Wie können Mitarbeiter:innen Stammdaten importiert werden?
Übersicht
Team-Stammdaten können als CSV-Datei importiert werden. Der Import legt nur neu an: Jede übernommene Zeile wird als neues Teammitglied angelegt. Ein Abgleich mit vorhandenen Einträgen oder eine Aktualisierung bestehender Daten findet nicht statt.
Datei vorbereiten
Trennzeichen ist das Semikolon, gespeichert wird als UTF8 codierte CSV Datei, damit Umlaute und Sonderzeichen richtig ankommen. Die erste Zeile ist die Überschriftenzeile, ab der zweiten Zeile stehen die Daten.
Die Excel Vorlage (xlsx Datei) ist auch im Importfenster verlinkt. Beim Speichern als CSV wird nur das erste Blatt gespeichert; der Hinweis von Excel dazu ist kein Fehler.
Spalten
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Nachname | Erforderlich; fehlt der Eintrag, wird er in der Vorschau markiert | Adam |
| Vorname | Erforderlich; fehlt der Eintrag, wird er in der Vorschau markiert | Johanna |
| Tätigkeit | Nur die Werte aus dem Blatt „Tätigkeiten" der Vorlage werden erkannt | erzieher |
| Geburtsdatum | Optional | 23.07.1992 |
| Geschlecht | Optional: w für weiblich, m für männlich, d für divers | w |
| Gruppe | Name einer vorhandenen Gruppe | Regenbogen |
| Telefon | Optional | 01222/1234567 |
| PIN | Mindestens 4 Ziffern, empfohlen sind 6 (siehe unten) | 983456 |
| Optional. Mit einer eigenen Adresse wird eine Aktivierungsmail für einen Web-Zugang verschickt | johanna@example.de | |
| Benutzergruppe | Name einer vorhandenen Benutzergruppe; sie bestimmt die Rechte | Leitung |
Zusätzlich kann bei der Spaltenzuordnung E-Mail zuordnen gewählt werden: die Adresse, über die sich eine Person ohne eigene E-Mail-Adresse anmeldet. Ohne Angabe ist der Zugriff mit jeder E-Mail-Adresse der Einrichtung möglich.
Ankreuzspalten wie beim Kinder-Import oder beim Import von Familienmitgliedern gibt es hier nicht: Alle Spalten enthalten Klartext.
Zur PIN
Beim Import werden PINs ab 4 Ziffern angenommen. Kürzere Angaben werden in der Vorschau als PIN ungültig markiert und nicht importiert.
Für die Anmeldung in der Team-App wird allerdings eine PIN mit genau 6 Ziffern gebraucht, und beim Anlegen von Hand im Kita-Konto sind mindestens 6 Ziffern gefordert. Empfehlung deshalb: 6 Ziffern vergeben. Eine kürzere PIN aus einem Import lässt sich später im Profil der Person über das Feld Neue PIN (optional) ersetzen.
Import durchführen
- Im Kita-Konto die Einrichtung öffnen, oben rechts das Menü mit den drei Punkten öffnen und Datenim-/export wählen.
- Unter CSV Datei importieren auf Wählen und dann auf Team Stammdaten klicken.
- Über CSV Datei hier hochladen die Datei auswählen. Danach erscheinen alle Zeilen; nicht benötigte Zeilen werden über das Häkchen abgewählt.
- Mit Weiter zur Spaltenzuordnung wechseln und je Spalte den passenden Eintrag wählen. Nicht benötigte Spalten bleiben auf Nicht zuordnen.
- Mit Weiter die Vorschau öffnen und die Markierungen prüfen.
- Mit Einträge importieren den Import starten. Zum Schluss erscheint Die Daten wurden erfolgreich importiert.
In der Spalte Aktivierung wird je Zeile mit gültiger, noch freier E-Mail-Adresse festgelegt, ob die Aktivierungsmail verschickt wird.
Meldungen in der Vorschau
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| Es gibt Einträge, die fehlerhaft sind und nicht importiert werden können. | Fehlerhafte Zeilen lassen sich nicht ankreuzen und bleiben außen vor |
| Tätigkeit nicht vorhanden | Der Wert passt zu keiner der vorgegebenen Tätigkeiten |
| Benutzergruppe nicht vorhanden | Es gibt keine Benutzergruppe mit diesem Namen |
| PIN ungültig | Die PIN hat weniger als 4 Ziffern |
| E-Mail Adresse bereits vergeben | Die Adresse wird bereits von einem anderen Zugang genutzt |
| Es gibt Einträge, die möglicherweise schon im System vorhanden sind und doppelt angelegt werden. | Vorname, Nachname und Tätigkeit stimmen mit einem vorhandenen Eintrag überein; diese Zeilen sind vorsorglich abgewählt |
| Bei mehreren Mitarbeitern wurde dieselbe E-Mail-Adresse erkannt. | Eine mehrfach verwendete Adresse wird als Sammeladresse für Benachrichtigungen gespeichert, die Anmeldung läuft dann über die PIN |
Voraussetzungen
- In der Benutzergruppe werden bei Team Lese-/Schreibrechte benötigt.
- Der Menüpunkt Datenim-/export erscheint nur mit mindestens Leserechten bei Benutzergruppen.
- Gruppen und Benutzergruppen, die in der Datei genannt werden, müssen vorher angelegt sein.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Nach dem Hochladen steht alles in einer Spalte | Die Datei ist nicht mit Semikolon getrennt | Die Datei erneut als CSV mit Semikolon als Trennzeichen speichern |
| Umlaute werden falsch dargestellt | Die Datei ist nicht UTF8-codiert | Beim Speichern die UTF8-codierte CSV-Variante wählen |
| Eine Zeile lässt sich in der Vorschau nicht ankreuzen | Die Zeile enthält einen Fehler | Die markierte Angabe in der Datei korrigieren und erneut hochladen |
| Eine Person wurde ohne Gruppe angelegt | Der Gruppenname passt zu keiner vorhandenen Gruppe | Die Gruppe im Profil der Person nachtragen; der Import meldet diesen Fall nicht |
| Eine Person wurde doppelt angelegt | Der Import gleicht nichts ab | Den doppelten Eintrag löschen und vor einem erneuten Import die als vorhanden markierten Zeilen abwählen |
Hinweise
- Ein einzelnes Teammitglied wird ohne Import über die Team-Liste angelegt. Das beschreibt der Artikel „Mitarbeitende anlegen und in der Team-App anmelden".
- Ohne eigene E-Mail-Adresse erfolgt die Anmeldung über ein bestehendes Zugangskonto der Einrichtung und die persönliche PIN. In jeder Einrichtung muss mindestens ein Zugang mit E-Mail-Adresse bestehen.