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Postbox – Nachrichten als PDF

Postbox – Nachrichten als PDF

Übersicht

Mit dem PDF-Export kannst du einzelne Nachrichten aus der Postbox als PDF-Datei herunterladen. Das ist nützlich, um Nachrichten zu archivieren oder auszudrucken

Mögliche Anwendungsfälle:

Dokumentation: Wichtige Nachrichten für die Ablage sichern
Archivierung: Nachrichten langfristig ausserhalb von Kindy aufbewahren
Weitergabe: Nachrichten an Personen weiterleiten, die kein Kindy nutzen (z.B. Träger, Behörden)

Nachricht als PDF exportieren

Voraussetzungen

Die Nachricht muss geöffnet sein (Detailansicht)
Der Export ist verfügbar für empfangene und gesendete Nachrichten
Nicht verfügbar bei Entwürfen und Vorlagen

Browser

Öffne die Postbox im Hauptmenü
Öffne die gewünschte Nachricht (klicke auf die Nachricht in der Liste)
Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (grosses „more“-Symbol)
Wähle „PDF exportieren“
Die PDF-Datei wird automatisch heruntergeladen

Inhalt der PDF-Datei

Die PDF-Datei enthält alle relevanten Informationen der Nachricht in folgender Reihenfolge:

Abschnitt	Inhalt	Bedingung
Header	Titel „Nachricht“, Betreff, Absender mit Datum/Uhrzeit, Empfänger (Gruppen und Einzelempfänger)	Immer enthalten
Nachrichtentext	Der vollständige Nachrichtentext (HTML wird in Klartext konvertiert)	Immer enthalten
Bilder	Abschnitt „Bilder:“ mit allen angehängten Bildern	Nur wenn Bilder vorhanden
Anhänge	Abschnitt „Anhänge:“ mit regulären und Cloud-Anhängen	Nur wenn Anhänge vorhanden
Kurzmitteilung	Abschnitt „Kurzmitteilung“	Nur bei Kurzmitteilungen
Antworten	Abschnitt „Antworten (X)“ mit Tabelle: Name, Kind, Datum	Nur wenn Antwortoptionen vorhanden
Rückmeldungen	Abschnitt „Rückmeldungen (X)“ mit Thread-Struktur und Tags [Kita]/[Eltern]	Nur wenn Rückmeldungen vorhanden

Seitenformat

Format: A4 Hochformat
Fusszeile: „Seite X von Y“ auf jeder Seite

Dateiname und Speicherort

Dateiname

Die PDF-Datei wird automatisch benannt nach dem Muster:

nachricht-{betreff}-{datum}.pdf

Beispiel: nachricht-elternabend-einladung-2025-03-15.pdf

Speicherort

Die Datei wird im Standard-Download-Ordner deines Browsers gespeichert. Je nach Browser-Einstellungen wirst du möglicherweise nach einem Speicherort gefragt.

Browser	Typischer Download-Ordner
Chrome	Downloads-Ordner (oder individuell konfiguriert)
Safari	Downloads-Ordner
Firefox	Downloads-Ordner (oder Nachfrage je nach Einstellung)

Häufige Fragen

Welche Nachrichten kann ich als PDF exportieren?
Alle empfangenen und gesendeten Nachrichten können exportiert werden. Ausgenommen sind Entwürfe und Vorlagen — für diese ist der PDF-Export nicht verfügbar.

Sind Rückmeldungen und Antworten in der PDF enthalten?
Ja, sofern vorhanden. Antworten werden als Tabelle mit Name, Kind und Datum dargestellt. Rückmeldungen werden in Thread-Struktur mit Kennzeichnung [Kita] oder [Eltern] aufgeführt.

Kann ich mehrere Nachrichten auf einmal exportieren?
Nein. Der PDF-Export funktioniert immer für eine einzelne Nachricht. Öffne die gewünschte Nachricht und exportiere sie einzeln.

Fehlerbehebung

PDF wird nicht heruntergeladen

Symptom: Nach dem Klick auf „PDF exportieren“ passiert nichts — keine Datei wird heruntergeladen.

Lösungen:

Popup-Blocker prüfen: Manche Browser blockieren automatische Downloads. Erlaube Downloads für die Kindy-Website in den Browser-Einstellungen
Download-Ordner prüfen: Möglicherweise wurde die Datei bereits heruntergeladen, aber in einem anderen Ordner gespeichert. Prüfe den Standard-Download-Ordner deines Browsers
Seite neu laden: Lade die Seite neu und versuche den Export erneut

Fehlermeldung „PDF konnte nicht erstellt werden“

Symptom: Nach dem Klick auf „PDF exportieren“ erscheint die Meldung „PDF konnte nicht erstellt werden.“