Personaldeckung

Die Personaldeckung zeigt auf einen Blick, ob genügend Personal für die Betreuung der Kinder da ist. Kindy berechnet aus der Zahl der Kinder den Bedarf und vergleicht ihn mit dem Personal, das an diesem Tag zur Verfügung steht.

Die wichtigste Zahl zuerst: die Auslastung sagt, wie weit das vorhandene Personal den Bedarf deckt. Hoch ist gut. 100 Prozent heißt „Bedarf gedeckt", 130 Prozent heißt „mehr als genug", 70 Prozent heißt „zu wenig".

Dashboard

Gesamtübersicht (oben)

• Auslastung: Prozentwert mit Fortschrittsbalken
• Status: Ampel als Farbe (grün, orange, rot)
• Kinder: Anzahl der anwesenden beziehungsweise gebuchten Kinder
• Personal geplant/anwesend: Anzahl der Mitarbeitenden
• Personal abwesend: Urlaub, Krankheit und die übrigen Abwesenheitsarten
• Personal verfügbar: nach Abzug der Abwesenheiten
• Personal benötigt: berechneter Bedarf laut Betreuungsschlüssel

Wochenübersicht

• Kalenderleiste von Montag bis Sonntag
• Pfeile zum Vor- und Zurückblättern
• Ein Klick auf einen Tag lädt dessen Werte
• Der heutige Tag ist mit einem Punkt markiert

Gruppenübersicht

Je Gruppe erscheinen:

• Gruppenname und Betreuungsart (Krippe, Elementar, Hort, Gemischt)
• ein eigener Fortschrittsbalken mit der Auslastung dieser Gruppe
• Anzahl der Kinder und des Personals
• ein farbiger Rand je nach Status
• bei gemischten Gruppen die Aufschlüsselung nach Altersgruppe, aufklappbar

Abwesenheiten

Unter den Gruppen stehen die abwesenden Mitarbeitenden des Tages mit der ausgeschriebenen Art der Abwesenheit. Der Block erscheint nur, wenn an diesem Tag jemand fehlt. Möglich sind acht Arten: Krankheit, Urlaub, Termin, Überstundenabbau, Kind krank, Regenerationstag, Sonderurlaub und Berufsschule.

Eine Abwesenheit zieht erst ab, wenn sie genehmigt ist. Ein offener Urlaubsantrag verändert die Deckung noch nicht.

Modi

Planung

• rechnet mit dem Dienstplan, abzüglich der genehmigten Abwesenheiten
• zeigt den geplanten Zustand
• für die Vorausschau und die Steuerung

Echtzeit

• rechnet mit den tatsächlich eingecheckten Kindern und den eingestempelten Mitarbeitenden
• zeigt den aktuellen Stand
• aktualisiert sich alle 30 Sekunden von selbst
• der Hinweis Live pulsiert grün

Umschalten

Der Schalter Planung / Echtzeit steht in der Kopfzeile.

Wie die Auslastung entsteht

Grundformel

Auslastung = gewichtetes Personal ÷ benötigtes Personal × 100 %

Je höher der Wert, desto besser ist die Gruppe besetzt. Gibt es an einem Tag keine Kinder, steht die Auslastung auf 100 Prozent.

Schritt 1: Betreuungsschlüssel nach Altersgruppe

Der Schlüssel sagt, wie viele Kinder auf eine Fachkraft kommen. Ohne eigene Einstellung gelten:

Diese Werte sind einstellbar und lassen sich über eine Bundesland-Vorlage setzen.

Gemischte Gruppen haben keinen eigenen Schlüssel. Für sie rechnet Kindy Kind für Kind: jedes Kind zählt nach seinem Alter zu Krippe, Elementar oder Hort, und die Teilbedarfe werden addiert. Ein Feld für einen gemischten Schlüssel wirkt deshalb nicht auf die Rechnung.

Schritt 2: benötigtes Personal

benötigtes Personal = Anzahl Kinder ÷ Betreuungsschlüssel

Beispiel: 20 Kinder im Elementarbereich bei 1:10 ergeben einen Bedarf von 2,0 Fachkräften.

Schritt 3: Personal gewichten

Nicht jede Person zählt gleich viel. Kindy kennt dafür zwei Modelle, und es kommt darauf an, welches eingeschaltet ist.

Voreingestellt ist das grobe Modell. Es richtet sich nach der Rolle im Personalbereich:

Die feine Gewichtung nach Qualifikation ist ab Werk aus und wird in den Einstellungen eingeschaltet. Erst dann zählen die einzelnen Qualifikationen mit eigenen Faktoren, etwa Erzieherin 1,0, Kinderpflegerin 0,5, FSJ 0,25. Fehlt bei einer Person die Qualifikation, greift für sie weiterhin das grobe Modell.

Schritt 4: Auslastung berechnen

Beispiel: zwei Erzieherinnen (2 × 1,0) und eine Kinderpflegerin (1 × 0,5) ergeben 2,5 gewichtetes Personal.

Auslastung = 2,5 gewichtet ÷ 2,0 benötigt × 100 % = 125 %

Der Bedarf ist also gedeckt, die Ampel steht auf Ausreichend besetzt.

Status-Ampel

Im Dashboard tragen die Karten und die Gruppenränder nur die Farbe; ausgeschrieben stehen die drei Stufen im Dienstplan an der Deckungs-Ampel.

Einstellungen

Das Zahnrad-Symbol öffnet die Einstellungen.

Reiter 1: Betreuungsschlüssel

Bundesland-Vorlage:

• Bundesland aus der Liste wählen
• Übernehmen setzt die hinterlegten Werte
• Quelle und Stand der Vorlage stehen dabei

Eigene Werte:

• Krippe: 1 : X Kinder
• Elementar: 1 : X Kinder
• Hort: 1 : X Kinder

Reiter 2: Personalgewichtung

Hier wird die feine Gewichtung eingeschaltet und je Qualifikation ein Faktor zwischen 0 und 2 gesetzt:

• 0 = zählt nicht mit
• 1 = zählt voll
• 2 = zählt doppelt

Die Qualifikationen sind gruppiert in Fachkräfte, Ergänzungskräfte, Ausbildung und Freiwillige sowie Sonstige. Solange die feine Gewichtung aus ist, ändern diese Faktoren nichts.

Voraussetzungen für eine belastbare Zahl

1. Gruppen: jede Gruppe braucht eine Betreuungsart (Krippe, Elementar, Hort, Gemischt). Ohne Betreuungsart entsteht kein Bedarf, und die Gruppe steht ohne Not auf 100 Prozent.
2. Kinder: für die Planung müssen Buchungen vorliegen, für die Echtzeit-Ansicht Check-ins. Ein Stichtag ohne gebuchte Kinder sieht aus wie eine gedeckte Kita.
3. Geburtsdaten: gemischte Gruppen rechnen nach Alter. Fehlt ein Geburtsdatum, weist die Ansicht das als Datenlücke aus.
4. Dienstplan: für die Planung müssen Schichten eingetragen sein.
5. Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und die übrigen Arten müssen erfasst und genehmigt sein.
6. Qualifikation: nur nötig, wenn die feine Gewichtung eingeschaltet ist. Ohne Qualifikation zählt eine Person nach ihrer Rolle, im Zweifel als Fachkraft mit 1,0 – sie fällt also nicht heraus.

Tipps

Im Alltag

1. Morgens die Echtzeit-Ansicht prüfen
2. Die Wochenübersicht für den schnellen Überblick nutzen
3. Auf orange und rot markierte Gruppen achten, dort fehlt Personal

In der Planung

1. In den Planungsmodus wechseln
2. In die kommenden Wochen blättern
3. Knappe Tage früh erkennen
4. Den Dienstplan entsprechend anpassen

Bei den Einstellungen

1. Zuerst die Bundesland-Vorlage als Grundlage übernehmen
2. Danach entscheiden, ob die feine Gewichtung zur eigenen Praxis passt
3. Nach jeder Änderung einen bekannten Tag gegenprüfen: verschiebt sich die Ampel wie erwartet?

Berechtigungen

• Lesen: das Dashboard ansehen
• Schreiben: das Dashboard ansehen und die Einstellungen bearbeiten

Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.

Mehr dazu

• Betreuungsschlüssel und Gewichtung einstellen
• Deckungs-Ampel, Planungsprofil und Vorschläge im Dienstplan