Einträge aus dem System löschen
Wofür
Über eine Sammel-Funktion lassen sich Kinder, Familien, Pinnwand-Beiträge und Nachrichten in größerer Zahl entfernen, damit nur aktuelle Daten im System bleiben. Jede dieser Löschungen verlangt vorher einen Bestätigungscode per E-Mail.
Wo
Kita-Konto: Einrichtung, im Untermenü Datenim-/export.
Die vier Bereiche
| Bereich | Was entfernt wird |
|---|---|
| Kinder-Stammdaten | einzelne Kinder samt der direkt mit ihnen verknüpften Daten |
| Familien-Stammdaten | Familie samt Familienmitgliedern, hinterlegten Dokumenten und den Zugängen der Eltern |
| Pinnwand | Beiträge in einem gewählten Zeitraum |
| Nachrichten | Nachrichten der Postbox in einem gewählten Zeitraum |
Bei Kindern und Familien wird aus einer Liste ausgewählt, bei Pinnwand und Nachrichten über ein Start- und ein Enddatum.
Schritt für Schritt
- Bereich wählen und den Löschdialog öffnen
- Bei Kindern und Familien die gewünschten Einträge ankreuzen. Alle wählen und Alle abwählen helfen bei größeren Mengen. Bei Pinnwand und Nachrichten stattdessen den Zeitraum eintragen
- Bestätigungscode zum Löschen anfordern anklicken
- Der Code geht an die E-Mail-Adresse, die am eigenen Zugang hinterlegt ist. Das setzt die Zugangsart E-Mail und PIN voraus; ein reiner PIN-Zugang kann keinen Code anfordern
- Code eingeben und die Löschung bestätigen
Erst nach der Code-Eingabe wird wirklich gelöscht. Danach sind die Daten endgültig weg.
Familien mit Kindern werden übersprungen
Das ist die wichtigste Regel dieses Bereichs, und sie überrascht regelmäßig.
Eine Familie wird nur gelöscht, wenn kein einziges Kind mehr auf sie verweist. Ist noch eines verknüpft, bleibt die Familie stehen. Der Dialog sagt das anschließend: „Eine Familie wurde übersprungen, weil noch Kinder mit ihr verknüpft sind", bei mehreren entsprechend mit Anzahl.
Inaktive Kinder zählen mit. Eine Familie, deren Kinder längst ausgetreten sind, gilt trotzdem als belegt, solange die Kinder-Datensätze noch da sind. Erst das Löschen des Kind-Datensatzes gibt die Familie frei.
Wer eine Familie wirklich loswerden will, muss sie vorher frei bekommen. Dafür reicht es, die Kinder von ihr zu lösen: im Reiter Kinder der Familie entfernt das Papierkorb-Symbol die Zuordnung zu dieser Familie, das Kind selbst bleibt bestehen. Die Kinder zu löschen ist dafür nicht nötig und meist auch nicht gewollt. Dafür werden die Rechte Kinder (Reiter Familie) und Stammdaten (Reiter Kind) gebraucht, und die Sorgeberechtigten sehen ein so gelöstes Kind bis zur neuen Zuordnung nicht mehr in der Eltern-App.
Die Zahl in der Erfolgsmeldung zählt nur die wirklich gelöschten Einträge. Wer fünf Familien auswählt und zwei übersprungen bekommt, liest also drei.
Welche Rechte nötig sind
| Was gelöscht werden soll | Nötiges Recht in der Benutzergruppe |
|---|---|
| Kinder-Stammdaten | Kind löschen |
| Familien-Stammdaten | Familiename ändern |
| Pinnwand und Nachrichten | Datensätze löschen |
Der Name des zweiten Rechts führt in die Irre: Familiename ändern erlaubt nicht nur das Umbenennen, sondern auch das Löschen ganzer Familien. Wer dieses Recht vergibt, sollte das wissen.
Steht in einer Benutzergruppe nur Kind löschen, erscheint der Bereich Familien-Stammdaten zwar, schon das Anfordern des Bestätigungscodes scheitert dann aber mit der Meldung Der Bestätigungscode konnte nicht erstellt werden.
Was diese Funktion nicht tut
- Sie kennt keinen Papierkorb. Gelöschtes lässt sich nicht zurückholen.
- Sie fragt nicht nach, ob eine Familie noch Kinder hat. Sie überspringt still und berichtet erst hinterher.
- Sie löscht keine einzelne Familie aus deren Detailansicht heraus. Dafür gibt es den eigenen Weg über die Familienübersicht.