Elternstunden (Kita)

Übersicht

Viele Einrichtungen erwarten von jeder Familie eine bestimmte Zahl an Elternstunden im Kita-Jahr, etwa für Gartenarbeit, Einkäufe oder die Hilfe bei Festen. Im Kita-Konto werden diese Stunden je Familie erfasst und zusammengezählt. Eltern können ihre Stunden zusätzlich selbst in der Eltern-App eintragen; Team und Eltern sehen dabei dieselben Einträge.

Die Elternstunden gehören zur Familie, nicht zu einem einzelnen Kind. Hat eine Familie mehrere Kinder in der Einrichtung, laufen alle Stunden in einer gemeinsamen Liste zusammen.

Freischalten

Zwei Einstellungen wirken unabhängig voneinander:

Ein Team kann also Elternstunden im Kita-Konto führen, ohne dass die Funktion in der Eltern-App erscheint.

Berechtigung in der Benutzergruppe

1. Im Kita-Konto den Menüpunkt Einrichtung öffnen und im Menü Benutzerrechte wählen.
2. Die gewünschte Benutzergruppe öffnen und zum Reiter Familie wechseln.
3. Bei Elternstunden die passende Stufe wählen und speichern.

Eine neu angelegte Benutzergruppe startet bei Elternstunden mit Lese-/Schreibrechte.

Elternstunden für die Eltern-App freischalten

1. Den Menüpunkt Einrichtung öffnen und den Reiter Einstellungen wählen.
2. Den Reiter Eltern-App öffnen.
3. Im Abschnitt ELTERN APP FUNKTIONEN das Häkchen bei Elternstunden setzen.
4. Auf Speichern klicken.

Das Häkchen lässt sich nur mit Lese-/Schreibrechte bei Standortdaten (Benutzergruppe, Reiter Einrichtung) ändern; ohne dieses Recht ist es ausgegraut.

Elternstunden einer Familie ansehen

1. Im Menü Familien öffnen und bei der Familie auf Anzeigen klicken. Alternativ führt im Profil eines Kindes der Menüpunkt Familienansicht zur Familie.
2. Oben neben Übersicht den Reiter Elternstunden wählen.

Im Reitertitel steht in Klammern die bisher erfasste Stundenzahl, zum Beispiel Elternstunden (3 h).

Die Seite zeigt oben Gesamtstunden mit der Summe des laufenden Kita-Jahres und darunter eine Tabelle, neueste Einträge zuerst:

Einträge von Eltern und Einträge des Teams stehen in derselben Liste. Eine eigene Kennzeichnung, ob ein Eintrag aus der Eltern-App oder aus dem Kita-Konto stammt, gibt es nicht; erkennbar ist das nur am Namen unter der Tätigkeit.

Sind im laufenden Kita-Jahr noch keine Stunden erfasst, erscheint Keine Elternstunden mit dem Zusatz Es sind keine Einträge vorhanden.

Einen Eintrag anlegen

1. Im Reiter Elternstunden auf das grüne Plus-Symbol rechts in der Kopfzeile der Tabelle klicken. Ist die Liste noch leer, steht an dieser Stelle Eintrag erstellen.
2. Im Fenster Eintrag unter Aktivität die Tätigkeit eintragen, zum Beispiel „Gartenarbeit". Mindestens 3, höchstens 80 Zeichen.
3. Unter Datum den Tag wählen, an dem die Stunden geleistet wurden. Ein Klick in das Feld öffnet einen Kalender.
4. Unter Stunden (HH:mm) die Dauer eintragen, zum Beispiel 02:30 für zweieinhalb Stunden. Vorbelegt sind 00:30.
5. Auf Speichern klicken.

Der Eintrag erscheint danach in der Liste, und Gesamtstunden wird neu berechnet. Unter der Tätigkeit steht der Name des Teammitglieds, das gespeichert hat.

Fehlt eine Angabe, bleibt das Fenster offen und unter dem Feld erscheint ein Hinweis:

Einen Eintrag ändern oder löschen

Das Stift-Symbol am Ende einer Zeile öffnet den Eintrag im Fenster Eintrag. Aktivität, Datum und Stunden lassen sich dort ändern und mit Speichern übernehmen. Unter der Tätigkeit steht danach der Name des Teammitglieds, das zuletzt geändert hat.

Zum Löschen im selben Fenster unten links auf Löschen klicken. Es folgt die Rückfrage Soll dieser Eintrag wirklich gelöscht werden?, die mit Ja, löschen. bestätigt wird. Der Eintrag verschwindet aus der Liste, aus der Summe und aus dem Bericht.

Ändern und löschen lassen sich alle Einträge der Familie, auch die, die Eltern selbst in der Eltern-App angelegt haben.

Einträge der Eltern

Ist das Häkchen Elternstunden in den Einstellungen der Eltern-App gesetzt, können Eltern ihre Stunden selbst eintragen: mit Tätigkeit, Dauer und Datum. Wie das in der App aussieht, beschreibt der Artikel Elternstunden (App).

Beide Seiten arbeiten auf denselben Einträgen:

• Was Eltern in der App eintragen, erscheint beim nächsten Öffnen des Reiters Elternstunden der Familie, mit dem Namen des Elternteils unter der Tätigkeit.
• Was das Team im Kita-Konto einträgt, sehen die Eltern in ihrer Übersicht in der App.
• Eltern können in der App jeden Eintrag ihrer Familie ändern oder löschen, auch einen, den das Team angelegt hat. Umgekehrt kann das Team mit Lese-/Schreibrechte jeden Eintrag der Familie ändern oder löschen.
• Eltern sehen nur die Einträge der eigenen Familie.

Das Kita-Jahr

Liste, Gesamtstunden und die Summe im Reitertitel zählen nur das laufende Kita-Jahr. Es beginnt am 1. August und endet am 31. Juli; ab dem 1. August fangen Liste und Summe neu an.

Maßgeblich ist das Datum des Eintrags, nicht der Tag, an dem er erfasst wurde:

• Ein Eintrag mit einem Datum vor dem 1. August gehört zum vorigen Kita-Jahr und erscheint nicht in der Liste, auch wenn er heute eingetragen wird. Ein Eintrag mit einem Datum ab dem nächsten 1. August erscheint erst, wenn dieses Kita-Jahr beginnt.
• Wird bei einem bestehenden Eintrag das Datum geändert, zählt er zu dem Kita-Jahr, in das das neue Datum fällt. Liegt das neue Datum in einem anderen Kita-Jahr, verschwindet der Eintrag nach dem Speichern aus der Liste.
• Einträge aus früheren Kita-Jahren bleiben gespeichert. In der Familienansicht stehen diese Einträge nicht mehr, über den Bericht Elternstunden lassen sie sich aber abrufen (siehe unten).

Beispiel: Ein Eintrag vom 28. Juli 2026 gehört zum Kita-Jahr 2025/26, ein Eintrag vom 3. August 2026 zum Kita-Jahr 2026/27.

Bericht und Excel-Export

Für einen Überblick über alle Familien, auch über frühere Kita-Jahre, gibt es einen Bericht als Excel-Datei.

1. Den Menüpunkt Einrichtung öffnen und den Reiter Daten & Berichte wählen.
2. Die Kategorie Zeiten & Verträge wählen und dort Elternstunden anklicken.
3. Unter Zeitraum das Anfangsdatum (Von) und das Enddatum (Bis) wählen. Beide Felder stehen beim Öffnen auf dem heutigen Tag.
4. Auf Excel Export klicken. Die Datei „elternstunden.xlsx" wird heruntergeladen.

Der Bericht richtet sich allein nach dem gewählten Zeitraum, nicht nach dem Kita-Jahr. Aufgenommen werden alle Einträge, deren Datum zwischen Von und Bis liegt, beide Tage eingeschlossen, sortiert nach Datum. Für ein ganzes Kita-Jahr also zum Beispiel 01.08.2025 bis 31.07.2026 wählen. Gelöschte Einträge sind nicht enthalten.

Die Excel-Datei enthält je Eintrag eine Zeile mit diesen Spalten:

Gibt es im gewählten Zeitraum keine Einträge, wird keine Datei erzeugt und es erscheint Es sind keine Einträge in diesem Zeitraum vorhanden.

Der Reiter Daten & Berichte erscheint nur, wenn die Benutzergruppe bei Daten & Berichte (Reiter Einrichtung) mindestens Leserechte hat.

In der Trägerverwaltung

Auch in der Trägerverwaltung lassen sich die Elternstunden einer Familie führen:

• Familie: Auf der Seite Familien eine Familie öffnen und in der linken Leiste unter Verwaltung den Abschnitt Elternstunden wählen. Er zeigt Gesamtstunden und dieselbe Liste mit Datum, Zeit (h) und Aktivität für das laufende Kita-Jahr. Über Eintrag erstellen und das Stift-Symbol werden Einträge angelegt und geändert; gelöscht wird nach der Rückfrage Eintrag entfernen?. Es sind dieselben Einträge wie im Kita-Konto und in der Eltern-App.
• Bericht: Unter Controlling, Reiter Auswertungen, den Bericht Elternstunden wählen und den Zeitraum festlegen. Die Tabelle zeigt Datum, Zeit, Familie, Aktivität, Eingetragen von und Eingetragen am, je Kita nebeneinander. Ist der Zugang für diesen Bereich nicht freigegeben, steht dort Nicht freigegeben.

Voraussetzungen

Die Rechte werden je Benutzergruppe vergeben: Menüpunkt Einrichtung, dort im Menü Benutzerrechte.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Stunden werden je Familie gezählt, nicht je Kind. Wie viele Stunden eine Familie leisten muss, wird in Kindy nicht hinterlegt; die Summe lässt sich mit der Vorgabe der Einrichtung vergleichen.
• Die Zeile Gesamtstunden erscheint erst, wenn im laufenden Kita-Jahr mindestens ein Eintrag besteht.
• Eine Dauer wird in Stunden und Minuten eingegeben, in Liste und Export aber als Dezimalzahl gezeigt: 0:45 erscheint als 0.75.
• Der Export ist eine reine Excel-Datei; eine Tabelle direkt auf der Seite gibt es im Kita-Konto nicht.

Mehr dazu

• Elternstunden (App)