Schnellnachrichten an die Eltern eines Kindes

Übersicht

Schnellnachrichten sind feste Texte, die das Team mit einem Tipp an die Eltern eines einzelnen Kindes schickt, zum Beispiel „Wir benötigen neue Windeln“ oder „Bitte neue Wechselsachen mitbringen“. Statt jedes Mal eine Nachricht zu verfassen, wird am Kind die passende Zeile angetippt. Die Eltern erhalten eine ganz normale Nachricht in der Eltern-App.

Welche Schnellnachrichten es gibt, legt die Einrichtung selbst fest: unter Einstellungen, Reiter Eltern-App, Abschnitt SCHNELLNACHRICHTEN.

Schnellnachricht an die Eltern senden

In der Gruppenansicht

1. Die Gruppenansicht öffnen.
2. An der Kindkarte auf das Nachricht-Symbol klicken (Hinweis beim Darüberfahren: Nachricht an Eltern). Alternativ das Menü der Kindkarte öffnen und Nachricht wählen.
3. Es öffnet sich das Fenster Nachricht an die Eltern von mit Vor- und Nachnamen und dem Foto des Kindes.
4. Auf die gewünschte Schnellnachricht tippen.

Das Fenster schließt sich, und es erscheint die Meldung Gesendet an die Eltern von mit dem Vornamen des Kindes, zum Beispiel „Gesendet an die Eltern von Mia“.

In den Ansichten eines Kindes

Dasselbe Fenster öffnet sich über den Menüpunkt Nachricht im Menü oben auf der Seite eines Kindes. Der Menüpunkt steht in diesen Ansichten:

Was im Fenster steht

Jede aktive Schnellnachricht ist eine Zeile:

• fett die Bezeichnung (zum Beispiel Windeln),
• darunter der vollständige Text, so wie die Eltern ihn erhalten. Der Platzhalter für den Vornamen ist bereits durch den Vornamen des Kindes ersetzt,
• rechts ein Senden-Symbol.

Wurde dieselbe Schnellnachricht in den letzten 24 Stunden schon an dieses Kind geschickt, steht in der Zeile ein Vermerk mit Uhrzeit und Absender, zum Beispiel:

• Heute 09:14 von Anna Becker gesendet
• Gestern 16:40 von Anna Becker gesendet, wenn der Versand vom Vortag stammt
• Heute 09:14 gesendet, wenn die Person, die gesendet hat, nicht mehr im Personal geführt wird

Der Vermerk ist nur ein Hinweis, damit nichts doppelt verschickt wird. Senden bleibt trotzdem möglich.

Die letzte Zeile heißt immer Eigene Nachricht schreiben …. Ein Klick darauf öffnet das gewohnte Fenster Neue Nachricht, in dem das Kind bereits als Empfänger eingetragen ist.

Wenn keine Schnellnachricht aktiv ist

Gibt es keine aktive Schnellnachricht, öffnet das Nachricht-Symbol direkt das Fenster Neue Nachricht, ohne Zwischenschritt. Das ist dasselbe Verhalten wie vor Einführung der Schnellnachrichten.

Vor dem Senden bestätigen

Standardmäßig sendet ein Tipp auf eine Zeile sofort. Wer versehentliche Tipps vermeiden möchte, kann für die Einrichtung zwei Tipps verlangen:

1. Unter Einstellungen, Reiter Eltern-App, Abschnitt SCHNELLNACHRICHTEN den Schalter Vor dem Senden bestätigen einschalten.
2. Die Einstellung wird sofort gespeichert, es erscheint Einstellung gespeichert.

Danach gilt im Fenster am Kind:

1. Der erste Tipp auf eine Zeile verwandelt ihr Senden-Symbol in einen grünen Knopf Senden. Noch ist nichts verschickt.
2. Erst ein Tipp auf Senden verschickt die Nachricht.

Es ist immer höchstens eine Zeile so vorbereitet. Ein Tipp auf eine andere Zeile bereitet diese vor und setzt die vorige zurück. Wird das Fenster geschlossen, ist keine Zeile mehr vorbereitet.

Was die Eltern erhalten

• Eine normale Nachricht an die Eltern dieses einen Kindes, mit Benachrichtigung auf dem Telefon wie bei jeder anderen Nachricht.
• Als Betreff den Betreff der Schnellnachricht, als Text den Text. Der Platzhalter für den Vornamen ist in beiden durch den Vornamen des Kindes ersetzt.
• Als Absender die Person, die gesendet hat. Ist das angemeldete Konto keinem Personal zugeordnet, steht dort Leitung.
• Die Eltern können mit einem eigenen Text antworten. Vorgegebene Antwortknöpfe gibt es bei Schnellnachrichten nicht.

Im Postfach des Kita-Kontos erscheint die Nachricht wie jede andere gesendete Nachricht, dort ist auch die Antwort der Eltern zu sehen.

Bei Geschwistern wird die Schnellnachricht an jedem Kind einzeln verschickt. Jede Nachricht trägt dann den Vornamen des jeweiligen Kindes.

Schnellnachrichten verwalten

Wo die Verwaltung liegt

1. Über das Einstellungs-Symbol in der oberen Menüleiste die Seite der Einrichtung öffnen.
2. Oben auf den Reiter Einstellungen wechseln.
3. Den Reiter Eltern-App wählen.
4. Zum Abschnitt SCHNELLNACHRICHTEN scrollen.

Dort stehen der Schalter Vor dem Senden bestätigen und die Tabelle mit den Spalten Bezeichnung, Betreff und Text und Aktiv. Die Reihenfolge der Tabelle ist die Reihenfolge im Fenster am Kind.

Die vorbelegten Beispiele

Beim ersten Aufruf legt Kindy für jede Einrichtung einige Beispiele an, alle aktiv, zum Beispiel:

Der Text folgt jeweils demselben Muster, zum Beispiel bei Windeln: „Liebe Eltern, für {Vorname} benötigen wir neue Windeln. Bitte bringen Sie bei Gelegenheit welche mit. Vielen Dank!“

Die Beispiele lassen sich wie jede andere Schnellnachricht bearbeiten, deaktivieren oder löschen. Ein gelöschtes Beispiel kommt nicht wieder.

Schnellnachricht anlegen

1. Auf Schnellnachricht hinzufügen klicken.
2. Im Fenster Schnellnachricht anlegen ausfüllen:

3. Auf Speichern klicken. Es erscheint Schnellnachricht angelegt.

Unter Bezeichnung und Betreff zählt ein Zähler die Zeichen mit (zum Beispiel „12/30“). Alle drei Felder müssen ausgefüllt sein.

Eine neue Schnellnachricht wird am Ende der Liste angefügt.

Vorname des Kindes einsetzen

Wo der Vorname des Kindes stehen soll, wird genau dieser Platzhalter geschrieben, mit geschweiften Klammern und großem V:

{Vorname}

Beim Senden wird er durch den Vornamen des Kindes ersetzt, im Text und auch im Betreff. Beispiel: „Für {Vorname} ist keine Wechselkleidung mehr da.“ wird bei Mia zu „Für Mia ist keine Wechselkleidung mehr da.“

Andere Schreibweisen wie „{vorname}“ oder „[Vorname]“ werden nicht ersetzt und kommen bei den Eltern so an, wie sie geschrieben wurden.

Schnellnachricht bearbeiten

1. In der Zeile auf das Stift-Symbol (Bearbeiten) klicken.
2. Im Fenster Schnellnachricht bearbeiten die Felder ändern.
3. Auf Speichern klicken. Es erscheint Schnellnachricht gespeichert.

Die Änderung gilt für alle Nachrichten, die danach verschickt werden. Bereits verschickte Nachrichten bleiben unverändert.

Reihenfolge ändern

Die Zeile am Griff ganz links (Hinweis Reihenfolge ändern) an die gewünschte Stelle ziehen. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert, es erscheint Reihenfolge gespeichert.

Deaktivieren

Den Schalter in der Spalte Aktiv ausschalten. Die Schnellnachricht bleibt in der Tabelle erhalten (blasser dargestellt), erscheint aber nicht mehr im Fenster am Kind. Zum Wiederverwenden den Schalter wieder einschalten.

Das eignet sich für Texte, die nur zu bestimmten Zeiten gebraucht werden, zum Beispiel Matschkleidung nur in der nassen Jahreszeit.

Löschen

1. In der Zeile auf das Papierkorb-Symbol (Löschen) klicken.
2. Die Abfrage Schnellnachricht löschen mit Löschen bestätigen.

Löschen ist endgültig. Die Abfrage weist selbst darauf hin: „Zum Ausblenden genügt es, sie zu deaktivieren.“

Voraussetzungen

Außerdem gilt beim Senden:

• Die Familie des Kindes hat einen aktivierten Eltern-Zugang. Bei Kindern ohne aktivierten Zugang ist das Nachricht-Symbol in der Gruppenansicht nicht bedienbar, und der Menüpunkt Nachricht fehlt.
• Das Kind ist aktiv.
• Ist die Benutzergruppe auf bestimmte Gruppen eingeschränkt, lassen sich nur Kinder dieser Gruppen anschreiben.

Wer nur Leserechte bei Standortdaten hat, sieht die Tabelle ohne Knöpfe, den Schalter ausgegraut und darunter den Hinweis „Bearbeiten ist mit Lese-/Schreibrechten für „Standortdaten“ möglich.“

Die Rechte werden je Benutzergruppe vergeben, siehe Benutzergruppen & Rechte.

Wenn etwas nicht funktioniert

Häufige Fragen

Lässt sich eine Schnellnachricht nach dem Senden zurückholen? Im Fenster am Kind gibt es kein Rückgängig. Die Nachricht ist mit dem Tipp verschickt und steht danach wie jede andere im Postfach. Wer Fehltipps vermeiden möchte, schaltet Vor dem Senden bestätigen ein.

Lässt sich die Schnellnachricht vor dem Senden noch ändern? Nein. Für einen abweichenden Text Eigene Nachricht schreiben … wählen.

Kann eine Schnellnachricht an mehrere Kinder auf einmal gehen? Nein, sie geht immer an die Eltern des einen Kindes, an dem sie geöffnet wurde. Für mehrere Kinder am jeweiligen Kind einzeln senden oder im Postfach eine Nachricht an mehrere Empfänger schreiben.

Wird der Vermerk „Heute … gesendet“ für alle angezeigt? Ja, für alle, die das Kind anschreiben dürfen. So sieht auch eine Kollegin, dass die Windeln heute schon angefragt wurden. Der Vermerk verschwindet 24 Stunden nach dem Versand.

Sind Schnellnachrichten dasselbe wie die Vorlagen im Postfach? Nein. Die Vorlagen im Postfach sind Entwürfe für frei verfasste Nachrichten und bleiben davon unberührt. Schnellnachrichten werden nur unter Einstellungen > Eltern-App gepflegt.

Hinweise

• Schnellnachrichten gelten für die ganze Einrichtung. Alle im Team sehen dieselbe Auswahl in derselben Reihenfolge.
• Eine Schnellnachricht kann nicht zeitversetzt verschickt werden und hat keine Anhänge.
• In den Ansichten eines Kindes ist der Menüpunkt Nachricht auf schmalen Bildschirmen ausgeblendet. Dort führt der Weg über die Gruppenansicht.
• Der Vermerk „Heute … gesendet“ bezieht sich auf genau diese Schnellnachricht an genau dieses Kind. Eine selbst geschriebene Nachricht zum selben Thema erzeugt keinen Vermerk.

Siehe auch

• Antwortmöglichkeit bei neuen Nachrichten
• Eine Nachricht erreicht eine Familie nicht: Fehlersuche
• Push-Benachrichtigungen in der Eltern-App
• Benutzergruppen & Rechte