Platzanfragen und Platzvergabe

Übersicht

Mit den Platzanfragen wird die Warteliste für Betreuungsplätze in Kindy geführt: Anfragen erfassen, einen Platz mit Beginn und Annahmefrist anbieten, die Antwort der Eltern eintragen und das Kind bei einer Zusage direkt in die Kinderliste übernehmen. Angebote und Zusagen erscheinen außerdem in der Belegungsvorschau.

Anfragen werden von der Kita oder vom Träger erfasst. Eltern stellen in Kindy keine Anfrage selbst.

Wer vergibt: Kita oder Träger

Für jede Kita vergibt genau eine Stelle die Plätze. Das richtet sich nach der Einstellung Verwaltende Stelle in den Stammdaten der Kita (siehe Artikel Plätze laut Betriebserlaubnis, amtliche Kennungen und verwaltende Stelle). Maßgeblich ist der Wert, der wirksam gilt, also auch die Vorgabe in Klammern, solange Vorgabe gewählt ist.

Kita unter Vergabe durch den Träger

Oben auf der Seite Platzanfragen steht dann: „Die Vergabe erfolgt durch den Träger. Die Anfragen sind hier nur lesbar." Wer die verwaltende Stelle umstellen darf, liest zusätzlich: „Soll die Kita selbst vergeben, lässt sich das unter Einstellungen, Verwaltende Stelle umstellen."

Die Kita sieht an einer Anfrage des Trägers:

• nur ihren eigenen Wunsch, ohne Rang und ohne Hinweis, ob und wie viele weitere Kitas gewünscht sind,
• ein Angebot an eine andere Kita nur als „Angebot einer anderen Kita", ohne Kita, Termine oder Betreuung,
• im Verlauf die Einträge des Trägers nur als „Träger", ohne Namen und ohne Grund.

Sobald die Eltern ein Angebot einer anderen Kita angenommen haben, verschwindet die Anfrage aus der Liste dieser Kita. Die Aufnahme eines Kindes, dem der Träger einen Platz in dieser Kita zugesagt hat, erledigt dagegen weiterhin die Kita im Kita-Konto (siehe „Kind aufnehmen"). Beim ersten Öffnen springt die Seite in diesem Fall auf den Reiter Aufnahmen.

Festlegung beim ersten Erfassen

Steht bei einer Wunsch-Kita noch Vorgabe, wird die verwaltende Stelle beim Erfassen oder Bearbeiten einer Anfrage festgeschrieben: im Kita-Konto auf Diese Kita, in der Trägerverwaltung auf Der Träger. Solange Platzanfragen der Kita bestehen, lässt sich Vorgabe nicht wieder wählen; beim Speichern erscheint: „Solange Platzanfragen dieser Kita bestehen, bleibt die verwaltende Stelle ausdrücklich gewählt. „Vorgabe" ist erst wieder wählbar, wenn keine Platzanfrage dieser Kita mehr besteht."

Die Seite im Kita-Konto

1. In der oberen Navigationsleiste das Stammdaten-Symbol anklicken (dasselbe Menü, in dem Kinder und Familien stehen).
2. Platzanfragen wählen.

Die Seite hat bis zu drei Reiter:

Im Reiter Anfragen wird über das erste Auswahlfeld zwischen Offene Anfragen und Abgeschlossene Anfragen gewechselt. Weitere Filter: Alle Status, Jeder Wunschbeginn, Jedes Alter bei Beginn (unter 1 Jahr, 1 bis unter 2 Jahre, 2 bis unter 3 Jahre, ab 3 Jahren), das Betreuungsmodell, Jedes Merkmal (nur wenn Merkmale angelegt sind) und das Häkchen nur mit Dublettenhinweis.

Die Tabelle zeigt Vorgang (die sechsstellige Kennung der Anfrage), Kind mit dem Alter zum Wunschbeginn, Wunschbeginn, Wünsche, Merkmale und Status. Mit Öffnen erscheint die Anfrage mit allen Angaben, den möglichen Aktionen und dem Verlauf.

Die Seite in der Trägerverwaltung

1. In der Seitenleiste unter Träger den Punkt Platzvergabe wählen.

Unter der Überschrift steht: „Anfragen für alle Kitas, deren Plätze der Träger vergibt. Kitas, die selbst vergeben, führen ihre Anfragen im Kita-Konto."

Die Filter entsprechen denen im Kita-Konto, dazu kommt Kita. Die Tabelle zeigt je Anfrage die Spalten 1. Wunsch, 2. Wunsch und 3. Wunsch; ein leerer Wunsch steht als „–". Eine Wunsch-Kita, die inzwischen selbst vergibt, trägt den Zusatz „vergibt selbst". Ein Klick auf die Zeile oder auf die Kennung öffnet die Anfrage.

Sichtbar sind die Anfragen, die mindestens eine Kita aus dem Kita-Zugriff des Zugangs als Wunsch nennen. Voll-Admins sehen zusätzlich den Reiter Regeln.

Anfrage erfassen

1. Auf Anfrage erfassen klicken.
2. Die Abschnitte Kind, Wunsch und Kontakt ausfüllen.
3. Auf Speichern klicken. Es erscheint „Anfrage … erfasst." mit der Kennung der neuen Anfrage. Sie steht danach auf Warteliste.

Pflicht sind: Vor- und Nachname des Kindes, entweder das Geburtsdatum oder der errechnete Geburtstermin (nicht beides), der Wunschbeginn, der Nachname Elternteil und eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer. Das Betreuungsmodell darf auf noch offen bleiben.

Datumsgrenzen: Geburtsdatum und errechneter Termin dürfen höchstens zehn Jahre zurück und höchstens ein Jahr in der Zukunft liegen.

Unter der Anmerkung steht: „Höchstens 500 Zeichen. Keine Angaben zu Gesundheit oder Härtefällen."

Unterschiede zwischen Kita-Konto und Trägerverwaltung

Bearbeiten

Solange eine Anfrage auf Warteliste steht, lässt sie sich über Bearbeiten ändern. Danach nicht mehr: „Bearbeiten ist nur auf der Warteliste möglich."

Dublettenhinweis

Haben zwei Anfragen bei derselben vergebenden Stelle den gleichen Namen und das gleiche Geburtsdatum, steht an beiden: „Gleicher Name und gleiches Geburtsdatum wie eine weitere Anfrage bei dieser Vergabestelle." Beim Träger gilt das über alle Kitas, die er vergibt. Der Hinweis sperrt nichts; er hilft, doppelt erfasste Kinder zu finden. Gezählt werden nur Anfragen, die der eigene Zugang sehen darf.

Status einer Anfrage

Offene Anfragen sind die Status Warteliste, Platz angeboten und Angebot angenommen, alle übrigen stehen unter Abgeschlossene Anfragen.

Aktionen

Die Knöpfe erscheinen in der geöffneten Anfrage und richten sich nach dem Status. Nach einem Klick öffnet sich darunter ein Bereich mit dem Feld Grund und den Knöpfen Abbrechen und Bestätigen. Ist der Grund Pflicht, heißt das Feld Grund (Pflicht).

Ein Grund ist Pflicht bei Platz anbieten, Annahme eintragen und Absagen. Bei den übrigen Aktionen ist er freiwillig. Jeder Grund hat höchstens 500 Zeichen.

Nach dem Bestätigen erscheint die Meldung mit dem Namen der Aktion, zum Beispiel „Platz anbieten: erledigt."

Platz anbieten

1. Die Anfrage öffnen und auf Platz anbieten klicken.
2. In der Trägerverwaltung im Feld Kita die Wunsch-Kita wählen, in der der Platz angeboten wird. Im Kita-Konto ist das immer die eigene Kita.
3. Beginn eintragen.
4. Annahmefrist eintragen oder leer lassen. Darunter steht, was bei leerem Feld gilt, zum Beispiel „Leer: 14 Tage ab heute, höchstens bis zum Beginn."
5. Betreuungsmodell wählen (bei Hamburger Kitas die Leistungsart). Sind für die Kita keine Betreuungsmodelle hinterlegt, steht dort „Für diese Einrichtung sind keine Betreuungsmodelle hinterlegt." und das Feld entfällt.
6. Grund (Pflicht) eintragen und auf Bestätigen klicken.

Grenzen: Der Beginn liegt nicht in der Vergangenheit und höchstens drei Jahre in der Zukunft. Die Annahmefrist liegt nicht in der Vergangenheit, höchstens ein Jahr in der Zukunft und nicht nach dem Beginn. Je Anfrage gibt es höchstens ein offenes Angebot.

Belegungsblick: Sobald der Beginn eingetragen ist, erscheint unter den Feldern eine Zeile zur Belegung der gewählten Kita im Monat des Beginns, zum Beispiel „11.2026: frei 3, 1 reserviert, Nachfrage 4, 2 als weiterer Wunsch". Die Begriffe sind dieselben wie in der Belegungsvorschau; „frei" bezieht sich auf die ganze Kita. Im Kita-Konto erscheint die Zeile nur mit dem Recht Daten & Berichte, sonst bleibt sie weg; das Angebot ist trotzdem möglich.

Antwort der Eltern eintragen

Kindy benachrichtigt die Eltern nicht über ein Angebot. Die vergebende Stelle teilt es ihnen auf eigenem Weg mit und trägt die Antwort ein:

• Annahme eintragen: Die Anfrage steht danach auf Angebot angenommen. Das Feld Grund (Pflicht) zeigt als Beispiel „zum Beispiel: telefonisch angenommen".
• Ablehnung der Eltern eintragen: Die Anfrage steht danach auf Angebot abgelehnt.

Nach Ablauf der Annahmefrist ist beides nicht mehr möglich. Es erscheint dann zum Beispiel: „Die Annahmefrist ist am 20.10.2026 abgelaufen; das Angebot steht jetzt auf „Angebot verfallen" und lässt sich wieder auf die Warteliste setzen."

In der Trägerverwaltung können nur Zugänge die Antwort eintragen, deren Kita-Zugriff die Kita des Angebots umfasst.

Absagen, Zurückziehen, Wieder auf die Warteliste, Abschließen

• Absagen beendet eine offene Anfrage mit Pflichtgrund, Status Abgesagt.
• Zurückziehen beendet eine offene Anfrage ohne Pflichtgrund, Status Zurückgezogen.
• Wieder auf die Warteliste setzt eine Anfrage nach Ablehnung oder Verfall zurück auf Warteliste; das alte Angebot entfällt, ein neues kann folgen.
• Abschließen beendet eine Anfrage nach Ablehnung oder Verfall, Status Abgeschlossen.

In der Trägerverwaltung betreffen diese Aktionen sowie Bearbeiten und Löschen die ganze Anfrage. Sie stehen deshalb nur Zugängen zur Verfügung, deren Kita-Zugriff alle Wunsch-Kitas der Anfrage umfasst.

Löschen

1. Auf Löschen klicken.
2. Die Frage „Die Anfrage wird endgültig gelöscht. Bei einem aufgenommenen Kind werden nur Kontakt und Merkmale entfernt." bestätigen, im Kita-Konto mit Ja, löschen, in der Trägerverwaltung mit Löschen.

Eine Anfrage auf Angebot angenommen lässt sich nicht löschen: „Eine angenommene Anfrage bitte zuerst absagen oder zurückziehen." Bei einer Anfrage auf Aufgenommen bleiben Kind, Status und Verlauf erhalten. Beim Kontakt steht danach im Kita-Konto „Kontaktdaten entfernt.", in der Trägerverwaltung „Kontaktdaten nach Ablauf der Löschfrist oder auf Wunsch entfernt."

Kind aufnehmen

Die Aufnahme läuft nur im Kita-Konto der Kita, für die der Platz zugesagt ist, auch wenn der Träger vergeben hat. Sie nutzt die gewohnte Kind-Anlage.

1. Auf der Seite Platzanfragen den Reiter Aufnahmen öffnen. Dort steht: „Angenommene Angebote für diese Kita. „Kind aufnehmen" legt das Kind über die gewohnte Kind-Anlage an; Gruppe und Betreuungszeiten werden danach im Kinderprofil ergänzt."
2. Bei der Anfrage auf Kind aufnehmen klicken (auch in der geöffneten Anfrage möglich).
3. Es öffnet sich das Fenster Kind aufnehmen mit dem Hinweis „Aufnahme aus Platzanfrage … Eintritt am …". Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Eintrittsdatum sind aus der Anfrage übernommen. Das Eintrittsdatum ist immer der Beginn des Angebots.
4. Die Familie prüfen und auf Speichern klicken.

Nach dem Speichern öffnet sich das Profil des neuen Kindes, und die Anfrage steht auf Aufgenommen.

Familie

Bei einer neuen Familie wird das Elternteil aus der Anfrage als Kontakt angelegt: „… wird als Kontakt der neuen Familie angelegt, ohne Zugang zur Eltern-App." Es wird kein Zugang zur Eltern-App eingerichtet und keine E-Mail verschickt. Der Zugang lässt sich später wie gewohnt einrichten.

Weitere mögliche Hinweise im Fenster:

• „Eine Familie mit dieser E-Mail-Adresse gibt es bereits: Familie … Bitte prüfen, ob das Kind dorthin gehört."
• „Das angegebene Geschwisterkind besucht eine andere Kita; es wird eine neue Familie angelegt."
• „Bekannt ist nur der errechnete Geburtstermin; bitte das Geburtsdatum eintragen."
• Bei Hamburger Kitas: „Leistungsart „…" nach dem Anlegen im Kinderprofil unter Betreuung eintragen."

Das Betreuungsmodell aus dem Angebot wird nach dem Anlegen automatisch gesetzt, wenn die eigene Benutzergruppe beim Recht Betreuung Lese-/Schreibrechte hat. Sonst steht im Hinweis „(bitte im Kinderprofil eintragen)". Gruppe und Betreuungszeiten werden in jedem Fall danach im Kinderprofil eingetragen.

Mit vorhandenem Kind verknüpfen

Wurde das Kind bereits ohne Kind aufnehmen angelegt, wird die Anfrage nachträglich verknüpft: in der geöffneten Anfrage im Abschnitt Mit vorhandenem Kind verknüpfen das Kind wählen und auf Verknüpfen klicken. Dort steht: „Nur wenn das Kind bereits ohne „Kind aufnehmen" angelegt wurde; sonst zählt es in der Belegungsvorschau doppelt." Der Abschnitt erscheint nur mit Leserecht auf die Kinder-Stammdaten.

Verlauf

Jede Anfrage führt einen Verlauf mit Datum, Aktion, handelnder Person und Grund, zum Beispiel „Erfasst", „Platz angeboten", „Angebot von den Eltern abgelehnt", „Annahmefrist abgelaufen", „Kind aufgenommen", „Vergabestelle gewechselt" oder „Kontaktdaten nach Ablauf der Löschfrist entfernt". Automatische Schritte stehen mit „Automatisch".

Einträge, die eine Kita betreffen, die der eigene Zugang nicht sehen darf, erscheinen ohne Namen und ohne Grund, nur mit „Eine andere Kita", „Kita" oder „Träger". Den vollständigen Verlauf einer Anfrage des Trägers sehen in der Trägerverwaltung nur Zugänge mit Zugriff auf alle Kitas des Trägers.

Regeln

Die Regeln gelten für alle Anfragen der vergebenden Stelle: im Kita-Konto für die eigene Kita, in der Trägerverwaltung für alle Kitas, die der Träger vergibt („Gelten für alle Anfragen, die der Träger vergibt.").

Neue Merkmale entstehen über Merkmal hinzufügen, die Reihenfolge wird im Kita-Konto per Ziehen am Griff geändert, in der Trägerverwaltung über Merkmal nach oben und Merkmal nach unten. Ein entferntes Merkmal steht an bestehenden Anfragen als „Merkmal nicht mehr im Katalog". Mit Speichern werden die Regeln übernommen.

Automatische Fristen

Einmal am Tag läuft ein automatischer Abgleich:

• Annahmefrist abgelaufen: Ein Angebot, dessen Annahmefrist gestern oder früher endete, wechselt auf Angebot verfallen. Das geschieht spätestens auch beim nächsten Öffnen der Liste oder der Anfrage. Am letzten Tag der Frist gilt das Angebot noch.
• Löschfrist abgelaufen: Die Löschfrist beginnt, sobald eine Anfrage auf Abgesagt, Zurückgezogen, Angebot abgelehnt, Angebot verfallen, Abgeschlossen oder Aufgenommen wechselt. Nach ihrem Ablauf wird die Anfrage vollständig gelöscht. Bei Aufgenommen werden nur Kontaktdaten, Geschwisterangaben, Anmerkung und Merkmale entfernt; die Verknüpfung mit dem Kind und der Verlauf bleiben.

Die Löschfrist wird beim Statuswechsel mit der dann gültigen Regel berechnet. Eine spätere Änderung der Regel verschiebt bereits laufende Fristen nicht. Wieder auf die Warteliste hebt eine laufende Löschfrist auf.

Platzanfragen in der Belegungsvorschau

In der Belegungsvorschau erscheint eine eigene Zeile Platzanfragen, sobald es für die Kita Angebote, Zusagen oder Wartende gibt:

• +Zahl (fest): angenommene Angebote für diese Kita, solange das Kind noch nicht angelegt ist,
• reserviert: Angebote mit laufender Annahmefrist,
• Nachfrage: Anfragen auf der Warteliste mit dieser Kita als Wunsch, im Monat des Wunschbeginns.

Die Trägerverwaltung teilt die Nachfrage in Erstwunsch und weiteren Wunsch auf („als weiterer Wunsch"); das Kita-Konto einer Kita, die der Träger vergibt, zeigt die Nachfrage zusammengefasst. Die Einzelheiten beschreibt der Artikel Belegungsvorschau.

Wechsel der verwaltenden Stelle

Bestehen für eine Kita offene Angebote oder läuft gerade eine Aufnahme, lässt sich die Verwaltende Stelle nicht umstellen. Beim Speichern erscheint „Die verwaltende Stelle kann nicht gewechselt werden, solange Vorgänge offen sind:" mit den betroffenen Vorgängen, zum Beispiel „Offenes Platzangebot 4KX7PM mit Frist bis 20.10.2026" oder „Laufende Aufnahme zu Platzanfrage 4KX7PM". Ein Angebot mit abgelaufener Frist hält den Wechsel nicht auf.

Wechselt eine Kita von Diese Kita zu Der Träger, gehen ihre Anfragen auf Warteliste, Angebot angenommen, Angebot abgelehnt und Angebot verfallen an den Träger über; im Verlauf steht „Vergabestelle gewechselt". Bereits beendete Anfragen bleiben bei der Kita und lassen sich dort weiter löschen. Meldet das Speichern „Einige Platzanfragen wurden gerade geändert und sind noch nicht beim Träger. Bitte erneut speichern.", genügt erneutes Speichern.

Voraussetzungen

Kita-Konto: Das Recht Platzanfragen steht in der Benutzergruppe im Reiter Kind. Hilfetext: „Platzanfragen und Warteliste einsehen bzw. bearbeiten (anbieten, absagen, erfassen). Kind aufnehmen braucht zusätzlich „Kind anlegen"."

Benutzergruppen, die älter sind als das Recht Platzanfragen, verwenden den Wert ihres Rechts Stammdaten im Reiter Kind; die Rechtemaske zeigt genau diesen Wert vorausgewählt. Eine neu angelegte Benutzergruppe übernimmt Platzanfragen von Stammdaten, bis das Feld selbst gewählt wird. Das Recht lässt sich auch in der Trägerverwaltung bei den Benutzergruppen einer Kita einstellen.

Trägerverwaltung: Der Zugang braucht den Bereich Kinder. Gezeigt und bearbeitet werden nur Kitas aus dem Kita-Zugriff des Zugangs, die der Träger vergibt. Die Regeln ändern nur Voll-Admins.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Datenschutz. Nutzt eine Wunsch-Kita die Verschlüsselung, werden die persönlichen Angaben der Anfrage verschlüsselt gespeichert. In Anmerkung und Merkmale gehören keine Angaben zu Gesundheit.
• Eine Anfrage hat höchstens ein offenes Angebot. Ist es angenommen, sind alle übrigen Wünsche erledigt.
• Angebote und Zusagen haben noch keine Gruppe. Die Gruppe wird erst nach der Aufnahme im Kinderprofil zugeordnet.
• Nach der Aufnahme zählt das Kind über sein Eintrittsdatum in der Belegungsvorschau, die Anfrage nicht mehr.

Siehe auch

• Belegungsvorschau
• Plätze laut Betriebserlaubnis, amtliche Kennungen und verwaltende Stelle
• Benutzergruppen & Rechte