QR-Kiosk

Übersicht

Der QR-Kiosk ist eine Scan-Station für die An- und Abwesenheit von Kindern. Ein Tablet, ein Laptop oder ein PC mit Kamera wird im Eingangsbereich aufgestellt und im Kita-Konto in den Kiosk-Modus geschaltet. Beim Bringen und Abholen halten die Eltern die QR-Karte ihres Kindes vor die Kamera, und das Kind wird ein- oder ausgecheckt. Dieselbe Anwesenheit, die sonst von Hand in der Gruppenansicht gesetzt wird, entsteht damit im Self-Service.

Dieser Artikel beschreibt ausschließlich die Karten für Kinder. Am selben Kiosk lassen sich auch Karten für Mitarbeitende scannen, dann wird Arbeitszeit gestempelt. Das ist eine eigene Funktion mit eigenen Karten und eigenen Berechtigungen und im Artikel Arbeitszeit per QR-Karte am Kiosk erfassen (Team) beschrieben.

Das Prinzip auf einen Blick:

1. Die Einrichtung erzeugt QR-Karten (eine Seite je Kind) und verteilt sie an die Familien.
2. Ein Gerät mit Kamera wird als Kiosk gestartet und mit einer PIN gesichert.
3. Die Eltern halten die Karte vor die Kamera, das Kind wird ein- oder ausgecheckt.
4. Im Kita-Konto ändert sich die Gruppenansicht sofort, ohne Neuladen.

Vorteile:

• Kein Smartphone und keine App auf Seiten der Eltern nötig, die gedruckte Karte genügt.
• Keine Anmeldung am Kiosk-Gerät: Wer davorsteht, kann nur scannen.
• Der Kiosk und das Ein- und Auschecken von Hand lassen sich frei mischen.

Voraussetzungen

Die Berechtigung QR-Kiosk

Die Schaltfläche Kiosk und das Erzeugen der QR-Karten hängen an der Berechtigung QR-Kiosk der Benutzergruppe. Dort gibt es genau zwei Werte: Nein und Ja. Nur mit Ja erscheint die Schaltfläche, und nur damit lässt sich eine Kiosk-Sitzung starten.

So wird sie gesetzt (Kita-Konto, Desktop):

1. Den Bereich Einrichtung öffnen.
2. Oben rechts im Kopfbereich die Menü-Schaltfläche anklicken und Benutzerrechte wählen.
3. In der Liste bei der gewünschten Benutzergruppe auf Bearbeiten klicken.
4. Im Fenster Benutzergruppe im Reiter Allgemein das Feld QR-Kiosk auf Ja stellen.
5. Mit Speichern übernehmen.

Dieselbe Einstellung gibt es in der Trägerverwaltung in den Benutzergruppen der Kita, dort ebenfalls als QR-Kiosk mit Ja und Nein.

Benutzergruppen, die älter sind als diese Berechtigung und bei denen sie noch nie gesetzt wurde, werden ersatzweise nach der Gruppen-Ansicht beurteilt: Wer dort Lese-/Schreibrechte hat, kommt auch in den Kiosk. Sobald bei der Gruppe einmal etwas gespeichert wurde, gilt nur noch der Wert im Feld QR-Kiosk. Ein Speichern allein ändert daran nichts: beide Rechte-Editoren tragen bei einer bestehenden Gruppe den bisher geltenden Wert von selbst ein.

Das Kiosk-Gerät

QR-Karten für die Kinder erstellen

Die QR-Karten sind ein PDF mit einer Seite je Kind. Die Familien bekommen die Seite ihres Kindes und bringen sie zum Kiosk mit.

Schritt für Schritt

1. Im Kita-Konto den Menüpunkt Gruppe öffnen (im mobilen Menü heißt er Gruppenansicht).
2. Oben in der Kopfzeile der Gruppe auf die Schaltfläche Kiosk klicken. Es öffnet sich das Fenster QR-Kiosk einrichten.
3. Auf den Reiter QR-Karten wechseln.
4. Im Feld Gruppe die gewünschte Gruppe wählen, oder Alle Gruppen, um die Karten für alle Kinder der Einrichtung auf einmal zu erzeugen.
5. Unten auf QR-Karten klicken. Während der Erzeugung erscheint der Hinweis QR-Karten werden generiert..., danach PDF wird heruntergeladen...
6. Das PDF wird heruntergeladen. Der Dateiname enthält den Namen der Einrichtung.

Wer eine Karte bekommt

• Berücksichtigt werden nur aktive Kinder. Für abgemeldete oder noch nicht aktivierte Kinder entsteht keine Seite.
• Bei der Wahl einer einzelnen Gruppe kommen alle Kinder in das PDF, die dieser Gruppe zugeordnet sind. Kinder, die mehreren Gruppen angehören, sind also in mehreren Gruppen-Läufen enthalten.
• Der auf der Karte gedruckte Gruppenname ist die Hauptgruppe des Kindes. Bei Kindern mit mehreren Gruppen kann dort deshalb ein anderer Name stehen als die Gruppe, für die gerade erzeugt wurde. Gültig ist die Karte trotzdem.

Inhalt einer Karte

• Name der Einrichtung
• Gruppenname
• Vor- und Nachname des Kindes
• der QR-Code in gut scanbarer Größe
• der Hinweis QR-Code zum Ein- und Auschecken und die Zeile Halte diesen Code vor die Kamera am Kiosk-Terminal.
• das Erstellungsdatum, eingeleitet mit Erstellt am

Karten verteilen

• Die Seiten ausdrucken und laminieren, damit sie den Alltag überstehen.
• Jede Familie bekommt die Seite ihres Kindes.
• Eine Ersatzkarte je Kind in der Einrichtung behalten.
• Das PDF aufbewahren, damit einzelne Seiten nachgedruckt werden können.

Erneutes Erzeugen macht die bisherigen Karten ungültig

Beim Erzeugen bekommt jedes berücksichtigte Kind einen neuen Code. Die zuvor ausgedruckten Karten dieser Kinder werden damit ungültig und am Kiosk als Ungültiger QR-Code abgewiesen.

Daraus folgt für den Alltag:

• Wird für eine einzelne Gruppe erneut erzeugt, verlieren nur die Karten der Kinder dieser Gruppe ihre Gültigkeit. Karten von Kindern, die nicht im Lauf enthalten waren, bleiben gültig.
• Wird für Alle Gruppen erzeugt, werden alle bisherigen Kinder-Karten der Einrichtung ungültig.
• Kommt ein einzelnes neues Kind dazu, wird dessen Gruppe erneut erzeugt, und alle Familien dieser Gruppe brauchen die neue Karte. Ein Nachdruck nur für das neue Kind ist bei den Kinder-Karten nicht möglich.

Bei den Karten für Mitarbeitende ist das umgekehrt: Dort bleiben ausgedruckte Karten beim erneuten Erzeugen gültig.

Kiosk starten

Schritt für Schritt

1. Das Kita-Konto auf dem Gerät öffnen, das als Kiosk dienen soll.
2. In der Gruppenansicht oben die Gruppe wählen, für die der Kiosk gelten soll, oder Alle Gruppen.
3. Auf die Schaltfläche Kiosk klicken.
4. Im Fenster QR-Kiosk einrichten im Reiter Kiosk starten unter Exit-PIN (4 Ziffern) eine vierstellige Zahl eintragen. Diese PIN wird später zum Beenden gebraucht. Bei weniger als vier Ziffern erscheint der Hinweis PIN muss 4 Ziffern haben, und die Schaltfläche bleibt gesperrt.
5. Auf Kiosk starten klicken.

Das Gerät wechselt in die Vollbild-Ansicht des Kiosks, die Kamera wird gestartet.

Welche Gruppe die Sitzung hat

Der Reiter Kiosk starten enthält nur das PIN-Feld. Welche Gruppe die Sitzung bekommt, richtet sich nach der Gruppe, die in der Gruppenansicht gerade ausgewählt ist; im Fenster lässt sie sich im Reiter QR-Karten über das Feld Gruppe ändern, die dort gewählte Gruppe gilt dann auch für die Sitzung.

Die Wirkung:

Gebucht wird die Anwesenheit auf die Hauptgruppe des Kindes, auch wenn der Kiosk auf Alle Gruppen steht. Ist beim Kind keine Hauptgruppe hinterlegt, gilt die Gruppe der Kiosk-Sitzung.

Was die Kiosk-Ansicht zeigt

Die Zurück-Funktion des Browsers führt aus der Kiosk-Ansicht nicht heraus.

Sitzungsdauer

Eine Kiosk-Sitzung gilt für den laufenden Tag. Danach werden Scans mit Kiosk-Sitzung abgelaufen abgewiesen, und der Kiosk muss neu gestartet werden. Ein Gerät, das dauerhaft läuft, braucht also jeden Morgen einen neuen Start.

Mehrere Kiosk-Geräte

Es lassen sich beliebig viele Kiosk-Geräte parallel betreiben, zum Beispiel eines je Eingang. Jedes Gerät wird einzeln gestartet und bekommt dabei eine eigene Sitzung mit eigener PIN und eigener Gruppe.

Aufstellung

• Das Tablet gut sichtbar im Eingangsbereich aufstellen, auf Augenhöhe der Erwachsenen.
• Einen stabilen Ständer verwenden, damit das Gerät nicht umfällt.
• Das Ladekabel dauerhaft anschließen.
• Den Bildschirm-Timeout des Geräts verlängern oder abschalten.
• Auf ausreichend Licht achten, die Kamera braucht es zum Erkennen des Codes.

Ein- und Auschecken

Ein Code für beide Richtungen

Es gibt nur eine Karte je Kind, und sie schaltet um:

Die Eltern müssen also nicht zwischen Kommen und Gehen unterscheiden. Ein doppeltes Einchecken ist dadurch ausgeschlossen. Wird die Karte nach dem Abholen erneut gescannt, wird das Kind allerdings wieder eingecheckt.

Ablauf am Gerät

1. Die Karte vor die Kamera halten. Ein Antippen ist nicht nötig, der Code wird automatisch erkannt.
2. Kurz erscheint eine Ladeanzeige.
3. Das Ergebnis erscheint als farbige Vollbildmeldung.

Rückmeldung am Bildschirm

Unter der Meldung steht Antippen zum Fortfahren. Die Meldung verschwindet nach etwa 4 Sekunden von selbst, durch Antippen sofort. Danach ist der Kiosk gleich für die nächste Karte bereit, mehrere Kinder lassen sich also zügig hintereinander scannen.

Ton

Zusätzlich gibt das Gerät einen kurzen Ton aus: aufsteigend beim Einchecken, absteigend beim Auschecken, tief und kurz bei einer Ablehnung. Ist das Gerät stumm geschaltet oder hat es keinen Lautsprecher, funktioniert der Kiosk unverändert, die farbige Vollbildmeldung genügt.

Abwesend gemeldete Kinder

Liegt für den Tag eine Abwesenheit vor, wird die Karte abgewiesen, mit Kind ist als abwesend gemeldet. Das gilt für jede Art der Abwesenheit und auch für das Auschecken. Erst wenn die Abwesenheit im Kita-Konto entfernt wird, nimmt der Kiosk die Karte wieder an.

Was das Auschecken sonst noch bewirkt

Läuft für das Kind gerade eine erfasste Schlafenszeit, wird sie beim Auschecken automatisch beendet und mit ihrer Dauer gespeichert.

Kiosk beenden

Der Kiosk lässt sich nur mit der beim Start vergebenen PIN verlassen, damit Kinder oder Unbefugte nicht versehentlich in das Kita-Konto gelangen.

1. Unten rechts auf das Schloss-Symbol tippen.
2. Es öffnet sich das Fenster PIN eingeben mit einer Zifferntastatur.
3. Die vierstellige PIN eingeben. Vier Punkte zeigen an, wie viele Ziffern schon erfasst sind.
4. Nach der vierten Ziffer wird automatisch geprüft. Stimmt die PIN, erscheint wieder die Gruppenansicht.

Weitere Bedienhinweise:

• Eine einzelne Ziffer wird mit der Löschtaste unten rechts auf der Tastatur entfernt.
• Das Fenster wird über das × oben rechts geschlossen, der Kiosk läuft dann weiter.
• Bei falscher Eingabe erscheint Falscher PIN, und die Eingabe wird geleert.
• Nach drei Fehlversuchen ist die Tastatur 30 Sekunden gesperrt. Angezeigt wird Zu viele Fehlversuche. Warte 30s... mit mitlaufendem Countdown. Danach beginnt die Zählung von vorn.

PIN vergessen

Warten nützt nichts: Nach Ablauf des Tages werden zwar keine Scans mehr angenommen, die Kiosk-Ansicht bleibt aber stehen. Der Ausweg führt über das Gerät selbst, indem der Browser oder der Tab geschlossen und das Kita-Konto neu geöffnet wird. Anschließend lässt sich der Kiosk mit einer neuen PIN wieder starten. Die bisher erfassten Ein- und Auscheckungen sind davon nicht betroffen, sie sind bereits gespeichert.

Zusammenspiel mit dem Kita-Konto

Änderungen erscheinen sofort

Jeder Scan wird unmittelbar gespeichert und an alle angemeldeten Personen der Einrichtung verteilt. Wer die Gruppenansicht geöffnet hat, sieht das Kind ohne Neuladen als anwesend beziehungsweise als abwesend.

Von Hand und per Kiosk gemischt

Beide Wege greifen auf denselben Stand zu und können frei gemischt werden:

Eine am Kiosk erfasste Anwesenheit unterscheidet sich nicht von einer von Hand erfassten, sie steht in derselben Gruppenansicht und fließt in dieselben Auswertungen ein.

Team-Karten am selben Gerät

Der Scanner erkennt an der Karte selbst, ob es sich um ein Kind oder um eine mitarbeitende Person handelt, und führt die passende Aktion aus. Beide Kartenarten funktionieren also am selben Gerät und in derselben Sitzung, und die Gruppe der Sitzung wirkt nur auf die Kinder.

Die Karten für Mitarbeitende entstehen nicht im Fenster QR-Kiosk einrichten, sondern im Bereich Zeiterfassung. Der Ablauf ist im Artikel Arbeitszeit per QR-Karte am Kiosk erfassen (Team) beschrieben.

Tipps für den Alltag

Karten vorbereiten

• Laminieren macht die Karten wasserabweisend und haltbar.
• Gelocht und mit einem Band versehen hängen sie am Rucksack oder an der Garderobe.
• Eine Ersatzkarte je Kind in der Einrichtung aufbewahren.
• Das PDF digital ablegen, damit einzelne Seiten nachgedruckt werden können.

Tagesablauf

Neue Kinder und Gruppenwechsel

• Für ein neu aufgenommenes Kind wird die Gruppe erneut erzeugt. Dabei werden die Karten aller Kinder dieser Gruppe erneuert und müssen neu verteilt werden.
• Stehen mehrere Änderungen an, lohnt sich ein einziger Lauf über Alle Gruppen statt mehrerer Läufe kurz hintereinander.
• Wechselt ein Kind die Gruppe, ändert sich der aufgedruckte Gruppenname erst beim nächsten Erzeugen. Der Code bleibt bis dahin gültig, solange nicht neu erzeugt wurde.

Datenschutz

Auf der Karte stehen der Name der Einrichtung, der Gruppenname und der vollständige Name des Kindes. Die Karten gehören deshalb nicht offen am Kiosk ausgelegt, sondern zur Familie.

Häufige Fragen

Was brauchen die Eltern für den Kiosk? Nur die ausgedruckte Karte. Kein Smartphone, keine App, keine Anmeldung.

Kann ein Kind versehentlich doppelt eingecheckt werden? Nein. Ein bereits eingechecktes Kind wird beim nächsten Scan ausgecheckt.

Können Kinder aus mehreren Gruppen denselben Kiosk nutzen? Ja, wenn die Sitzung auf Alle Gruppen steht. Ist eine einzelne Gruppe gewählt, werden nur deren Kinder angenommen.

Wie lange läuft eine Sitzung? Eine Sitzung gilt für den laufenden Tag. Am nächsten Morgen ist ein neuer Start nötig.

Können mehrere Geräte gleichzeitig als Kiosk laufen? Ja, jedes mit eigener Sitzung und eigener PIN.

Was passiert bei einer verlorenen Karte? Die Karten der betroffenen Gruppe werden erneut erzeugt. Dabei werden die bisherigen Karten dieser Gruppe ungültig, alle Familien der Gruppe brauchen also neue Karten. Die verlorene Karte ist damit wertlos.

Kann mit einem QR-Code Schaden angerichtet werden? Der Code enthält keine persönlichen Daten, nur eine Kennung und einen Prüfwert. Er wirkt ausschließlich in einer laufenden Kiosk-Sitzung der eigenen Einrichtung und öffnet keinen Zugang zu Daten. Das Einzige, was jemand mit einer fremden Karte bewirken könnte, ist ein falscher Anwesenheitseintrag.

Funktioniert ein Foto der Karte auf dem Handy-Display? Technisch ja, die Kamera unterscheidet das nicht. Vorgesehen ist die gedruckte Karte.

Braucht das Gerät Internet? Ja. Ohne Verbindung meldet der Kiosk beim Scannen Verbindungsfehler, und es wird nichts gespeichert.

Geht es auch ohne Kamera? Notfalls ja: Lässt sich die Kamera nicht starten, erscheint ein Eingabefeld, in das der Text des Codes von Hand eingegeben und mit Senden bestätigt wird. Für den Regelbetrieb ist das nicht gedacht.

Wird eine Anwesenheit anders behandelt, wenn sie vom Kiosk kommt? Nein, gespeichert und ausgewertet wird sie wie eine von Hand gesetzte Anwesenheit.

Wenn etwas nicht funktioniert

Kamera nicht verfügbar

Statt des Kamerabilds erscheint Kamera nicht verfügbar mit dem Hinweis Bitte erlaube den Kamerazugriff in deinem Browser. und einem Eingabefeld als Notlösung.

1. Kamerazugriff erlauben. Die Freigabe wird im Browser je Website vergeben, meist über das Symbol links in der Adresszeile. Nach der Freigabe die Seite neu laden und den Kiosk neu starten.
2. Kamera freigeben. Andere Programme oder Browser-Tabs schließen, die die Kamera benutzen, etwa eine offene Videokonferenz.
3. Ohne Kamera arbeiten. Eine externe Webcam anschließen oder übergangsweise das Eingabefeld benutzen und die Eingabe mit Senden bestätigen.

Code wird nicht erkannt

1. Für mehr Licht sorgen, im Gegenlicht oder im Halbdunkel tut sich die Kamera schwer.
2. Den Abstand verändern, bis der Code das Bild gut ausfüllt.
3. Die Karte gerade und ruhig halten, Wölbungen und starke Neigung vermeiden.
4. Die Karte prüfen: zerkratzt, verschmutzt, verknickt?
5. Prüfen, ob die Karten der Gruppe zwischenzeitlich erneut erzeugt wurden. Dann ist der alte Ausdruck ungültig, und es erscheint bei erkanntem Code Ungültiger QR-Code.
6. Mit der Schaltfläche unten links die Kamera umschalten, falls das Gerät auf die falsche Kamera zugreift.

Hinweise

• Der Kiosk ist eine Ansicht ohne Anmeldung. Wer davorsteht, kann nicht in andere Bereiche des Kita-Kontos wechseln; verlassen wird die Ansicht nur über das Schloss-Symbol und die vierstellige PIN.
• Die PIN wird beim Start vergeben und gilt für dieses Gerät und diese Sitzung. Es gibt keine zentrale Stelle, an der sie nachgesehen werden kann.
• Eine Kiosk-Sitzung endet mit dem Tag. Scans werden danach abgewiesen, die Ansicht bleibt aber stehen, bis sie beendet wird.
• Die Anwesenheit wird auf die Hauptgruppe des Kindes gebucht, unabhängig davon, auf welche Gruppe der Kiosk eingestellt ist.
• Beim Erzeugen der Kinder-Karten verlieren die bisherigen Karten der berücksichtigten Kinder ihre Gültigkeit. Vor einem Lauf lohnt sich deshalb die Überlegung, ob wirklich alle Familien neue Karten bekommen sollen.
• Ein Kiosk-Gerät steht im öffentlich zugänglichen Eingangsbereich. Es sollte deshalb kein Gerät sein, auf dem daneben das Kita-Konto einer Person dauerhaft angemeldet und ohne weitere Sicherung erreichbar ist.

Mehr dazu

• Arbeitszeit per QR-Karte am Kiosk erfassen (Team)
• Benutzergruppen für Mitarbeiter:innen