Antwortmöglichkeit bei neuen Nachrichten

Übersicht

In den Einstellungen der Einrichtung wird festgelegt, welche Antwortmöglichkeit eine neue Nachricht aus der Postbox beim Verfassen automatisch vorausgewählt hat: Standard, Texteingabe oder Keine. Damit muss die übliche Antwortform nicht bei jeder Nachricht neu eingestellt werden. Die Auswahl lässt sich bei jeder einzelnen Nachricht trotzdem ändern.

Die drei Antwortmöglichkeiten

Beispiel: Eine Einrichtung, die Eltern meistens um eine kurze schriftliche Rückmeldung bittet, stellt Texteingabe ein. Jede neue Nachricht startet dann mit Texteingabe, und nur bei einer reinen Info-Nachricht wird von Hand auf Keine umgestellt.

Voreinstellung festlegen

1. Über das Einstellungs-Symbol in der oberen Menüleiste die Seite der Einrichtung öffnen
2. Oben auf den Reiter Einstellungen wechseln
3. Den Reiter Allgemein wählen
4. Im Abschnitt ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN beim Feld Antwortmöglichkeit bei neuen Nachrichten eine der Optionen Standard, Texteingabe oder Keine auswählen
5. Auf Speichern klicken

Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Die Einstellungen wurden gespeichert!". Die neue Voreinstellung gilt sofort für die nächste Nachricht, die verfasst wird; die Seite muss dafür nicht neu geladen werden.

Ist noch nichts eingestellt, gilt Standard.

Wirkung beim Verfassen einer neuen Nachricht

1. Die Postbox öffnen
2. Auf Neu klicken
3. Im Fenster Neue Nachricht steht die Auswahl Antwortmöglichkeit bereits auf dem Wert, der in den Einstellungen der Einrichtung festgelegt ist
4. Bei Bedarf für diese eine Nachricht auf Standard, Texteingabe oder Keine umstellen
5. Die Nachricht wie gewohnt fertigstellen und auf Senden klicken

Die Umstellung in Schritt 4 betrifft nur diese Nachricht. Die Voreinstellung der Einrichtung bleibt unverändert.

Bei Standard werden unter der Auswahl die vorgegebenen Antworten angezeigt. Über das Feld Antwort hinzufügen (bis 60 Zeichen) und das Plus-Symbol kommen weitere Antworten dazu, über das Kreuz neben einer Antwort wird sie entfernt.

Antworten im Nachrichtenverlauf

Hat eine Familie auf eine Nachricht geantwortet, lässt sich im Verlauf über Antworten direkt zurückschreiben. Im Fenster Antwort auf Nachricht gibt es dafür die Auswahl Empfänger kann antworten mit Ja und Nein.

Auch hier lässt sich die Auswahl vor dem Senden umstellen.

Antwort auf eine Kurzmitteilung

Auf eine Kurzmitteilung von Eltern kann mit einer Postbox-Nachricht geantwortet werden.

1. Die Kurzmitteilung öffnen, sodass das Fenster Details erscheint
2. Auf Antworten klicken
3. Es öffnet sich das Fenster Neue Nachricht. Das Kind der Kurzmitteilung ist bereits als Empfänger eingetragen, der Betreff ist mit „Ihre Mitteilung vom" und dem Datum der Kurzmitteilung vorbelegt
4. Der Betreff kann frei geändert werden
5. Die Antwortmöglichkeit steht auch hier auf der Voreinstellung der Einrichtung und lässt sich umstellen
6. Auf Senden klicken

Sehen, ob schon geantwortet wurde

Ist eine Antwort verschickt, steht an der Kurzmitteilung bereits geantwortet, direkt unter der Angabe, wann sie gelesen wurde. So ist auch für das übrige Team erkennbar, dass die Eltern schon eine Antwort bekommen haben, und niemand antwortet ein zweites Mal.

Der Hinweis erscheint an diesen Stellen:

• im Fenster Details, auch beim Öffnen von der Übersicht aus, mit Name und Zeitpunkt der ersten Antwort, zum Beispiel „bereits geantwortet (Anna Muster, 07.10.2026 um 14:03 Uhr)"
• in der Liste der Kurzmitteilungen in der Spalte Status
• in den Kurzmitteilungen des Kindes
• in der Liste Ungelesene Kurzmitteilungen

Gezählt wird nur eine Antwort, die über Antworten an der Kurzmitteilung geschrieben und verschickt wurde. Ein Entwurf zählt nicht, eine zeitversetzt geplante Antwort erst, wenn sie verschickt ist. Wird eine Antwort gelöscht, verschwindet auch der Hinweis.

Steht dort nichts, heißt das nur, dass über Antworten noch nichts verschickt wurde. Eine Antwort auf anderem Weg, etwa am Telefon, im Gespräch an der Tür oder als eigene, neu verfasste Nachricht, ist hier nicht zu sehen.

Voraussetzungen

• Die Seite der Einrichtung ist nur erreichbar, wenn die Benutzergruppe beim Recht Standortdaten nicht Keine Berechtigung hat.
• Ändern lässt sich die Voreinstellung nur mit Standortdaten = Lese-/Schreibrechte. Mit Leserechte ist das Feld sichtbar, aber gesperrt, und die Schaltfläche Speichern fehlt.
• Das Recht wird je Benutzergruppe vergeben, im Kita-Konto unter Benutzerrechte im Reiter Einrichtung.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Voreinstellung bestimmt nur den Startzustand beim Verfassen. Bereits verschickte Nachrichten ändern sich nicht.
• Wird eine bestehende Nachricht bearbeitet, behält sie ihre eigene Antwortmöglichkeit; die Voreinstellung der Einrichtung wird dabei nicht neu angewendet.
• Für die Eltern-App ist nichts einzurichten. Die Eltern-App zeigt je Nachricht die Antwortform an, die beim Verfassen gewählt wurde.