Anwesenheiten einer Gruppe für einen Monat exportieren

Übersicht

Der Bericht Anwesenheiten Gruppe gibt die Ein- und Auscheck-Zeiten der Kinder einer Gruppe für einen frei gewählten Zeitraum als Excel- oder CSV-Datei aus. Für eine Monatsübersicht am Monatsende wird der Zeitraum einfach auf den ersten und den letzten Tag des Monats gesetzt.

Der Bericht liegt weder in der Gruppenansicht noch in der Kinderliste, sondern gesammelt mit allen anderen Auswertungen im Reiter Daten & Berichte der Einrichtung. Genau daran scheitert die Suche meistens.

Wo der Bericht liegt

1. Im Menü den Punkt Einrichtung öffnen.
2. Oben in der Reiterzeile (Übersicht, Speiseplan, Einstellungen, Daten & Berichte) den Reiter Daten & Berichte wählen.
3. Darunter erscheint eine Zeile mit vier Kategorien: Übersicht, Kinder, Gruppen und Zeiten & Verträge. Die Kategorie Gruppen anklicken.
4. In der Kategorie Gruppen stehen drei Berichte bereit: Gruppenzuordnung, Abwesenheiten Gruppe und Anwesenheiten Gruppe. Auf Anwesenheiten Gruppe klicken.

Darunter öffnet sich das Formular mit der Überschrift Anwesenheiten in der Gruppe.

Einen ganzen Monat einstellen

Das Formular hat drei Bereiche: Gruppe, Zeitraum und zwei Kontrollkästchen. Für eine Monatsübersicht:

1. Bei Gruppe die gewünschte Gruppe auswählen. Mit dem Eintrag Alle werden die Kinder aller Gruppen der Einrichtung ausgegeben.
2. Bei Zeitraum in das linke Feld klicken. Es öffnet sich ein Kalender. Dort auf den gewünschten Monat blättern und den ersten Tag des Monats anklicken.
3. In das rechte Feld hinter bis klicken und den letzten Tag desselben Monats anklicken.
4. Bei Bedarf die beiden Kontrollkästchen setzen (siehe nächster Abschnitt).
5. Auf Excel Export klicken. Während der Bericht zusammengestellt wird, erscheint an der Stelle der beiden Schaltflächen eine Lade-Anzeige. Danach wird die Datei heruntergeladen.

Für den September 2026 steht im linken Feld also 01.09.2026 und im rechten 30.09.2026. Beide Tage gehören zur Auswertung dazu.

Zwei Eigenheiten der Datumsfelder:

• Die Felder lassen sich nicht von Hand tippen, das Datum wird immer im Kalender gewählt.
• Beim Öffnen des Berichts steht in beiden Feldern das heutige Datum. Ohne Änderung wird also nur der heutige Tag exportiert.

Die beiden Kontrollkästchen

Das zweite Kontrollkästchen erscheint erst, wenn das erste gesetzt ist. Es steht dann direkt darunter.

An Tagen ohne erfasste Anwesenheit bleiben Anwesend von, Anwesend bis, Zeit und Minuten leer. Die Angaben zur gebuchten Betreuung stehen trotzdem in der Zeile, sofern für das Kind an diesem Tag eine Betreuungszeit hinterlegt ist.

Für eine vollständige Monatsübersicht mit einer Zeile je Kind und Tag wird das erste Kästchen gesetzt. Das erzeugt viele Zeilen: 20 Kinder mal 22 Werktage ergeben bereits 440 Zeilen. Für eine reine Übersicht der tatsächlichen Anwesenheiten bleibt das Kästchen besser leer.

Betreut die Einrichtung auch am Wochenende, sollten beide Kästchen gesetzt werden. Sonst fehlen Samstage und Sonntage vollständig.

Was in der Datei steht

Die Datei hat eine Kopfzeile und danach eine Zeile je Kind und Tag. Die Spalten:

Die Spalte Minuten kommt zweimal vor: einmal hinter Zeit für die Anwesenheit, einmal hinter Betreuungszeit für die Buchung.

Sind für ein Kind unterschiedliche Betreuungszeiten je Wochentag hinterlegt, stehen in Betreuung von und Betreuung bis die Zeiten des jeweiligen Wochentags.

Mehrere Anwesenheits-Abschnitte an einem Tag

Wurde ein Kind an einem Tag mehrfach ein- und ausgecheckt (zum Beispiel Frühdienst am Vormittag und Hort am Nachmittag), steht je Abschnitt eine eigene Zeile mit dessen Von-, Bis- und Zeitangabe. Die Spalten zur Betreuung bleiben in diesen Zeilen leer.

Direkt darunter folgt eine zusätzliche Zeile, in der in der Spalte Anwesend von das Wort SUMME steht. Diese Zeile enthält die Tagessumme in Zeit und Minuten sowie die Angaben zu Betreuungsmodell, Betreuungszeit und Differenz.

Für eine Auswertung in Excel gilt deshalb: Entweder werden die Abschnittszeilen summiert, oder es wird mit den SUMME-Zeilen gerechnet. Beides zusammen zählt den Tag doppelt.

Ausdrucken

Der Bericht hat keine eigene Druck-Funktion und keinen PDF-Export. Gedruckt wird über die Excel-Datei:

1. Auf Excel Export klicken.
2. Die heruntergeladene Datei anwesenheiten.xlsx im Tabellenprogramm öffnen.
3. Dort drucken, für die 14 Spalten am besten im Querformat und mit Anpassung auf die Seitenbreite.

Die Schaltfläche CSV Export liefert dieselben Daten als Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen, gedacht für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen. Zum Ausdrucken ist der Weg über Excel Export der einfachere.

Wenn der Bereich gar nicht sichtbar ist

Fehlt in der Reiterzeile der Einrichtung der Reiter Daten & Berichte, ist das keine Fehlfunktion, sondern eine Frage der Berechtigung. Der ganze Bereich mit allen Auswertungen hängt an der Berechtigung Daten & Berichte der eigenen Benutzergruppe. Steht sie auf Keine Berechtigung, ist der Reiter für dieses Konto nicht vorhanden.

Geändert wird das durch eine Person mit Zugriff auf die Benutzerrechte:

1. Menüpunkt Einrichtung öffnen.
2. Oben rechts das Menü mit den drei Punkten öffnen und Benutzerrechte wählen.
3. Die betroffene Benutzergruppe öffnen.
4. Beim Feld Daten & Berichte den Wert Leserechte oder Lese-/Schreibrechte einstellen und speichern.

Der Hinweistext am Feld lautet: „Auswertungen und Berichte der Einrichtung einsehen bzw. erstellen."

Zum Öffnen des Berichts und zum Export genügen Leserechte.

Wenn eine Gruppe in der Auswahl fehlt

Zusätzlich kann eine Benutzergruppe auf einzelne Kita-Gruppen eingeschränkt sein. In der Benutzergruppe steht dazu im Reiter Gruppen das Feld Zugriff einschränken mit den beiden Werten Zugriff auf alle Gruppen und Nur gewählte(n) Gruppe(n). Bei der zweiten Einstellung werden im Bericht nur die dort angehakten Gruppen zur Auswahl angeboten.

Unterschied zum Bericht „Anwesenheiten Kind"

Beide Berichte liefern dieselben Spalten und dieselben beiden Export-Schaltflächen, unterscheiden sich aber in der Auswahl:

Für eine Monatsliste einer Gruppe ist Anwesenheiten Gruppe der richtige Bericht. Anwesenheiten Kind eignet sich für Rückfragen zu einem einzelnen Kind, etwa bei einer Abrechnungsfrage.

Voraussetzungen

Die Berechtigungen werden je Benutzergruppe vergeben: Menüpunkt Einrichtung, dort im Menü mit den drei Punkten der Eintrag Benutzerrechte.

Damit die Spalten zur Betreuung gefüllt sind, muss beim Kind eine Betreuungszeit mit Betreuungsmodell hinterlegt sein, die den ausgewerteten Zeitraum abdeckt.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Der Bericht wertet die Ein- und Auscheck-Vorgänge der Kinder aus. Es fließen nur Angaben ein, die auch tatsächlich erfasst wurden.
• Ausgewertet werden die aktiven Kinder der Einrichtung. Kinder, die nicht mehr aktiv geführt werden, sind nicht enthalten.
• Maßgeblich ist die aktuelle Gruppenzuordnung. Ein Kind, das im Lauf des Monats die Gruppe gewechselt hat, erscheint für den ganzen Monat unter seiner heutigen Gruppe.
• Am besten je Monat einzeln exportieren. Bei einem Zeitraum über mehrere Monate werden die Zeilen nach der Tagesziffer sortiert, die Monate stehen dann nicht sauber hintereinander.
• Innerhalb eines Tages sind die Kinder nicht alphabetisch sortiert. Bei Bedarf lässt sich die Liste im Tabellenprogramm nach der Spalte Name sortieren.
• Die Datei enthält Namen und Anwesenheitszeiten von Kindern und gehört damit zu den personenbezogenen Unterlagen. Entsprechend sorgsam sollte sie abgelegt, weitergegeben und wieder gelöscht werden.