Belegungsvorschau

Übersicht

Die Belegungsvorschau zeigt, wie viele Kinder in den kommenden Monaten in jeder Gruppe einer Einrichtung betreut werden und wie viele Plätze dann noch frei sind. Berücksichtigt werden bekannte Eintritte, Austritte, das Ende von Gruppenzuordnungen und die Einschulung, dazu Angebote, Zusagen und Wartende aus den Platzanfragen. Zusätzlich prüft die Vorschau die Belegung je Altersgruppe gegen die Plätze laut Betriebserlaubnis und weist auf Überschreitungen und fehlende Daten hin.

Die Vorschau gibt es an zwei Stellen mit derselben Berechnung und denselben Texten:

Die Vorschau im Kita-Konto öffnen

1. Im Menü den Punkt Einrichtung öffnen.
2. Oben in der Reiterzeile den Reiter Daten & Berichte wählen.
3. In der Zeile mit den Kategorien Übersicht, Kinder, Gruppen und Zeiten & Verträge auf Gruppen klicken.
4. In der Kategorie Gruppen auf Belegungsvorschau klicken.

Darunter erscheint die Vorschau der eigenen Einrichtung, beginnend mit dem laufenden Monat.

Die Vorschau in der Trägerverwaltung öffnen

1. Im Menü unter Träger den Punkt Controlling wählen.
2. Den Reiter Vorschau öffnen.
3. Im Feld Kita die gewünschte Einrichtung wählen. Zur Auswahl stehen die Kitas, die für den verwendeten Zugang freigegeben sind. Vorausgewählt ist die erste.

Die Vorschau zeigt immer eine Kita. Für eine andere Kita wird sie im Feld Kita gewechselt.

Unter der Auswahl steht dauerhaft der Hinweis: „Im laufenden Monat kann „belegt“ hier niedriger sein als in der Übersicht: Die Vorschau zählt zum Monatsende und zieht Abgänge bis dahin schon ab. Der Reiter „Belegung“ zählt nur Gruppenzuordnungen und kann deshalb ebenfalls abweichen."

Zeitraum wählen

Im Feld Zeitraum stehen 6 Monate, 12 Monate und 24 Monate zur Auswahl. Vorausgewählt sind 12 Monate. Die Vorschau beginnt immer mit dem laufenden Monat, ein anderer Startmonat lässt sich nicht wählen. Jeder Wechsel des Zeitraums lädt die Tabelle neu.

Vollbild

Bei einem langen Zeitraum oder vielen Gruppen lässt sich die Vorschau auf das ganze Browserfenster vergrößern.

1. Rechts neben Zeitraum auf Vollbild klicken. Im Kita-Konto erscheint beim Zeigen auf den Knopf der Hinweis „Im Vollbild öffnen“.
2. Die Vorschau legt sich über die Seite. Gewählter Zeitraum, in der Trägerverwaltung auch die gewählte Kita, und die geladenen Zahlen bleiben erhalten. Die Auswahlfelder lassen sich auch im Vollbild umstellen.
3. Zum Verlassen auf Schließen klicken oder die Taste Esc drücken.

In der Trägerverwaltung schließt Esc bei geöffneter Auswahlliste (etwa Kita oder Zeitraum) zuerst nur die Liste, ein zweites Esc dann das Vollbild.

Die Seite dahinter lässt sich im Vollbild nicht blättern. Nach dem Schließen steht sie wieder an derselben Stelle wie vorher.

Aufbau der Tabelle

Ist der Zeitraum breiter als die Seite, wird die Tabelle seitlich geblättert. Die Spalte Gruppe bleibt dabei stehen.

Die Zahlen in einer Zelle

Beispiel: In der Gruppe „Igel (20)" steht für 09.2027 „17 +2" und darunter „frei 1". Siebzehn heute betreute Kinder sind dann noch da, zwei neue Kinder kommen bis Ende September 2027 dazu, ein Platz bleibt frei.

In der Zeile Ohne Gruppe steht keine Angabe zu freien Plätzen. In der Zeile Gesamt steht frei für die ganze Einrichtung: die Summe aller Gruppengrößen minus belegt, minus fest zugesagt (Kinder mit künftigem Eintritt und Zusagen aus Platzanfragen) und minus reserviert. Fehlt bei mindestens einer Gruppe die Größe, steht dort keine Grundlage. Zusagen und Angebote aus Platzanfragen haben noch keine Gruppe; sie mindern deshalb nur frei in Gesamt, nicht die freien Plätze einer Gruppe.

Beispiel: Zwei Gruppen mit je 20 Plätzen, in Gesamt für 11.2026 „35 +2", darunter „1 reserviert" und „frei 2". 40 Plätze minus 35 belegt, minus 2 fest zugesagt, minus 1 reserviert ergibt 2.

Unter der Tabelle stehen Legende und Zählregel noch einmal im Wortlaut der Anwendung. Gibt es eine Zeile Platzanfragen, folgt dort zusätzlich die Erklärung ihrer Begriffe.

Wie Kinder gezählt werden

Stichtag ist das Monatsende. Für jeden Monat wird geprüft, welche Kinder am letzten Tag dieses Monats noch betreut werden.

Wer zählt

• Belegt zählen Kinder, die heute aktiv sind.
• Fest zugesagt zählen Kinder, deren Eintrittsdatum in der Zukunft liegt, und zwar ab dem Monat, in dem der Eintritt liegt. Ein Kind mit Eintritt am 15.03.2027 zählt also ab der Spalte 03.2027.
• Kinder, die heute nicht aktiv sind und deren Eintritt nicht in der Zukunft liegt, zählen nicht.

Wann ein Kind nicht mehr zählt

Ein Kind zählt ab dem Monat nicht mehr, in dem vor dem Monatsende eines der folgenden Daten liegt:

• sein Austrittsdatum,
• das Ende seiner letzten Gruppenzuordnung (Spalte Bis im Abschnitt GRUPPE des Kindes). Das gilt nur, wenn alle Gruppenzuordnungen des Kindes ein Enddatum haben; maßgeblich ist dann das späteste,
• der Abgang zur Einschulung (siehe unten).

Fällt das Datum genau auf das Monatsende, zählt das Kind in diesem Monat noch mit. Beispiel: Austrittsdatum 31.01.2027, das Kind zählt in 01.2027 und fehlt ab 02.2027.

In welcher Gruppe ein Kind zählt

Ein Kind zählt in jeder Gruppe, der es am Monatsende laut Zeitraum Von und Bis zugeordnet ist. Ist es zu diesem Zeitpunkt keiner Gruppe zugeordnet, zählt es in der Zeile Ohne Gruppe. In der Zeile Gesamt zählt jedes Kind genau einmal.

Altersgruppen

Für die Prüfung gegen die Betriebserlaubnis ordnet die Vorschau jedes gezählte Kind am Monatsende einer Altersgruppe zu:

Ein Kind wechselt damit im Lauf der Vorschau von Unter 3 zu Über 3, sobald es drei Jahre alt ist. Ein sechsjähriges Kind zählt bis zum 31.07. seines Einschulungsjahres weiter unter Über 3. Ohne auswertbares Geburtsdatum ist die Altersgruppe unbekannt.

Die Altersgruppen erscheinen nicht als eigene Zeilen in der Tabelle. Sie werden für die Warnungen gegen die Plätze laut Betriebserlaubnis verwendet.

Einschulung und Schulkinder

Als Einschulungsjahr gilt das Jahr, das beim Kind im Feld Voraussichtliche Einschulung (Jahr) eingetragen ist. Ist dort nichts eingetragen, gilt das Jahr, in dem das Kind bis einschließlich 30.06. sechs Jahre alt wird.

Beispiele ohne Eintrag:

Was mit dem Kind zum Ende des Kitajahres passiert, hängt von den Plätzen für Schulkinder ab:

Platzanfragen in der Vorschau

Werden für die Einrichtung Platzanfragen geführt (siehe Artikel Platzanfragen und Platzvergabe), zählt die Vorschau sie in der Zeile Platzanfragen und in Gesamt mit:

Sobald ein Kind über Kind aufnehmen angelegt oder mit der Anfrage verknüpft ist, zählt es über sein Eintrittsdatum als Kind; die Anfrage zählt dann nicht mehr. Ein Angebot mit abgelaufener Annahmefrist zählt nicht mehr als reserviert. Gezählt werden bei Nachfrage nur Anfragen der Stelle, die heute die Plätze der Einrichtung vergibt.

Zusagen aus Platzanfragen gehen auch in die Prüfung je Altersgruppe ein. Ist nur der errechnete Geburtstermin bekannt, zählt die Zusage unter Unter 3.

Was Kita und Träger sehen

Die Erklärung unter der Tabelle passt sich an. In der Trägerverwaltung und im Kita-Konto einer Kita, die selbst vergibt, lautet der Teil zur Nachfrage „Nachfrage = Warteliste mit dieser Kita als Erstwunsch zum Wunschbeginn, daneben die Anfragen, die diese Kita als weiteren Wunsch nennen", im Kita-Konto einer Kita, die der Träger vergibt, „Nachfrage = Warteliste mit dieser Kita als Wunsch-Kita zum Wunschbeginn".

Einschulungsjahr am Kind eintragen

Das Einschulungsjahr wird nur gebraucht, wenn das Kind früher oder später eingeschult wird als nach der Regel oben, etwa bei einer Zurückstellung.

1. Im Kita-Konto über das Stammdaten-Menü Kinder öffnen und das Kind auswählen. Es öffnet sich die Kind-Detailseite auf dem Reiter Profil.
2. Im Abschnitt STAMMDATEN das Feld Voraussichtliche Einschulung (Jahr) suchen. Ist nichts eingetragen, steht dort in grauer Schrift das Jahr, das nach der Regel gilt.
3. Das abweichende Jahr vierstellig eintragen, zum Beispiel 2028.
4. Auf Speichern klicken.

Das Fragezeichen neben der Beschriftung erklärt: „Vorgabe: das Jahr, in dem das Kind bis zum 30. Juni sechs wird. Hier überschreiben, wenn die Einschulung früher oder später liegt."

Wird das Feld wieder geleert und gespeichert, gilt erneut die Regel. Angenommen werden Jahreszahlen von 2000 bis 2100; jede andere Eingabe wird beim Speichern ebenfalls als leer behandelt.

Das Feld gibt es nur im Kita-Konto. In der Trägerverwaltung wird das Einschulungsjahr nicht angezeigt und nicht bearbeitet, die Vorschau dort rechnet aber mit demselben Wert.

Daten, die die Vorschau braucht

Warnungen

Warnungen stehen über der Tabelle mit einem Warndreieck.

Die Warnungen je Altersgruppe nennen am Anfang den betroffenen Monat. Folgen mehrere Monate mit derselben Überschreitung aufeinander, also gleiche Altersgruppe, gleiche Zahl und gleiche Platzzahl, stehen sie in einer Zeile mit dem ersten und dem letzten Monat, zum Beispiel „03.2027 bis 07.2027: Unter 3 belegt und fest (14) über den Plätzen laut Betriebserlaubnis (12).“ Ändert sich die Zahl oder fehlt die Überschreitung in einem Monat, beginnt eine neue Zeile. Eine Prüfung findet nur für Altersgruppen statt, für die eine Platzzahl eingetragen ist. Eine eingetragene 0 ist eine Platzzahl: Dann löst schon ein Kind in dieser Altersgruppe die Warnung aus.

Hinweise zur Datenlage

Hinweise stehen über der Tabelle mit einem Info-Symbol. Sie erklären, warum eine Zahl fehlt oder unsicher ist.

Voraussetzungen

Kita-Konto: Die eigene Benutzergruppe braucht im Reiter Einrichtung beim Feld Daten & Berichte den Wert Leserechte oder Lese-/Schreibrechte. Die Rechte werden unter Einrichtung, Menü mit den drei Punkten, Benutzerrechte vergeben.

Trägerverwaltung: Ein Zugang zur Trägerverwaltung. Der Reiter Vorschau gehört zum Controlling, das für jeden Träger-Zugang aktiv ist. Sichtbar sind nur die Kitas, die für den Zugang freigegeben sind. Die Vorschau ist dort nur zum Lesen; Kinderdaten werden darüber nicht geändert. Den Knopf Bearbeiten bei den Kontaktinformationen einer Kita, über den die Plätze laut Betriebserlaubnis gepflegt werden, sehen nur Administrator-Zugänge des Trägers.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Vorschau rechnet nur mit den Daten, die bei den Kindern und Gruppen gepflegt sind. Fehlende Eintritts-, Austritts- oder Gruppendaten verändern das Ergebnis.
• Die Vorschau ist eine reine Ansicht. In der Tabelle lässt sich nichts anklicken oder ändern, und es gibt keinen Export.
• Kita-Konto und Trägerverwaltung zeigen für dieselbe Einrichtung dieselben Zahlen, Warnungen und Hinweise. Einzige Ausnahme ist die Nachfrage einer Kita, die der Träger vergibt: Die Trägerverwaltung teilt sie in Erstwunsch und weiteren Wunsch auf, das Kita-Konto zeigt sie zusammengefasst.
• Die Reiter Übersicht & Deckung und Belegung im Controlling der Trägerverwaltung zählen nach anderen Regeln und können deshalb im laufenden Monat andere Zahlen zeigen.

Siehe auch

• Platzanfragen und Platzvergabe
• Plätze laut Betriebserlaubnis, amtliche Kennungen und verwaltende Stelle