Kindy HilfeWie können Kinder Stammdaten importiert werden?
Wofür
Kinder und ihre Familien lassen sich aus einer CSV-Datei in größerer Zahl anlegen, statt sie einzeln einzutragen. Typisch beim Wechsel aus einem anderen Verwaltungssystem oder zum Kita-Jahresbeginn.
Die Vorlage
Für den Import müssen die Spalten in der richtigen Reihenfolge vorliegen. Es gibt eine Excel-Vorlage zum Ausfüllen.
Beim Speichern als CSV unbedingt UTF-8 wählen, sonst gehen Umlaute und Sonderzeichen verloren.
Die Stammdaten Kennzeichnung entscheidet über alles
Das ist das wichtigste Feld der Vorlage und zugleich das, das am leichtesten leer bleibt.
Ein bereits vorhandenes Kind wird ausschließlich an der Stammdaten Kennzeichnung wiedererkannt. Einen Abgleich über Vor- und Nachnamen gibt es nicht, auch dann nicht, wenn Name und Geburtsdatum exakt übereinstimmen.
Daraus folgt:
- Eine Zeile mit bekannter Kennzeichnung aktualisiert das vorhandene Kind.
- Eine Zeile ohne Kennzeichnung bekommt eine von Kindy erzeugte fünfstellige Nummer. Mit genau dieser Nummer wird dann nach einem vorhandenen Kind gesucht. In aller Regel findet sie keines und es entsteht ein neues Kind. Trifft sie zufällig die Nummer eines bestehenden Kindes, wird dieses Kind überschrieben.
- Wer dieselbe Datei ein zweites Mal ohne Kennzeichnung importiert, hat anschließend in aller Regel jedes Kind doppelt.
Deshalb gilt ohne Ausnahme: jede Zeile bekommt eine eigene, gleichbleibende Kennzeichnung, zum Beispiel die Nummer aus dem Vorsystem. Das ist nicht nur bequem für spätere Importe, es ist der einzige Weg, auf dem sicher kein fremder Datensatz getroffen wird.
Dasselbe gilt für die Familien Kennzeichnung. Sie verknüpft Geschwister zur selben Familie und macht es möglich, mehrere Familien mit gleichem Nachnamen zu unterscheiden.
Die Spalten mit Ankreuzfeldern
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Teilnahmebestätigung liegt vor | Mit X markieren, wenn die Familie zugestimmt hat |
| Familie1 Account anlegen | Mit X markieren, wenn für das erste Familienmitglied ein Eltern-Zugang entstehen soll |
| Familie2 Account anlegen | Dasselbe für das zweite Familienmitglied |
Familie1 und Familie2 sind die beiden Familienmitglieder, die je Kind hinterlegt werden können, zum Beispiel Mutter und Vater.
Der Aktivierungscode geht sofort raus. Steht in der Spalte ein X und ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, verschickt Kindy die Einladung unmittelbar nach dem Import, ohne weitere Rückfrage. Wer die Eltern erst später einladen will, lässt die Spalte leer und legt die Zugänge danach von Hand an.
Der Ablauf
- Einrichtung öffnen, im Untermenü Datenim-/export
- Kinder Stammdaten wählen und die CSV-Datei hochladen
- Die erkannten Datensätze werden angezeigt
- Die Spalten der Datei den Feldern in Kindy zuordnen. Das ist nötig, wenn die Datei von der Vorlage abweicht oder weniger Felder enthält
- Die Vorschau prüfen
- Import starten
Stolperstelle
Die Vorschau zeigt, welche Felder ankommen, aber nicht, welche Kinder neu angelegt und welche aktualisiert werden. Das entscheidet allein die Kennzeichnung. Bei einem zweiten Import derselben Kinder lohnt deshalb eine Probe mit wenigen Zeilen, bevor die ganze Datei läuft.
Importierte Stammdaten lassen sich über Einträge aus dem System löschen wieder entfernen.