Anmeldeformular für Platzanfragen

Übersicht

Über das Anmeldeformular stellen Eltern eine Platzanfrage selbst: Ein Link oder QR-Code führt zum Formular, das im Browser ausgefüllt wird. Ein Zugang zu Kindy ist dafür nicht nötig. Die Anfrage erscheint danach auf derselben Liste wie selbst erfasste Anfragen; die Kita oder der Träger muss sie nicht abtippen.

Der Weg einer Anfrage:

1. Die Eltern füllen das Formular aus und klicken auf Anfrage absenden.
2. An die angegebene Adresse geht eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
3. Die Eltern öffnen den Link und klicken auf der Seite noch einmal auf E-Mail-Adresse bestätigen.
4. Erst jetzt ist die Anfrage eingegangen. Die Anfrage steht auf Warteliste, die vergebende Stelle bekommt eine E-Mail.
5. Über die Seite zum Vorgang sehen die Eltern den Stand, nehmen ein Platzangebot an oder lehnen es ab und können die Anfrage zurückziehen.

Wie Anfragen danach bearbeitet und Kinder aufgenommen werden, beschreibt der Artikel Platzanfragen und Platzvergabe.

Wer das Formular einrichtet

Das Formular gehört immer der Stelle, die die Plätze vergibt. Das richtet sich nach der Einstellung Verwaltende Stelle der Kita.

Das Kita-Konto einer Kita, die der Träger vergibt, hat keinen Reiter Regeln und keinen eigenen Link. Für diese Kita gilt der Link des Trägers.

Einrichten im Kita-Konto

1. In der oberen Navigationsleiste das Stammdaten-Symbol anklicken und Platzanfragen wählen.
2. Den Reiter Regeln öffnen. Oben steht der Bereich Link zum Anmeldeformular, unter den Merkmalen der Abschnitt Anmeldeformular.
3. Unter Verantwortliche Stelle den Namen eintragen, unter Kontakt der verantwortlichen Stelle Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
4. Die E-Mail-Adresse für Platzanfragen eintragen.
5. Den Schalter Eltern können über den Link eine Platzanfrage stellen einschalten.
6. Auf Speichern klicken. Es erscheint „Regeln gespeichert."
7. Oben unter Link zum Anmeldeformular den Link über Kopieren übernehmen oder den QR-Code nutzen.

Einrichten in der Trägerverwaltung

1. In der Seitenleiste unter Träger den Punkt Platzvergabe wählen und den Reiter Regeln öffnen.
2. Im Bereich Anmeldeformular den Name der verantwortlichen Stelle, den Kontakt der verantwortlichen Stelle und die E-Mail-Adresse für Platzanfragen eintragen.
3. Den Schalter Anmeldeformular einschalten einschalten.
4. Unter Regeln der Platzvergabe bei Wunsch-Kitas je Anfrage festlegen, wie viele Kitas Eltern nennen können.
5. Unten rechts auf Speichern klicken.
6. Ganz unten steht der Bereich Link zum Anmeldeformular mit Link und QR-Code.

Die Einstellungen

Pflicht zum Einschalten sind Name und Kontakt der verantwortlichen Stelle und die E-Mail-Adresse für Platzanfragen. Alles andere ist freiwillig.

Eine Kita, die selbst vergibt, ist immer die einzige Wunsch-Kita. Deshalb gibt es im Kita-Konto kein Feld für die Zahl der Wünsche.

Die Merkmale aus den Regeln erscheinen ebenfalls im Formular, unter der Überschrift Zutreffendes ankreuzen.

Link und QR-Code

Link und QR-Code stehen schon bereit, bevor das Formular eingeschaltet ist. Solange es ausgeschaltet ist, steht darunter ein Hinweis, und wer den Link öffnet, sieht nur „Dieser Link ist nicht gültig".

Link neu erzeugen

Ein neuer Link ist sinnvoll, wenn der alte nicht mehr im Umlauf sein soll.

1. Im Kita-Konto auf Neu erzeugen klicken, in der Trägerverwaltung auf Neuen Link erzeugen.
2. Die Rückfrage bestätigen, im Kita-Konto mit Ja, neu erzeugen, in der Trägerverwaltung mit Neuen Link erzeugen.

Der bisherige Link und sein QR-Code gelten danach sofort nicht mehr. Wer sie öffnet, sieht: „Der aufgerufene Link ist nicht oder nicht mehr gültig. Den aktuellen Link zur Platzanfrage gibt die Kita oder der Träger bekannt." Ausgehängte QR-Codes und weitergegebene Links müssen also ersetzt werden.

Bereits gestellte Anfragen betrifft das nicht: Bestätigungslinks und die Seiten zum Vorgang der Eltern funktionieren weiter.

Was Eltern ausfüllen

Pflichtfelder tragen im Formular ein Sternchen.

Am Ende stehen die Hinweise zum Datenschutz mit den Angaben aus den Einstellungen, ein Häkchen zur Bestätigung (Pflicht) und der Knopf Anfrage absenden.

Unterschied zwischen Kita-Link und Träger-Link

Welche Felder dazukommen, wird am Feld selbst eingestellt: im Kita-Konto siehe Artikel Eigene Auswahlfelder, beim Träger siehe Artikel Standard-Auswahlfelder in der Trägerverwaltung. Ausgefüllt werden Zusatzfelder als Auswahl: bei Ja/Nein-Feldern Ja oder Nein, bei Auswahlfeldern genau eine der Optionen. Ohne Pflicht steht zusätzlich keine Angabe zur Wahl.

Ablauf für die Eltern

Absenden

Nach Anfrage absenden erscheint die Seite „Fast geschafft": „Eine E-Mail mit einem Bestätigungslink ist unterwegs. Erst mit der Bestätigung ist die Anfrage eingegangen; ohne Bestätigung wird sie nach sieben Tagen gelöscht."

Bestätigen

1. Die Eltern öffnen in der E-Mail den Link E-Mail-Adresse bestätigen.
2. Es öffnet sich eine Seite mit dem Satz „Damit die Platzanfrage eingeht, ist noch dieser eine Klick nötig."
3. Dort auf den Knopf E-Mail-Adresse bestätigen klicken.

Das Öffnen des Links allein bestätigt nichts, erst der Klick auf den Knopf. Danach steht auf der Seite „Die Platzanfrage ist eingegangen." mit der Vorgangsnummer und dem Knopf Zum Vorgang. Die Anfrage steht jetzt auf Warteliste und ist im Kita-Konto oder in der Trägerverwaltung sichtbar. Im Verlauf stehen die Einträge „Über das Anmeldeformular eingegangen" und „E-Mail-Adresse bestätigt", jeweils mit „Eltern".

Vor der Bestätigung sieht niemand die Anfrage, weder in der Liste noch in der Belegungsvorschau. Bleibt die Bestätigung aus, wird die Anfrage nach sieben Tagen gelöscht; der Bestätigungslink führt dann auf die Seite „Dieser Link ist nicht gültig".

Wenn die E-Mail nicht verschickt werden kann

Lässt sich die E-Mail mit dem Bestätigungslink nicht verschicken, bleibt das Formular mit allen Eingaben stehen. Oben erscheint:

„Die Anfrage wurde noch nicht abgeschickt. Beim Verschicken der E-Mail mit dem Bestätigungslink gab es ein Problem. Bitte die E-Mail-Adresse prüfen und die Anfrage noch einmal absenden, wenn nötig etwas später. Eine vielleicht schon angekommene E-Mail gilt nicht."

Gespeichert wird in diesem Fall nichts. Ein zweiter Versuch ergibt also keine doppelte Anfrage.

Die Seite zum Vorgang

Die Eltern erreichen die Seite über Zum Vorgang in ihren E-Mails oder direkt nach dem Bestätigen. Dort steht auch: „Dieser Link ist persönlich und sollte nicht weitergegeben werden."

Die Seite zeigt Vorgangsnummer, Stand, Kind, Gewünschter Beginn, Wunsch-Kitas und Eingegangen am. Eine Position auf der Warteliste, den Verlauf und Gründe zeigt sie nicht.

Bei einem beendeten Vorgang nennt die Seite zusätzlich das Datum, nach dem die Angaben gelöscht werden. Wird eine Anfrage endgültig gelöscht, führt der Link auf die Seite „Dieser Link ist nicht gültig".

Platz annehmen

Steht die Anfrage auf Platz angeboten, zeigt die Seite den Abschnitt Angebotener Platz mit Kita, Beginn und Rückmeldung bis.

1. Das Häkchen „Ja, der angebotene Platz soll angenommen werden." setzen.
2. Auf Platz annehmen klicken.

Die Anfrage steht danach auf Angebot angenommen, im Verlauf mit „Eltern". Die Seite bestätigt: „Die Zusage ist bei … eingegangen. … meldet sich zum Betreuungsvertrag." Die Kita findet die Anfrage im Reiter Aufnahmen.

Platz ablehnen

1. Das Häkchen „Ja, der angebotene Platz soll abgelehnt werden." setzen.
2. Auf Platz ablehnen klicken.

Die Anfrage steht danach auf Angebot abgelehnt und damit nicht mehr auf der Warteliste, auch nicht für andere Wunsch-Kitas. Die Eltern können das auf der Seite nicht rückgängig machen. Die vergebende Stelle kann die Anfrage über Wieder auf die Warteliste zurücksetzen.

Beides geht nur bis zum Ende der Frist. Danach erscheint: „Die Frist für das Angebot ist am … abgelaufen. Eine Rückmeldung ist hier nicht mehr möglich." Wurde das Angebot in der Zwischenzeit geändert, erscheint: „Das Angebot wurde inzwischen geändert. Bitte den aktuellen Stand prüfen und es noch einmal versuchen."

Anfrage zurückziehen

Solange die Anfrage auf Warteliste, Platz angeboten oder Angebot angenommen steht, zeigt die Seite den Abschnitt Anfrage zurückziehen.

1. Das Häkchen „Ja, die Anfrage soll zurückgezogen werden." setzen.
2. Auf Anfrage zurückziehen klicken.

Die Anfrage steht danach auf Zurückgezogen. Rückgängig machen lässt sich das nicht. Während einer laufenden Aufnahme ist kein Zurückziehen möglich.

Welche E-Mails Kita und Träger bekommen

Die hinterlegte Adresse der Kita ist das Feld E-Mail in den Stammdaten der Einrichtung: im Kita-Konto in der Einrichtung im Reiter Übersicht, in der Trägerverwaltung in den Details der Kita unter Kontaktinformationen. Fehlt dort eine gültige Adresse, bleibt die E-Mail an die Kita aus; die Anfrage steht trotzdem in der Liste.

Ist die E-Mail-Adresse für Platzanfragen leer, gehen Antworten der Eltern an die hinterlegte Adresse der Kita beziehungsweise des Trägers. Die E-Mail zu neuen Anfragen bleibt dann aus.

Was die vergebende Stelle selbst einträgt, meldet Kindy ihr nicht noch einmal per E-Mail.

Die E-Mails nennen nur Vorgangsnummer, Kita, Beginn und Ergebnis und sagen, wo die Anfrage zu finden ist. Namen und Kontaktdaten von Kind und Eltern stehen nicht darin. Beispiele für Betreffzeilen:

• „Neue Platzanfrage 4KX7PM bei Kita Sonnenschein"
• „Platzanfrage 4KX7PM: Angebot angenommen über den Link zum Vorgang"
• „Platzanfrage 4KX7PM: Zusage der Eltern vom Träger eingetragen"

Welche E-Mails Eltern bekommen

Eltern bekommen E-Mails nur zu Anfragen aus dem Anmeldeformular, an die Adresse der ersten erziehungsberechtigten Person. Die Adresse der zweiten Person wird nicht angeschrieben. Zu selbst erfassten Anfragen verschickt Kindy keine E-Mails an Eltern.

Keine E-Mail geht raus bei Zurückziehen durch die vergebende Stelle, bei Wieder auf die Warteliste, Abschließen, Kind aufnehmen, Löschen und wenn ein Angebot verfällt.

Voraussetzungen

Wenn etwas nicht funktioniert

Häufige Fragen

Brauchen Eltern ein Konto oder die Eltern-App? Nein. Formular, Bestätigung und Seite zum Vorgang laufen im Browser, ohne Anmeldung.

Kann eine Anfrage mehrere Kinder enthalten? Nein. Das Formular gilt für ein Kind. Für Geschwister wird es je Kind ausgefüllt.

Können Eltern ihre Angaben nachträglich ändern? Nicht selbst. Die Seite zum Vorgang zeigt keine Bearbeitung. Solange die Anfrage auf Warteliste steht, nimmt die vergebende Stelle Änderungen über Bearbeiten vor.

Muss die Kita die Antwort noch eintragen, wenn Eltern online antworten? Nein. Die Antwort über die Seite zum Vorgang ändert den Status direkt. Antworten Eltern auf anderem Weg, etwa am Telefon, trägt die vergebende Stelle sie wie gewohnt über Annahme eintragen oder Ablehnung der Eltern eintragen ein.

Ist das Kind nach der Online-Zusage schon aufgenommen? Nein. Die Anfrage steht auf Angebot angenommen. Das Kind legt die Kita wie gewohnt über Kind aufnehmen an.

Was passiert mit laufenden Anfragen, wenn das Formular ausgeschaltet wird? Es kommen keine neuen Anfragen mehr dazu, der Link zeigt nur noch den Hinweis, dass er nicht gültig ist. Bestehende Anfragen bleiben; Bestätigungslinks und Seiten zum Vorgang funktionieren weiter.

Was passiert beim Wechsel der verwaltenden Stelle? Wechselt eine Kita zum Träger, gilt ihr eigener Link nicht mehr. Anfragen für diese Kita laufen dann über den Link des Trägers, sofern dessen Formular eingeschaltet ist.

Lassen sich zwei Anfragen für dasselbe Kind erkennen? Ja. Wird dasselbe Kind zweimal bestätigt, trägt die Liste den üblichen Dublettenhinweis. Er sperrt nichts.

Wie lange bleiben die Angaben gespeichert? Das richtet sich nach der Löschfrist in den Regeln. Wie sie wirkt, beschreibt der Artikel Platzanfragen und Platzvergabe, Abschnitt Automatische Fristen.

Siehe auch

• Platzanfragen und Platzvergabe
• Eigene Auswahlfelder
• Standard-Auswahlfelder in der Trägerverwaltung
• Plätze laut Betriebserlaubnis, amtliche Kennungen und verwaltende Stelle