QR-Kiosk

Übersicht

Der QR-Kiosk ist ein Self-Service-System für den Ein- und Auscheck-Vorgang von Kindern. Ein Tablet wird als Kiosk-Terminal im Eingangsbereich aufgestellt. Eltern halten beim Bringen und Abholen den QR-Code ihres Kindes vor die Kamera — das System erkennt das Kind automatisch und führt den Check-In oder Check-Out durch.

Das Prinzip auf einen Blick:

1. Die Einrichtung erstellt QR-Karten (eine pro Kind) und verteilt sie an die Eltern
2. Ein Gerät wird als Kiosk-Terminal eingerichtet (Tablet, Laptop oder PC mit Kamera)
3. Eltern halten die Karte vor die Kamera — das Kind wird ein- oder ausgecheckt
4. Erzieher sehen die Änderung in Echtzeit im Gruppen-Dashboard

Vorteile:

• Kein Smartphone oder App für die Eltern erforderlich
• Schneller Self-Service ohne Wartezeit
• Echtzeit-Übersicht für das Team
• Funktioniert parallel zum manuellen Check-In

Voraussetzungen und Berechtigungen

Berechtigung „QR-Kiosk“

Der QR-Kiosk erfordert die Berechtigung QR-Kiosk mit der Stufe „Schreiben“. Ohne diese Berechtigung ist der Kiosk-Button im Gruppen-Dashboard nicht sichtbar.

Berechtigung aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen → Standort → Benutzergruppen
2. Wählen Sie die gewünschte Benutzergruppe aus
3. Setzen Sie die Berechtigung QR-Kiosk auf „Schreiben“
4. Speichern Sie die Änderungen

Wer braucht die Berechtigung?

Rolle	Berechtigung nötig?	Grund
Einrichtungsleitung	Ja	Kiosk einrichten, QR-Karten erstellen
Erzieher (Gruppenleitung)	Empfohlen	Kiosk bei Bedarf starten, QR-Karten nachdrucken
Erzieher (Ergänzungskraft)	Optional	Nur wenn eigenständig Kiosk bedient werden soll
Eltern	Nein	Eltern benötigen nur die ausgedruckte QR-Karte

Technische Voraussetzungen für das Kiosk-Terminal

Anforderung	Details
Gerät	Tablet, Laptop oder PC mit Kamera
Browser	Aktueller Chrome, Firefox, Safari oder Edge
Kamera	Frontkamera oder externe Webcam
Kamerazugriff	Muss im Browser erlaubt sein
Internetverbindung	Erforderlich für Check-In und Echtzeit-Synchronisation

QR-Karten erstellen

QR-Karten sind ausdruckbare Karten mit einem persönlichen QR-Code für jedes Kind. Die Eltern erhalten diese Karte von der Einrichtung und nutzen sie am Kiosk-Terminal.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das Gruppen-Dashboard
2. Klicken Sie oben rechts auf den Kiosk-Button (QR-Code-Symbol)
3. Wählen Sie im Dialog den Tab „QR-Karten“
4. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus — oder „Alle Gruppen“, um QR-Karten für alle Kinder der Einrichtung auf einmal zu erstellen
5. Klicken Sie auf „QR-Karten generieren“
6. Ein PDF wird heruntergeladen

   

Inhalt der QR-Karten

Das PDF enthält eine Seite pro Kind mit folgenden Informationen:

• Name der Einrichtung
• Gruppenname
• Vor- und Nachname des Kindes
• QR-Code (grosses, gut scanbares Format)
• Hinweistext: „QR-Code zum Ein- und Auschecken“
• Erstellungsdatum

QR-Karten verteilen

• Drucken Sie die Karten aus
• Laminieren Sie die Karten, damit sie robust und langlebig sind (siehe Tipps weiter unten)
• Händigen Sie jeder Familie die Karte ihres Kindes aus
• Bewahren Sie eine Kopie des PDFs für den Nachdruck auf

Wichtiger Hinweis zur Gültigkeit

Wenn Sie die QR-Karten für eine Gruppe neu generieren, werden alle bisherigen QR-Codes dieser Gruppe ungültig. Die Eltern benötigen dann neue Karten. Generieren Sie QR-Karten daher nur dann neu, wenn es tatsächlich notwendig ist (z.B. bei Sicherheitsbedenken oder Gruppenwechseln).

Kiosk-Terminal einrichten

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das Gruppen-Dashboard auf dem Gerät, das als Kiosk dienen soll
2. Klicken Sie oben rechts auf den Kiosk-Button (QR-Code-Symbol)
3. Wählen Sie im Dialog den Tab „Kiosk starten“
4. Wählen Sie die Gruppe aus, für die der Kiosk gelten soll — oder „Alle Gruppen“, wenn Kinder aus verschiedenen Gruppen am selben Terminal einchecken sollen
5. Legen Sie einen Exit-PIN fest (genau 4 Ziffern) — dieser wird benötigt, um den Kiosk-Modus später wieder zu verlassen
6. Klicken Sie auf „Kiosk starten“

   
   

Das Gerät wechselt in den Vollbild-Kiosk-Modus. Die Kamera wird aktiviert und der Bildschirm zeigt die Scan-Oberfläche.

Was im Kiosk-Modus angezeigt wird

Bereich	Inhalt
Oben links	Name der Einrichtung und Gruppenname
Oben rechts	Aktuelle Uhrzeit (wird laufend aktualisiert)
Mitte	Kamera-Livebild (wartet auf QR-Codes)
Unten Mitte	Hinweis: „Halte deine Karte vor die Kamera“
Unten rechts	Schloss-Symbol zum Beenden des Kiosks

Sitzungsdauer

Die Kiosk-Sitzung läuft bis Mitternacht (23:59 Uhr) des aktuellen Tages. Am nächsten Morgen muss der Kiosk neu gestartet werden. So wird sichergestellt, dass täglich eine frische Sitzung verwendet wird.

Gerätewahl

Empfohlen: Tablet mit Ständer

• Stellen Sie das Tablet gut sichtbar im Eingangsbereich auf
• Verwenden Sie einen stabilen Ständer, der das Tablet in Augenhöhe hält
• Schliessen Sie das Ladekabel an, damit der Akku nicht leer wird
• Stellen Sie den Bildschirm-Timeout des Geräts auf eine lange Dauer oder deaktivieren Sie ihn

Alternativ: Laptop oder PC mit Webcam

• Funktioniert genauso, ist aber weniger mobil
• Achten Sie darauf, dass die Kamera nicht verdeckt ist

Ein- und Auschecken

Das Toggle-Prinzip

Das Check-In und Check-Out funktioniert über ein einfaches Umschalt-Prinzip mit demselben QR-Code:

Ausgangssituation	Aktion nach Scan	Ergebnis
Kind ist nicht eingecheckt	QR-Code scannen	Kind wird eingecheckt
Kind ist eingecheckt	QR-Code scannen	Kind wird ausgecheckt

Die Eltern müssen also nicht zwischen „Kommen“ und „Gehen“ unterscheiden — das System erkennt den aktuellen Status automatisch.

So funktioniert das Scannen

1. Die Eltern halten die QR-Karte vor die Kamera des Kiosk-Terminals
2. Das System erkennt den QR-Code automatisch (kein Button-Klick nötig)
3. Ein kurzer Ladevorgang wird angezeigt
4. Das Ergebnis erscheint als Vollbild-Bestätigung

Visuelles Feedback

Nach jedem Scan erscheint eine grosse, farbige Bestätigung auf dem gesamten Bildschirm:

Farbe	Bedeutung	Nachricht	Emoji
Grün	Check-In erfolgreich	„Hallo, [Vorname]!“	Winkende Hand
Orange	Check-Out erfolgreich	„Tschüss, [Vorname]!“	Stern
Rot	Fehler aufgetreten	Fehlermeldung (z.B. „Kind ist als abwesend gemeldet“)	Verwirrtes Gesicht

Die Bestätigung verschwindet nach 4 Sekunden automatisch — oder früher, wenn man auf den Bildschirm tippt. Darunter erscheint der Hinweis „Antippen für nächstes Kind“.

Audio-Feedback

Zusätzlich zum visuellen Feedback gibt der Kiosk einen kurzen Signalton aus:

Ereignis	Ton
Check-In	Aufsteigender Zweiklang (freundlich, einladend)
Check-Out	Absteigender Zweiklang (sanft, verabschiedend)
Fehler	Kurzer, tiefer Ton (dezenter Hinweis auf Problem)

Die Töne sind bewusst dezent gehalten und funktionieren über den Lautsprecher des Geräts. Sollte kein Lautsprecher vorhanden oder der Ton stumm geschaltet sein, funktioniert der Kiosk trotzdem — das visuelle Feedback reicht aus.

Nächstes Kind scannen

Nach dem Verschwinden der Bestätigung (automatisch nach 4 Sekunden oder durch Antippen) ist der Kiosk sofort wieder bereit für den nächsten Scan. Mehrere Kinder können so schnell hintereinander ein- und ausgecheckt werden.

Kiosk-Modus beenden

Der Kiosk-Modus ist durch einen PIN geschützt, damit Kinder oder Unbefugte den Modus nicht versehentlich beenden können.

Schritt für Schritt

1. Tippen Sie auf das Schloss-Symbol unten rechts am Bildschirm
2. Es erscheint ein PIN-Dialog mit einer Zifferntastatur
3. Geben Sie den 4-stelligen Exit-PIN ein, den Sie beim Starten festgelegt haben
4. Bei korrekter Eingabe wird der Kiosk-Modus beendet und Sie gelangen zurück zum Gruppen-Dashboard

PIN-Eingabe

• Die PIN wird über eine Bildschirm-Tastatur eingegeben (Ziffern 0-9)
• Vier Punkte zeigen an, wie viele Ziffern bereits eingegeben wurden
• Die PIN wird automatisch geprüft, sobald die vierte Ziffer eingegeben ist
• Zum Löschen einzelner Ziffern verwenden Sie die Löschtaste
• Zum Abbrechen klicken Sie auf das X oben rechts im Dialog

Schutz vor Fehlversuchen

Situation	Verhalten
Falscher PIN	Fehlermeldung „Falscher PIN“, Eingabefeld wird zurückgesetzt
3 falsche Versuche	Tastatur wird für 30 Sekunden gesperrt
Während der Sperre	Countdown „Zu viele Fehlversuche. Warte Xs…“
Nach der Sperre	Fehlzähler wird zurückgesetzt, erneute Eingabe möglich

PIN vergessen?

Wenn Sie den Exit-PIN vergessen haben, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Warten Sie bis Mitternacht — die Kiosk-Sitzung läuft automatisch ab
• Browser schliessen und die Seite neu öffnen — Sie landen wieder auf der normalen Ansicht
• Auf Tablets: App erzwungen beenden und neu starten

Echtzeit-Synchronisation

So funktioniert die Synchronisation

Wenn ein Kind am Kiosk ein- oder ausgecheckt wird, wird die Änderung sofort an alle verbundenen Geräte übertragen:

1. Kiosk scannt den QR-Code und sendet den Check-In/Check-Out an den Server
2. Server verarbeitet die Änderung und sendet eine Benachrichtigung an alle verbundenen Geräte
3. Gruppen-Dashboard empfängt die Benachrichtigung und aktualisiert die Anzeige in Echtzeit

Erzieher, die das Gruppen-Dashboard geöffnet haben, sehen die Änderung ohne die Seite neu laden zu müssen.

Zusammenspiel mit manuellem Check-In

Der QR-Kiosk und der manuelle Check-In im Gruppen-Dashboard arbeiten parallel:

Aktion	Ergebnis
Kind wird am Kiosk eingecheckt	Dashboard zeigt Kind sofort als anwesend
Kind wird im Dashboard manuell eingecheckt	Kiosk erkennt beim nächsten Scan, dass Kind bereits eingecheckt ist
Kind wird am Kiosk ausgecheckt	Dashboard zeigt Kind sofort als abwesend
Kind wird im Dashboard manuell ausgecheckt	Kiosk erkennt beim nächsten Scan den aktuellen Status

Beide Methoden können gemischt werden — das System verwendet immer den aktuellen Status des Kindes.

Statusanzeige im Dashboard

Status	Anzeige im Dashboard
Anwesend (eingecheckt)	Grünes Symbol, Check-In-Uhrzeit
Abwesend (nicht eingecheckt)	Graues Symbol, „Abwesend“
Krank	Rotes Symbol, „Krank“
Entschuldigt	Gelbes Symbol, „Entschuldigt“
Unentschuldigt	Oranges Symbol, „Unentschuldigt“

Tipps für den Alltag

QR-Karten vorbereiten

• Laminieren Sie die QR-Karten, damit sie robust und wasserabweisend sind
• Lochen Sie die laminierten Karten und befestigen Sie sie mit einem Band am Rucksack oder an der Garderobe
• Erstellen Sie eine Ersatzkarte pro Kind, die in der Einrichtung verbleibt
• Bewahren Sie das PDF digital auf, um einzelne Karten bei Bedarf nachdrucken zu können

Kiosk-Terminal aufstellen

• Platzieren Sie das Tablet im Eingangsbereich auf Augenhöhe der Eltern
• Verwenden Sie einen stabilen Ständer, damit das Tablet nicht umfallen kann
• Schliessen Sie das Ladekabel dauerhaft an
• Stellen Sie den Bildschirm-Timeout auf Maximum oder deaktivieren Sie ihn
• Richten Sie die Kamera so aus, dass die Eltern die QR-Karte beqüm davorhalten können
• Achten Sie auf ausreichende Beleuchtung — die Kamera braucht Licht, um QR-Codes zu erkennen

Tägliche Routine

Zeitpunkt	Aufgabe
Morgens	Kiosk-Modus starten (Gruppen-Dashboard → Kiosk-Button → PIN festlegen → Starten)
Tagsüber	Kiosk läuft automatisch, keine Aktion nötig
Abends	Kiosk-Modus beenden (optional — Sitzung läuft um Mitternacht automatisch ab)

Neue Kinder oder Gruppenwechsel

• Wenn ein neues Kind in die Gruppe kommt, müssen die QR-Karten für diese Gruppe neu generiert werden
• Achtung: Alle bisherigen QR-Codes der Gruppe werden dabei ungültig — verteilen Sie die neuen Karten an alle betroffenen Familien
• Alternativ können Sie die Karten für „Alle Gruppen“ neu generieren, wenn mehrere Änderungen anstehen

Häufige Fragen

Allgemein

Was brauchen die Eltern für den QR-Kiosk?
Nur die ausgedruckte QR-Karte. Kein Smartphone, keine App, kein Login. Die Karte wird einmalig von der Einrichtung erstellt und ausgehändigt.

Kann ein Kind versehentlich doppelt eingecheckt werden?
Nein. Das System arbeitet nach dem Toggle-Prinzip: Wenn ein bereits eingechecktes Kind erneut gescannt wird, wird es automatisch ausgecheckt. Ein doppeltes Einchecken ist nicht möglich.

Können verschiedene Gruppen denselben Kiosk nutzen?
Ja. Wählen Sie beim Starten des Kiosks „Alle Gruppen“ aus. Dann können Kinder aus allen Gruppen am selben Terminal ein- und ausgecheckt werden.

Wie lange läuft eine Kiosk-Sitzung?
Die Sitzung läuft bis Mitternacht (23:59 Uhr) des aktuellen Tages. Am nächsten Morgen muss der Kiosk neu gestartet werden.

Können wir mehrere Kiosk-Terminals gleichzeitig betreiben?
Ja. Sie können auf mehreren Geräten parallel einen Kiosk starten — z.B. einen pro Eingang oder einen pro Etage. Jeder Kiosk benötigt eine eigene Sitzung mit eigenem PIN.

QR-Karten

Was passiert, wenn eine QR-Karte verloren geht?
Erstellen Sie die QR-Karten für die betroffene Gruppe neu. Beachten Sie, dass dabei alle QR-Codes dieser Gruppe ungültig werden und alle Familien neue Karten benötigen.

Kann ein QR-Code missbraucht werden?
Der QR-Code ist kryptografisch gesichert und nur in Kombination mit einer aktiven Kiosk-Sitzung Ihrer Einrichtung gültig. Ein QR-Code allein ermöglicht keinen Zugang zu persönlichen Daten.

Können QR-Karten vom Handy-Display gescannt werden?
Technisch ja — wenn jemand ein Foto des QR-Codes auf dem Handy hat, kann dieses ebenfalls gescannt werden. Die ausgedruckte Karte ist jedoch der vorgesehene Weg.

Kiosk-Betrieb

Was passiert, wenn das Tablet keinen Internetzugang hat?
Der Kiosk benötigt eine aktive Internetverbindung. Ohne Verbindung wird beim Scannen eine Fehlermeldung („Verbindungsfehler“) angezeigt. Stellen Sie die Verbindung wieder her, um den Betrieb fortzusetzen.

Kann der Kiosk auch ohne Kamera funktionieren?
Wenn die Kamera nicht verfügbar ist, zeigt der Kiosk ein Eingabefeld an, in das der QR-String manuell eingegeben werden kann. Dies ist jedoch nur als Notlösung gedacht — im Normalbetrieb wird die Kamera verwendet.

Was passiert, wenn ein Kind während des Kiosk-Betriebs als abwesend gemeldet wird?
Wird ein als abwesend gemeldetes Kind gescannt, erscheint eine rote Fehlermeldung. Der Check-In wird abgelehnt. Erst wenn die Abwesenheitsmeldung im System aufgehoben wird, kann das Kind wieder eingecheckt werden.

Fehlerbehebung

Kamera nicht verfügbar

Symptom: Statt des Kamerabilds erscheint die Meldung „Kamera nicht verfügbar“ mit dem Hinweis „Bitte erlaube den Kamerazugriff in deinem Browser.“

Lösungen:

1. Kameraberechtigung prüfen:
   • Chrome: Klicken Sie auf das Schloss-Symbol in der Adressleiste → Kamera → „Zulassen“
   • Safari: Einstellungen → Websites → Kamera → „Erlauben“
   • Firefox: Klicken Sie auf das Kamera-Symbol in der Adressleiste → Berechtigung erteilen
2. Kamera von anderer App belegt:
   • Schliessen Sie andere Apps, die die Kamera nutzen (Videokonferenz, andere Browser-Tabs)
   • Starten Sie den Browser neu
3. Keine Kamera vorhanden:
   • Schliessen Sie eine externe Webcam an
   • Nutzen Sie das manuelle Eingabefeld als Überbrückung

Kiosk-Sitzung abgelaufen

Symptom: Beim Scannen erscheint eine Fehlermeldung, dass die Sitzung abgelaufen ist.

Lösung: Beenden Sie den Kiosk-Modus und starten Sie eine neue Sitzung über das Gruppen-Dashboard.

QR-Code wird nicht erkannt

Symptom: Die Kamera zeigt das Livebild, aber der QR-Code wird nicht gescannt.

Lösungen:

1. Beleuchtung verbessern: Die Kamera braucht ausreichend Licht
2. Abstand anpassen: Halten Sie die Karte ca. 15-25 cm vor die Kamera
3. Karte gerade halten: Vermeiden Sie starke Neigungen oder Wölbungen
4. Karte prüfen: Ist die Karte beschädigt, verschmutzt oder stark abgenutzt?
5. Karte gültig? Wurden die QR-Karten seit dem Ausdruck neu generiert? Falls ja, benötigen Sie die neuen Karten.

Fehlermeldung „Ungültiger QR-Code“

Symptom: Roter Bildschirm mit der Meldung „Ungültiger QR-Code“.

Ursachen:

• Ein fremder QR-Code wurde gescannt (z.B. von einem Produkt oder einer anderen App)
• Die QR-Karten wurden neu generiert und die alte Karte ist nicht mehr gültig
• Der QR-Code ist beschädigt und kann nicht korrekt gelesen werden

Lösung: Verwenden Sie eine aktuelle, von der Einrichtung ausgestellte QR-Karte.

Kind wird als abwesend gemeldet

Symptom: Roter Bildschirm mit der Meldung „Kind ist als abwesend gemeldet“.

Lösung: Dieses Verhalten ist beabsichtigt. Ein als abwesend gemeldetes Kind kann nicht am Kiosk eingecheckt werden. Heben Sie die Abwesenheitsmeldung im System auf, bevor Sie das Kind einchecken.

Verbindungsfehler

Symptom: Beim Scannen erscheint „Verbindungsfehler“.

Lösungen:

1. Prüfen Sie die WLAN-Verbindung des Kiosk-Geräts
2. Laden Sie die Seite im Browser neu (nach Beenden des Kiosk-Modus)
3. Starten Sie den Kiosk neu, wenn das Problem weiterhin besteht

Übersicht der Navigationspfade

Was	Wo
Kiosk starten	Gruppen-Dashboard → Kiosk-Button (oben rechts) → Tab „Kiosk starten“
QR-Karten erstellen	Gruppen-Dashboard → Kiosk-Button (oben rechts) → Tab „QR-Karten“
Kiosk-Terminal (Scan-Ansicht)	Wird automatisch geöffnet nach „Kiosk starten“
Kiosk beenden	Schloss-Symbol (unten rechts im Kiosk) → PIN eingeben
Check-In-Status der Kinder	Gruppen-Dashboard (wird in Echtzeit aktualisiert)
Berechtigung aktivieren	Einstellungen → Standort → Benutzergruppen → QR-Kiosk → „Schreiben“