonderheiten im Menü des Kindes) öffnet eine Übersicht. Dort wird je Merkmal der Feldname genannt und die gewählten Allergien als einzelne Einträge aufgeführt. Bei einem Ja/Nein-Feld erscheint stattdessen Ja. Zusätzlich wird das Änderungsdatum angezeigt.
• Leerer Zustand: Sind keine Merkmale gepflegt, erscheint der Hinweis „Es sind keine Besonderheiten hinterlegt."

Zeichen für Gesundheitshinweise

Für Angaben, die im Alltag schnell zur Hand sein müssen, gibt es ein eigenes Zeichen auf der Kachel des Kindes. Es wird am Feld eingeschaltet: im Fenster Eigenes Auswahlfeld bei Bereich Kind das Kontrollkästchen Als Gesundheitshinweis in der Gruppenübersicht zeigen setzen. Das geht bei den Feldtypen Auswahl und Ja/Nein, und mehrere Felder dürfen die Kennzeichnung tragen.

Der Ablageort wird als Feld vom Typ Auswahl angelegt, die möglichen Orte sind seine Optionen. Einen Feldtyp für Freitext gibt es nicht.

So erscheint es in der Gruppenübersicht:

• Zeichen: Sobald beim Kind in einem gekennzeichneten Feld ein Wert gesetzt ist, trägt die Kachel ein oranges Herz mit Pulslinie und dem Hinweis Gesundheitshinweis hinterlegt. Bei Auswahl braucht es mindestens eine Option, bei Ja/Nein ein Ja. Ohne Wert gibt es kein Zeichen.
• Fenster „Gesundheitshinweise": Ein Klick auf das Zeichen zeigt nur die gekennzeichneten Felder dieses Kindes mit ihren Werten, zum Beispiel „Allergien" mit „Nüsse, Laktose", dazu das Änderungsdatum. Andere Merkmale und die Foto-Erlaubnis stehen dort nicht.
• Wer es sieht: alle, die die Gruppenübersicht sehen. Ein eigenes Recht gibt es dafür nicht. Das Zeichen erscheint im Kita-Konto, nicht in der Team-App.

Das Zeichen ist unabhängig von In Gruppenübersicht anzeigen und vom Stern:

Ein Feld darf beides haben, dann steht es in beiden Fenstern. Alle Einzelheiten stehen im Artikel Eigene Auswahlfelder, Abschnitt Gesundheitshinweis.

Sammelübersicht per Smart-Liste

Um alle Allergien einer Gruppe gebündelt zu sehen, wird eine Smart-Liste über das Auswahlfeld erstellt.

1. Im Hauptmenü den Eintrag Smart-Listen öffnen.
2. Über Neu eine neue Liste anlegen. Es öffnet sich das Fenster Liste bearbeiten.
3. Die Angaben ausfüllen:

4. Unter Abfrage Zusatzfelder das Feld Allergien auswählen und dazu eine Option wählen (Auswahl Option wählen).
5. Über Zusatzfeld hinzufügen lassen sich weitere Bedingungen ergänzen (bis zu fünf). Mehrere Bedingungen werden über Und bzw. Oder verknüpft.
6. Mit Speichern abschließen.

In der Übersicht der Smart-Listen erscheint die neue Liste mit den Spalten Name der Liste, Bereich und Art. Über Anzeigen wird das Ergebnis geöffnet.

Im Ergebnis lässt sich über das Auswahlfeld oben rechts eine einzelne Gruppe oder Alle Gruppen wählen. Die Liste zeigt jedes Kind, das zur Bedingung passt, also die gewählte Option hat; in der Werteliste stehen alle erfassten Allergien des Kindes. Für eine Übersicht über mehrere Allergien weitere Bedingungen mit Oder verknüpfen.

Voraussetzungen

• Zum Anlegen und Bearbeiten der Auswahlfelder werden Zugriff auf die Einrichtung und die entsprechenden Schreibrechte benötigt. Ohne Schreibrechte ist der Abschnitt Auswahlfelder nur lesbar.
• Zum Pflegen der Werte am Kind werden Schreibrechte im Bereich des Kindes benötigt.
• Für die Auswertung ist die Berechtigung Smart-Listen erforderlich: Lese-/Schreibrechte zum Anlegen und Bearbeiten von Listen, Leserechte zum reinen Anzeigen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Ohne ein angelegtes Auswahlfeld gibt es keine strukturierte Allergie-Erfassung und keine Auswertung. Freitext an anderer Stelle wird von der Smart-Liste nicht erfasst.
• Das gleiche Vorgehen eignet sich auch für andere Merkmale wie Unverträglichkeiten, Medikamente oder sonstige Besonderheiten: einfach ein weiteres Auswahlfeld mit passenden Optionen anlegen.
• Wird eine Option umbenannt, bleiben die bei den Kindern bereits gesetzten Werte erhalten.
• Auswahlfelder lassen sich zusätzlich zu Kind auch für Familie oder Team anlegen; für Allergien am Kind ist der Bereich Kind maßgeblich.