Kalender-Abo

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Übersicht

Mit dem Kalender-Abo lassen sich die Termine aus dem Kita-Konto in einem eigenen Kalenderprogramm anzeigen, zum Beispiel in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender. Das Kita-Konto stellt dafür eine feste Internet-Adresse bereit, die im Kalenderprogramm einmal eingetragen wird. Danach erscheinen die Termine der Einrichtung dort automatisch neben den eigenen Terminen.

Im Kalender-Abo steht dazu der Hinweis:

„Mit einem Kalender-Abo kannst du die Termine aus Kindy in deinem eigenen Kalender (z.B. Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender) anzeigen lassen."

Das Abo ist nur lesend: Es überträgt Termine aus dem Kita-Konto in das Kalenderprogramm, nie umgekehrt.

Wo das Kalender-Abo zu finden ist

Das Kalender-Abo sitzt im Kalender der Einrichtung, im selben Menü wie die Ansichts- und Filter-Einstellungen.

1. Im Menü den Eintrag Kalender öffnen. Die Seite trägt die Überschrift Termine.
2. Rechts oben auf das Mehr-Menü klicken (das runde Symbol mit den drei Punkten).
3. Im geöffneten Menü ganz unten auf Kalender-Abo klicken.

In der Team-App führt der Weg über das Personen-Symbol oben links ins Profil und dort auf Kita-Kalender aufs Handy abonnieren. Der Eintrag erscheint nur mit mindestens Leserechte bei Termine. Ein dort neu angelegtes Abo enthält alle vier Terminarten der Filter für alle Gruppen, auch interne Termine und die Infos fürs Team aus der Team-App. Hat die Person beim Anlegen beim Recht Dienstplan mindestens Leserechte, enthält es zusätzlich die Schließzeiten. Besteht für die Person bereits ein Abo, zeigt die Team-App dessen Adresse an, statt ein neues anzulegen.

Im selben Menü des Kita-Kontos stehen über dem Eintrag Kalender-Abo die vier Filter des Kalenders. Diese Filter bestimmen zugleich, welche Termine ein neu erstelltes Abo enthält. Die Schließzeiten gehören nicht zu diesen Filtern, für sie gibt es einen eigenen Schalter im Fenster Kalender-Abo (siehe nächster Abschnitt).

Was im Abo enthalten ist

Ein Abo kann bis zu fünf Terminarten enthalten. Vier davon übernimmt es beim Erstellen aus den Filtern, die im Menü unter Filter gerade gesetzt sind. Vor dem Erstellen zeigt das Fenster Kalender-Abo sie unter Termin-Arten aus der aktuellen Kalenderansicht: als Kennzeichnungen an. Die fünfte, die Schließzeiten, wird direkt im Fenster über den Schalter Schließzeiten gewählt. Bei einem bestehenden Abo stehen alle enthaltenen Terminarten unter Enthaltene Termine:.

Empfehlung: Intern und Extern beide gesetzt lassen. Nur dann enthält das Abo den gesamten Terminbestand der Einrichtung. Ist einer der beiden Haken beim Erstellen nicht gesetzt, fehlt ein Teil der Termine dauerhaft in diesem Abo.

Schließzeiten

Die Schließzeiten sind die Schließtage, die bei der Einrichtung im Bereich SCHLIESSTAGE (DIENSTPLAN) gepflegt werden. Für sie gilt:

• Der Schalter Schließzeiten steht im Fenster Kalender-Abo unter den Termin-Arten und über der Gruppen-Auswahl. Voreingestellt ist er eingeschaltet.
• Der Schalter erscheint nur, wenn die angemeldete Person beim Recht Dienstplan mindestens Leserechte hat. Ohne dieses Recht enthält das Abo keine Schließzeiten.
• Jeder eingetragene Zeitraum erscheint als ein ganztägiger Eintrag. Der Titel nennt den Typ: Geschlossen: Schließtag, Geschlossen: Brückentag, Geschlossen: Teamtag oder Geschlossen: Ferien. Die Bezeichnung des Schließtags steht in der Beschreibung des Eintrags. Beispiel: Sommerferien vom 27.07. bis 14.08. mit der Bezeichnung „Sommerschließung" erscheinen als ein durchgehender Eintrag Geschlossen: Ferien mit der Beschreibung „Sommerschließung".
• Schließzeiten gelten für die ganze Einrichtung. Die Gruppen-Auswahl des Abos schränkt sie nicht ein.
• Ob die Schließzeiten im Abo stehen, hängt nicht von der Einstellung Schließtage in der Eltern-App anzeigen ab.

Warnhinweise bei fehlenden Terminarten

Sind beim Öffnen des Fensters alle vier Filter im Menü abgewählt, erscheint statt der Kennzeichnungen ein Warnhinweis. Sein Wortlaut hängt vom Schalter Schließzeiten ab:

Beim Erzeugen einer neuen Adresse (siehe Neue Adresse erzeugen) gelten dieselben Fälle mit leicht anderem Wortlaut, zum Beispiel „Keine Filter in der Kalenderansicht aktiv - das neue Abo enthält nur die Schließzeiten." oder „Keine Filter in der Kalenderansicht aktiv - das neue Abo wäre leer." Wäre das neue Abo leer, ist Neue URL generieren nicht anklickbar.

Was je Termin übertragen wird

• Titel des Termins
• Beschreibung aus den Details beziehungsweise dem Nachrichtentext, sofern vorhanden
• Veranstaltungsort, sofern eingetragen
• Zeitraum: Termine mit Uhrzeit werden mit Beginn und Ende übertragen (ist nur eine Startzeit hinterlegt, wird eine Stunde Dauer angesetzt), ganztägige Termine als ganztägige Einträge
• Kategorie des Eintrags (Kalender, Termin, Feiertag, Geburtstag oder Schließzeit), an der sich Einträge in vielen Kalenderprogrammen einfärben oder filtern lassen

Feiertage, Geburtstage und Schließzeiten werden als nicht blockierende Einträge übertragen. Sie belegen im eigenen Kalender also keine Zeit und lassen den Tag weiterhin als frei erscheinen.

Zeitraum der übertragenen Einträge

• Termine: alle künftigen sowie die Termine der zurückliegenden zwei Jahre
• Feiertage: ab dem heutigen Tag
• Geburtstage: laufendes und kommendes Jahr
• Schließzeiten: alle künftigen sowie die, die in den zurückliegenden zwei Jahren lagen

Kalender-Abo erstellen

1. Vor dem Erstellen im Mehr-Menü unter Filter die gewünschten Haken setzen (Feiertage, Intern, Extern, Geburtstage).
2. Im selben Menü auf Kalender-Abo klicken.
3. Unter Termin-Arten aus der aktuellen Kalenderansicht: prüfen, ob die gewünschten Terminarten aufgeführt sind.
4. Den Schalter Schließzeiten eingeschaltet lassen, wenn die Schließtage der Einrichtung im Abo erscheinen sollen, sonst ausschalten. Der Schalter ist nur mit dem Recht Dienstplan sichtbar.
5. Unter Gruppen: die Auswahl treffen:
   • Alle Gruppen (Voreinstellung): alle Gruppen der Einrichtung
   • einzelne Gruppen: die gewünschten Gruppen in der Liste anhaken. Die Auswahlfläche zeigt dann zum Beispiel 3 Gruppen gewählt oder den Namen der einzelnen Gruppe.
6. Auf Kalender-Abo erstellen klicken.
7. Die erzeugte Adresse erscheint im Feld Abonnement-URL.
8. Auf das Kopier-Symbol rechts neben dem Feld klicken (Kurzhinweis URL kopieren). Nach dem Kopieren erscheint kurz die Rückmeldung „URL kopiert!".
9. Das Fenster über Schließen verlassen und die Adresse im eigenen Kalenderprogramm eintragen (siehe nächster Abschnitt).

Wird das Fenster später erneut geöffnet, zeigt es das bestehende Abo mit der Adresse, den enthaltenen Terminarten und den gewählten Gruppen. Pro Person und Einrichtung gibt es ein Abo.

Gruppen-Auswahl

Ist das Abo auf einzelne Gruppen eingeschränkt, enthält es die Termine dieser Gruppen und zusätzlich alle Termine, die an alle Gruppen gerichtet sind. Bei den Geburtstagen werden nur Kinder der gewählten Gruppen übertragen. Die Schließzeiten sind von der Gruppen-Auswahl nicht betroffen, sie gelten für die ganze Einrichtung.

Adresse im Kalenderprogramm eintragen

Die kopierte Adresse wird im Kalenderprogramm als abonnierter Internetkalender eingetragen (je nach Programm auch „Kalender aus dem Internet", „Per URL" oder „Kalenderabonnement" genannt). Die folgenden Abläufe beschreiben den üblichen Weg; die genaue Bezeichnung der Menüpunkte unterscheidet sich je nach Programm und Version.

Outlook

1. Im Kalender-Bereich die Funktion zum Hinzufügen eines Kalenders öffnen.
2. Die Option für einen Kalender aus dem Internet beziehungsweise ein Abonnement per Internetadresse wählen.
3. Die kopierte Adresse einfügen und bestätigen.
4. Einen Namen für den Kalender vergeben, zum Beispiel „Kita-Termine".

Google Kalender

1. Google Kalender im Browser öffnen (das Hinzufügen per Adresse ist nur dort möglich, nicht in der Handy-App).
2. Neben Weitere Kalender das Plus-Symbol anklicken und die Option zum Hinzufügen per Internetadresse wählen.
3. Die kopierte Adresse einfügen und das Hinzufügen bestätigen.
4. Der Kalender erscheint anschließend in der Liste der weiteren Kalender und kann dort umbenannt und eingefärbt werden.

Apple Kalender (Mac, iPhone, iPad)

1. Auf dem Mac im Menü Ablage den Punkt für ein neues Kalenderabonnement wählen. Auf iPhone oder iPad führt der Weg über die Einstellungen des Kalenders zum Hinzufügen eines abonnierten Kalenders.
2. Die kopierte Adresse einfügen und bestätigen.
3. Namen, Farbe und Aktualisierungsintervall festlegen und sichern.

Wie oft die Termine aktualisiert werden

Das Kita-Konto liefert bei jedem Abruf den aktuellen Stand. Wann abgerufen wird, entscheidet allein das Kalenderprogramm: Outlook, Google Kalender und Apple Kalender holen abonnierte Kalender in eigenen Abständen ab, von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden. Diese Abstände sind vom Kita-Konto aus nicht beeinflussbar.

Daraus folgt für die Praxis:

• Ein neu angelegter oder geänderter Termin erscheint im eigenen Kalender nicht sofort, sondern erst beim nächsten Abruf des Kalenderprogramms.
• Zusätzlich werden die Termindaten kurzzeitig zwischengespeichert. Eine Änderung kann daher einige Minuten brauchen, bis sie über die Adresse ausgeliefert wird.
• Wer nicht warten möchte, stößt im Kalenderprogramm eine manuelle Aktualisierung an, sofern das Programm diese Möglichkeit bietet.

Das Abo überträgt ausschließlich in eine Richtung. Änderungen, die im eigenen Kalenderprogramm an einem übernommenen Termin vorgenommen werden, wirken nicht auf das Kita-Konto zurück und gehen beim nächsten Abruf verloren. Termine werden weiterhin ausschließlich im Kita-Konto gepflegt.

Sicherheit: Die Adresse ist ein Schlüssel

Die Adresse funktioniert ohne Anmeldung. Wer sie kennt, kann die enthaltenen Termine abrufen, ohne Benutzername, Passwort oder PIN. Der Zugang hängt allein an der Adresse.

Das Abo kann personenbezogene Angaben enthalten, insbesondere Geburtstage mit Vor- und Nachnamen von Kindern sowie interne Termine der Einrichtung. Enthält das Abo die Schließzeiten, gibt die Adresse auch diese heraus, einschließlich Teamtagen und der Bezeichnungen der Schließtage. Deshalb gilt:

• Die Adresse nicht weitergeben, nicht in Chats, Aushängen, Rundmails oder auf einer Website veröffentlichen.
• Die Adresse nicht in Kalender eintragen, die mit anderen geteilt oder öffentlich freigegeben sind.
• Jede Person legt ihr eigenes Abo an, statt eine Adresse weiterzureichen.
• Beim Ausscheiden einer Person oder beim Verlust eines Geräts das Abo dieser Person deaktivieren.

Ist die Adresse in falsche Hände geraten, gibt es zwei Wege, sie unbrauchbar zu machen. Beide stehen im Fenster Kalender-Abo bereit, sobald ein Abo besteht.

Neue Adresse erzeugen

1. Das Fenster Kalender-Abo öffnen.
2. Auf Neue URL generieren klicken. Es öffnet sich ein Bereich mit den Einstellungen für das neue Abo:
   • unter Termin-Arten aus der aktuellen Kalenderansicht: die vier Terminarten aus den Filtern im Menü,
   • der Schalter Schließzeiten (nur mit dem Recht Dienstplan), voreingestellt wie im bisherigen Abo,
   • unter Gruppen im neuen Abo: die Gruppen-Auswahl, voreingestellt wie im bisherigen Abo und änderbar.
3. Bei Bedarf Schalter und Gruppen anpassen, dann im Bereich auf Neue URL generieren klicken (oder auf Abbrechen).
4. Die Rückfrage Neue URL generieren? erscheint. Sie beginnt mit „Die alte URL wird ungültig. Alle Kalender müssen mit der neuen URL aktualisiert werden." und nennt danach die Terminarten und Gruppen des neuen Abos, zum Beispiel „Enthaltene Termin-Arten: Feiertage, Interne Termine, Externe Termine, Schließzeiten. Das neue Abo enthält die Termine aller Gruppen."
5. Auf Neue URL generieren klicken, um zu bestätigen, oder auf Abbrechen.
6. Die neue Adresse aus dem Feld Abonnement-URL kopieren und in allen Kalenderprogrammen eintragen, in denen das Abo genutzt wird. Die alte Adresse liefert ab sofort keine Termine mehr.

Abo deaktivieren

1. Das Fenster Kalender-Abo öffnen.
2. Auf Abo deaktivieren klicken.
3. Die Rückfrage Abo deaktivieren? bestätigen. Sie lautet: „Das Kalender-Abo wird deaktiviert und die URL wird ungültig."
4. Auf Deaktivieren klicken, um zu bestätigen, oder auf Abbrechen.

Danach ist die Adresse ungültig. Ein Kalenderprogramm, das sie weiter abruft, erhält keine Termine mehr. Der abonnierte Kalender sollte dort entfernt werden. Ein neues Abo lässt sich jederzeit über Kalender-Abo erstellen anlegen; es erhält eine neue Adresse.

Voraussetzungen

• Zugang zum Kita-Konto und die Berechtigung Termine mindestens mit Leserechten. Steht die Berechtigung auf Keine Berechtigung, ist der Kalender und damit auch das Kalender-Abo nicht erreichbar. Ein Kalender-Abo lässt sich auch mit reinen Leserechten anlegen; zum Anlegen und Ändern von Terminen selbst werden Lese-/Schreibrechte benötigt.
• Für die Schließzeiten im Abo: beim Erstellen des Abos (oder beim Erzeugen einer neuen Adresse) die Berechtigung Dienstplan mindestens mit Leserechten, dazu bei der Einrichtung gepflegte Schließtage.
• Für die Feiertage im Abo: bei der Einrichtung muss unter Region ein Bundesland hinterlegt und Feiertage im Kalender auf Anzeigen gestellt sein.
• Ein Kalenderprogramm, das Internetkalender über eine Adresse abonnieren kann. Das trifft auf Outlook, Google Kalender (im Browser) und Apple Kalender zu.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Pro Person und Einrichtung gibt es genau ein Kalender-Abo. Wird ein bestehendes Abo erneut geöffnet, erscheint dieselbe Adresse.
• Ein Abo zeigt die Termine mit dem Zugriffsumfang, den die erstellende Person zum Zeitpunkt der Erstellung hatte. Ändern sich die Berechtigungen später, wirkt das nicht auf ein bereits bestehendes Abo. Beim Ausscheiden einer Person ist deren Abo deshalb ausdrücklich über Abo deaktivieren zu beenden.
• Ist für eine Benutzergruppe Zugriff einschränken auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) gestellt, wirkt diese Einschränkung auch im Abo. Sind dabei mehrere Gruppen gewählt, berücksichtigt das Abo davon nur die erste.
• Neue URL generieren übernimmt die vier Terminarten aus den Filtern, die im Menü gerade gesetzt sind. Gruppen-Auswahl und Schalter Schließzeiten werden aus dem bisherigen Abo vorbelegt und lassen sich vor dem Bestätigen ändern.
• Die Markierung Nicht exportierbar an einem Termin betrifft den Kalender-Export für die Website. Termine mit dieser Markierung sind im Kalender-Abo dennoch enthalten.
• Abos, die angelegt wurden, bevor es die Schließzeiten im Abo gab, enthalten sie automatisch, sofern die erstellende Person beim Anlegen das Recht Dienstplan mindestens mit Leserechten hatte. Im Fenster Kalender-Abo erscheint dann unter Enthaltene Termine: die Kennzeichnung Schließzeiten. Wer sie dort nicht haben möchte, erzeugt über Neue URL generieren eine neue Adresse mit ausgeschaltetem Schalter.
• Maßgeblich für die Schließzeiten ist das Recht Dienstplan der erstellenden Person zum Zeitpunkt der Erstellung, nicht die Einstellung Schließtage in der Eltern-App anzeigen.
• Die Filter-Einstellungen des Kalenders werden je Browser gespeichert. Wer das Abo an einem anderen Gerät erzeugt, prüft dort zuerst die Haken unter Filter. Der Schalter Schließzeiten gehört nicht zu diesen Filtern, er wird nur im Fenster Kalender-Abo eingestellt.
• Das Kalender-Abo ist eine Funktion für die Einrichtung. In der Eltern-App gibt es kein Kalender-Abo; Eltern sehen die Termine dort direkt in der App.
• Datenschutz: Die Adresse gibt Termine und Geburtstage ohne Anmeldung heraus. Sie gehört behandelt wie ein Passwort und darf nicht in fremde Hände oder in öffentlich einsehbare Kalender gelangen.