Kommunikationsverlauf je Kind
Übersicht
Der Kommunikationsverlauf zeigt für ein einzelnes Kind in einer gemeinsamen Liste, was zwischen Einrichtung und Familie ausgetauscht wurde: die Kurzmitteilungen, die von den Eltern eingegangen sind, und die Nachrichten aus der Postbox, die an das Kind verschickt wurden. Alle Einträge stehen zeitlich sortiert untereinander, der neueste zuerst.
Die Ansicht ist rein lesend. Aus dem Verlauf heraus wird nichts geschrieben, beantwortet oder gelöscht. Die Ansicht liegt im Kita-Konto in der Kindakte und hat ein eigenes Recht in der Benutzergruppe (siehe Voraussetzungen).
Voraussetzungen
Für den Verlauf ist ein eigenes Recht nötig. Es ist ein zusätzliches Recht: Es öffnet die Ansicht, gibt aber keinen Einblick in Inhalte, die ohnehin gesperrt sind.
| Recht | Werte | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kommunikationsverlauf je Kind sehen | Keine Berechtigung | Der Menüeintrag Kommunikationsverlauf erscheint nicht. |
| Verlauf sehen | Der Verlauf kann in der Kindakte geöffnet werden. |
Das Recht ist bei neuen und bei bestehenden Benutzergruppen zunächst nicht vergeben und muss ausdrücklich eingeschaltet werden.
Welche Einträge im Verlauf erscheinen, bestimmen zusätzlich die vorhandenen Rechte der Benutzergruppe:
| Recht | Wirkung im Verlauf |
|---|---|
| Mitteilungen | Nur mit Leserechte oder Lese-/Schreibrechte erscheinen Kurzmitteilungen im Verlauf. Bei Keine Berechtigung fehlen sie. |
| Alle Mitteilungen sehen | Mit Nur an sich selbst oder an die Einrichtung gerichtete erscheinen nur Kurzmitteilungen, die an die eigene Person oder an die gesamte Einrichtung gerichtet sind. Mit Alle der Einrichtung erscheinen alle Kurzmitteilungen des Kindes. |
| Nachrichten | Nur mit Leserechte oder Lese-/Schreibrechte erscheinen Postbox-Nachrichten im Verlauf. Bei Keine Berechtigung fehlen sie. |
| Private Leitungs-Nachrichten sehen | Nur mit Für Leitungsteam sichtbar erscheinen Nachrichten der Leitung, die als nur fürs Leitungsteam sichtbar verschickt wurden. |
| Zugriff einschränken (Tab Gruppen) | Ist Nur gewählte(n) Gruppe(n) eingestellt, lässt sich der Verlauf nur für Kinder aus den gewählten Gruppen öffnen. |
Fehlt eines der Leserechte, bleibt nur der betreffende Teil leer. Der Verlauf selbst wird dadurch nicht gesperrt.
Recht vergeben im Kita-Konto
- Im Bereich Einrichtung den Menüpunkt Benutzerrechte öffnen.
- Die Benutzergruppe über Bearbeiten öffnen.
- Im Tab Allgemein beim Feld Kommunikationsverlauf je Kind sehen den Wert Verlauf sehen wählen.
- Auf Speichern klicken.
Recht vergeben in der Trägerverwaltung
In der Trägerverwaltung steht das Recht mit derselben Beschriftung Kommunikationsverlauf je Kind sehen im Bearbeitungsfenster der Benutzergruppe, dort als Schalter. Ist es eingeschaltet, trägt die Karte der Benutzergruppe die Markierung Kommunikationsverlauf.
Den Verlauf öffnen
- Im Hauptmenü Kinder wählen und das gewünschte Kind öffnen.
- Oben rechts das Menü (Symbol mit den drei Punkten) öffnen.
- Kommunikationsverlauf wählen.
Der Menüeintrag steht im Menü der Kindakte auf den Seiten Profil, Tagebuch, Sammelmappe, Tagesverlauf und Abwesenheit sowie in Unfallprotokolle und Abholer.
Was im Verlauf zu sehen ist
Über der Liste steht die Überschrift Kommunikationsverlauf. Jede Zeile ist ein Eintrag mit vier Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Art | Oben ein farbiges Kennzeichen für die Richtung, darunter die Art des Eintrags (siehe unten). |
| Verfasser | Bei Kurzmitteilungen der Name des Elternteils, das sie geschickt hat. Bei Nachrichten der Name der verfassenden Person, bei Nachrichten im Namen der Einrichtung Leitung. Ist kein Name hinterlegt, steht dort Unbekannt. |
| Zeitpunkt | Datum und darunter die Uhrzeit. |
| Inhalt | Der Text. Bei Nachrichten steht der Betreff darüber, Kurzmitteilungen haben keinen Betreff. |
Die Kennzeichnung in der Spalte Art:
| Kennzeichen | Art | Bedeutung |
|---|---|---|
| Eingegangen (blau) | Kurzmitteilung | Eine Kurzmitteilung, die von den Eltern an die Einrichtung geschickt wurde. |
| Gesendet (grün) | Nachricht | Eine Nachricht aus der Postbox, die an das Kind verschickt wurde, auch wenn sie an eine ganze Gruppe oder an mehrere Kinder ging. |
Beide Arten stehen gemischt in einer Liste, der neueste Eintrag oben.
An die Eltern gesendete Unfallprotokolle werden über die Postbox zugestellt und erscheinen deshalb ebenfalls im Verlauf, als gesendete Nachricht mit dem Verfasser Leitung.
Was nicht im Verlauf erscheint
- Diskussionen (Chat) sind nicht Teil des Verlaufs.
- Nachrichten, die jemand anderes mit Nur für mich sichtbar verschickt hat, erscheinen nicht. Eigene Nachrichten mit dieser Einstellung erscheinen.
- Nachrichten der Leitung, die als nur fürs Leitungsteam sichtbar verschickt wurden, erscheinen nur mit dem Recht Private Leitungs-Nachrichten sehen.
- Kurzmitteilungen, die an andere Mitarbeitende gerichtet sind, erscheinen nur mit Alle Mitteilungen sehen auf Alle der Einrichtung.
- Anhänge und der Lesestatus werden im Verlauf nicht angezeigt.
Der Verlauf zeigt damit genau das, was mit den eigenen Rechten auch an den einzelnen Stellen einsehbar ist.
Nur lesen
Im Verlauf gibt es keine Schaltflächen zum Antworten, Bearbeiten oder Löschen. Die einzelnen Kurzmitteilungen des Kindes sind über den Eintrag Kurzmitteilungen im Drei-Punkte-Menü derselben Seite erreichbar.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Kommunikationsverlauf fehlt im Drei-Punkte-Menü | Für die Benutzergruppe ist Kommunikationsverlauf je Kind sehen auf Keine Berechtigung gesetzt | Das Recht in der Benutzergruppe auf Verlauf sehen stellen. |
| Das Drei-Punkte-Menü fehlt in der Kindakte ganz | Das Menü erscheint nur, wenn das Kind einer Familie zugeordnet ist | Das Kind einer Familie zuordnen. |
| Der Menüeintrag fehlt auf dem Smartphone | Bei sehr schmalem Bildschirm wird dieser Menüeintrag ausgeblendet | Den Verlauf an einem Gerät mit breiterem Bildschirm öffnen, zum Beispiel am Computer. |
| Kein Zugriff mit „Für den Kommunikationsverlauf fehlt die Berechtigung. Vergeben wird sie in der Benutzergruppe." | Das Recht Kommunikationsverlauf je Kind sehen fehlt | Das Recht in der Benutzergruppe auf Verlauf sehen stellen. |
| Kein Zugriff mit „Dieses Kind liegt außerhalb der freigegebenen Gruppen. Der Kommunikationsverlauf kann deshalb nicht angezeigt werden." | Die Benutzergruppe ist unter Zugriff einschränken auf bestimmte Gruppen begrenzt, und das Kind gehört zu keiner davon | Die Gruppe des Kindes in der Benutzergruppe freigeben, falls der Zugriff gewollt ist. |
| Kein Verlauf mit „Für dieses Kind gibt es bisher keine Kurzmitteilungen und keine Nachrichten." | Es gibt keine Einträge, die mit den eigenen Rechten sichtbar sind | Kein Fehler. Fehlen Einträge, die an anderer Stelle sichtbar sind, die Rechte Mitteilungen und Nachrichten prüfen. |
| Nur Kurzmitteilungen oder nur Nachrichten erscheinen | Eines der Rechte Mitteilungen oder Nachrichten steht auf Keine Berechtigung | Das fehlende Recht mindestens auf Leserechte stellen, wenn die Einträge sichtbar sein sollen. |
| Einzelne Kurzmitteilungen fehlen | Diese Kurzmitteilungen sind an andere Mitarbeitende gerichtet | Alle Mitteilungen sehen auf Alle der Einrichtung stellen, wenn alle Kurzmitteilungen sichtbar sein sollen. |
| Nicht geladen mit „Der Kommunikationsverlauf konnte nicht geladen werden. Bitte die Seite neu laden." | Die Daten konnten nicht abgerufen werden | Die Seite neu laden. |
Hinweise
- Der Verlauf ist eine zusätzliche Ansicht. Die Bereiche Kurzmitteilungen und die Postbox bleiben unverändert bestehen.
- Das Recht Kommunikationsverlauf je Kind sehen erweitert keine Einsicht. Wer eine Kurzmitteilung oder Nachricht an ihrer eigentlichen Stelle nicht sehen darf, sieht sie auch im Verlauf nicht.
- Der Verlauf ist nur im Kita-Konto verfügbar, nicht in der Team-App.
- Das Recht wird im Kita-Konto und in der Trägerverwaltung mit derselben Beschriftung geführt.