Personaldeckung

Die Personaldeckung zeigt auf einen Blick, ob genügend Personal für die Betreuung der Kinder vorhanden ist. Das System berechnet automatisch den erforderlichen Personalschlüssel und vergleicht ihn mit dem verfügbaren Personal.

Dashboard

Gesamtübersicht (oben)

• Auslastung: Prozentualer Wert mit Fortschrittsbalken
• Status: Ampel-Anzeige (ok/kritisch/unterbesetzt)
• Kinder: Anzahl der anwesenden/gebuchten Kinder
• Personal geplant/anwesend: Anzahl der Mitarbeiter
• Personal abwesend: Urlaub, Krankheit, etc.
• Personal verfügbar: Nach Abzug der Abwesenheiten
• Personal benötigt: Berechneter Bedarf laut Personalschlüssel

Wochenübersicht

• Navigierbare Kalenderleiste (Mo–So)
• Pfeile zum Vor-/Zurückblättern
• Klick auf einen Tag lädt dessen Details
• Heute ist mit einem Punkt markiert

Gruppenübersicht

Für jede Gruppe wird angezeigt:

• Gruppenname und Betreuungsart (Krippe, Elementar, Hort, Gemischt)
• Eigener Fortschrittsbalken mit Auslastung
• Anzahl Kinder und Personal
• Farbiger Rand je nach Status
• Bei gemischten Gruppen: Aufschlüsselung nach Altersgruppe (aufklappbar)

Abwesenheiten

• Zeigt alle abwesenden Mitarbeiter des Tages
• Typ (U=Urlaub, K=Krank, F=Fortbildung, etc.)
• Nur sichtbar, wenn Abwesenheiten vorhanden

Modi

Planung

• Basiert auf dem Dienstplan minus eingetragene Abwesenheiten
• Zeigt den geplanten Zustand
• Für Vorausplanung und Steuerung

Echtzeit

• Basiert auf tatsächlich eingecheckten Kindern und eingestempelten Mitarbeitern
• Zeigt den aktuellen Live-Status
• Automatische Aktualisierung alle 30 Sekunden
• „Live“-Indikator pulsiert grün

Umschalten

Toggle-Schalter im Header: „Planung“ / „Echtzeit“

Berechnung des Personalschlüssels

Grundformel

Auslastung = (Personal benötigt / Personal gewichtet) × 100%

Schritt 1: Betreuungsschlüssel nach Altersgruppe

Standard-Verhältnis (1 Fachkraft pro X Kinder):

Altersgruppe	Betreuungsschlüssel
Krippe (0–3 Jahre)	1 : 3
Elementar (3–6 Jahre)	1 : 10
Hort (6–12 Jahre)	1 : 12
Gemischt	1 : 8

Diese Werte sind konfigurierbar und können an Ihr Bundesland angepasst werden.

Schritt 2: Personal benötigt berechnen

Personal benötigt = Anzahl Kinder ÷ Betreuungsschlüssel

Beispiel: 20 Kinder im Elementarbereich mit Schlüssel 1:10 = 2,0 Fachkräfte benötigt

Schritt 3: Personalgewichtung

Das verfügbare Personal wird nach Qualifikation gewichtet:

Qualifikation	Gewichtung
Fachkräfte (Erzieher, Sozialpädagoge, Heilpädagoge, Kindheitspädagoge)	1,0
Ergänzungskräfte (Kinderpfleger, SPA, Sozialassistent)	0,5
Ausbildung (PiA: 0,5 / Berufspraktikant, FSJ/BFD: 0,25)	0,25–0,5
Sonstige	0,0

Beispiel: 2 Erzieher (2×1,0) + 1 Kinderpfleger (1×0,5) = 2,5 gewichtetes Personal

Schritt 4: Auslastung berechnen

Auslastung = 2,0 benötigt ÷ 2,5 gewichtet × 100% = 80%

Status-Ampel

Status	Farbe	Bedeutung
ok	Grün	≤ 100% – Ausreichend Personal
kritisch	Orange	101–125% – Knapp besetzt
unterbesetzt	Rot	> 125% – Zu wenig Personal

Einstellungen

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.

Tab 1: Betreuungsschlüssel

Bundesland-Vorlage:

• Wählen Sie Ihr Bundesland aus dem Dropdown
• Klicken Sie „Übernehmen“, um die Standardwerte zu laden
• Quelle und Stand werden angezeigt

Individuelle Anpassung:

• Krippe: 1 : X Kinder
• Elementar: 1 : X Kinder
• Hort: 1 : X Kinder
• Gemischt: 1 : X Kinder

Tab 2: Personalgewichtung

Für jede Qualifikation kann ein Gewichtungsfaktor von 0 bis 2 eingestellt werden:

• 0 = Nicht anrechenbar (zählt nicht zum Personalschlüssel)
• 1 = Voll anrechenbar
• 2 = Doppelt anrechenbar (für besondere Qualifikationen)

Die Qualifikationen sind gruppiert in:

1. Fachkräfte
2. Ergänzungskräfte
3. Ausbildung & Freiwillige
4. Sonstige

Voraussetzungen für korrekte Berechnung

Damit der Personalschlüssel richtig berechnet wird, müssen folgende Daten gepflegt sein:

1. Gruppen: Jede Gruppe muss eine Betreuungsart haben (Krippe, Elementar, Hort, Gemischt)
2. Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter muss eine Qualifikation haben
3. Dienstplan: Schichten müssen eingetragen sein
4. Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit etc. müssen erfasst sein
5. Kinder: Buchungen oder (für Echtzeit) Check-ins müssen vorliegen

Tipps

Tägliche Nutzung

1. Prüfen Sie morgens die Echtzeit-Ansicht für den aktuellen Status
2. Nutzen Sie die Wochenübersicht für einen schnellen Überblick
3. Achten Sie auf orangene oder rote Gruppen – hier muss reagiert werden

Planung

1. Wechseln Sie in den Planungsmodus
2. Navigieren Sie in die Zukunft
3. Identifizieren Sie kritische Tage frühzeitig
4. Passen Sie den Dienstplan entsprechend an

Einstellungen

1. Wählen Sie zuerst die Bundesland-Vorlage als Basis
2. Passen Sie die Gewichtungen an Ihre tatsächliche Praxis an
3. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Einstellungen noch aktuell sind

Berechtigungen

• Lesen: Dashboard ansehen
• Schreiben: Dashboard ansehen und Einstellungen bearbeiten

Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.