Anwesenheiten Monat
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Übersicht
Der Bericht Anwesenheiten Monat zeigt die Anwesenheit der Kinder eines ganzen Monats als Tabelle am Bildschirm: je Kind eine Zeile, je Tag eine Spalte, dazu Summen je Kind, je Tag und für den ganzen Monat. So ist auf einen Blick zu sehen, wer an welchem Tag da war, krank war, Urlaub hatte oder gefehlt hat. Die Tabelle lässt sich groß im Vollbild öffnen und als Excel- oder CSV-Datei herunterladen.
Der Bericht liegt im Kita-Konto unter Einrichtung im Reiter Daten & Berichte, Kategorie Kinder.
Wo der Bericht liegt
- Im Menü den Punkt Einrichtung öffnen.
- Oben in der Reiterzeile den Reiter Daten & Berichte wählen.
- In der Zeile mit den Kategorien Übersicht, Kinder, Gruppen und Zeiten & Verträge auf Kinder klicken.
- In der Kategorie Kinder stehen vier Berichte: Kinderliste, Abwesenheiten Kind, Anwesenheiten Kind und Anwesenheiten Monat. Auf Anwesenheiten Monat klicken.
Darunter erscheint der Bericht mit dem aktuellen Monat.
Monat und Gruppe wählen
Monat wechseln: Oben in der Mitte stehen Monat und Jahr, zum Beispiel September 2026. Die Pfeile links und rechts daneben (Vorheriger Monat und Nächster Monat) blättern einen Monat zurück oder weiter. Beim Öffnen steht immer der aktuelle Monat.
Gruppe wählen: Darunter liegt die Gruppenwahl. Ein Klick darauf öffnet die Liste:
- Alle Gruppen zeigt die Kinder aller Gruppen der Einrichtung in einer Tabelle. Dieser Eintrag steht nur Benutzergruppen zur Verfügung, die Zugriff auf alle Gruppen haben.
- Darunter folgen die einzelnen Gruppen. Bei einer Benutzergruppe mit eingeschränktem Zugriff sind das nur die freigegebenen Gruppen.
Vorausgewählt ist Alle Gruppen, bei eingeschränktem Zugriff die erste freigegebene Gruppe. Jeder Wechsel von Monat oder Gruppe lädt die Tabelle neu. Während des Ladens bleibt die bisherige Tabelle blass stehen.
Aufbau der Tabelle
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Spalte Kind | Vor- und Nachname, bei hinterlegtem Rufname dieser in Klammern dahinter. Die Kinder sind nach Nachname und dann Vorname sortiert. |
| Tagesspalten | Je Tag des Monats eine Spalte mit Wochentag (Mo bis So) und Tagesziffer. Samstag und Sonntag erscheinen nur, wenn an diesem Tag mindestens ein Kind eingecheckt wurde. Vor dem ersten Tag einer neuen Woche steht eine kräftigere Linie. Wochenenden, Feiertage und Schließtage sind im Kopf grau hinterlegt, der heutige Tag ist mit einer blauen Linie markiert. |
| Summenspalten rechts | Je Kind die Anzahl der Tage anwesend, krank, Urlaub, fehlt und unentschuldigt im Monat. |
| Zeilen unten | Summe anwesend, Summe krank, Summe Urlaub, Summe fehlt und Summe unentschuldigt: je Tag die Anzahl der Kinder mit diesem Status. Ganz rechts in der passenden Summenspalte steht die Monatssumme. |
Beim Überfahren einer Zelle mit der Maus erscheinen Datum und vollständige Beschreibung, zum Beispiel „24.09.2026: fehlt (Bleibt zu Hause)". Beim Überfahren eines Tageskopfs erscheint das Datum, an Feiertagen mit dem Namen des Feiertags.
Ist der Monat breiter als die Seite, wird die Tabelle seitlich geblättert. Die Spalte Kind links und die Summenspalten rechts bleiben dabei stehen, nur die Tage wandern darunter durch.
Die Tabelle ist nur eine Ansicht. In den Zellen lässt sich nichts anklicken oder ändern.
Vollbild: Die Schaltfläche Vollbild rechts neben der Gruppenwahl öffnet die Übersicht groß über der Seite. Monat und Gruppe bleiben dabei erhalten und lassen sich auch im Vollbild wechseln. Geschlossen wird das Vollbild über die Schaltfläche Schließen, mit der Taste Esc oder mit einem Klick auf den abgedunkelten Hintergrund.
Herunterladen: Die Schaltflächen Excel und CSV daneben speichern den angezeigten Monat als Excel- oder CSV-Datei. Die Datei enthält je Kind eine Zeile mit Kind, Gruppe, denselben Tagen wie die Tabelle und den Summenspalten. Summenzeilen enthält sie nicht. Unter der Tabelle stehen Monat und Legende. Ein Haken steht in der Datei als ✓, ein geplanter Tag als Zeichen in Klammern, zum Beispiel (U), ein Tag vor Eintritt oder nach Austritt als Strich. Wochenende und offene Tage bleiben leer. Die beiden Schaltflächen lassen sich erst anklicken, wenn eine Tabelle mit Kindern geladen ist.
Die Zeichen in den Zellen
Die Legende steht über der Tabelle und enthält nur Einträge, die für den eigenen Zugang vorkommen können.
| Zeichen | Bedeutung |
|---|---|
| Haken | anwesend: das Kind wurde an diesem Tag eingecheckt |
| K | krank |
| U | Urlaub |
| F | fehlt (ohne Meldung): an einem Betreuungstag weder eingecheckt noch eine Abwesenheit eingetragen |
| F mit hochgestelltem Z | fehlt (Bleibt zu Hause) |
| F mit hochgestelltem E | fehlt (entschuldigt) |
| F mit hochgestelltem S | fehlt (sonstiges) |
| F mit hochgestelltem G | fehlt (gemeldet): eine Abwesenheit ist eingetragen, ihre Art lässt sich aber keiner der anderen Beschriftungen zuordnen. Dieser Eintrag erscheint in der Legende nur, wenn er im Monat vorkommt. |
| UE | unentschuldigt |
| leer, grau | Wochenende: erscheint nur, wenn im Monat eine Wochenendspalte sichtbar ist |
| FT | Feiertag |
| ST | Schließtag |
| schraffiert | vor Eintritt / nach Austritt: der Tag liegt vor dem Eintrittsdatum oder nach dem Austrittsdatum des Kindes |
| gestrichelter Rahmen | geplant (gemeldete Abwesenheit, künftiger Tag), siehe unten |
| leer, weiß | offen: ein künftiger Tag, für den nichts eingetragen ist |
Welche Zelle aus welcher Art der Abwesenheit entsteht:
| Art der Abwesenheit | Zelle |
|---|---|
| Krank | K |
| Urlaub | U |
| Unentschuldigt | UE |
| Entschuldigt | F mit hochgestelltem E |
| Bleibt zu Hause | F mit hochgestelltem Z |
| Sonstiges | F mit hochgestelltem S |
Wie ein Tag gezählt wird
Für jede Zelle gilt die erste zutreffende Regel:
- Eingecheckt: Wurde das Kind an diesem Tag eingecheckt, steht dort ein Haken. Das gilt auch an einem Wochenende, Feiertag oder Schließtag und auch dann, wenn für den Tag eine Abwesenheit eingetragen ist.
- Kein Betreuungstag: Wochenende, Feiertag, Schließtag sowie Tage vor dem Eintritt oder nach dem Austritt des Kindes bekommen ihr eigenes Zeichen und zählen in keine Summe.
- Künftiger Tag: Liegt der Tag nach heute, steht dort offen oder, wenn eine Abwesenheit gemeldet ist, geplant. Beides zählt in keine Summe.
- Abwesenheit eingetragen: Der Tag erhält das Zeichen der eingetragenen Art der Abwesenheit.
- Nichts eingetragen: Der Tag zählt als fehlt.
Der heutige Tag zählt bereits mit. Ein Kind, das heute noch nicht eingecheckt wurde und für heute keine Abwesenheit hat, steht bis zum Einchecken auf fehlt.
In die Summen gehen nur die fünf Werte anwesend, krank, Urlaub, fehlt und unentschuldigt ein.
Geplante Abwesenheiten an künftigen Tagen
Ist für einen Tag nach heute bereits eine Abwesenheit eingetragen, etwa ein angekündigter Urlaub, zeigt die Tabelle diesen Tag als geplant: mit gestricheltem Rahmen, blass in der Farbe und mit dem Zeichen, das der Tag nach der eingetragenen Art erhalten wird. Ein geplanter Urlaub trägt also ein U im gestrichelten Rahmen.
Beim Überfahren mit der Maus steht zum Beispiel „geplant: Urlaub" oder „geplant: fehlt (Bleibt zu Hause)".
Geplante Tage zählen in keine Summe. Erst wenn der Tag erreicht ist, wird aus ihm ein gezählter Tag.
Welche Kinder erscheinen
- Alle Kinder der gewählten Gruppe, deren Betreuung in den Monat fällt: das Eintrittsdatum liegt nicht nach dem Monatsende und das Austrittsdatum nicht vor dem Monatsanfang.
- Ein Kind, das mehreren Gruppen zugeordnet ist, erscheint in jeder dieser Gruppen.
- Ein Kind, das nicht mehr aktiv geführt wird, erscheint nur, wenn sein Austrittsdatum (oder Eintrittsdatum) im gewählten Monat oder später liegt. So bleiben ausgetretene Kinder in den Monaten sichtbar, in denen sie noch betreut wurden.
- Bei einer Benutzergruppe mit eingeschränktem Zugriff erscheinen nur Kinder der freigegebenen Gruppen.
Ohne Leserecht auf Abwesenheiten
Die Gründe einer Abwesenheit sind Angaben über das Kind und erscheinen nur für Benutzergruppen, die die Berechtigung Abwesenheit mindestens mit Leserechte haben. Fehlt diese Berechtigung, steht über der Tabelle:
„Abwesenheitsgründe sind mit diesem Zugang nicht sichtbar."
Die Tabelle zeigt dann nur anwesend und fehlt:
- Jeder Betreuungstag bis heute ohne Einchecken steht auf fehlt, ohne Zusatz. Ob dahinter eine Krankmeldung, ein Urlaub oder gar keine Meldung steckt, ist nicht erkennbar.
- Die Summenspalten und Summenzeilen für krank, Urlaub und unentschuldigt entfallen.
- Künftige Tage stehen immer auf offen, geplante Abwesenheiten werden nicht angezeigt.
Ein fehlt bedeutet in dieser Ansicht also nicht „ohne Meldung".
Unterschied zum Bericht „Anwesenheiten Gruppe"
| Anwesenheiten Monat | Anwesenheiten Gruppe | |
|---|---|---|
| Kategorie | Kinder | Gruppen |
| Ausgabe | Tabelle am Bildschirm, zusätzlich als Excel- oder CSV-Datei | Excel- oder CSV-Datei zum Herunterladen |
| Zeitraum | genau ein Kalendermonat, geblättert mit den Pfeilen | frei gewählter Zeitraum von einem Tag bis zu einem anderen |
| Inhalt je Tag | ein Zeichen: anwesend, krank, Urlaub, fehlt, unentschuldigt, geplant und so weiter | Uhrzeiten des Ein- und Auscheckens, Dauer und Vergleich mit der gebuchten Betreuungszeit |
| Summen | je Kind, je Tag und für den Monat | Tagesdauer je Kind |
Für einen schnellen Überblick über einen Monat ist Anwesenheiten Monat der richtige Bericht, auch als Datei mit einem Zeichen je Tag. Wer Uhrzeiten braucht, nimmt Anwesenheiten Gruppe.
Voraussetzungen
Die Berechtigungen werden je Benutzergruppe vergeben: Menüpunkt Einrichtung, dort im Menü mit den drei Punkten der Eintrag Benutzerrechte.
| Vorhaben | Benötigte Berechtigung |
|---|---|
| Den Reiter Daten & Berichte und damit den Bericht öffnen | Reiter Einrichtung der Benutzergruppe, Feld Daten & Berichte mit Leserechte oder Lese-/Schreibrechte |
| Krank, Urlaub, Gründe und geplante Abwesenheiten sehen | Reiter Allgemein der Benutzergruppe, Feld Abwesenheit mit Leserechte oder Lese-/Schreibrechte |
| Alle Gruppen auswählen können | Reiter Gruppen der Benutzergruppe, Feld Zugriff einschränken auf Zugriff auf alle Gruppen |
Damit Feiertage als FT erscheinen, müssen im Reiter Übersicht der Einrichtung eine Region gewählt und Feiertage im Kalender auf Anzeigen gestellt sein. Schließtage (ST) kommen aus den Einträgen im Abschnitt SCHLIESSTAGE (DIENSTPLAN) unter Einrichtung, Einstellungen.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Reiter Daten & Berichte ist nicht vorhanden | Die eigene Benutzergruppe hat für Daten & Berichte den Wert Keine Berechtigung | Berechtigung unter Benutzerrechte auf Leserechte setzen lassen |
| Über der Tabelle steht „Abwesenheitsgründe sind mit diesem Zugang nicht sichtbar." | Der eigenen Benutzergruppe fehlt das Leserecht Abwesenheit | Berechtigung Abwesenheit auf Leserechte setzen lassen |
| In der Gruppenwahl fehlt Alle Gruppen oder eine bestimmte Gruppe | Die eigene Benutzergruppe ist auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) eingeschränkt | Die benötigte Gruppe in der Benutzergruppe freigeben lassen |
| Es erscheint „Keine Kinder in diesem Monat" | In der gewählten Gruppe gibt es kein Kind, dessen Betreuung laut Eintritts- und Austrittsdatum in diesen Monat fällt | Andere Gruppe oder Alle Gruppen wählen, Monat prüfen, Eintrittsdatum der Kinder prüfen |
| Es erscheint „Die Monatsübersicht für … konnte nicht geladen werden." | Die Daten des genannten Monats kamen nicht an, etwa wegen einer unterbrochenen Verbindung. Darunter steht weiter der zuletzt geladene Monat. | Auf Erneut laden klicken |
| Ein Kind steht heute auf fehlt, obwohl es gleich kommt | Der heutige Tag zählt bereits, bis zum Einchecken gilt er als fehlt | Nach dem Einchecken den Bericht neu öffnen, dann steht dort ein Haken |
| Ein Kind steht auf fehlt, obwohl es da war | An diesem Tag wurde kein Einchecken erfasst | Den Tag im Reiter Tagesverlauf des Kindes prüfen |
| Samstag oder Sonntag fehlen in der Tabelle | An diesem Wochenendtag wurde kein Kind eingecheckt. Leere Wochenenden werden ausgeblendet, an den Summen ändert das nichts. | Kein Fehler. Sobald an einem Wochenendtag ein Kind eingecheckt ist, erscheint seine Spalte. |
| Die Schaltflächen Excel und CSV lassen sich nicht anklicken | Es ist noch keine Tabelle mit Kindern geladen, etwa bei „Keine Kinder in diesem Monat" | Andere Gruppe oder anderen Monat wählen |
| Ein Feiertag steht nicht als FT in der Tabelle | Region oder Feiertage im Kalender der Einrichtung sind nicht eingestellt | Im Reiter Übersicht der Einrichtung Region wählen und Feiertage im Kalender auf Anzeigen stellen |
| Eine mehrtägige Abwesenheit steht nur am ersten Tag | Die Abwesenheit hat kein Enddatum. Ohne Enddatum gilt sie in diesem Bericht nur für ihren ersten Tag. | Abwesenheit mit Enddatum eintragen |
| Ein ausgetretenes Kind fehlt in einem früheren Monat | Das Kind wird nicht mehr aktiv geführt und hat kein Austrittsdatum | Im Profil des Kindes das Austrittsdatum eintragen |
Hinweise
- Als anwesend zählt ein Tag, sobald das Kind an diesem Tag eingecheckt wurde. Uhrzeiten und Dauer zeigt dieser Bericht nicht.
- Sind für ein Kind am selben Tag mehrere Abwesenheiten eingetragen, gilt die zuletzt eingetragene.
- Alle Summen stammen aus derselben Berechnung. Die Summe einer Spalte über alle Kinder und die Summe einer Zeile über alle Tage ergeben dieselbe Monatssumme.
- In der Trägerverwaltung steht dieselbe Monatstabelle auf der Seite Anwesenheit einer Kita über den Umschalter Monat zur Verfügung, mit denselben Zeichen, geplanten Abwesenheiten, stehenden Namen und Summen, ausgeblendeten leeren Wochenenden und Linien zwischen den Wochen. Unterschiede: Die Dateien stehen dort im Menü Exportieren unter Excel und CSV. Das Vollbild schließt über Schließen oder die Taste Esc. In der Gruppenwahl steht Alle Gruppen immer zur Auswahl. Abwesenheitsgründe und geplante Abwesenheiten erscheinen nur für Zugänge, für die der Bereich Abwesenheiten freigegeben ist. Fehlt diese Freigabe, steht über der Tabelle derselbe Hinweis „Abwesenheitsgründe sind mit diesem Zugang nicht sichtbar."
- Die Tabelle enthält Namen und Abwesenheiten von Kindern. Bildschirmfotos oder Ausdrucke gehören entsprechend zu den personenbezogenen Unterlagen.