Familienmitglieder anlegen und pflegen

Übersicht

In jeder Familie liegt eine Liste der Personen, die zum Kind gehören: Eltern, Großeltern, weitere Angehörige. Dort stehen Kontaktdaten und Telefonnummern, und dort wird gekennzeichnet, wer abholberechtigt, wer sorgeberechtigt und wer Notfallkontakt ist. Diese Angaben speisen die Telefonliste, die Ansicht der Abholberechtigten und die Kontaktspalten der Kinderliste.

Die Pflege findet vollständig im Kita-Konto statt. In der Trägerverwaltung sind dieselben Einträge nur lesbar, in der Eltern-App und in der Team-App können sie nicht bearbeitet werden.

Wo die Familienmitglieder stehen

1. In der oberen Navigationsleiste das Stammdaten-Symbol anklicken (dasselbe Menü, in dem Kinder, Familien, Inaktive Kinder und Inaktive Familien stehen).
2. Familien wählen. Die Seite trägt die Überschrift Familien mit der Anzahl in Klammern.
3. In der Zeile der gesuchten Familie auf Anzeigen klicken.
4. Auf der Familienseite bis zur Karte ELTERN UND FAMILIE blättern.

In der Familienübersicht zeigt die Spalte Familie die Anzahl der hinterlegten Familienmitglieder, die Spalte Nutzer dagegen die Anzahl der Zugänge zur Eltern-App. Das sind zwei verschiedene Dinge (siehe Familienmitglied ist kein App-Zugang).

Familien selbst entstehen über das Kind: im Kind-Fenster wird im Feld Familienname eine vorhandene Familie ausgewählt oder über Neue Familie ein neuer Familienname vergeben. Familienmitglieder werden immer innerhalb einer bereits bestehenden Familie angelegt.

Familienmitglied anlegen

1. Die Familie öffnen und zur Karte ELTERN UND FAMILIE gehen.
2. Rechts in der Kopfzeile der Karte auf die grüne Plus-Schaltfläche klicken. Es öffnet sich das Fenster Eltern & Familie.
3. Die Angaben eintragen. Vorname und Nachname sind Pflicht, alles Weitere ist freiwillig.
4. Die passenden Kennzeichnungen setzen (Abholberechtigt, Sorgeberechtigt, Notfallkontakt).
5. Mit Speichern abschließen. Der Eintrag erscheint sofort in der Liste.

Zwei Felder sind beim Anlegen vorbelegt: der Nachname mit dem Namen der Familie und die Rolle mit Mutter. Beides lässt sich vor dem Speichern ändern.

Mit Abbrechen oder dem Kreuz oben rechts wird das Fenster ohne Änderung geschlossen.

In einer archivierten Familie erscheint die Plus-Schaltfläche nicht. Vorhandene Einträge bleiben dort sichtbar.

Die Felder im Fenster Eltern & Familie

Unter den Nummern Mobil und Tel Privat steht jeweils ein eigenes Kästchen Nicht anzeigen. Damit lässt sich eine einzelne Nummer aus der Telefonliste der Eltern-App herausnehmen, während die andere sichtbar bleibt.

Abholberechtigt, Notfallkontakt, Sorgeberechtigt: drei verschiedene Dinge

Die drei Kästchen im unteren Teil des Fensters werden häufig verwechselt. Sie wirken an unterschiedlichen Stellen und keines ersetzt ein anderes.

Abholberechtigt

Legt fest, wer das Kind abholen darf.

• Im Kita-Konto erscheint die Person im Fenster Abholberechtigte, das in der Gruppenansicht über das Kind und den Eintrag Abholberechtigung geöffnet wird. Die Überschrift lautet Abholberechtigte für , darunter steht Berechtigte Personen mit der Anzahl.
• Hat die Familie mehr als ein Kind, erscheint unter dem Kästchen zusätzlich Einschränkung auf bestimmte Kinder. Ist sie gesetzt, gilt die Berechtigung nur für die angehakten Kinder. In der Abholberechtigten-Ansicht trägt die Person dann die Markierung Eingeschränkte Berechtigung mit dem Zusatz Darf nicht automatisch alle Geschwister abholen.
• In der Eltern-App wirkt die Kennzeichnung nur, wenn in den Einstellungen der Einrichtung die Funktion Abholer aktiviert und auf Nur eingetragene Abholer (aus Familie) gestellt ist. Dann stehen den Eltern genau diese Personen zur Auswahl. Bei Freie Eingabe von Namen tragen Eltern beliebige Namen ein, und die Kennzeichnung spielt für die Auswahl keine Rolle. Näheres im Artikel Abholer.

Notfallkontakt

Eine reine Kennzeichnung für den Notfall. Sie erteilt keine Abholberechtigung und kein Sorgerecht.

• In der Liste ELTERN UND FAMILIE trägt die Zeile das Telefonhörer-Symbol mit dem Hinweis Notfallkontakt.
• Im Kita-Konto erscheint die Markierung Notfallkontakt im Fenster Telefonliste (Gruppenansicht, Kind, Telefonliste) und im Fenster Abholberechtigte, dort jeweils neben der Rolle.
• In der Telefonliste der Eltern-App wird die Kennzeichnung nicht angezeigt. Sie ist eine Information für das Team, nicht für andere Eltern.

Wer als Notfallkontakt auch abholen darf, braucht zusätzlich das Kästchen Abholberechtigt.

Sorgeberechtigt

Eine Kennzeichnung der Sorgeberechtigung, mit einer konkreten Auswirkung auf die Listen:

• In der Kinderliste lassen sich unter Zusätzliche Spalten die Spalten Telefon (Mobil) und Adresse einblenden. Gefüllt werden sie aus dem Eintrag mit der Rolle Mutter beziehungsweise Vater, der zugleich Sorgeberechtigt ist. Fehlt diese Kennzeichnung, bleiben die Spalten leer, auch wenn Nummer und Anschrift hinterlegt sind.
• Sind Mutter und Vater unter derselben Anschrift gemeldet, steht die Adresse einmal ohne Zusatz. Bei verschiedenen Anschriften werden beide mit dem Zusatz Mutter: und Vater: ausgewiesen.
• Auch hier gibt es bei mehreren Kindern die Einschränkung auf bestimmte Kinder.
• In der Liste ELTERN UND FAMILIE trägt die Zeile ein eigenes Symbol mit dem Hinweis Sorgeberechtigt, bei Einschränkung ergänzt um die Namen der betroffenen Kinder.

Die Symbole in der Liste

Telefonnummern und die Telefonliste

Zwei Telefonlisten sind auseinanderzuhalten.

Die Telefonliste im Kita-Konto wird in der Gruppenansicht über das Kind und den Eintrag Telefonliste geöffnet. Sie zeigt alle Familienmitglieder mit mindestens einer hinterlegten Nummer, samt Mobil, Tel Privat, Tel Arbeit und Anmerkungen. Die Freigabe-Kästchen für die Eltern-App wirken hier nicht: für das Team sind die Nummern immer sichtbar. Liegt nichts vor, steht dort Es sind keine Einträge hinterlegt.

Die Telefonliste in der Eltern-App zeigt Eltern die Kontakte der anderen Kinder derselben Gruppe. Damit ein Eintrag dort erscheint, müssen vier Dinge zusammenkommen:

1. In den Einstellungen der Einrichtung ist Telefonliste aktiviert.
2. Bei der Familie ist Teilnahmebestätigung liegt vor gesetzt.
3. Beim Familienmitglied ist das Kästchen Keine Telefonnummer in der Eltern App Telefonliste anzeigen nicht gesetzt.
4. Mindestens eine der Nummern Mobil oder Tel Privat ist hinterlegt und nicht über Nicht anzeigen ausgenommen.

Tel Arbeit erscheint in der Eltern-App grundsätzlich nicht. Mehr zur Elternsicht steht im Artikel Telefonliste und Dokumente in der Eltern-App.

Familienmitglied ist kein App-Zugang

Ein angelegtes Familienmitglied ist ein Stammdaten-Eintrag. Es entsteht dadurch kein Zugang zur Eltern-App, und es wird keine E-Mail verschickt. Die Zugänge stehen in einer eigenen Karte darunter: APP BENUTZER.

Aus einem Familienmitglied wird ein Zugang genau dann, wenn im geöffneten Eintrag unten Eintrag als App Nutzer anlegen angeklickt wird. Dabei wird ein Benutzer für die Eltern-App angelegt und eine E-Mail mit dem Aktivierungscode verschickt. Voraussetzungen:

• Der Eintrag ist bereits gespeichert. Bei einem neuen, noch nicht gespeicherten Eintrag erscheint die Schaltfläche nicht.
• Beim Familienmitglied ist eine E-Mail hinterlegt.
• Bei der Familie ist Teilnahmebestätigung liegt vor gesetzt.
• Die E-Mail-Adresse wird in dieser Einrichtung noch für kein anderes Konto verwendet.
• Die eigene Benutzergruppe hat das Recht App Benutzer mit Lese-/Schreibrechten. Ohne dieses Recht erscheint die Schaltfläche nicht.

Umgekehrt gilt das genauso: ein über die Karte APP BENUTZER angelegter Zugang erzeugt kein Familienmitglied. Wer beides braucht, legt beides an. Zugänge lassen sich außerdem über die Seite Registrierungen anlegen, wenn Eltern sich selbst eingetragen haben; das steht im Artikel Eltern-Registrierungen.

Der Unterschied in Kürze:

Familienmitglied ändern

1. In der Karte ELTERN UND FAMILIE am Ende der Zeile das Stift-Symbol anklicken.
2. Im Fenster Eltern & Familie die Angaben anpassen.
3. Mit Speichern bestätigen.

Lehnt der Server die Angaben ab, bleibt das Fenster geöffnet und der Grund steht in einem roten Kasten am Ende des Formulars. Die Eingaben gehen dabei nicht verloren.

Bei einer Benutzergruppe mit reinen Leserechten lässt sich das Fenster ebenfalls öffnen, die Felder sind dann aber gesperrt und Speichern wird nicht angeboten.

Familienmitglied entfernen

1. Den Eintrag über das Stift-Symbol öffnen.
2. Unten links auf Eintrag löschen klicken.
3. Die Rückfrage Soll dieser Eintrag wirklich gelöscht werden? mit Ja, löschen. bestätigen.

Was dabei passiert:

• Der Eintrag wird sofort entfernt. Es gibt keinen Papierkorb und keinen Weg zurück.
• Die Person verschwindet aus der Telefonliste, aus der Ansicht der Abholberechtigten und aus der Auswahl der Abholer in der Eltern-App.
• Ein Zugang zur Eltern-App bleibt bestehen. Er liegt in der Karte APP BENUTZER und wird dort getrennt gelöscht, beschrieben im Artikel App Nutzer löschen.
• Bereits erstellte Exporte und Listen bleiben unverändert, sie sind Momentaufnahmen.

Wird die ganze Familie gelöscht, gehen ihre Familienmitglieder mit. Das steht im Artikel Wie kann ich eine Familie löschen?

Mehrere Familienmitglieder auf einmal

Für größere Bestände gibt es einen Import über eine CSV-Datei. Die Zuordnung zur Familie läuft dort über die Spalte Kennzeichnung. Beschrieben ist das im Artikel Familienmitglieder Import.

Voraussetzungen

Die Rechte werden im Kita-Konto je Benutzergruppe vergeben. Die hier genannten Einstellungen stehen im Fenster der Benutzergruppe in den Reitern Kind und Familie.

Ist für die Benutzergruppe im Reiter Gruppen die Einstellung Nur gewählte(n) Gruppe(n) aktiv, wird das Anlegen eines App-Zugangs für eine Familie abgelehnt, deren Kinder außerhalb der freigegebenen Gruppen liegen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Rolle ist eine feste Auswahl. Bestandsdaten, die früher als freier Text entstanden sind, bleiben erhalten und werden weiter angezeigt. Beim nächsten Speichern des Eintrags wird ein eindeutig zuzuordnender Wert auf die Auswahlliste umgestellt, zum Beispiel wird aus einer früher eingetippten Großmutter die Rolle Oma.
• Der Freitext gehört ausschließlich zur Rolle Sonstige. Beim Wechsel auf eine andere Rolle wird er geleert und taucht beim Zurückwechseln nicht wieder auf.
• Die Anzahl in der Spalte Familie ist nicht die Anzahl der App-Zugänge. Dafür steht die Spalte Nutzer.
• Der Träger sieht dieselben Einträge, kann sie aber nicht ändern. In der Trägerverwaltung stehen sie in der Familienansicht unter Eltern und Familie als reine Anzeige.
• Eltern pflegen ihre Angaben nicht selbst. In der Eltern-App lassen sich Familienmitglieder weder anlegen noch bearbeiten. Eltern können lediglich eine bereits als abholberechtigt hinterlegte Person als Abholer auswählen. Änderungswünsche laufen deshalb immer über die Einrichtung.
• Datenschutz. Die Angaben werden verschlüsselt gespeichert, sofern die Einrichtung die Verschlüsselung nutzt. Was andere Eltern zu sehen bekommen, entscheiden allein die Freigabe-Kästchen für die Telefonliste und die Teilnahmebestätigung der Familie.