Pinnwand: Beiträge zeitversetzt veröffentlichen, wiederfinden, bearbeiten und löschen

Übersicht

Ein Pinnwandeintrag lässt sich im Kita-Konto vorbereiten und auf einen späteren Zeitpunkt datieren: Für die Familien wird er erst zum gewählten Datum und zur gewählten Uhrzeit in der Eltern-App sichtbar.

Wichtig für den Alltag: Es gibt keinen eigenen Bereich für geplante Beiträge. Der Beitrag steht ab dem Speichern in der normalen Liste der Pinnwandeinträge des Kita-Kontos — an der Stelle, an der er verfasst wurde, gekennzeichnet mit dem grünen Hinweis Veröffentlichung ab …. Wer ihn später sucht, sucht ihn also dort und nicht in einem Entwurfs- oder Planungsordner.

Die Pinnwand öffnen

1. Im Kita-Konto im Menü den Punkt Pinnwand wählen.
2. Die Seite trägt die Überschrift Pinnwandeinträge.
3. Oben rechts steht die Auswahl für den Ansichtsfilter (Alle Gruppen, Einzelne Empfänger, danach die einzelnen Gruppen) sowie die Schaltfläche Neu.

Enthält die gefilterte Ansicht keinen Beitrag, erscheint die Meldung Keine Einträge.

Beitrag anlegen und zeitversetzt veröffentlichen

1. Auf Neu klicken oder im Feld Beitrag schreiben die Eingabemaske öffnen.

2. Unter Empfänger die Auswahl -- Empfänger wählen -- öffnen und die Empfänger festlegen:

   • Alle Gruppen — der Beitrag geht an die ganze Einrichtung.
   • eine oder mehrere einzelne Gruppen (hinter dem Gruppennamen steht die Zahl der Kinder).
   • einzelne Kinder aus der darunter stehenden Liste.

   Jede Auswahl wird als eigenes Feld mit einem × darunter angezeigt und lässt sich damit wieder entfernen. Gruppen und einzelne Kinder können auch gemischt gewählt werden. War beim Öffnen bereits eine Gruppe als Ansichtsfilter aktiv, ist diese Gruppe schon voreingetragen.

3. Unter Text den Beitrag schreiben. Über Formatierungshilfe wird eine Übersicht der Auszeichnungen (Titel, fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Listen) eingeblendet.

4. Steht das Recht Verfasser wählen zur Verfügung, kann unter Verfasser zwischen Leitung und einer namentlich genannten Person gewählt werden.

5. Unter Benachrichtigung festlegen, ob die Familien informiert werden:

   • Eltern in der App benachrichtigen (Voreinstellung)
   • Nicht benachrichtigen

6. Das Kontrollkästchen Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlichen. setzen. Darunter erscheinen zwei Felder:

   • Datum im Format TT.MM.JJJJ, wahlweise über den Kalender auswählbar.
   • Uhrzeit als volle Stunde von 00:00 bis 23:00. Voreingestellt ist 08:00.

7. Bei Bedarf die weiteren Optionen setzen: Eintrag in der Eltern-App sichtbar bis, Eintrag automatisch löschen ab, Eintrag oben anpinnen, Hinweis hinzufügen.

8. Unter Bild oder Anhang lassen sich Dateien ergänzen: Hochladen nimmt Dateien vom Gerät entgegen, Dateien greift auf die bereits in der Einrichtung abgelegten Dateien zu. Bilder erscheinen als Vorschau und können per Ziehen sortiert werden, Dokumente stehen unter Anhänge.

9. Auf Speichern klicken. Es erscheint die Bestätigung Der Eintrag wurde erfolgreich gespeichert.

Zulässige Dateiarten beim Hochladen sind Bilder (JPG, PNG, HEIC), PDF, MP3 sowie Textdokumente (DOC, DOCX, ODT), bis 100 MB je Datei.

Die drei Datumsangaben im Zusammenspiel

Die drei Angaben sind unabhängig voneinander und können einzeln oder gemeinsam gesetzt werden. Jede gesetzte Angabe erscheint als farbiges Kennzeichen direkt unter dem Namen der verfassenden Person.

Eine sinnvolle Kombination: Veröffentlichung am Morgen des Elternabends, sichtbar bis zum Tag danach, automatisches Löschen zum Monatsende.

Wo ein geplanter Beitrag zu finden ist

Das ist die häufigste Rückfrage: Ein Beitrag wurde für einen späteren Tag datiert, danach hat sich etwas verschoben — und der Beitrag ist scheinbar verschwunden.

• Es gibt keinen Entwurfs- oder Planungsbereich. Der Beitrag steht ab dem Speichern in der ganz normalen Liste unter Pinnwandeinträge.
• Die Liste ist nach dem Verfassungszeitpunkt sortiert, nicht nach dem Veröffentlichungsdatum. Angepinnte Beiträge stehen oben, danach folgen alle übrigen mit dem neuesten zuerst. Ein Beitrag, der am 1. verfasst und für den 20. geplant wurde, steht also bei den Beiträgen vom 1. — und nicht ganz oben. Bearbeiten ändert daran nichts: Der Verfassungszeitpunkt bleibt bestehen.
• Zu erkennen ist er am grünen Kennzeichen Veröffentlichung ab … unter dem Namen der verfassenden Person.
• Die Liste lädt beim Scrollen nach. Ältere Beiträge erscheinen erst, wenn weiter nach unten gescrollt wird.

Die Auswahl oben rechts filtert mit

Die Auswahl oben rechts entscheidet, welche Beiträge überhaupt angezeigt werden:

Zwei Punkte sind dabei wichtig:

• Ein Beitrag, der ausschließlich an einzelne Kinder gerichtet ist, erscheint nicht unter einer einzelnen Gruppe.
• Unter Einzelne Empfänger werden Beiträge, deren Veröffentlichungszeitpunkt noch in der Zukunft liegt, nicht angezeigt. Bis zur Veröffentlichung sind sie dort über Alle Gruppen zu finden.

Der sichere Weg zum Wiederfinden: die Auswahl auf Alle Gruppen stellen und zu dem Tag scrollen, an dem der Beitrag verfasst wurde.

Geplanten Beitrag bearbeiten

1. Die Auswahl oben rechts auf Alle Gruppen stellen und den Beitrag in der Liste suchen.
2. Am Beitrag unten rechts auf Bearbeiten klicken. Das Fenster trägt auch beim Bearbeiten die Überschrift Neuer Eintrag.
3. Alle Angaben sind vorbelegt: Text, Empfänger, Anhänge und ebenso der gesetzte Haken bei Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlichen. samt Datum und Uhrzeit.
4. Änderungen vornehmen und auf Speichern klicken.

Was dabei passiert:

• Zeitpunkt verschieben: Wird ein neues Datum in der Zukunft eingetragen, gilt ab sofort der neue Zeitpunkt — der Beitrag bleibt bis dahin in der Eltern-App unsichtbar, und die Benachrichtigung geht zum neuen Zeitpunkt heraus.
• Haken entfernen: Wird das Kontrollkästchen abgewählt, ist der Beitrag sofort für alle Familien sichtbar. Eine Benachrichtigung wird in diesem Fall nicht ausgelöst.
• Bereits veröffentlichter Beitrag mit neuem, künftigem Zeitpunkt: Der Beitrag verschwindet bis dahin wieder aus der Eltern-App und wird zum neuen Zeitpunkt erneut angekündigt.
• Bearbeitungsvermerk: Unter dem bearbeiteten Beitrag steht künftig (bearbeitet: … von …) mit Zeitpunkt und Name.
• Die Auswahl unter Benachrichtigung fehlt beim Bearbeiten. Diese Auswahl wird nur beim Anlegen eines Beitrags angeboten; die beim Anlegen getroffene Entscheidung bleibt bestehen.
• Der Platz in der Liste ändert sich nicht, da der Verfassungszeitpunkt unverändert bleibt.

Beitrag löschen

1. Den Beitrag über Bearbeiten öffnen.
2. Unten links im Fenster auf das Papierkorb-Symbol klicken.
3. Die Rückfrage Soll dieser Eintrag wirklich gelöscht werden? mit Ja, löschen. bestätigen oder mit Abbrechen abbrechen.

Der Beitrag wird damit aus der Pinnwand des Kita-Kontos und aus der Eltern-App entfernt. Das gilt auch für einen noch nicht veröffentlichten, geplanten Beitrag: Er lässt sich jederzeit vorher löschen, ohne dass eine Familie ihn je gesehen hat.

Alternativ entfernt die Einstellung Eintrag automatisch löschen ab den Beitrag ohne weiteres Zutun in der Nacht nach dem gewählten Tag.

Benachrichtigung der Familien

• Bei einem Beitrag ohne späteren Zeitpunkt wird die Benachrichtigung direkt beim Speichern ausgelöst — vorausgesetzt, es wurde Eltern in der App benachrichtigen gewählt und unter den Empfängern befindet sich mindestens eine Familie mit App-Zugang.
• Bei einem Beitrag mit späterem Zeitpunkt geht beim Speichern keine Benachrichtigung heraus. Die Benachrichtigung wird erst zum eingestellten Zeitpunkt verschickt.
• Die Benachrichtigungen werden stündlich zur vollen Stunde verschickt. Da als Uhrzeit ohnehin nur volle Stunden gewählt werden können, geht die Benachrichtigung mit dem Lauf zur gewählten Uhrzeit heraus.
• Wird ein Datum eingetragen, das bereits vergangen ist, ist der Beitrag sofort sichtbar; die Benachrichtigung folgt dann mit der nächsten vollen Stunde.
• Wurde Nicht benachrichtigen gewählt, wird der Beitrag zum gewählten Zeitpunkt still sichtbar.

Voraussetzungen

• Schreibrecht für die Pinnwand. Die Schaltflächen Neu, Beitrag schreiben und Bearbeiten erscheinen nur, wenn die Benutzergruppe für Neuigkeiten die Einstellung Lese-/Schreibrechte hat. Mit Leserechte ist die Pinnwand nur lesbar. Eingestellt wird das im Kita-Konto unter Einrichtung im Untermenü Benutzerrechte in der Benutzergruppe auf der Karte Allgemein.
• Verfasser wählen. Die Auswahl Verfasser (zum Beispiel Leitung statt des eigenen Namens) erscheint nur, wenn die Benutzergruppe das Recht Verfasser wählen mit Schreibrecht besitzt.
• Gruppen-Zugriff. Ist in der Benutzergruppe auf der Karte Gruppen unter Zugriff einschränken die Einstellung Nur gewählte(n) Gruppe(n) aktiv, sind sowohl die Empfängerauswahl als auch die angezeigte Liste auf diese Gruppen begrenzt.
• Inhalte sichtbar ab. Ist im Mitarbeiter-Datensatz ein Datum unter Inhalte sichtbar ab hinterlegt, sieht diese Person nur Pinnwandeinträge, die nach diesem Datum verfasst wurden.
• Wo es die Pinnwand gibt. Beiträge werden ausschließlich im Kita-Konto erstellt und bearbeitet. Familien lesen sie in der Eltern-App. In der Team-App gibt es keine Pinnwand.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Im Kita-Konto ist ein geplanter Beitrag von Anfang an für das gesamte Team sichtbar. Zurückgehalten wird er nur gegenüber den Familien. Für vertrauliche Vorbereitungen ist die Pinnwand deshalb nicht der richtige Ort.
• Der Verfassungszeitpunkt bestimmt die Position, das Veröffentlichungsdatum nicht — weder im Kita-Konto noch in der Eltern-App. Wer möchte, dass ein länger im Voraus vorbereiteter Beitrag oben steht, setzt Eintrag oben anpinnen.
• Ein vergangenes Datum wird beim Speichern nicht abgewiesen. Der Beitrag ist dann sofort sichtbar. Vor dem Speichern lohnt der Blick auf die Jahreszahl.
• Das automatische Löschen ist endgültig. Ein Beitrag, der über Eintrag automatisch löschen ab entfernt wurde, lässt sich nicht zurückholen. Wer den Beitrag nur den Familien vorenthalten will, verwendet stattdessen Eintrag in der Eltern-App sichtbar bis.
• Anhänge und Bilder werden mit veröffentlicht, nicht vorab. Für die Familien sind sie erst mit dem Beitrag zugänglich.
• Größere Aufräumaktionen über einen Zeitraum sind nicht am einzelnen Beitrag nötig: Unter Einrichtung im Untermenü Datenim-/export lassen sich im Abschnitt Einträge aus dem System löschen über Wählen und Pinnwand die Einträge eines Zeitraums gesammelt entfernen.

Häufige Fragen (FAQ)

Gibt es einen Ordner mit allen noch nicht veröffentlichten Beiträgen? Nein. Ein geplanter Beitrag steht in der normalen Liste unter Pinnwandeinträge, an der Stelle seines Verfassungsdatums, und trägt das grüne Kennzeichen Veröffentlichung ab ….

Sieht das Team einen geplanten Beitrag schon vorher? Ja. Im Kita-Konto ist er ab dem Speichern für alle sichtbar, die die Pinnwand lesen dürfen. Nur die Eltern-App blendet ihn bis zum gewählten Zeitpunkt aus.

Lässt sich der Veröffentlichungszeitpunkt nachträglich verschieben? Ja. Über Bearbeiten Datum und Uhrzeit ändern und speichern. Der Beitrag bleibt bis zum neuen Zeitpunkt unsichtbar, und die Benachrichtigung geht dann heraus.

Wann bekommen die Familien die Benachrichtigung? Zum eingestellten Zeitpunkt, nicht beim Anlegen — sofern beim Anlegen Eltern in der App benachrichtigen gewählt war.

Lässt sich ein geplanter Beitrag löschen, bevor er erscheint? Ja. Über Bearbeiten und das Papierkorb-Symbol, bestätigt mit Ja, löschen. Die Familien bekommen ihn dann nie zu sehen.

Was ist der Unterschied zwischen sichtbar bis und löschen ab? Eintrag in der Eltern-App sichtbar bis nimmt den Beitrag nur den Familien aus der Ansicht; im Kita-Konto bleibt er erhalten. Eintrag automatisch löschen ab entfernt ihn vollständig und endgültig.

Können Uhrzeiten wie 07:30 gewählt werden? Nein. Die Uhrzeit wird in vollen Stunden von 00:00 bis 23:00 gewählt.