Termine in der Team-App
Übersicht
Die Team-App zeigt im Bereich Dienstplan die Termine der Einrichtung und die eigenen Termin-Abwesenheiten. Über die runde Plus-Schaltfläche lassen sich zwei Arten von Terminen eintragen: ein dienstlicher Termin, der dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben wird, und eine Info fürs Team, die im Teamkalender steht, nicht als Arbeitszeit zählt und für Eltern unsichtbar bleibt.
Zwei Arten von Terminen
| Mein dienstlicher Termin | Info fürs Team | |
|---|---|---|
| Wofür | Ein Termin der eigenen Person, etwa ein Gespräch beim Jugendamt, eine Hospitation in einer anderen Einrichtung oder ein privater Arztbesuch | Ein Hinweis für das ganze Team oder einzelne Gruppen, etwa „Fotograf kommt", „Hausmeister im Gruppenraum" oder „Fachberatung zu Besuch" |
| Was entsteht | Eine Abwesenheit der Art Termin | Ein interner Termin im Kalender der Einrichtung |
| Arbeitszeit | Wird gutgeschrieben, solange Zählt als Arbeitszeit eingeschaltet ist | Zählt nie als Arbeitszeit |
| Wo er danach steht | Im Bereich Abwesenheiten und im eigenen Dienstplan mit der Kennzeichnung Arbeitszeit oder Privat | Im Dienstplan aller berechtigten Mitarbeitenden mit der Kennzeichnung Intern und im Kalender des Kita-Kontos als Interner Termin |
| Eltern | Sehen ihn nicht | Sehen ihn nicht |
Faustregel: Geht es um die eigene Zeit, ist es ein dienstlicher Termin. Soll das Team etwas wissen, ist es eine Info fürs Team.
Ein Termin, der beides sein soll (etwa eine Fortbildung der eigenen Person, von der auch das Team erfahren soll), wird als dienstlicher Termin eingetragen. Wer die Abwesenheiten des Teams sehen darf, sieht ihn dort.
Wo Termine erscheinen
Alle Termine stehen im Bereich Dienstplan (in der unteren Leiste das zweite Symbol von links). Einen eigenen Bereich für Termine gibt es nicht.
Tagesansicht
Hat der gewählte Tag Termine, steht über den Diensten der Abschnitt Termine heute, an jedem anderen Tag Termine. Jede Zeile zeigt:
- den Titel (fehlt er, steht dort Ohne Titel, bei einer eigenen Termin-Abwesenheit Termin),
- bei mehrtägigen Terminen den Zeitraum, etwa 12.10.2026 bis 16.10.2026,
- die Uhrzeit, etwa 09:00 - 10:30, oder Ganztägig,
- rechts die Kennzeichnung (siehe unten).
Im Kalenderstreifen über der Liste trägt jeder Werktag mit Terminen einen kleinen Punkt.
Die Termine erscheinen auch dann, wenn die Benutzergruppe den Dienstplan selbst nicht sehen darf.
Wochenansicht
In der Ansicht Kalenderwoche steht bei jedem Tag von Montag bis Freitag, der Termine hat, ein Hinweis wie 1 Termin oder 3 Termine.
Ansicht „Termine"
Für einen Überblick über die kommenden Wochen gibt es eine eigene Ansicht:
- Im Dienstplan auf den Umschalter tippen (er zeigt Tag oder KW).
- Im Blatt Ansicht wählen die Zeile Termine der nächsten 30 Tage antippen.
Die Überschrift lautet dann Termine mit dem Zusatz Die nächsten 30 Tage. Die Termine stehen nach Tagen geordnet, Tage ohne Termin fehlen. Jeder Termin steht genau einmal: an seinem ersten Tag oder, wenn er schon vor heute begonnen hat, unter dem heutigen Tag. Diese Ansicht zeigt auch Termine an Wochenenden. Die Filter Alle, Meine Gruppe und Nur ich sowie der Kalenderstreifen fehlen hier; sie gelten nur für Dienste.
Gibt es im Zeitraum nichts, steht dort Keine Termine in diesem Zeitraum.
In allen Ansichten lädt Herunterziehen der Liste die Termine neu.
Kennzeichnungen
| Kennzeichnung | Bedeutung |
|---|---|
| Intern | Ein interner Termin der Einrichtung: eine in der App eingetragene Info fürs Team oder ein im Kita-Konto als Interner Termin angelegter Termin. Eltern sehen ihn nicht. |
| Arbeitszeit | Eine eigene Abwesenheit der Art Termin mit eingeschaltetem Zählt als Arbeitszeit. |
| Privat | Eine eigene Abwesenheit der Art Termin ohne Zählt als Arbeitszeit. |
| ohne Kennzeichnung | Ein Termin aus dem Kalender der Einrichtung, der nicht intern ist und damit auch für Eltern sichtbar ist. |
Eigene Termin-Abwesenheiten erscheinen nur bei der Person selbst. Abgelehnte und stornierte Einträge erscheinen nicht.
Details eines Termins
Ein Tipp auf einen Termin öffnet ein Blatt mit dem Titel, der Kennzeichnung und, soweit vorhanden:
| Zeile | Inhalt |
|---|---|
| Zeit | Datum oder Zeitraum, darunter Uhrzeit oder Ganztägig |
| Ort | Der im Kalender eingetragene Ort |
| Zusatz | Die im Kalender eingetragene Zusatzangabe |
| Gruppen | Alle Gruppen oder die Namen der gewählten Gruppen |
| Erstellt von | Wer den Termin angelegt hat |
Zeilen ohne Inhalt fehlen. Ein Tipp auf eine eigene Termin-Abwesenheit öffnet stattdessen das Abwesenheitsformular unter Details, nur zum Lesen. Geändert wird sie im Bereich Abwesenheiten.
Einen Termin eintragen
- In der unteren Leiste die runde Plus-Schaltfläche antippen.
- Im Blatt Was möchtest du tun? die Karte Termin eintragen wählen (Untertitel Dienstlich oder als Info fürs Team).
- Im Blatt Was für ein Termin? eine der beiden Möglichkeiten wählen:
| Auswahl | Untertitel in der App |
|---|---|
| Mein dienstlicher Termin | „Zählt als Arbeitszeit. Erscheint bei deinen Abwesenheiten." |
| Info fürs Team | „Steht im Teamkalender. Zählt nicht als Arbeitszeit." |
Fehlt das Recht für die Info fürs Team (siehe Abschnitt Voraussetzungen), entfällt das Blatt Was für ein Termin?: Die Karte Termin eintragen trägt dann den Untertitel Zählt als Arbeitszeit. Erscheint bei deinen Abwesenheiten. und führt direkt zum dienstlichen Termin.
Die Karte Abwesenheit planen im selben Blatt und das + im Bereich Abwesenheiten bleiben unverändert erhalten.
Mein dienstlicher Termin
Es öffnet sich das gewohnte Abwesenheitsformular. Die Abwesenheitsart ist bereits auf Termin gesetzt, der Schalter Zählt als Arbeitszeit ist eingeschaltet und lässt sich ausschalten, etwa für einen privaten Arzttermin. Unter der Erklärung zum Schalter steht bei einem neuen Eintrag zusätzlich: „Nur zur Info fürs Team? Dann ‚Info fürs Team' wählen."
- Startdatum und Enddatum prüfen.
- Zeitraum wählen.
- An einem einzelnen Tag bei Bedarf Von (Uhrzeit) und Bis (Uhrzeit) setzen.
- Auf Abschicken tippen.
Die App wechselt danach in den Bereich Abwesenheiten und meldet Abwesenheit erfolgreich erstellt. Alle Einzelheiten zum Formular, zum Zeitfenster und zur Gutschrift stehen im Artikel Abwesenheit in der Team-App beantragen.
Info fürs Team
Es öffnet sich das Formular Info fürs Team. Darin steht fest der Hinweis „Nur für Mitarbeitende sichtbar. Eltern sehen diesen Eintrag nicht."
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Titel | Pflicht, etwa „Fotograf kommt". |
| Startdatum / Enddatum | Vorbelegt mit dem heutigen Tag. Das Enddatum kann nicht vor dem Startdatum liegen. |
| Ganztägig | Ausgeschaltet vorbelegt. Eingeschaltet entfallen die Uhrzeiten. |
| Von (Uhrzeit) / Bis (Uhrzeit) | Nur ohne Ganztägig, dann beide Pflicht. Wählbar in Schritten von fünf Minuten. Über mehrere Tage gilt der Beginn am ersten und das Ende am letzten Tag. |
| Für wen | Ganzes Team oder eine oder mehrere Gruppen. Sobald eine Gruppe angehakt ist, gilt der Termin nur für die gewählten Gruppen. |
| Notiz (optional) | Freitext. |
- Die Felder ausfüllen.
- Auf Speichern tippen.
Speichern lässt sich erst antippen, wenn ein Titel steht und entweder Ganztägig eingeschaltet ist oder beide Uhrzeiten gesetzt sind. Liegt am selben Tag das Ende nicht nach dem Beginn, erscheint Das Ende muss nach dem Beginn liegen.
Nach dem Speichern wechselt die App in den Dienstplan und meldet Termin eingetragen. Der Termin steht sofort bei allen Mitarbeitenden, die interne Termine sehen dürfen, und im Kalender des Kita-Kontos als Interner Termin mit der eintragenden Person als Verfasser. Beim Eintragen wird niemand benachrichtigt.
Beispiel: Für den Fototermin der Gruppe „Sonnenkinder" am Dienstag von 09:00 bis 11:00 Uhr den Titel „Fotograf kommt" eintragen, Start- und Enddatum auf den Dienstag setzen, Von (Uhrzeit) 09:00 und Bis (Uhrzeit) 11:00 wählen und unter Für wen nur Sonnenkinder anhaken.
Eine Info fürs Team löschen
Eigene interne Termine lassen sich in der App löschen:
- Den Termin im Dienstplan antippen.
- Im Blatt auf Löschen tippen.
- Die Rückfrage Termin löschen? („Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.") mit Löschen bestätigen.
Danach meldet der Dienstplan Termin gelöscht.
Den Knopf Löschen gibt es nur bei internen Terminen, die die eigene Person angelegt hat, und nur mit dem Recht für die Info fürs Team. Termine anderer Personen, Termine für Eltern und Serientermine lassen sich in der App nicht löschen. Bearbeiten ist in der App nicht möglich: Für eine Änderung den Termin löschen und neu eintragen.
Kita-Kalender aufs Handy abonnieren
Wer die Termine im Kalender des eigenen Handys sehen möchte, nutzt das Kalender-Abo:
- Oben links auf das Personen-Symbol tippen. Es öffnet sich das Profil.
- Unter Service auf Kita-Kalender aufs Handy abonnieren tippen.
- Im Blatt Kita-Kalender abonnieren auf Im Kalender abonnieren tippen. Die Kalender-App des Handys öffnet sich zum Abonnieren.
Alternativ Link kopieren wählen und den Link in der Kalender-App als Abo hinzufügen. Lässt sich die Kalender-App nicht öffnen, steht im Blatt: „Die Kalender-App ließ sich nicht öffnen. Kopiere den Link und füge ihn in deiner Kalender-App als Abo hinzu."
Der Link ist persönlich. Wer ihn kennt, sieht die Termine der Einrichtung, auch die internen. Hat dieselbe Person im Kita-Konto bereits ein Kalender-Abo angelegt, zeigt die App denselben Link. Ein in der App neu angelegtes Abo enthält Feiertage, interne und externe Termine sowie Geburtstage für alle Gruppen. Wie sich ein Abo einschränken, erneuern oder abschalten lässt, steht im Artikel Kalender-Abo.
Der Eintrag erscheint nur, wenn die Benutzergruppe beim Recht Termine mindestens Leserechte hat.
Voraussetzungen
Was in der Team-App zu sehen und möglich ist, regeln zwei Rechte der Benutzergruppe im Tab Allgemein: Termine (der Kalender der Einrichtung) und Interne Termine (Team-App). Das zweite Recht wirkt nur in der Team-App.
| Termine | Interne Termine (Team-App) | In der Team-App |
|---|---|---|
| Leserechte oder Lese-/Schreibrechte | Ja | Alle Termine der Einrichtung, Info fürs Team eintragen und eigene löschen, Kalender-Abo im Profil |
| Leserechte oder Lese-/Schreibrechte | Nein | Alle Termine der Einrichtung, Kalender-Abo im Profil; Termin eintragen führt nur zum dienstlichen Termin |
| Keine Berechtigung | Ja | Nur interne Termine, Info fürs Team eintragen und eigene löschen; kein Kalender-Abo |
| Keine Berechtigung | Nein | Keine Termine (siehe unten); Termin eintragen führt nur zum dienstlichen Termin |
Ohne beide Rechte fehlen Abschnitt, Punkte und Hinweise im Dienstplan ganz, auch für die eigenen Termin-Abwesenheiten; diese stehen weiter im Bereich Abwesenheiten. Die Ansicht Termine zeigt dann Keine Berechtigung für Termine mit dem Zusatz „Deine Benutzergruppe darf keine Termine sehen. Wende dich bei Fragen an deine Kita-Leitung."
Der dienstliche Termin braucht keines der beiden Rechte. Er richtet sich wie jede andere Abwesenheit nach dem Recht Abwesenheit (Mitarbeiter).
Das Recht „Interne Termine (Team-App)" einstellen
Im Kita-Konto über Einrichtung und Benutzerrechte die Benutzergruppe mit Bearbeiten öffnen. Das Recht steht im Tab Allgemein unter QR-Kiosk und kennt die Werte Ja und Nein. Das Fragezeichen erklärt: „In der Team-App interne Termine sehen, fürs Team eintragen und eigene wieder löschen."
In der Trägerverwaltung steht dasselbe Recht mit demselben Wortlaut und denselben Werten in der Benutzergruppe einer Einrichtung, Tab Allgemein, direkt unter Termine.
Startwert:
- Neue Benutzergruppen beginnen mit Ja.
- Bestehende Benutzergruppen, für die das Recht noch nie gespeichert wurde, richten sich nach dem Recht Termine: Steht dort Lese-/Schreibrechte, gilt Ja, sonst Nein. Genau dieser Wert ist beim Öffnen der Gruppe vorausgewählt. Ein Speichern ohne Änderung ändert also nichts an dem, was die Gruppe darf.
- Sobald die Gruppe gespeichert ist, steht der Wert für sich. Eine spätere Änderung bei Termine zieht ihn nicht mehr mit.
Gruppen-Einschränkung
Ist die Benutzergruppe im Tab Gruppen unter Zugriff einschränken auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) gestellt, gilt in der Team-App:
- Es erscheinen nur Termine für alle Gruppen und Termine der freigegebenen Gruppen.
- Im Formular Info fürs Team fehlt Ganzes Team; zur Auswahl stehen nur die freigegebenen Gruppen. Ist es genau eine, ist sie bereits gewählt. Bei mehreren steht unter der Liste Bitte mindestens eine Gruppe wählen., bis eine angehakt ist.
- Ist keine Gruppe freigegeben, gibt es die Info fürs Team nicht.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Im Blatt Termin eintragen fehlt die Auswahl Info fürs Team | Die Benutzergruppe hat bei Interne Termine (Team-App) den Wert Nein, oder sie ist auf Gruppen eingeschränkt, ohne dass eine Gruppe freigegeben ist. | Die Leitung setzt das Recht auf Ja bzw. gibt eine Gruppe frei. Danach die App schließen und neu öffnen. |
| Im Dienstplan erscheinen keine Termine, die Ansicht Termine zeigt Keine Berechtigung für Termine | Die Benutzergruppe hat weder Leserechte bei Termine noch Ja bei Interne Termine (Team-App). | Die Leitung vergibt eines der beiden Rechte. |
| Die Elterntermine fehlen, interne Termine sind da | Die Benutzergruppe hat bei Termine Keine Berechtigung, aber Ja bei Interne Termine (Team-App). | Wer alle Termine sehen soll, braucht bei Termine mindestens Leserechte. |
| Ein Termin am Samstag oder Sonntag fehlt in Tag und Woche | Tages- und Wochenansicht zeigen nur Montag bis Freitag. | Die Ansicht Termine der nächsten 30 Tage wählen; dort stehen auch Wochenendtermine. |
| Beim Speichern erscheint Dafür fehlt dir die Berechtigung. | Das Recht wurde inzwischen entzogen, oder eine gewählte Gruppe ist nicht mehr freigegeben. | Die Benutzergruppe von der Leitung prüfen lassen, die App neu öffnen. |
| Beim Speichern erscheint Der Termin konnte nicht gespeichert werden. Bitte prüfe deine Eingaben. | Eine Angabe passt nicht, etwa eine nicht mehr vorhandene Gruppe. | Eingaben prüfen und erneut speichern. |
| Beim Speichern erscheint Ob der Termin gespeichert wurde, ist unklar. Schau im Dienstplan nach, bevor du ihn noch einmal einträgst. | Die Verbindung brach während des Speicherns ab. | Im Dienstplan nachsehen; nur eintragen, wenn der Termin dort fehlt. |
| Der Knopf Löschen fehlt | Der Termin stammt von einer anderen Person, ist kein interner Termin, ist ein Serientermin, oder das Recht Interne Termine (Team-App) fehlt. | Die Person, die den Termin angelegt hat, oder die Leitung im Kita-Konto ändert oder löscht ihn. |
| Beim Löschen erscheint Diesen Termin kannst du nicht löschen. | Der Termin hat sich inzwischen geändert, wurde schon gelöscht, oder das Recht fehlt jetzt. | Die Übersicht wird neu geladen; danach erneut prüfen. |
| Der Eintrag Kita-Kalender aufs Handy abonnieren fehlt im Profil | Die Benutzergruppe hat bei Termine Keine Berechtigung. | Die Leitung setzt bei Termine mindestens Leserechte. |
| Im Blatt Kita-Kalender abonnieren steht Der Link konnte nicht geladen werden. | Keine Verbindung zum Server. | Auf Erneut versuchen tippen, Netzverbindung prüfen. |
Häufige Fragen
Warum zählt die Info fürs Team nicht als Arbeitszeit? Weil sie keine Abwesenheit der eigenen Person ist, sondern ein Hinweis im Kalender der Einrichtung. Kalendertermine werden dem Arbeitszeitkonto nicht gutgeschrieben, Termin-Abwesenheiten mit Zählt als Arbeitszeit schon. Ein eigener dienstlicher Termin wird deshalb über Mein dienstlicher Termin mit eingeschaltetem Zählt als Arbeitszeit eingetragen.
Sehen Eltern die Info fürs Team? Nein. Sie wird immer als interner Termin gespeichert und erscheint nicht in der Eltern-App. In der Team-App lässt sich das nicht umstellen.
Sehen Eltern den dienstlichen Termin? Nein. Er ist eine Abwesenheit und erscheint nur dort, wo Abwesenheiten des Personals stehen.
Wer bekommt eine Benachrichtigung, wenn eine Info fürs Team eingetragen wird? Niemand. Der Termin erscheint beim nächsten Laden im Dienstplan.
Kann die Leitung eine Info fürs Team aus der App bearbeiten? Ja, im Kita-Konto. Dort steht sie im Kalender als Interner Termin mit der eintragenden Person als Verfasser und lässt sich wie jeder andere Termin öffnen und, mit Lese-/Schreibrechte bei Termine, ändern oder löschen.
Warum sehe ich die dienstlichen Termine der Kolleginnen und Kollegen nicht im Dienstplan? Im Dienstplan stehen nur die eigenen Termin-Abwesenheiten. Die des Teams stehen im Bereich Abwesenheiten, sofern die Benutzergruppe sie sehen darf.
Erscheinen Geburtstage der Kinder? Nein, die Team-App zeigt keine Geburtstage. Im Kalender-Abo des Handys sind sie enthalten.
Hinweise
- Die Termine kommen bei jedem Öffnen frisch vom Server und werden auf dem Gerät nicht dauerhaft gespeichert.
- Eine Info fürs Team ist immer ein einzelner Termin. Wiederkehrende Termine werden im Kita-Konto angelegt, siehe Serientermine. In der App sind sie zu sehen, aber nicht zu löschen.
- Uhrzeiten einer Info fürs Team lassen sich nur in Fünf-Minuten-Schritten setzen. Auf Android-Geräten wird eine andere Minute auf den nächsten Fünf-Minuten-Wert gerundet und so im Formular angezeigt.
- Das Recht Interne Termine (Team-App) ändert nichts am Kalender des Kita-Kontos: Dort anlegen und ändern dürfen weiterhin nur Benutzergruppen mit Lese-/Schreibrechte bei Termine.