Nachrichten aus der Postbox, die unter dem Absender Leitung verfasst werden, lassen sich so einschränken, dass sie in der Postbox nur noch für das Leitungsteam sichtbar sind. Mitarbeitende ohne die entsprechende Berechtigung (zum Beispiel Erzieher:innen) finden solche Nachrichten weder in der Nachrichtenliste noch in der Detailansicht oder in den Antworten.
Damit lassen sich interne Vorgänge über die Postbox abwickeln, ohne dass die Nachricht für das gesamte Team sichtbar wird – etwa Absprachen im Leitungskreis oder sensible Rückmeldungen.
Wichtig vorab: Diese Einstellung steuert nur, welche Mitarbeitenden die Nachricht in der Postbox sehen. Sie unterdrückt nicht die Zustellung an die eigentlichen Empfänger der Nachricht (siehe Abschnitt „Was diese Einstellung nicht tut“).
Nachricht nur fürs Leitungsteam sichtbar machen
Die Einschränkung wird direkt beim Verfassen einer Nachricht gesetzt.
- Die Postbox über das Hauptmenü öffnen
- Auf Neue Nachricht klicken
- Im Feld Absender der Nachricht den Eintrag Leitung auswählen
- Das Kontrollkästchen nur fürs Leitungsteam sichtbar aktivieren
- Betreff, Empfänger und Nachrichtentext wie gewohnt ausfüllen
- Die Nachricht senden
Sobald als Absender Leitung gewählt ist, ändert sich die Beschriftung des Kontrollkästchens von Nur für mich sichtbar zu nur fürs Leitungsteam sichtbar. Der Hinweistext dazu lautet dann: „Nur das Leitungsteam kann diese Nachricht sehen“.
[Screenshot: Verfassen-Fenster mit Absender „Leitung“ und aktiviertem Kästchen „nur fürs Leitungsteam sichtbar“]
Neu: Bei Absender Leitung war die Sichtbarkeits-Einschränkung bisher gesperrt und ließ sich nicht setzen. Jetzt kann sie auch für den Absender Leitung aktiviert werden.
Absender „Leitung“ auswählbar machen
Das Feld Absender der Nachricht und damit die Auswahl Leitung erscheint nur, wenn die eigene Benutzergruppe das Recht Verfasser wählen auf Ja gesetzt hat. Ohne dieses Recht wird die Nachricht immer unter dem eigenen Namen verfasst, und die Option Leitung steht nicht zur Verfügung.
Wer solche Nachrichten sieht
Eine als nur fürs Leitungsteam sichtbar markierte Nachricht mit Absender Leitung erscheint in der Postbox ausschließlich bei Mitarbeitenden, deren Benutzergruppe das Recht Private Leitungs-Nachrichten sehen besitzt.
| Betrachter:in | Recht „Private Leitungs-Nachrichten sehen“ | Sichtbar in der Postbox |
|---|---|---|
| Person mit dem Recht (z.B. Leitung) | aktiv | Ja |
| Person ohne das Recht (z.B. Erzieher:in) | nicht aktiv | Nein |
Die Sichtbarkeit gilt einheitlich in der Nachrichtenliste, in der Detailansicht und bei den Antworten zur Nachricht. Eine Person ohne das Recht sieht die Nachricht an keiner dieser Stellen.
Hinweis: Das Recht wirkt nur auf Nachrichten mit Absender Leitung. Persönlich private Nachrichten (Absender = eigener Name, Kästchen Nur für mich sichtbar) bleiben unverändert ausschließlich für die verfassende Person sichtbar – unabhängig von diesem Recht.
Recht „Private Leitungs-Nachrichten sehen“ vergeben
Das Recht wird pro Benutzergruppe vergeben. Im Auslieferungszustand ist es ausgeschaltet und muss also bewusst aktiviert werden. Es gibt zwei Wege – je nachdem, ob die Benutzergruppen in der Kita-Web-Ansicht oder in der Trägerverwaltung gepflegt werden.
In der Kita-Web-Ansicht
- Über das Menü Einrichtung den Punkt Benutzergruppen öffnen
- Die gewünschte Benutzergruppe zum Bearbeiten öffnen
- Beim Eintrag Private Leitungs-Nachrichten sehen die Option Für Leitungsteam sichtbar auswählen (Standard ist Keine Berechtigung)
- Speichern
[Screenshot: Benutzergruppen-Maske mit Auswahlfeld „Private Leitungs-Nachrichten sehen“]
In der Trägerverwaltung
- Den Bereich Benutzergruppen öffnen
- Bei der gewünschten Benutzergruppe auf Bearbeiten klicken
- Auf den Reiter Einrichtung wechseln
- Im Abschnitt Mitarbeiter-Berechtigungen den Schalter Private Leitungs-Nachrichten sehen einschalten
- Speichern
Ist das Recht aktiv, wird es in der Übersicht der Benutzergruppen als Kennzeichen Private Leitungs-Nachrichten angezeigt.
[Screenshot: Trägerverwaltung, Reiter „Einrichtung“, Schalter „Private Leitungs-Nachrichten sehen“]
Was diese Einstellung nicht tut
Die Option nur fürs Leitungsteam sichtbar ist keine allgemeine Geheimhaltung. Sie betrifft ausschließlich die interne Sichtbarkeit unter den Mitarbeitenden in der Postbox.
- Was sie tut: Sie blendet die Nachricht bei Mitarbeitenden aus, deren Benutzergruppe das Recht Private Leitungs-Nachrichten sehen nicht besitzt.
- Was sie nicht tut: Sie verhindert nicht, dass die Nachricht bei ihren eigentlichen Empfängern ankommt. Ist die Nachricht zum Beispiel an Eltern oder Familien adressiert, erhalten diese die Nachricht wie gewohnt – unabhängig von dieser Einstellung.
Die Einstellung sollte also nicht als „geheim“ oder „kommt bei sonst niemandem an“ verstanden werden. Sie steuert nur, welche Mitarbeitenden die Nachricht in der Postbox sehen.
Voraussetzungen
- Um als Absender Leitung zu verfassen, ist das Benutzergruppen-Recht Verfasser wählen = Ja nötig.
- Um markierte Leitungs-Nachrichten sehen zu können, ist das Benutzergruppen-Recht Private Leitungs-Nachrichten sehen = Für Leitungsteam sichtbar nötig.
- Zum Vergeben dieser Rechte ist Zugriff auf die Benutzergruppen erforderlich – in der Kita-Web-Ansicht unter Einrichtung → Benutzergruppen, in der Trägerverwaltung im Bereich Benutzergruppen.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Das Kästchen nur fürs Leitungsteam sichtbar lässt sich nicht anklicken | Als Absender ist eine Einzelperson statt Leitung gewählt | Im Feld Absender der Nachricht den Eintrag Leitung auswählen |
| Das Feld Absender der Nachricht wird beim Verfassen gar nicht angezeigt | Der eigenen Benutzergruppe fehlt das Recht Verfasser wählen | In der Benutzergruppe Verfasser wählen auf Ja setzen |
| Eine Kollegin sieht eine Leitungs-Nachricht nicht, obwohl sie sie sehen soll | Der Benutzergruppe der Person fehlt das Recht Private Leitungs-Nachrichten sehen | In der Benutzergruppe Für Leitungsteam sichtbar auswählen bzw. den Schalter einschalten |
| Eine Erzieherin sieht eine Leitungs-Nachricht, obwohl sie sie nicht sehen soll | Die Benutzergruppe der Person hat das Recht Private Leitungs-Nachrichten sehen aktiv, oder die Nachricht war beim Verfassen nicht als nur fürs Leitungsteam sichtbar markiert | Recht in der Benutzergruppe prüfen; künftige Nachrichten beim Verfassen markieren |
| Empfänger (z.B. Eltern) haben die Nachricht trotzdem erhalten | Die Einstellung steuert nur die Mitarbeitenden-Sichtbarkeit, nicht die Zustellung | Siehe Abschnitt „Was diese Einstellung nicht tut“ |
Hinweise
- Das Recht Private Leitungs-Nachrichten sehen ist im Standard ausgeschaltet (Keine Berechtigung). Bestehende Benutzergruppen erhalten es nicht automatisch; es muss bewusst vergeben werden.
- Die Markierung wird beim Verfassen der Nachricht gesetzt. Eine bereits gesendete Nachricht wird durch spätere Rechteänderungen nicht neu markiert – die Sichtbarkeit richtet sich aber jederzeit nach dem aktuellen Recht der jeweiligen Benutzergruppe.
- Die Einschränkung greift nur bei Absender Leitung. Wird eine Nachricht unter dem eigenen Namen verfasst und als Nur für mich sichtbar markiert, bleibt sie ausschließlich für die verfassende Person sichtbar.