Umfragen

Mit dem Umfragen-Modul können Sie strukturierte Abfragen an die Eltern einer oder mehrerer Gruppen senden – z. B. zur Teilnahme an einem Sommerfest oder Ausflug, zur Terminfindung für Elternabende, zur Anmeldung für die Ferienbetreuung, zur Wahl der Elternvertreter oder für eine anonyme Zufriedenheits-Umfrage. Das System erfasst die Antworten automatisch, berechnet Rücklaufquoten und stellt Statistiken sowie Export-Funktionen bereit.

Umfragen können als Entwurf vorbereitet, anschließend veröffentlicht werden, später wieder geschlossen, bei Bedarf wieder geöffnet und schließlich archiviert werden.

Übersichtsseite

Gruppen-Auswahl

Oben rechts können Sie die Gruppe umschalten. Es werden nur die Umfragen der aktiven Gruppe angezeigt. Mit „Alle Gruppen“ sehen Sie alle Umfragen übergreifend.

Status-Filter

Direkt über der Tabelle befinden sich Filter-Chips:

Filter	Bedeutung
Alle	Alle Umfragen anzeigen
Aktiv	Laufende, veröffentlichte Umfragen
Entwurf	Noch nicht veröffentlichte Umfragen
Beendet	Manuell geschlossene Umfragen
Archiviert	Archivierte Umfragen

Tabellenansicht

Jede Zeile zeigt:

Name der Umfrage + Anzahl Fragen
Status-Badge (Aktiv grün / Entwurf grau / Beendet orange / Archiviert grau)
Erstellt-Datum
Frist (Antwortfrist, sofern gesetzt)
Anzeigen-Button für die Detailansicht

Bei aktiven Umfragen gibt es zusätzlich einen Schnell-Einblick (Pfeil-Button): Dieser klappt eine Mini-Statistik ein mit Anzahl Antworten, Fortschrittsbalken und Rücklaufquote in Prozent.

Frist-Warnungen

Orange: Die Antwortfrist liegt in den nächsten 3 Tagen
Rot: Die Frist ist abgelaufen
Ein Warnsymbol (Dreieck) wird zusätzlich bei aktiven Umfragen mit naher Frist angezeigt

Mobile Kartenansicht

Auf kleinen Bildschirmen (< 730 px) wird statt der Tabelle eine Karten-Liste angezeigt. Tippen auf eine Karte öffnet die Detailansicht.

Sortierung & Suche

Spaltenüberschriften (Name, Status, Erstellt, Frist) sind anklickbar und sortieren die Liste
Über das Filter-Icon rechts können Sie per Suchbegriff filtern

Neue Umfrage erstellen

Klicken Sie oben rechts auf „Neu“. Es öffnet sich ein Assistent mit 3 Schritten.

Schritt 1: Basis

Feld	Bedeutung
Empfänger	Eine oder mehrere Gruppen auswählen. Mit dem X pro Chip wieder entfernen.
Name der Umfrage	Pflichtfeld, max. 50 Zeichen (z. B. „Sommerfest 2026“)
Beschreibung	Optional, max. 200 Zeichen. Erscheint für Eltern in der App.
Antwortfrist setzen	Checkbox. Wenn aktiv: Datum + Uhrzeit. Nach diesem Zeitpunkt können keine Antworten mehr abgegeben oder geändert werden.
Ergebnisse für Eltern sichtbar	Wenn aktiv, können Eltern das anonyme Gesamtergebnis in der App sehen.
Anonyme Umfrage	Antworten werden anonym erfasst. Die Kita kann nicht sehen, wer was geantwortet hat. Diese Einstellung lässt sich nach der Veröffentlichung nicht mehr ändern.
Benachrichtigung	„Eltern in der App benachrichtigen“ löst beim Veröffentlichen eine Push-Benachrichtigung an alle Eltern der Empfängergruppen aus.
Datei anhängen	Bis zu 3 Anhänge (PDF, JPG/PNG), max. 30 MB pro Datei.

Schritt 2: Fragen

Hier fügen Sie die eigentlichen Fragen hinzu.

Aus Vorlage laden

Klicken Sie auf „Aus Vorlage laden“, um Fragen aus einer bereits gespeicherten Vorlage zu übernehmen (siehe Abschnitt „Vorlagen“). Die Fragen werden als neue Kopie eingefügt und können beliebig angepasst werden.

Frage hinzufügen

Mit „Frage hinzufügen“ erstellen Sie eine neue Frage. Jede Frage besitzt:

Feld	Bedeutung
Fragetyp	Ja/Nein, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Freitext
Fragetext	Pflichtfeld, max. 200 Zeichen
Auswahlmöglichkeiten	Bei Einfach-/Mehrfachauswahl: 2–10 Optionen, jeweils max. 100 Zeichen
Pflichtfrage	Wenn aktiviert, müssen Eltern diese Frage beantworten

Fragetypen

Typ	Beschreibung	Beispiel
Ja / Nein	Zwei-Antwort-Frage	„Kommt Ihr Kind zum Sommerfest?“
Einfachauswahl	Eine Antwort aus mehreren	„An welchem Termin können Sie zum Elternabend?“
Mehrfachauswahl	Mehrere Antworten möglich	„Für welche Ferienwochen brauchen Sie Betreuung?“
Freitext	Offenes Textfeld	„Was wünschen Sie sich für das nächste Jahr?“

Reihenfolge ändern / Fragen entfernen

Über die Pfeil-Buttons rechts an jeder Frage verschieben Sie die Reihenfolge. Das Papierkorb-Symbol entfernt die Frage.

Schritt 3: Vorschau

Hier sehen Sie die Umfrage so, wie Eltern sie sehen werden (inkl. Empfängergruppen, Frist, Sichtbarkeit, Anhänge und aller Fragen).

Speichern

Am Ende von Schritt 3 haben Sie zwei Optionen:

Button	Verhalten
Als Entwurf	Umfrage wird gespeichert, aber nicht an Eltern versendet. Status: Entwurf.
Veröffentlichen	Umfrage wird aktiv, Eltern können ab sofort antworten. Bei aktivierter Benachrichtigung wird eine Push an alle Eltern gesendet.

Detailansicht einer Umfrage

Durch Klick auf „Anzeigen“ (Desktop) oder eine Karte (Mobil) öffnet sich die Detailseite.

Kopfbereich

Titel der Umfrage
Antworten-Zähler: „X von Y beantwortet“
Status-Badge
Anonym-Badge (sofern die Umfrage anonym ist)
Frist (falls gesetzt)
Fortschrittsbalken mit Rücklaufquote in Prozent
- Grün ab 75 %, Orange ab 50 %, Rot darunter
Beschreibung (falls eingetragen)
Anhänge als klickbare Chips

Statistik pro Frage

Für jede Frage wird automatisch eine Statistik erzeugt:

Ja/Nein → horizontale Balken für Ja, Nein, Keine Antwort
Einfachauswahl / Mehrfachauswahl → Balken pro Option mit Anzahl und Prozentwert
Freitext → Liste aller eingegangenen Antworten

Kinderliste (nur bei nicht-anonymen Umfragen)

Unterhalb der Statistik sehen Sie die Liste aller Kinder der Empfängergruppe(n):

Beantwortet (grüner Badge) / Ausstehend (grauer Badge)
Datum der Antwort
Klick auf ein Kind: zeigt die konkrete Antwort pro Frage an

Beantwortete Kinder stehen in der Liste ganz oben, ausstehende darunter – jeweils alphabetisch sortiert.

Anonyme Umfragen

Bei anonymen Umfragen wird die Kinderliste nicht angezeigt. Stattdessen erscheint der Hinweis:

„Dies ist eine anonyme Umfrage. Einzelne Antworten können nicht zugeordnet werden.“

Aktionen (Drei-Punkte-Menü der Detailseite)

Über das Menü-Icon oben rechts stehen abhängig vom Status folgende Aktionen bereit:

Aktion	Verfügbar bei Status	Wirkung
Bearbeiten	Alle außer Archiviert	Öffnet den Assistenten mit den bestehenden Daten
Schließen	Aktiv	Eltern können keine Antworten mehr abgeben
Wieder öffnen	Beendet	Macht die Umfrage erneut aktiv
Archivieren	Beendet	Verschiebt die Umfrage ans Ende der Liste
Erinnerung senden	Aktiv + nicht anonym + mind. 1 ausstehende Antwort	Sendet Push an alle Eltern, die noch nicht geantwortet haben
Excel Export	Alle	CSV-Export aller Antworten (Excel/Google Sheets)
PDF Export	Alle	PDF mit Statistiken und Antworten
Als Vorlage speichern	Alle	Speichert die Fragen als wiederverwendbare Vorlage
Löschen	Alle	Löscht die Umfrage inkl. aller Antworten (unwiderruflich)

Bearbeitungs-Warnung

Wenn Sie eine aktive oder beendete Umfrage bearbeiten, erscheint oben im Assistenten ein Hinweis:

„Änderungen an dieser Umfrage können Auswirkungen auf bereits eingetragene Werte von Eltern haben.“

Die Einstellung „Anonyme Umfrage“ ist nach dem Veröffentlichen gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.

Vorlagen

Mit Vorlagen können Sie wiederkehrende Umfragen (z. B. jährliche Sommerfest-Anmeldungen, Terminabfragen für Elternabende, Anmeldungen zur Ferienbetreuung) einfach duplizieren.

Vorlage erstellen

Öffnen Sie eine bestehende Umfrage
Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Als Vorlage speichern“
Vergeben Sie einen Namen (z. B. „Sommerfest-Vorlage“)
Speichern

Die Vorlage enthält alle Fragen mit Typ, Optionen und Pflichtfeld-Einstellung – nicht jedoch Empfänger, Frist, Beschreibung oder Anhänge.

Vorlage verwenden

Beim Anlegen einer neuen Umfrage in Schritt 2 auf „Aus Vorlage laden“ klicken
Vorlage auswählen
Die Fragen werden eingefügt und können weiter angepasst werden

Vorlage löschen

Im Vorlagen-Auswahl-Dialog befindet sich neben jeder Vorlage ein Papierkorb-Symbol zum Löschen.

Anhänge

Formate

PDF, JPG, JPEG, PNG

Limits

Max. 3 Dateien pro Umfrage
Max. 30 MB pro Datei

Benachrichtigungen

Beim Veröffentlichen

Wenn Sie im Schritt 1 „Eltern in der App benachrichtigen“ ausgewählt haben, erhalten alle Eltern der Empfängergruppen eine Push-Benachrichtigung, sobald Sie in Schritt 3 auf „Veröffentlichen“ klicken.

Erinnerung nachträglich

Bei aktiven, nicht-anonymen Umfragen mit offenen Antworten erscheint im Drei-Punkte-Menü die Option „Erinnerung senden (X)“. X zeigt die Anzahl der Eltern, die noch nicht geantwortet haben. Alle ausstehenden Eltern erhalten dann eine Push.

Umfrage in einer Nachricht verlinken

Sie können eine aktive Umfrage zusätzlich in einer Postbox-Nachricht verknüpfen. Das ist praktisch, wenn Sie Eltern neben der reinen Umfrage-Benachrichtigung einen ausführlichen Begleittext mitgeben möchten (z. B. Infos zum Sommerfest, Erklärungen zur Terminfindung).

So verknüpfen Sie eine Umfrage

Öffnen Sie die Postbox und klicken Sie auf „Neue Nachricht“.
Verfassen Sie wie gewohnt Betreff und Text.
Im Feld „Umfrage verknüpfen“ wählen Sie aus der Liste die gewünschte Umfrage aus.
Die Umfrage erscheint als Karte mit Name und Frist. Über das X kann die Verknüpfung wieder entfernt werden.
Nachricht versenden.

Was sehen die Eltern?

Die Nachricht erscheint in der Eltern-App im gewohnten Postbox-Bereich.
In der Nachricht wird die verknüpfte Umfrage als anklickbarer Button angezeigt.
Ein Tipp darauf öffnet direkt die Umfrage – die Eltern können ohne Umwege antworten.

Hinweise

Es werden nur aktive Umfragen zur Auswahl angeboten. Entwürfe, beendete und archivierte Umfragen sind nicht verknüpfbar.
Pro Nachricht kann eine Umfrage verknüpft werden.
Die Umfrage und die Nachricht sind voneinander unabhängig: Wird die Umfrage geschlossen oder gelöscht, bleibt die Nachricht bestehen, aber der Link führt nicht mehr zum Antworten.
Eltern sehen die verknüpfte Umfrage nur, wenn sie auch tatsächlich zur Empfängergruppe der Umfrage gehören.

Export

PDF-Export

Enthält: Titel, Beschreibung, Rücklaufquote, Statistik pro Frage, ggf. Einzelantworten
Eignet sich für Aushang, Elternabend, Ablage

CSV-Export (Excel)

Eine Zeile pro Antwort, eine Spalte pro Frage
Eignet sich für Auswertung in Excel / Google Sheets

Beide Exporte berücksichtigen die Anonymitäts-Einstellung der Umfrage.

Status-Lebenszyklus

Entwurf  ──▶  Aktiv  ──▶  Beendet  ──▶  Archiviert
                 ▲              │
                 └──── wieder öffnen

Status	Bedeutung
Entwurf	Nur intern sichtbar. Eltern sehen und erhalten nichts.
Aktiv	Eltern können antworten. Statistik wird live aktualisiert.
Beendet	Keine neuen Antworten mehr möglich. Ergebnisse bleiben sichtbar.
Archiviert	Aus dem Alltagsbetrieb ausgeblendet. Kann jederzeit wieder geöffnet werden, indem Sie die Archivierung rückgängig machen (Status „Beendet“ + „Wieder öffnen“).

Frist vs. Schließen

Antwortfrist: automatisch, nach Ablauf wird die Umfrage für Eltern gesperrt.
Manuell schließen: jederzeit über das Drei-Punkte-Menü möglich, auch vor Ablauf der Frist.

Berechtigungen

Berechtigung	Lesen	Erstellen / Bearbeiten / Löschen
Keine	Kein Zugriff, der Menüpunkt ist nicht sichtbar	–
Lesen	Umfragen und Ergebnisse ansehen, Export	–
Schreiben	Voller Zugriff inkl. Erstellen, Bearbeiten, Schließen, Archivieren, Löschen, Vorlagen	Ja

Ohne Leseberechtigung leitet das System automatisch zur Pinnwand weiter.

Wenn eine Benutzerin zusätzlich über Gruppen-Beschränkungen verfügt, werden nur die für sie freigegebenen Gruppen im Empfänger-Auswahlmenü angezeigt.

Tipps für die Praxis

Für die Kita-Leitung

Vorlagen anlegen für wiederkehrende Abfragen (Sommerfest, Elternabend, Ferienbetreuung) – spart bei jeder Wiederholung Zeit.
Frist sinnvoll setzen: gibt Eltern eine klare Deadline und ermöglicht zuverlässige Planung.
Nicht-anonym nutzen, wenn Sie auf einzelne Kinder reagieren müssen (z. B. Teilnahme-Anmeldungen, Ferienbetreuung).
Anonym nutzen für Elternzufriedenheit und kritisches Feedback.
Erinnerung gezielt einsetzen: vor Fristablauf eine einzige Erinnerung – nicht mehrfach am selben Tag.

Für Erzieherinnen

Entwurf zürst, dann veröffentlichen: Sie können die Umfrage in Ruhe aufbauen und später mit einem Klick freigeben.
Vorschau prüfen (Schritt 3), bevor Sie auf „Veröffentlichen“ klicken.
Pflichtfragen markieren, wenn eine Antwort zwingend nötig ist (z. B. Teilnahme Ja/Nein).
Ergebnisse für Eltern sichtbar aktivieren, wenn die Gemeinschaft das Ergebnis teilen soll.
Nach Abschluss archivieren, um die Übersicht aufgeräumt zu halten.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Menüpunkt Umfragen nicht?

Sie haben keine Leseberechtigung. Wenden Sie sich an die Leitung, damit diese die Berechtigungen im Benutzer-Profil anpasst.

Können Eltern ihre Antwort später ändern?

Ja – solange die Umfrage aktiv ist und die Frist (falls gesetzt) nicht abgelaufen ist.

Was passiert mit Antworten, wenn ich eine aktive Umfrage bearbeite?

Bereits eingegangene Antworten bleiben erhalten, können aber zu bearbeiteten Fragen nicht mehr passen. Das System zeigt dafür einen Warnhinweis. Am sichersten ist es, Änderungen nur im Entwurfsstatus vorzunehmen.

Kann ich die Anonymität nachträglich ändern?

Nein. Nach dem Veröffentlichen ist die Anonymitäts-Einstellung gesperrt. Wenn Sie das ändern möchten, müssen Sie die Umfrage löschen und neu erstellen.

Warum ist meine Umfrage rot / orange markiert?

Die Frist läuft ab (orange) oder ist bereits abgelaufen (rot). Bei abgelaufener Frist können Eltern nicht mehr antworten.

Was passiert beim Löschen?

Die Umfrage und alle bereits eingegangenen Antworten werden unwiderruflich gelöscht. Falls Sie die Ergebnisse noch brauchen, exportieren Sie sie vorher als PDF oder CSV.

Wie sehen Eltern die Umfrage?

Die Umfrage erscheint in der Kindy Eltern-App. Mit aktivierter Push-Benachrichtigung werden Eltern zusätzlich informiert. Bei aktivierter „Ergebnisse sichtbar“-Option sehen sie nach dem Antworten die anonyme Auswertung. Zusätzlich kann die Umfrage in einer Postbox-Nachricht verknüpft werden – von dort springen Eltern mit einem Klick direkt in die Umfrage (siehe Abschnitt „Umfrage in einer Nachricht verlinken“).

Kann ich eine Umfrage an mehrere Gruppen gleichzeitig senden?

Ja. In Schritt 1 können Sie beliebig viele Empfänger-Gruppen hinzufügen. Jedes Elternpaar erhält die Umfrage genau einmal – auch wenn mehrere Gruppen zutreffen.