Postbox – Nachrichten als PDF
Übersicht
Mit dem PDF-Export kannst du einzelne Nachrichten aus der Postbox als PDF-Datei herunterladen. Das ist nützlich, um Nachrichten zu archivieren oder auszudrucken
Mögliche Anwendungsfälle:
- Dokumentation: Wichtige Nachrichten für die Ablage sichern
- Archivierung: Nachrichten langfristig ausserhalb von Kindy aufbewahren
- Weitergabe: Nachrichten an Personen weiterleiten, die kein Kindy nutzen (z.B. Träger, Behörden)
Nachricht als PDF exportieren
Voraussetzungen
- Die Nachricht muss geöffnet sein (Detailansicht)
- Der Export ist verfügbar für empfangene und gesendete Nachrichten
- Nicht verfügbar bei Entwürfen und Vorlagen
Browser
Öffne die Postbox im Hauptmenü
Öffne die gewünschte Nachricht (klicke auf die Nachricht in der Liste)
Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (grosses „more“-Symbol)
Wähle „PDF exportieren“
Die PDF-Datei wird automatisch heruntergeladen
Inhalt der PDF-Datei
Die PDF-Datei enthält alle relevanten Informationen der Nachricht in folgender Reihenfolge:
| Abschnitt | Inhalt | Bedingung |
|---|---|---|
| Header | Titel „Nachricht“, Betreff, Absender mit Datum/Uhrzeit, Empfänger (Gruppen und Einzelempfänger) | Immer enthalten |
| Nachrichtentext | Der vollständige Nachrichtentext (HTML wird in Klartext konvertiert) | Immer enthalten |
| Bilder | Abschnitt „Bilder:“ mit allen angehängten Bildern | Nur wenn Bilder vorhanden |
| Anhänge | Abschnitt „Anhänge:“ mit regulären und Cloud-Anhängen | Nur wenn Anhänge vorhanden |
| Kurzmitteilung | Abschnitt „Kurzmitteilung“ | Nur bei Kurzmitteilungen |
| Antworten | Abschnitt „Antworten (X)“ mit Tabelle: Name, Kind, Datum | Nur wenn Antwortoptionen vorhanden |
| Rückmeldungen | Abschnitt „Rückmeldungen (X)“ mit Thread-Struktur und Tags [Kita]/[Eltern] | Nur wenn Rückmeldungen vorhanden |
Seitenformat
- Format: A4 Hochformat
- Fusszeile: „Seite X von Y“ auf jeder Seite
Dateiname und Speicherort
Dateiname
Die PDF-Datei wird automatisch benannt nach dem Muster:
nachricht-{betreff}-{datum}.pdf
Beispiel: nachricht-elternabend-einladung-2025-03-15.pdf
Speicherort
Die Datei wird im Standard-Download-Ordner deines Browsers gespeichert. Je nach Browser-Einstellungen wirst du möglicherweise nach einem Speicherort gefragt.
| Browser | Typischer Download-Ordner |
|---|---|
| Chrome | Downloads-Ordner (oder individuell konfiguriert) |
| Safari | Downloads-Ordner |
| Firefox | Downloads-Ordner (oder Nachfrage je nach Einstellung) |
Häufige Fragen
Welche Nachrichten kann ich als PDF exportieren?
Alle empfangenen und gesendeten Nachrichten können exportiert werden. Ausgenommen sind Entwürfe und Vorlagen — für diese ist der PDF-Export nicht verfügbar.
Sind Rückmeldungen und Antworten in der PDF enthalten?
Ja, sofern vorhanden. Antworten werden als Tabelle mit Name, Kind und Datum dargestellt. Rückmeldungen werden in Thread-Struktur mit Kennzeichnung [Kita] oder [Eltern] aufgeführt.
Kann ich mehrere Nachrichten auf einmal exportieren?
Nein. Der PDF-Export funktioniert immer für eine einzelne Nachricht. Öffne die gewünschte Nachricht und exportiere sie einzeln.
Fehlerbehebung
PDF wird nicht heruntergeladen
Symptom: Nach dem Klick auf „PDF exportieren“ passiert nichts — keine Datei wird heruntergeladen.
Lösungen:
- Popup-Blocker prüfen: Manche Browser blockieren automatische Downloads. Erlaube Downloads für die Kindy-Website in den Browser-Einstellungen
- Download-Ordner prüfen: Möglicherweise wurde die Datei bereits heruntergeladen, aber in einem anderen Ordner gespeichert. Prüfe den Standard-Download-Ordner deines Browsers
- Seite neu laden: Lade die Seite neu und versuche den Export erneut
Fehlermeldung „PDF konnte nicht erstellt werden“
Symptom: Nach dem Klick auf „PDF exportieren“ erscheint die Meldung „PDF konnte nicht erstellt werden.“
Lösungen:
- Internetverbindung prüfen: Stelle sicher, dass dein Gerät online ist
- Nachricht erneut öffnen: Schliesse die Nachricht und öffne sie erneut
- Browser aktualisieren: Verwende die neueste Version deines Browsers
- Anderen Browser testen: Versuche den Export in einem anderen Browser (Chrome, Firefox, Safari)
Übersicht der Navigationspfade
| Was | Wo |
|---|---|
| PDF exportieren (Desktop) | Postbox → Nachricht öffnen → Drei-Punkte-Menü (oben rechts) → „PDF exportieren“ |