Geschwisterkinder und Kinder in mehreren Einrichtungen

Übersicht

Dieser Artikel beschreibt, was die Einrichtung im Kita-Konto tun muss, damit Eltern mit mehreren Kindern einen sauberen App-Zugang bekommen. Zwei Situationen werden dabei täglich verwechselt: Geschwister in derselben Einrichtung brauchen genau einen Zugang, Kinder in zwei verschiedenen Einrichtungen brauchen zwei Zugänge mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Passwort.

Die Sicht der Eltern (Anmeldung, Standortauswahl, Wechsel zwischen den Kindern) ist im Hilfe-Center beschrieben: Kinder in verschiedenen Kitas.

Zuerst klären: ein Standort oder zwei?

Die Unterscheidung ist keine Geschmacksfrage: ein App-Zugang gehört immer zu genau einer Einrichtung und innerhalb dieser Einrichtung zu genau einer Familie.

Fall 1: Geschwister in derselben Einrichtung

Grundregel

Der App-Zugang hängt an der Familie, nicht am einzelnen Kind. Ein Zugang erreicht automatisch alle aktiven Kinder seiner Familie. Für ein Geschwisterkind wird daher kein zweiter Zugang und keine zweite Einladung benötigt: sobald beide Kinder in derselben Familie stehen, sind beide über den vorhandenen Zugang erreichbar.

Ein neues Geschwisterkind anlegen

1. Im Menü Kinder öffnen.
2. Oben rechts auf Neu klicken. Das Fenster Kind anlegen öffnet sich.
3. Im Feld Kind einer bestehenden Familie zuordnen. die bereits vorhandene Familie des Geschwisterkindes auswählen.
4. Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht ausfüllen.
5. Auf Speichern klicken.

Wichtig: die Schaltfläche Neue Familie wird hier nur gebraucht, wenn die Familie wirklich noch nicht angelegt ist. Für ein Geschwisterkind ist sie der falsche Weg.

Ein bereits angelegtes Kind der richtigen Familie zuordnen

Wenn das Geschwisterkind schon in einer eigenen Familie steht, gibt es zwei Wege. Der erste ist der übersichtlichere, weil er die frühere Familie gleich mit aktualisiert.

Weg A: über das Kind

1. Das Kind über Kinder öffnen, Reiter Profil.
2. Im Bereich STAMMDATEN unter Familienname die Familie des Geschwisterkindes auswählen.
3. Auf Speichern klicken.

Weg B: über die Familie

1. Im Menü Familien öffnen und bei der gewünschten Familie auf Anzeigen klicken.
2. Im Bereich KINDER auf das Plus-Symbol klicken. Das Fenster Kind dieser Familie zuordnen öffnet sich.
3. Unter Kind das Geschwisterkind auswählen.
4. Auf Speichern klicken.

Danach zeigt der bestehende Zugang beide Kinder. Eine neue Einladung ist nicht nötig.

Falle: den Familiennamen erneut eintippen verbindet nichts

Wird der Familienname noch einmal von Hand eingetippt (über Neue Familie im Fenster Kind anlegen oder im Bereich STAMMDATEN des Kindes), entsteht immer eine neue Familie, auch bei identischem Namen. Es wird nicht nach einer vorhandenen Familie gesucht. Ergebnis sind zwei Familien gleichen Namens, zwei getrennte Kinderlisten und in der Folge der Wunsch nach einem zweiten App-Zugang, der dann an der E-Mail-Adresse scheitert.

Das Kita-Konto weist im Bereich STAMMDATEN des Kindes selbst darauf hin, sobald der Familienname von Hand geändert wird:

Wenn sich der Familienname ändert, muss der Eintrag gespeichert werden, bevor zur FAMILIE gewechselt werden kann. Dadurch wird eine neue Familie angelegt. Eine vorhandene Familie kann nur direkt in der Familienansicht umbenannt werden.

Richtig ist also: die vorhandene Familie auswählen, nicht ihren Namen abschreiben.

Die Meldung zur bereits verwendeten E-Mail-Adresse

Beim Anlegen eines App-Zugangs mit einer Adresse, die in dieser Einrichtung schon an einem anderen Zugang hängt, erscheint im Fenster App Benutzer:

Diese E-Mail Adresse wird bereits von der Fam. … (…) verwendet.

Der Zugang wird dann nicht angelegt. Das ist kein Fehler, sondern der Hinweis, dass das Geschwisterkind in einer zweiten Familie steht. Statt einen zweiten Zugang zu erzwingen: das Kind in die Familie des bereits vorhandenen Zugangs umhängen (siehe oben). Danach erreicht der bestehende Zugang beide Kinder.

Groß- und Kleinschreibung der Adresse spielt keine Rolle, sie wird einheitlich gespeichert.

Wenn ein Elternteil nur ein bestimmtes Kind sehen soll

Getrennt lebende Eltern oder Angehörige, die nur ein Kind der Familie sehen dürfen, werden über den Zugang selbst eingeschränkt, nicht über eine zweite Familie:

1. Familie öffnen, Bereich APP BENUTZER, den Zugang über das Stift-Symbol öffnen.
2. Das Häkchen Einschränkung der zugeordneten Kinder setzen.
3. In der erscheinenden Liste die Kinder ankreuzen, die dieser Zugang sehen darf.
4. Auf Speichern klicken.

Ist die Einschränkung gesetzt, zeigt die Liste im Bereich APP BENUTZER unter dem Namen, welche Kinder der Zugang erreicht (sieht nur …). Erreicht die Auswahl derzeit kein Kind, steht dort erreicht derzeit kein Kind.

Nach dem Umhängen: die frühere Familie aufräumen

Wurde ein Kind einer anderen Familie zugeordnet, gehört ein Blick auf die frühere Familie zur sauberen Pflege der Daten:

1. Im Menü Familien die frühere Familie über Anzeigen öffnen.
2. Im Bereich APP BENUTZER prüfen, ob dort noch ein Zugang steht.
3. Wird dieser Zugang nicht mehr gebraucht, über das Stift-Symbol öffnen und auf Löschen klicken. Die Rückfrage Soll der App Benutzer wirklich gelöscht werden? mit Ja, löschen. bestätigen.

Hilfreich für die Übersicht: die Liste unter Familien zeigt je Familie die Spalten Kinder und Nutzer. Eine Familie ohne Kinder, aber mit Nutzern ist ein sicherer Kandidat für diese Aufräumarbeit.

Fall 2: Kinder in verschiedenen Einrichtungen

Beispiel: ein Kind besucht die Kita, das Geschwisterkind den Hort eines anderen Trägers. Beide Einrichtungen arbeiten mit Kindy, jede führt ihre eigenen Kinder, Familien und Zugänge.

Was die Einrichtung tut

1. Familie öffnen, Bereich APP BENUTZER, Plus-Symbol.
2. Vorname, Nachname und unter E-Mail exakt dieselbe Adresse eintragen, die die Eltern bereits in der anderen Einrichtung verwenden.
3. Unter Rolle die passende Angabe wählen.
4. Das Häkchen E-Mail mit Aktivierungscode an den Benutzer verschicken gesetzt lassen.
5. Auf Speichern klicken.

Die Prüfung auf eine bereits vergebene Adresse gilt nur innerhalb der eigenen Einrichtung. Die Adresse aus der anderen Einrichtung blockiert hier also nichts, die Meldung aus Fall 1 erscheint nicht.

Die entscheidende Bedingung: gleiche Adresse, gleiches Passwort

Zusammengeführt werden die beiden Zugänge erst bei der Anmeldung, und zwar über beides: die E-Mail-Adresse und das Passwort. Beim Anmelden werden alle aktivierten Zugänge zu dieser Adresse gesucht, bei denen das eingegebene Passwort passt. Gibt es mehr als einen, erscheint in der Eltern-App die Auswahl:

EINRICHTUNG WÄHLEN Deine E-Mail Adresse ist mit mehreren Einrichtungen verknüpft. Wähle die Standorte, für die du Kindy verwenden möchtest.

Daraus folgt für die Beratung der Eltern:

• Das Passwort setzen die Eltern selbst beim Einlösen des Aktivierungscodes. Beim zweiten Zugang muss dort dasselbe Passwort vergeben werden wie beim ersten.
• Beide Zugänge müssen aktiviert sein. Ein noch nicht eingelöster Aktivierungscode taucht in der Auswahl nicht auf.
• Unterscheiden sich die Passwörter, erscheint nach dem Anmelden nur die eine Einrichtung, zu der das eingegebene Passwort gehört. Der zweite Zugang ist dabei nicht verloren, er wird nur nicht mitgefunden.

Wenn die Passwörter auseinanderlaufen

Abhilfe ist ein Passwort-Reset für beide Zugänge, danach für beide dasselbe Passwort vergeben. Die Eltern starten das in der Eltern-App über Passwort vergessen; sind mehrere Einrichtungen zu der Adresse bekannt, erscheint dort WÄHLE EINE EINRICHTUNG, und der Vorgang wird für jede Einrichtung einmal durchlaufen.

Der ausführliche Ablauf für Eltern steht im Artikel Kinder in verschiedenen Kitas.

Bevor eine Einladung verschickt wird

Diese Punkte gelten für beide Fälle und sind die häufigste Ursache dafür, dass ein Aktivierungscode nicht angenommen wird.

Zum Eintrittsdatum: liegt es in der Zukunft, gilt das Kind bis dahin als nicht aktiv. Ein bereits verschickter Aktivierungscode wird dann beim Einlösen mit Der Aktivierungscode ist nicht gültig. abgewiesen, obwohl der Code stimmt. Das gilt auch dann, wenn ein Geschwisterkind der Familie längst aktiv ist und der Code für dieses Kind gedacht war. Vor jeder Rückfrage an den Support lohnt daher der Blick auf das Eintrittsdatum.

Ist das Eintrittsdatum erreicht, wird das Kind ohne weiteres Zutun aktiv: der Abgleich läuft täglich automatisch, und die Kinderliste der App-Zugänge dieser Familie wird dabei mitgezogen. Soll ein Kind sofort aktiv sein, genügt ein Eintrittsdatum von heute oder früher.

Voraussetzungen

Die beschriebenen Schritte setzen in der Benutzergruppe der bearbeitenden Person voraus:

Ohne Schreibrecht sind die Felder sichtbar, aber nicht änderbar; das Plus-Symbol und die Schaltfläche Speichern fehlen dann.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Ein App-Zugang gehört zu genau einer Einrichtung. Auch bei einem Trägerwechsel innerhalb desselben Trägers entsteht kein gemeinsamer Zugang über beide Häuser.
• Der Zugang erreicht immer nur die aktiven Kinder seiner Familie. Ein Kind, dessen Austrittsdatum erreicht ist, verschwindet damit von selbst aus der Eltern-App der Familie.
• Die Kinder eines Zugangs werden aus der Familie abgeleitet. Zwei Zugänge derselben Familie (z. B. Mutter und Vater) sehen daher dieselben Kinder, solange keine Einschränkung gesetzt ist.
• Ob der Zugang etwas erreicht, entscheiden allein die aktiven Kinder der Familie, nicht das Archiv-Kennzeichen. Im Kita-Konto lässt sich eine Familie ohnehin erst archivieren, wenn kein Kind mehr aktiv ist.
• Aus Datenschutzgründen gehört zu jedem Umhängen eines Kindes der Blick auf die frühere Familie: nicht mehr benötigte Zugänge dort löschen, statt sie stehen zu lassen.