Eigene Auswahlfelder

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Übersicht

Auswahlfelder sind Zusatzfelder in den Profilen von Kindern, Familien und Teammitgliedern. Angelegt werden sie einmal für die Einrichtung, danach stehen sie im jeweiligen Bereich zur Verfügung.

Ein Ja/Nein-Feld am Kind lässt sich außerdem als Foto-Erlaubnis kennzeichnen (Fotoerlaubnis, Foto-Einwilligung der Eltern). Dann zeigt die Gruppenansicht, welchen Kindern die Einwilligung für Fotos fehlt, und die Pinnwand erinnert beim Speichern eines Beitrags mit Bildern daran. Siehe Abschnitt Foto-Erlaubnis unten.

Felder am Kind lassen sich außerdem als Gesundheitshinweis kennzeichnen; die Gruppenansicht zeigt dann ein eigenes Zeichen (Abschnitt Gesundheitshinweis). Felder an Kind und Familie lassen sich im Anmeldeformular für Platzanfragen abfragen (Abschnitt Felder im Anmeldeformular).

Wo die Felder verwaltet werden

Kita-Konto: Einrichtung öffnen, Reiter Übersicht, Abschnitt AUSWAHLFELDER. Die Liste hat die Spalten Bezeichnung, Kategorie, Typ, Bereich und Aktiv; Felder derselben Kategorie stehen untereinander.

Über die Schaltfläche mit dem Plus-Symbol öffnet sich das Fenster Eigenes Auswahlfeld, über das Stift-Symbol einer Zeile ein vorhandenes Feld.

Die Reihenfolge der Liste wird über das Symbol mit den Querbalken am Zeilenanfang per Ziehen geändert und sofort gespeichert.

Feldtyp

• Ja/Nein: ein einfaches Merkmal, das entweder zutrifft oder nicht.
• Auswahl: definierte Optionen, von denen im Profil mehrere zugleich ausgewählt werden können. Die Optionen werden im selben Fenster unter Auswahlmöglichkeiten über Option hinzufügen erfasst und können später umbenannt werden, ohne gesetzte Werte zu verlieren.

Der Typ steht als Kennzeichen in der Spalte Typ. Beim Anlegen ist Ja/Nein voreingestellt.

Nur ein Feld vom Typ Ja/Nein im Bereich Kind kann die Foto-Erlaubnis sein. Bei einem Feld vom Typ Auswahl wird die Option nicht angeboten.

Felder, die der Träger vorgibt

In derselben Liste stehen Felder aus den Standard-Auswahlfeldern des Trägers. Diese tragen hinter der Bezeichnung das Kennzeichen Träger und am Zeilenende statt des Stift-Symbols ein Schloss mit dem Hinweis Wird vom Träger gepflegt und kann hier nicht geändert werden.

Eine Änderung an der Definition erfolgt in der Trägerverwaltung und wird von dort erneut auf die Kitas angewendet. Beim Versuch, ein solches Feld in der Kita zu ändern oder zu löschen, erscheint: Dieses Merkmal wird vom Träger vorgegeben und kann nur dort geändert werden.

Felder im Profil

Im Profil erscheinen die aktiven Felder des jeweiligen Bereichs im Abschnitt Auswahlfelder, nach Kategorie gruppiert. Bei vielen Feldern stehen dort zusätzlich die Suche Auswahlfelder durchsuchen und der Filter Nur gesetzte anzeigen zur Verfügung.

Foto-Erlaubnis

Ob die Eltern einer Veröffentlichung von Fotos ihres Kindes zugestimmt haben (Fotoerlaubnis, Foto-Einwilligung, Einwilligung für Fotos), wird über ein eigenes Ja/Nein-Feld am Kind erfasst, das als Foto-Erlaubnis gekennzeichnet ist. Ein eigener Menüpunkt dafür existiert nicht; die Funktion steckt in den Auswahlfeldern.

Feld als Foto-Erlaubnis kennzeichnen

1. Im Kita-Konto die Einrichtung öffnen: Zahnrad oben rechts, in der älteren Menüleiste der Punkt Einrichtung.
2. Reiter Übersicht, Abschnitt AUSWAHLFELDER.
3. Über das Plus-Symbol ein neues Feld anlegen oder über das Stift-Symbol ein vorhandenes öffnen, zum Beispiel ein Feld „Fotoerlaubnis".
4. Im Fenster Eigenes Auswahlfeld als Bereich Kind und als Feldtyp Ja/Nein wählen. Erst dann erscheint darunter der Bereich Foto-Erlaubnis.
5. Das Kontrollkästchen Dieses Feld ist die Foto-Erlaubnis setzen.
6. Auf Speichern klicken.

Der Hinweis am Fragezeichen neben Foto-Erlaubnis lautet: „Ist diese Option aktiv, gilt dieses Feld als die Foto-Erlaubnis des Kindes. Fehlt sie bei einem Kind, wird beim Veröffentlichen von Bildern gewarnt. Es kann immer nur ein Feld die Foto-Erlaubnis sein."

Gut zu wissen:

• Nur ein Feld je Einrichtung trägt die Kennzeichnung. Wird sie an einem zweiten Feld gesetzt, verliert das bisher gekennzeichnete Feld sie beim Speichern. Das bisherige Feld selbst und seine Werte bei den Kindern bleiben erhalten; es ist danach ein gewöhnliches Ja/Nein-Feld.
• Bereich oder Feldtyp ändern hebt die Kennzeichnung auf: Wird ein gekennzeichnetes Feld auf einen anderen Bereich oder auf den Typ Auswahl umgestellt, ist es nach dem Speichern nicht mehr die Foto-Erlaubnis.
• In der Liste der Auswahlfelder ist das gekennzeichnete Feld nicht besonders hervorgehoben. Welches Feld die Kennzeichnung trägt, zeigt das Kontrollkästchen im geöffneten Feld.
• Das Feld muss auf Aktiv: Ja stehen. Ein ausgeblendetes Feld wirkt nicht als Foto-Erlaubnis.

Erlaubnis bei den Kindern eintragen

Eingetragen wird der Wert auf zwei Wegen:

• Einzeln im Profil des Kindes im Abschnitt Auswahlfelder.
• Für viele Kinder auf einmal in der Liste der Auswahlfelder über das Symbol Werte bei Kindern setzen am Zeilenende des Feldes. Es öffnet sich das Fenster „Feldname" bei Kindern setzen mit allen Kindern, einer Auswahl Alle Gruppen bzw. einzelner Gruppen und der Suche. Jedes Häkchen wird sofort gespeichert; Alle markieren und Alle abwählen wirken nach einer Rückfrage auf alle angezeigten Kinder.

Beispiel: Nach dem Elternabend liegen die unterschriebenen Einwilligungen für Fotos vor. Im Fenster „Fotoerlaubnis" bei Kindern setzen die Gruppe wählen und die Kinder mit Einwilligung anhaken.

Anzeige in der Gruppenansicht

In der Gruppenansicht (Menü Gruppe) trägt die Kachel eines Kindes ohne Foto-Erlaubnis ein rotes Kamera-Symbol mit dem Hinweis Keine Foto-Erlaubnis hinterlegt. Kinder mit Erlaubnis haben kein Symbol; sichtbar ist also nur das Fehlen.

• Das Symbol erscheint auch dann, wenn am Feld In Übersicht anzeigen nicht gesetzt ist.
• Ein Klick auf das Symbol öffnet das Fenster Besonderheiten. Dort steht das Feld mit dem Vermerk Nicht erteilt an erster Stelle. Dasselbe Fenster ist über das Menü der Kachel unter Besonderheiten erreichbar.
• Im Profil des Kindes gibt es kein eigenes Foto-Symbol; dort steht nur der Wert des Feldes im Abschnitt Auswahlfelder.

Erinnerung beim Veröffentlichen auf der Pinnwand

Wird auf der Pinnwand ein Beitrag im Fenster Neuer Eintrag gespeichert, prüft das Kita-Konto vorher die Foto-Erlaubnis. Das gilt auch beim Bearbeiten eines vorhandenen Beitrags. Geprüft wird nur, wenn

• der Beitrag Bilder enthält (Bilder in der Vorschau unter Bild oder Anhang; Dokumente unter Anhänge zählen nicht) und
• in der Einrichtung ein aktives Feld als Foto-Erlaubnis gekennzeichnet ist.

Berücksichtigt werden alle aktiven Kinder, die der Beitrag erreicht: einzeln gewählte Kinder und alle Kinder der gewählten Gruppen bzw. bei Alle Gruppen alle Kinder. Fehlt einem dieser Kinder die Erlaubnis, erscheint eine Rückfrage:

• bei einem Kind: „Für dieses Kind liegt keine Foto-Erlaubnis vor: Mia Beispiel."
• bei mehreren: „Für diese Kinder liegt keine Foto-Erlaubnis vor: …" mit bis zu zwölf Namen, bei mehr Kindern ergänzt um „und … weitere".

Kann die Erlaubnis nicht geprüft werden (zum Beispiel wegen fehlender Rechte, siehe Voraussetzungen), erscheint stattdessen: „Dieser Beitrag enthält Bilder. Ob für die betroffenen Kinder eine Foto-Erlaubnis vorliegt, konnte hier nicht geprüft werden."

In beiden Fällen stehen Abbrechen (zurück zum Beitrag, nichts wird gespeichert) und Trotzdem veröffentlichen zur Wahl. Die Rückfrage erinnert nur, sie sperrt nicht: Die Entscheidung bleibt bei der Person, die den Beitrag verfasst.

Die Erinnerung gibt es nur auf der Pinnwand im Kita-Konto. Beim Versand über Postfach oder Kurzmitteilungen, im Portfolio, im Tagebuch und in der Team-App erscheint kein Hinweis zur Foto-Erlaubnis.

Foto-Erlaubnis vom Träger

Gibt der Träger die Foto-Erlaubnis über seine Standard-Auswahlfelder vor, erscheint das Feld in der Kita mit dem Kennzeichen Träger und dem Schloss; an diesem Feld lässt sich die Kennzeichnung in der Kita nicht ändern. Beim Anwenden durch den Träger geht die Kennzeichnung auf sein Feld über, ein bis dahin in der Kita gekennzeichnetes eigenes Feld verliert sie. Kennzeichnet die Kita danach selbst ein eigenes Feld, verliert das Träger-Feld die Kennzeichnung in dieser Einrichtung, bis der Träger seine Vorlage erneut anwendet. Wie der Träger das Feld anlegt, beschreibt der Artikel „Standard-Auswahlfelder in der Trägerverwaltung", Abschnitt Foto-Erlaubnis.

Gesundheitshinweis

Mit dieser Kennzeichnung zeigt die Gruppenansicht auf einen Blick, bei welchen Kindern etwas zur Gesundheit hinterlegt ist, zum Beispiel Allergien, Unverträglichkeiten oder der Ablageort eines Notfallmedikaments. Wie sich solche Felder sinnvoll anlegen lassen, beschreibt der Artikel Allergien und andere Merkmale am Kind erfassen und als Liste auswerten.

Feld als Gesundheitshinweis kennzeichnen

1. Im Fenster Eigenes Auswahlfeld als Bereich Kind wählen. Der Feldtyp kann Ja/Nein oder Auswahl sein.
2. Im Bereich Gesundheitshinweis das Kontrollkästchen Als Gesundheitshinweis in der Gruppenübersicht zeigen setzen.
3. Auf Speichern klicken.

Der Hinweis am Fragezeichen lautet: „Ist diese Option aktiv, erscheint in der Gruppenübersicht beim Kind ein Zeichen, wenn bei diesem Feld etwas eingetragen ist (bei Ja/Nein: Ja). Ein Klick auf das Zeichen zeigt die Einträge. Mehrere Felder können Gesundheitshinweis sein. Ein Feld ist entweder Gesundheitshinweis oder Foto-Erlaubnis."

Gut zu wissen:

• Mehrere Felder dürfen die Kennzeichnung tragen.
• Foto-Erlaubnis und Gesundheitshinweis schließen sich aus. Wird beim selben Feld das eine Kontrollkästchen gesetzt, geht das andere aus.
• In Übersicht anzeigen ist davon unabhängig. Ein Feld darf beides haben, dann erscheint es zusätzlich beim Stern Besonderheiten hinterlegt.
• Das Feld muss auf Aktiv: Ja stehen. Wird der Bereich geändert, geht die Kennzeichnung verloren.

Anzeige in der Gruppenansicht

Die Kachel eines Kindes trägt ein oranges Herz mit Pulslinie und dem Hinweis Gesundheitshinweis hinterlegt, sobald bei mindestens einem gekennzeichneten Feld ein Wert gesetzt ist: bei Ja/Nein ein Ja, bei Auswahl mindestens eine Option. Ohne Wert gibt es kein Zeichen.

Ein Klick auf das Zeichen öffnet das Fenster Gesundheitshinweise. Es nennt nur die gekennzeichneten Felder dieses Kindes mit Wert: Feldname, bei Auswahl die gewählten Optionen, bei Ja/Nein Ja, dazu das Datum der letzten Änderung. Andere Merkmale und die Foto-Erlaubnis stehen dort nicht.

Das Zeichen sieht, wer die Gruppenansicht sieht; ein eigenes Recht gibt es dafür nicht. Es erscheint nur im Kita-Konto, nicht in der Team-App.

Gesundheitshinweis vom Träger

Gibt der Träger das Feld über seine Standard-Auswahlfelder vor, kommt die Kennzeichnung beim Anwenden mit. Das Feld trägt in der Kita das Kennzeichen Träger und das Schloss, die Kennzeichnung lässt sich dort nicht ändern.

Felder im Anmeldeformular

Über das Anmeldeformular stellen Eltern selbst eine Platzanfrage (siehe Artikel Anmeldeformular für Platzanfragen). Felder am Kind oder an der Familie lassen sich dort mit abfragen.

1. Im Fenster Eigenes Auswahlfeld als Bereich Kind oder Familie wählen.
2. Im Bereich Platzanfragen das Kontrollkästchen Im Anmeldeformular abfragen setzen.
3. Soll die Antwort verpflichtend sein, zusätzlich Pflicht im Anmeldeformular setzen. Das Kontrollkästchen ist erst danach wählbar.
4. Auf Speichern klicken.

Der Hinweis am Fragezeichen lautet: „Vergibt die Kita ihre Plätze selbst, wird ein aktives Feld mit dieser Option im Anmeldeformular der Kita und beim Erfassen einer Platzanfrage abgefragt. Vergibt der Träger die Plätze, gelten stattdessen die Standard-Auswahlfelder, die der Träger dafür vorsieht. Pflicht gilt nur im Anmeldeformular; bei Ja/Nein reicht eine Antwort mit Ja oder Nein."

Die Antworten stehen an der Anfrage unter Zusatzangaben. Bei Kind aufnehmen gehen sie in die Felder von Kind und Familie, sofern diese noch leer sind (siehe Artikel Platzanfragen und Platzvergabe).

Ein Feld kann zugleich als Gesundheitshinweis gekennzeichnet sein und im Anmeldeformular abgefragt werden.

Voraussetzungen

Zum Anlegen, Ändern, Löschen und Sortieren werden in der Benutzergruppe bei Betreuungsmodelle Lese-/Schreibrechte benötigt. Ohne diese Rechte ist der Abschnitt nur lesbar.

Für die Foto-Erlaubnis gilt im Einzelnen (Einstellungen in der Benutzergruppe):

Wenn etwas nicht funktioniert