Eine Nachricht schreiben

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Übersicht

Über die Postbox im Kita-Konto schreibt die Einrichtung den Eltern Nachrichten: an eine oder mehrere Gruppen, an einzelne Kinder oder beides zusammen. Die Eltern lesen die Nachricht in der Eltern-App und können je nach Einstellung mit einer vorgegebenen Antwort, mit eigenem Text oder gar nicht antworten. Eine Nachricht lässt sich sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt verschicken, als Entwurf zurücklegen oder als Vorlage aufheben.

Dieser Artikel beschreibt das Kita-Konto im Browser.

Wo Nachrichten geschrieben werden

1. In der oberen Navigationsleiste auf das Briefumschlag-Symbol klicken. Die Seite Postbox öffnet sich.
2. Rechts oben auf Neu klicken. Das Fenster Neue Nachricht öffnet sich.

Ist in der gewählten Ansicht noch keine Nachricht vorhanden, steht in der Mitte der Seite zusätzlich die Schaltfläche Neue Nachricht mit dem Satz „Schreibe eine Nachricht an die Eltern.“ Sie öffnet dasselbe Fenster.

Weitere Wege in dasselbe Fenster:

Eine Nachricht schreiben und senden

1. Unter Empfänger der Nachricht die Liste -- Empfänger wählen -- öffnen und eine Gruppe oder ein Kind wählen. Der Eintrag erscheint darunter als Feld mit Kreuz. Für weitere Empfänger die Liste erneut öffnen.
2. Den Betreff eintragen.
3. Den Text unter Nachricht schreiben.
4. Bei Bedarf Dateien anhängen, die Antwortmöglichkeit wählen und die Einstellungen setzen (siehe unten).
5. Auf Weiter klicken. Es erscheint eine Kontrollansicht.
6. Empfänger, Text und Anhänge prüfen und auf Senden klicken. Ist ein späterer Versand eingestellt, heißt die Schaltfläche Speichern.

Danach meldet das Fenster „Die Nachricht wurde erfolgreich gespeichert.“ Mit dem Kreuz oben rechts wird es geschlossen. Die Nachricht steht in der Postbox unter Nachrichten, eine zeitversetzte unter Termin Nachricht.

Mit Zurück in der Kontrollansicht geht es ohne Verlust zurück zum Schreiben.

Die Felder im Fenster Neue Nachricht

Die Felder stehen im Fenster in dieser Reihenfolge.

Empfänger

Die Liste -- Empfänger wählen -- enthält zuerst die Gruppen, darunter die einzelnen Kinder.

• Eine Gruppe erreicht alle aktiven Kinder dieser Gruppe, deren Familie einen aktivierten Zugang zur Eltern-App hat. Ein Kind, das mehreren Gruppen angehört, bekommt die Nachricht nur einmal, auch wenn mehrere seiner Gruppen gewählt sind.
• Ein einzelnes Kind steht nur in der Liste, wenn es aktiv ist und seine Familie einen aktivierten Zugang hat.
• Mit einer Gruppen-Einschränkung der eigenen Benutzergruppe stehen nur die freigegebenen Gruppen und deren Kinder in der Liste. Ist zusätzlich Nachrichtenempfänger: Nur Gruppen eingestellt, fehlen die einzelnen Kinder ganz.

Eine Nachricht an genau ein Kind geht an alle App-Zugänge dieses Kindes. Wie sie auf einzelne Elternteile beschränkt wird, steht im Artikel Nachricht nur an einzelne Elternteile.

Text, Formatierung und Hilfen beim Schreiben

Unter dem Textfeld öffnet Formatierungshilfe eine Übersicht der Zeichen, mit denen sich Text hervorheben lässt:

Links im Text werden in der Nachricht anklickbar. Am Computer steht im Textfeld ein Smiley-Symbol zum Einfügen von Emojis.

KI-Assistenz über dem Textfeld bietet zwei Einträge:

• Rechtschreibung und Grammatik korrigieren
• Nachricht formulieren

Der Text braucht dafür mindestens fünf Zeichen. Während der Bearbeitung steht dort „Bitte warten...“. Danach erscheint der Vorschlag unter Vorgeschlagene Korrektur. Übernehmen ersetzt den eigenen Text durch den Vorschlag, Abbrechen behält den eigenen Text. Findet die KI-Assistenz nichts zu ändern, bleibt der Text ohne Vorschlag stehen.

Hat die Einrichtung die Spracheingabe (Speech-to-Text) eingeschaltet (Einstellungen der Einrichtung, Reiter Allgemein), steht neben Betreff und neben Nachricht eine Schaltfläche Spracheingabe. Ein Klick startet die Aufnahme, Aufnahme beenden schließt sie ab. Beim Betreff ersetzt das Gesprochene den bisherigen Text, bei der Nachricht wird es angehängt.

Anhänge

Bilder erscheinen als Vorschaubilder. Die Reihenfolge der Bilder lässt sich per Ziehen ändern, Löschen unter dem Bild entfernt es. Andere Dateien stehen als Namen in einer Liste und werden über das Kreuz entfernt.

Antwortmöglichkeit

Bei Standard lassen sich die Antworten für diese eine Nachricht ändern: einen Text überschreiben, über das Kreuz entfernen oder im Feld Antwort hinzufügen (bis 60 Zeichen) eintragen und mit dem Plus-Zeichen oder der Eingabetaste hinzufügen.

Welche Auswahl beim Öffnen des Fensters voreingestellt ist, legt die Einrichtung fest. Das steht im Artikel Antwortmöglichkeit bei neuen Nachrichten.

Einstellungen

• Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt versenden. blendet Datum und Uhrzeit ein. Das Datum wird über einen Kalender gewählt, die Uhrzeit in vollen Stunden von 00:00 bis 23:00, vorbelegt ist 10:00. Der Zeitpunkt muss in der Zukunft liegen.
• Nachricht automatisch löschen ab blendet ein Datumsfeld ein. Nach diesem Tag wird die Nachricht automatisch gelöscht, wie beim Löschen von Hand (siehe unten).

Umfrage verknüpfen

Hat die Einrichtung aktive Umfragen, lässt sich unter Umfrage verknüpfen eine davon auswählen. Die Umfrage erscheint dann als Karte mit Name und gegebenenfalls Frist. Das Kreuz auf der Karte löst die Verknüpfung wieder.

Die Kontrollansicht vor dem Senden

Nach Weiter zeigt das Fenster die Nachricht so, wie sie verschickt wird:

Die Zahl bei Kinder ist die wichtigste Kontrolle. Gezählt werden nur Kinder, die die Nachricht tatsächlich bekommen. Steht dort 0, kommt die Nachricht bei niemandem an.

Entwürfe und Vorlagen

Als Entwurf speichern

Wird das Fenster über Abbrechen oder das Kreuz geschlossen und enthält das Textfeld mehr als fünf Zeichen, fragt es „Diese Nachricht als Entwurf speichern?“

• Speichern legt die Nachricht unter Entwürfe ab.
• Verwerfen schließt das Fenster ohne Speichern.

Bei kürzerem Text schließt sich das Fenster ohne Rückfrage, das Geschriebene ist dann verloren.

In der Kontrollansicht führt außerdem die Schaltfläche Aktion zu Schließen und als Entwurf speichern.

Ein Entwurf wird in der Postbox unter Entwürfe angewählt und über das Stift-Symbol weiterbearbeitet. Wird er nach einer Änderung wieder geschlossen, fragt das Fenster „Änderungen an dem Entwurf speichern?“ mit Schließen und Speichern. Das gilt für jede Änderung, auch allein an Betreff oder Text. Ohne Änderung schließt sich das Fenster ohne Rückfrage.

Bei einer geöffneten Vorlage oder zeitversetzten Nachricht fragt das Fenster nach einer Änderung „Änderungen verwerfen?“. Weiter bearbeiten lässt das Fenster offen, Verwerfen schließt es ohne zu speichern. Gespeichert werden die Änderungen dort über Weiter und die Kontrollansicht: bei einer zeitversetzten Nachricht mit Speichern, bei einer Vorlage über Aktion, Schließen und geänderte Vorlage speichern oder Schließen und als Entwurf speichern.

Wird ein Entwurf gesendet, verschwindet er aus den Entwürfen.

Als Vorlage speichern und verwenden

In der Kontrollansicht über Aktion den Eintrag Schließen und als Vorlage speichern wählen. Die Vorlage behält Betreff, Text, Empfänger, Anhänge und Antwortmöglichkeit. Eine Beschränkung unter Sichtbar für wird nicht übernommen.

Eine Vorlage verwenden:

1. In der Postbox die Auswahl über der Nachrichtenliste auf Vorlagen stellen.
2. Die Vorlage anwählen und auf das Stift-Symbol klicken. Das Fenster trägt den Titel Neue Nachricht von Vorlage und das Kennzeichen Vorlage.
3. Anpassen, Weiter, Senden.

Die Vorlage selbst bleibt dabei unverändert erhalten. Soll sie geändert werden, in der Kontrollansicht über Aktion den Eintrag Schließen und geänderte Vorlage speichern wählen.

Was beim Senden passiert

• Wer die Nachricht bekommt: Bei einer Gruppe werden die Empfänger im Moment des Versands ermittelt, bei einer zeitversetzten Nachricht also erst zum geplanten Zeitpunkt. Ein Kind, das erst danach in die Gruppe kommt, bekommt die Nachricht nicht nachträglich.
• Wer benachrichtigt wird: Jeder aktivierte App-Zugang, der zu einem der erreichten Kinder gehört, bekommt eine Push-Benachrichtigung, auch bei mehreren Kindern derselben Familie nur eine. Der Text lautet in der Regel „Nachricht:“ mit dem Betreff, etwa „Nachricht: Elternabend am Donnerstag 📨“.
• E-Mail: Zusätzlich geht eine E-Mail-Benachrichtigung an die Zugänge, bei denen in der Familienansicht der Haken Benachrichtigung zu Neuigkeit, Termin oder Nachricht auch als E-Mail verschicken. gesetzt ist.
• Absender: In der Eltern-App steht der gewählte Absender, also der Name der Person oder Leitung.
• Übersetzung: Hat die Einrichtung unter Einstellungen, Reiter Eltern-App, den Haken Übersetzer anzeigen gesetzt, können Eltern die Nachricht in der Eltern-App über Übersetzen in ihre Sprache übertragen lassen.

Die gesendete Nachricht in der Postbox

Die Auswahl über der Nachrichtenliste wechselt zwischen Nachrichten, Termin Nachricht, Entwürfe und Vorlagen. Die Auswahl im Kopf der Seite filtert nach Alle Gruppen, Einzelne Empfänger oder einer bestimmten Gruppe. Das Feld Filtern nach Name oder Betreff... unten in der Liste sucht in den Nachrichten, mehr laden holt ältere.

In der Liste steht je Nachricht der Empfänger, darunter der Betreff, rechts Datum und Uhrzeit. Ein Schloss vor dem Betreff kennzeichnet eine Nachricht mit eingeschränkter Sichtbarkeit. Bei einer zeitversetzten Nachricht steht in der geöffneten Ansicht „geplant für“ mit Datum und Uhrzeit.

Gelesen oder nicht

Unter dem Text einer gesendeten Nachricht steht, sobald jemand sie geöffnet hat, zum Beispiel „5 von 12 Empfänger haben die Nachricht gesehen.“ Gezählt werden Kinder.

Ein Klick darauf oder im Menü der Nachricht Details öffnet Nachrichten Details:

• Gesehen listet unter In der Eltern App gesehen jede Person, die geöffnet hat, mit Kind, Datum und Uhrzeit. Hat noch niemand geöffnet, steht dort „Die Nachricht wurde bisher von keinem Empfänger gesehen.“
• Nicht gesehen listet die Kinder, bei denen noch niemand geöffnet hat.

Im Menü der Nachricht zeigen außerdem:

Antworten der Eltern

• Bei Standard erscheint unter Antworten mit der Gesamtzahl jede Antwortmöglichkeit mit der Zahl der Eltern, die sie gewählt haben. Ein Klick klappt die Namen mit Kind und Zeitpunkt auf.
• Bei Texteingabe erscheinen die Antworten als Verlauf unter Antworten. Ein Punkt vor dem Namen markiert eine noch nicht gelesene Antwort. Aufgeklappt bietet eine Antwort die Schaltfläche Antworten für eine Rückantwort an diese Familie. Ist eine Elternantwort nicht auf Deutsch, steht darunter Übersetzen mit der erkannten Sprache.
• Eine eigene Rückantwort lässt sich über Bearbeiten ändern, solange die Eltern sie nicht gelesen haben. Danach steht dort ein Häkchen mit dem Lesezeitpunkt.

Ob Eltern auf eine Rückantwort erneut antworten können, wird je Rückantwort festgelegt. Das beschreibt der Artikel Nachricht mit weiterführendem Dialog.

Bearbeiten und Löschen

Eine gesendete Nachricht lässt sich nicht mehr bearbeiten. Das Stift-Symbol erscheint nur bei Termin Nachricht, Entwürfe und Vorlagen. Eine zeitversetzte Nachricht kann also bis zu ihrem Versand geändert werden.

Muss eine gesendete Nachricht korrigiert werden, wird sie gelöscht und neu geschrieben.

Löschen:

1. Die Nachricht öffnen und das Menü öffnen.
2. Löschen wählen. Es erscheint Nachricht löschen? mit der Frage „Möchtest du diese Nachricht wirklich löschen?“ und dem Hinweis „Warnung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“
3. Den Haken Die Nachricht wird direkt gelöscht. setzen. Hat die Nachricht Anhänge, zusätzlich Alle Anlagen z.B. Bilder oder PDF werden ebenfalls gelöscht. anhaken.
4. Auf Ja, löschen klicken.

Ohne die Haken passiert beim Klick nichts. Die gelöschte Nachricht verschwindet aus der Postbox und aus der Eltern-App, die Antworten darauf ebenfalls. Eine gelöschte zeitversetzte Nachricht wird nicht mehr verschickt.

Voraussetzungen

Rechte

Die Rechte werden je Benutzergruppe vergeben: Seite der Einrichtung, im weiterführenden Menü Benutzerrechte, Benutzergruppe bearbeiten.

Mit Keine Berechtigung fehlt das Briefumschlag-Symbol in der Navigationsleiste. Mit Leserechte fehlen Neu, das Stift-Symbol zum Bearbeiten und Löschen, auch im Menü auf schmalen Bildschirmen.

Damit eine Familie die Nachricht bekommt

• Die Familie hat mindestens einen aktivierten Zugang zur Eltern-App.
• Das Kind ist aktiv und, bei einer Nachricht an eine Gruppe, im Moment des Versands in dieser Gruppe.
• Das Feld Inhalte sichtbar ab des Kindes liegt nicht in der Zukunft.

Die Prüfung dieser Punkte steht Schritt für Schritt im Artikel Eine Nachricht erreicht eine Familie nicht: Fehlersuche.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Erst prüfen, dann senden. Eine gesendete Nachricht kann nicht mehr geändert werden. Die Kontrollansicht nach Weiter ist die letzte Gelegenheit.
• Die Empfänger stehen beim Versand fest. Wer nach dem Versand in eine Gruppe kommt oder erst dann einen aktivierten Zugang hat, bekommt die Nachricht nicht nachträglich. Bei einer zeitversetzten Nachricht gilt der Stand zum geplanten Zeitpunkt.
• Eingeschränkte Sichtbarkeit betrifft nur das Team. Nur für mich sichtbar und nur fürs Leitungsteam sichtbar blenden die Nachricht in der Postbox für andere Mitarbeitende aus. Die Eltern bekommen sie trotzdem. Mehr im Artikel Private Leitungs-Nachrichten in der Postbox.
• Löschen ist endgültig. Es entfernt die Nachricht auch aus der Eltern-App, samt aller Antworten.
• Kurze Standardtexte für die Eltern eines einzelnen Kindes, etwa „Bitte neue Wechselsachen mitbringen“, gehen schneller über die Schnellnachrichten.

Siehe auch

• Nachricht nur an einzelne Elternteile
• Antwortmöglichkeit bei neuen Nachrichten
• Nachricht mit weiterführendem Dialog
• Schnellnachrichten an die Eltern eines Kindes
• Private Leitungs-Nachrichten in der Postbox
• Nachrichtenempfänger einschränken
• Eine Nachricht erreicht eine Familie nicht: Fehlersuche
• Postbox: Nachrichten als PDF
• Nachrichten archivieren (Eltern-App)
• Lektion 5: Eine Nachricht lesen und schreiben
• Eltern zur Eltern-App einladen
• Benutzergruppen und Rechte