Einen Termin anlegen

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Übersicht

Termine werden im Kita-Konto im Kalender angelegt, im Fenster Termin. Dort wird festgelegt, für wen der Termin gilt, wann er stattfindet, ob die Eltern ihn sehen und ob sie dazu benachrichtigt werden. Auf Wunsch bekommt der Termin eine Beschreibung, eine Zu- und Absage für die Eltern und eine Checkliste, in der Eltern etwas auswählen, zum Beispiel wer welchen Kuchen zum Sommerfest mitbringt.

Dieser Artikel beschreibt das Kita-Konto im Browser.

Wo der Kalender liegt

1. In der oberen Leiste auf das Symbol Apps (vier Punkte) klicken und Kalender wählen.
2. Die Seite öffnet sich mit der Überschrift Termine und zeigt den aktuellen Monat.

In der schmalen Ansicht, etwa auf dem Smartphone, steht für den Kalender ein eigenes Symbol in der Navigationsleiste.

Rechts oben auf der Seite stehen drei Bedienelemente:

Die Schaltfläche Neu erscheint nur, wenn die eigene Benutzergruppe beim Recht Termine Lese-/Schreibrechte hat (siehe Voraussetzungen).

Termin anlegen

1. Rechts oben auf Neu klicken. Das Fenster Termin öffnet sich. Alternativ im Kalender auf einen leeren Tag klicken: Das Fenster öffnet sich dann gleich mit diesem Datum.
2. Unter Empfänger im Auswahlfeld -- Empfänger wählen -- auswählen, für wen der Termin gilt: Alle Gruppen, eine Gruppe oder ein einzelnes Kind. Die Auswahl erscheint darunter als Feld mit einem Kreuz. Für weitere Gruppen oder Kinder das Auswahlfeld erneut öffnen.
3. Unter Bezeichnung den Namen des Termins eintragen, zum Beispiel „Sommerfest".
4. Bei einem Termin über den ganzen Tag den Haken bei Ganztätig stehen lassen. Für einen Termin mit Uhrzeit den Haken entfernen.
5. Unter Datum im linken Feld (Von) den Tag wählen. Für einen Termin über mehrere Tage im rechten Feld (Bis) den letzten Tag wählen; sonst bleibt es leer.
6. Ohne Haken bei Ganztätig darunter Beginn und Ende wählen, zum Beispiel 15:00 und 17:30.
7. Optional unter Zusatz (z.B. wichtige Information) eine kurze Zusatzangabe eintragen, zum Beispiel „Bitte Sonnenhut mitbringen".
8. Optional den Haken bei Interner Termin setzen, wenn der Termin nur für das Team bestimmt ist.
9. Unter Wiederholung (Serientermin) einmalig stehen lassen oder Serientermin wählen (siehe Wiederholende Termine (Serientermine)).
10. Unter Benachrichtigung wählen, ob die Eltern eine Benachrichtigung bekommen: Eltern in der App benachrichtigen oder Nicht benachrichtigen.
11. Optional den Haken bei Details zu diesem Termin setzen und eine Beschreibung, eine Teilnahme-Abfrage oder eine Checkliste ergänzen (siehe Details, Teilnahme und Checkliste).
12. Auf Weiter klicken. Die Kontrollansicht zeigt alle Angaben zusammengefasst.
13. Auf Speichern klicken. Das Fenster meldet „Der Termin wurde erfolgreich gespeichert.".
14. Auf Schließen klicken.

Mit Zurück in der Kontrollansicht geht es zurück zu den Eingaben. Mit Abbrechen oder dem Kreuz oben rechts wird das Fenster geschlossen, ohne dass ein Termin angelegt wird.

Die Felder im Fenster Termin

Empfänger wählen

• Alle Gruppen schließt alle Kinder der Einrichtung ein. Einzelne Kinder müssen dann nicht zusätzlich gewählt werden.
• Eine Gruppe meint die Kinder dieser Gruppe, ein Kind meint nur dieses Kind. Gruppen und Kinder lassen sich kombinieren, zum Beispiel die Gruppe „Igel" und zusätzlich zwei Kinder aus anderen Gruppen.
• Eine Auswahl wird über das Kreuz an ihrem Feld wieder entfernt.
• In der Liste stehen die Gruppen, auf die die eigene Benutzergruppe Zugriff hat.

Datum und Uhrzeit

• Ein ganztägiger Termin über mehrere Tage, etwa eine Projektwoche, bekommt bei Von den ersten und bei Bis den letzten Tag.
• Bei einem Termin mit Uhrzeit über mehrere Tage gilt die erste Uhrzeit am ersten Tag und die zweite Uhrzeit am letzten Tag.
• Bis darf nicht vor Von liegen.

Details, Teilnahme und Checkliste

Mit dem Haken bei Details zu diesem Termin erscheinen weitere Angaben. Teilnahme Button und Checkliste gibt es nur bei einem Termin, der nicht intern ist.

Eine Checkliste anlegen

1. Den Haken bei Checkliste setzen.
2. Unter Name der Liste eine Überschrift eintragen.
3. In das Feld Eintrag hinzufügen einen Eintrag schreiben, zum Beispiel „Obstsalat", und auf das Plus klicken oder die Eingabetaste drücken.
4. Im kleinen Feld vor dem Eintrag steht, wie viele Familien ihn wählen können. Vorbelegt ist 1. Für „Kuchen", den drei Familien mitbringen sollen, dort 3 eintragen.
5. Einen Eintrag über das Kreuz dahinter wieder entfernen.

In der Eltern-App wählen Eltern einen Eintrag aus. Ein selbst gewählter Eintrag ist dort als Von mir gewählt markiert, ein vergebener als Bereits gewählt.

Zu- und Absagen der Eltern

In der Eltern-App steht beim Termin die Schaltfläche Nimmst du teil?. Eltern wählen Ich nehme teil oder Ich nehme nicht teil. Nach dem Termin ist das nicht mehr möglich.

Im Kita-Konto stehen die Rückmeldungen unter Teilnehmer:

1. Im Kalender auf den Termin klicken.
2. Im kleinen Menü Teilnehmer wählen. Das Fenster Teilnehmer öffnet sich.
3. Zwischen Zusagen und Absagen umschalten. Über das Suchfeld Name eingeben... lässt sich ein Name eingrenzen.

Was nach dem Speichern passiert

Bei einem Serientermin geht die Benachrichtigung einmal für die ganze Serie hinaus, nicht für jeden einzelnen Termin.

Eltern bekommen keine Push-Benachrichtigung und keine E-Mail, wenn sie in der Eltern-App unter PUSH-BENACHRICHTIGUNGEN den Schalter Termine ausgeschaltet haben (siehe Push-Benachrichtigungen in der Eltern-App). Den Termin selbst sehen sie in der App trotzdem.

Der Termin im Kalender

Die Farbe zeigt die Art des Eintrags:

Ein Klick auf einen Termin öffnet ein kleines Menü:

• Termindetails zeigt alle Angaben, darunter Empfänger und Verfasser.
• Teilnehmer erscheint nur bei einem Termin mit Teilnahme Button.
• Bearbeiten und Löschen erscheinen nur mit Lese-/Schreibrechte beim Recht Termine.

In der Ansicht Liste (Mehr-Menü) stehen dieselben Aktionen als Symbole am Ende jeder Zeile. Termine mit Zu- und Absage tragen dort die Markierung Teilnahme, Termine mit Checkliste die Markierung Checkliste.

Ein Termin, der nur an einzelne Kinder geht, steht nicht in der Ansicht einer Gruppe, sondern unter Einzelne Empfänger.

Termin bearbeiten

1. Im Kalender auf den Termin klicken und Bearbeiten wählen. Das Fenster Termin öffnet sich mit den gespeicherten Angaben.
2. Angaben ändern.
3. Auf Weiter und danach auf Speichern klicken.

Beim Bearbeiten gilt:

• Die Auswahl Benachrichtigung fehlt. Eine Änderung löst keine neue Benachrichtigung aus; Eltern sehen die geänderten Angaben beim nächsten Öffnen der App.
• Bei einem einzelnen Termin fehlt das Feld Wiederholung (Serientermin). Aus einem einzelnen Termin wird nachträglich keine Serie.
• Bei einem Serientermin steht oben „Serientermin: Welche Termine sollen geändert werden?". Dort Nur diesen Termin ändern oder Diesen und alle zukünftigen Termine ändern anhaken. Ohne Auswahl erscheint „Bitte eine Option wählen.".

Ausgewählte Einträge einer Checkliste bleiben beim Bearbeiten erhalten.

Termin löschen

1. Im Kalender auf den Termin klicken und Löschen wählen. Das Fenster Termin löschen? öffnet sich mit der Frage „Möchtest du diesen Termin wirklich löschen?" und dem Hinweis „Warnung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.".
2. Bei einem Serientermin Nur diesen Termin löschen. oder Diesen und alle zukünftigen Vorkommen des Termins löschen anhaken. Ohne Auswahl wird nichts gelöscht.
3. Auf Ja, löschen klicken.

Der Termin verschwindet aus dem Kalender und aus der Eltern-App. Eltern werden über das Löschen nicht benachrichtigt. Ein Papierkorb für Termine existiert nicht.

Andere Wege, Termine anzulegen

• Team-App: Mitarbeitende tragen dort eine Info fürs Team ein, die im Kalender des Kita-Kontos als Interner Termin erscheint (siehe Termine in der Team-App).
• Trägerverwaltung: Der Träger trägt über Termin anlegen einen Termin in einem Zug in die Kalender mehrerer Einrichtungen ein (siehe Nachricht, Termin und Pinnwand-Info aus der Trägerverwaltung).

Voraussetzungen

• Recht Termine in der Benutzergruppe, Reiter Allgemein. Die Erklärung am Fragezeichen lautet: „Termine im Kalender der Einrichtung sehen bzw. anlegen und ändern."

• Das Recht wird auch beim Speichern und Löschen geprüft, nicht nur bei der Anzeige der Schaltflächen.
• Das Feld Verfasser erscheint nur mit dem Recht Verfasser wählen auf Ja, im selben Reiter. Die Erklärung am Fragezeichen lautet: „Beim Schreiben den Absender wählen (z. B. „Leitung" statt eigener Name)."
• Ist die Benutzergruppe im Reiter Gruppen unter Zugriff einschränken auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) gestellt, stehen unter Empfänger nur diese Gruppen zur Wahl.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Benachrichtigung gibt es nur beim Anlegen. Deshalb vor dem Speichern prüfen, ob Eltern in der App benachrichtigen gewählt ist.
• Checkliste und Serientermin schließen sich aus. Bei einem Serientermin wird eine Checkliste nicht gespeichert; sie fehlt schon in der Kontrollansicht.
• Die Uhrzeiten werden nicht gegeneinander geprüft. Das Fenster meldet nichts, wenn das Ende vor dem Beginn liegt. Deshalb die Uhrzeiten in der Kontrollansicht nachsehen.
• Interne Termine sehen im Kita-Konto alle mit mindestens Leserechte beim Recht Termine. Wer sie in der Team-App sieht, beschreibt der Artikel Termine in der Team-App.
• Ohne Haken bei Details zu diesem Termin erscheint in der Eltern-App kein Text aus Weitere Informationen.

Siehe auch

• Wiederholende Termine (Serientermine)
• Kalender-Abo
• Termine in der Team-App
• Schließtage
• Push-Benachrichtigungen in der Eltern-App
• Push-Benachrichtigungen kommen nicht an?
• Benutzergruppen und Rechte
• Nachricht, Termin und Pinnwand-Info aus der Trägerverwaltung