Abwesenheiten der Kinder: Meldezeit, Verlauf und Rücknahmen

Worum es geht

Die Abwesenheitsliste im Kita-Konto zeigt zu jeder Abwesenheit eines Kindes, wann sie gemeldet wurde, ob von den Eltern oder von der Kita, ob sie danach geändert wurde, und auf Wunsch auch die zurückgenommenen Abmeldungen. So lässt sich nachvollziehen, ob eine Abmeldung vor der Essensbestellung beim Caterer eingegangen ist und welche Abmeldungen für die Essensabrechnung des Vormonats tatsächlich gelten.

Wo

Kita-Konto: Menüpunkt Abwesenheit. Oben stehen die beiden Datumsfelder Von und Bis, die Gruppenauswahl (Alle Gruppen oder eine einzelne Gruppe), der Schalter Zurückgenommene anzeigen und der Knopf Filtern. Beim Öffnen ist der heutige Tag eingestellt.

Nötig ist in der Benutzergruppe das Recht Abwesenheit (Einrichtung, Benutzerrechte, Benutzergruppe öffnen, Reiter Allgemein) mit Leserechte oder Lese-/Schreibrechte. Bei Keine Berechtigung öffnet sich die Seite nicht. Mit Leserechte sind Meldezeit, Verlauf und Rücknahmen vollständig sichtbar, nur der Stift zum Bearbeiten fehlt. Steht im Reiter Gruppen bei Zugriff einschränken die Einstellung Nur gewählte(n) Gruppe(n), enthält die Liste nur Kinder dieser Gruppen, auch bei den zurückgenommenen Einträgen.

Bedienen

Die Spalte „Gemeldet“

1. Zeitraum in Von und Bis wählen, bei Bedarf eine Gruppe.
2. Filtern anklicken.
3. Die Tabelle zeigt je Abwesenheit die Spalten Name, Von, Bis, Tage und Gemeldet.

In der Spalte Gemeldet steht untereinander:

Wird eine Abwesenheit geöffnet und ohne Änderung gespeichert, ändert sich nichts: kein „geändert am“, kein neuer Schritt im Verlauf. Das gilt für Eltern und Kita gleichermaßen.

Den Verlauf aufklappen

1. In der Spalte Gemeldet auf Verlauf klicken.
2. Unter dem Eintrag öffnen sich die Schritte, der älteste zuerst. Jeder Schritt nennt Art und Zeitpunkt, zum Beispiel Geändert am 07.10. um 07:12, und daneben die Quelle und, soweit bekannt, die Person, etwa Eltern · Anna Beispiel.
3. Ein zweiter Klick auf Verlauf klappt ihn wieder zu.

Der Text der Nachricht selbst steht nicht im Verlauf, nur der Hinweis, dass er geändert wurde. Die aktuelle Nachricht öffnet sich wie bisher über das Sprechblasen-Symbol am Eintrag.

Fehlt bei einem Eintrag der erste Schritt Gemeldet, steht unter dem Verlauf der Hinweis: „Der Verlauf wird erst seit Einführung dieser Funktion geführt. Bei älteren Einträgen stehen nur die Angaben „gemeldet“ und, falls vorhanden, „geändert“.“ Ganz ohne Schritte steht dort zusätzlich „Für diesen Eintrag ist kein Verlauf vorhanden.“

Zurückgenommene Abmeldungen anzeigen

1. Den Schalter Zurückgenommene anzeigen einschalten. Die Liste lädt sofort neu, ein Klick auf Filtern ist nicht nötig.
2. Zurückgenommene Einträge stehen auf grauem Grund und tragen in Rot die Kennzeichnung „zurückgenommen am 08.10. um 06:55 (Eltern)“ beziehungsweise „(Kita)“.
3. Diese Einträge haben keinen Stift zum Bearbeiten. Der Verlauf lässt sich aufklappen wie bei jedem anderen Eintrag.
4. Schalter wieder ausschalten, um nur die gültigen Abwesenheiten zu sehen.

Eltern bedeutet: in der Eltern-App zurückgenommen. Kita bedeutet: im Kita-Konto über Löschen im Bearbeiten-Fenster entfernt, nach der Rückfrage „Soll dieser Eintrag wirklich gelöscht werden?“ und Ja, löschen.

Auf dem Smartphone

Auf schmalen Bildschirmen steht statt der Tabelle je Abwesenheit eine Karte. Unter jeder Karte stehen dieselben Angaben wie in der Spalte Gemeldet: Quelle, „gemeldet am …“, gegebenenfalls „geändert am …“ und „zurückgenommen am …“, dazu der Knopf Verlauf.

Beispiel

Die Kita meldet dem Caterer jeden Morgen die Essenszahl für den nächsten Tag. Für Mittwoch, den 08.10., zeigt die Liste mit Von und Bis auf 08.10.:

• Mia, Krank, Eltern, gemeldet am 07.10. um 07:30: lag vor der Meldung an den Caterer.
• Ben, Urlaub, Eltern, gemeldet am 01.10. um 18:05, geändert am 07.10. um 10:40. Im Verlauf steht unter Geändert die Zeile „Zeitraum: 13.10.2026 → 08.10.2026 – 10.10.2026“: Die Eltern haben den Urlaub erst nach der Bestellung auf diesen Tag vorgezogen.

Für die Abrechnung im Folgemonat wird Von auf den Monatsersten und Bis auf den Monatsletzten gesetzt und Zurückgenommene anzeigen eingeschaltet. Dann ist zu sehen, welche Abmeldungen wieder zurückgenommen wurden und wann.

Was es nicht tut

• Kein Export. Meldezeit, Verlauf und Rücknahmen stehen nur in der Ansicht.
• Kein Verlauf für die Zeit vor Einführung der Funktion. Ältere Einträge zeigen nur „gemeldet am …“ (oder „gemeldet: unbekannt“) und gegebenenfalls „geändert am …“. Rücknahmen aus der Zeit davor erscheinen auch mit Zurückgenommene anzeigen nicht.
• Wird ein abwesend gemeldetes Kind mit Einchecken, Abmeldung für heute aufheben eingecheckt, entfällt die Abmeldung für diesen Tag. Dieser Tag erscheint nicht unter den zurückgenommenen Einträgen. Weitere gemeldete Tage bleiben als eigene Einträge stehen, mit dem Schritt Beim Check-in aufgeteilt im Verlauf. Wird das Einchecken über Rückgängig zurückgenommen, steht die Abwesenheit wieder wie vorher da.
• Ein Eintrag Unentschuldigt, der über Rückgängig zurückgenommen wird, ist vollständig entfernt und erscheint nirgends.
• Je Eintrag bewahrt der Verlauf die letzten 50 Schritte auf.

Stolperstelle

Die Liste filtert nach dem Zeitraum der Abwesenheit, nicht nach dem Tag der Meldung. Wer wissen will, welche Abmeldungen für einen bestimmten Tag gelten, wählt genau diesen Tag in Von und Bis und liest dann in der Spalte Gemeldet, wann sie eingegangen sind. Wurde der Zeitraum später geändert, steht der Eintrag unter dem neuen Zeitraum; der ursprüngliche steht nur noch im Verlauf. Außerdem zeigt „geändert am …“ immer nur die letzte Änderung, frühere Änderungen stehen im Verlauf.

Bei älteren Einträgen ohne Verlauf ergibt sich die Quelle aus dem Eintrag selbst. Hat die Kita einen solchen Eintrag einmal einem anderen Kind zugeordnet, steht dort Kita, auch wenn ursprünglich die Eltern gemeldet hatten.

Mehr dazu

• Das Kind abwesend melden (Sicht der Eltern in der Eltern-App)
• Abgemeldetes Kind einchecken
• Kita-Dashboard