Mitarbeitende anlegen und in der Team-App anmelden

Übersicht

Damit sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in der Kindy Team-App anmelden kann, wird die Person zuerst im Kita-Konto im Browser angelegt. Beim Anlegen werden die PIN, die Benutzergruppe (die die Rechte bestimmt) und die Zugangsart festgelegt. Anschließend meldet sich die Person in der Team-App mit den Zugangsdaten der Einrichtung an, wählt sich aus der Mitarbeiterliste aus und bestätigt mit ihrer persönlichen PIN.

Dieser Artikel beschreibt das Anlegen, die Anmeldung in der Team-App, den optionalen eigenen Web-Zugang über einen Aktivierungslink sowie die Benutzerrechte rund um die Urlaubs-Freigabe.

In Kürze

Mitarbeitende anlegen (Kita-Konto)

Das Anlegen erfolgt im Browser im Kita-Konto, nicht in der App selbst.

1. Im Menü den Bereich Mitarbeiter öffnen. Es erscheint die Team-Liste mit allen bereits angelegten Personen (Name, Tätigkeit, Benutzergruppe, Gruppe, E-Mail).
2. Oben rechts in der Liste auf die grüne Schaltfläche Neu klicken. Es öffnet sich das Fenster Teammitglied.
3. Vorname und Nachname eintragen.
4. Unter Zugangsart festlegen, wie sich die Person anmeldet (siehe Tabelle unten).
5. Eine PIN vergeben. Die PIN besteht aus mindestens 6 Ziffern und ist die persönliche PIN für die Anmeldung in der Team-App.
6. Unter Benutzergruppe die passende Rolle wählen. Die Benutzergruppe bestimmt, welche Bereiche und Funktionen die Person sehen und bearbeiten darf (siehe Benutzerrechte & Urlaubs-Freigabe).
7. Optional ergänzen: Bild, Geburtsdatum, Geschlecht, Tätigkeit, Gruppe und Telefon.
8. Mit Speichern bestätigen.

Zugangsart wählen

Im Feld Zugangsart stehen zwei Optionen zur Auswahl:

Bei Zugangsart „PIN" erscheint zusätzlich das Feld Login E-Mail zuordnen. Damit wird festgelegt, über welches E-Mail-Konto die Person in der Auswahlliste erreichbar ist:

• Zugriff mit jeder E-Mail Adresse, die Person ist nach der Anmeldung mit einem beliebigen Zugangskonto der Einrichtung in der Personenauswahl sichtbar.
• eine bestimmte E-Mail-Adresse, die Person erscheint nur, wenn die Anmeldung über genau dieses Konto erfolgt ist.

Bei Zugangsart „E-Mail und PIN" erscheint das Feld E-Mail. Nach dem Speichern bestätigt eine grüne Meldung den Versand, zum Beispiel:

Anna wurde erfolgreich angelegt und eine E-Mail mit dem Aktivierungslink an anna@beispiel.de verschickt.

Bei der Zugangsart PIN lautet die Bestätigung nach dem Speichern schlicht:

Anna wurde erfolgreich angelegt.

Anmeldung in der Team-App

Die Anmeldung in der Team-App erfolgt in vier Schritten. Einen individuellen E-Mail-Login pro Person gibt es in der App nicht: Die Einrichtungs-Kennung und die Zugangsdaten öffnen die Einrichtung, die persönliche PIN bestimmt, wer angemeldet ist.

1. Die Team-App öffnen und auf Anmelden tippen.
2. Die Kindy-ID der Einrichtung eingeben bzw. auswählen (Format zum Beispiel KY-1234). Das Eingabefeld ist mit ID deiner Einrichtung beschriftet.
3. Auf dem Anmeldebildschirm Los geht's die E-Mail-Adresse und das Passwort der Zugangsdaten eintragen und auf Anmelden tippen.
4. Im Schritt Benutzer wählen die eigene Person aus der Mitarbeiterliste auswählen (Wähle dein Profil aus.).
5. Zum Abschluss die persönliche PIN eingeben (Bitte gib deine PIN ein.). Danach ist die Person angemeldet.

Hinweise zur Anmeldung:

• Ist noch kein Zugang vorhanden, führt die Schaltfläche Noch keinen Account? zu dem Hinweis: Bitte wende dich an deine Leitung. Sie lädt dich per E-Mail in die App ein.
• Ist die PIN falsch, erscheint PIN stimmt nicht. Nach zu vielen Fehlversuchen wird die PIN-Eingabe vorübergehend gesperrt (Zu viele PIN-Versuche. Bitte warte 20 Minuten.).
• Die PIN lässt sich über PIN vergessen? per E-Mail zurücksetzen.
• Je nach Sicherheitseinstellung der Einrichtung kann nach der Passwort-Eingabe zusätzlich ein Bestätigungscode oder eine Geräte-Freigabe abgefragt werden. Details dazu in den Artikeln zur Zwei-Faktor-Anmeldung und zur Geräte-Freigabe.

Eigener Web-Zugang über den Aktivierungslink

Nur bei der Zugangsart E-Mail und PIN erhält die Person eine Aktivierungsmail. Über den enthaltenen Link richtet sie einen eigenen Web-Zugang ein und kann sich anschließend selbst im Browser anmelden.

1. Den Link in der Aktivierungsmail öffnen. Es erscheint die Seite mit dem Hinweis Setze ein Passwort für deinen Account.
2. Im Feld Passwort ein Passwort festlegen und unter Passwort wiederholen erneut eingeben.
3. Mit Speichern bestätigen.

Anforderungen an das Passwort:

• mindestens 8 Zeichen
• mindestens ein Großbuchstabe und ein Kleinbuchstabe
• mindestens eine Zahl
• mindestens ein Sonderzeichen (aus !@#$%^&*?_~)

Werden die Regeln nicht erfüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis, zum Beispiel Das Passwort muss mind. 8 Zeichen lang sein. oder Das Passwort muss Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und mindestens ein Sonderzeichen (!@#$%^&*?_~) enthalten. Stimmen die beiden Eingaben nicht überein, erscheint Die Passwörter stimmen nicht überein.

Nach erfolgreicher Aktivierung genügt im Browser die E-Mail-Adresse mit dem Passwort, die Kindy-ID wird dann nicht mehr gebraucht.

Die Anmeldung im Browser bleibt trotzdem zweistufig: nach E-Mail und Passwort erscheint die Auswahl der Person, und dort wird die PIN eingegeben. Das gilt auch dann, wenn nur eine einzige Person an dieser Adresse hängt.

Innerhalb einer Einrichtung können mehrere Personen einen solchen eigenen Web-Zugang besitzen; es ist nicht auf eine einzige E-Mail-Adresse je Einrichtung beschränkt.

Aktivierungslink erneut versenden

Solange ein Zugang mit E-Mail und PIN noch nicht aktiviert wurde, zeigt die Team-Liste bei dieser Person ein Warnsymbol. Ein Klick darauf verschickt die Aktivierungsmail erneut (Hinweistext: Der Account ist noch nicht aktiviert worden. E-Mail mit Aktivierungslink erneut verschicken.). Nach dem Versand wechselt die Anzeige auf Gesendet.

Benutzerrechte & Urlaubs-Freigabe

Die Rechte einer Person ergeben sich aus ihrer Benutzergruppe. Benutzergruppen werden im Kita-Konto über den Menüpunkt Benutzerrechte verwaltet. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Gruppe öffnet sich das Fenster Benutzergruppe mit mehreren Reitern (Allgemein, Kind, Familie, Gruppen, Einrichtung).

Die Einstellungen rund um Abwesenheit und Urlaub liegen im Reiter Einrichtung.

Berechtigung „Abwesenheit (Mitarbeiter)"

Die Berechtigung Abwesenheit (Mitarbeiter) hat zwei getrennte Achsen (Lesen und Schreiben), die jeweils auf einen von drei Werten gestellt werden können:

Schreiben: Alle bedeutet zugleich: Die Person sieht fremde Anträge und ist damit Genehmigerin bzw. Genehmiger für Urlaubsanträge.

Option „Urlaub muss freigegeben werden"

Im selben Reiter steht die Option Urlaub muss freigegeben werden mit den Werten Nein und Ja:

• Nein, Urlaub wird ohne Freigabe direkt in den Kalender eingetragen.
• Ja, Urlaubsanträge dieser Benutzergruppe gehen zunächst als Anfrage an die Genehmiger (also an Personen mit Abwesenheit: Schreiben, Alle).

„Warum bekomme ich alle Urlaubsanträge?"

Erhält eine Leitung oder Verwaltung alle eingehenden Urlaubsanträge, liegt das an der Kombination zweier Einstellungen ihrer Benutzergruppe:

• Abwesenheit (Mitarbeiter): Schreiben, Alle (die Person ist Genehmigerin), und
• bei den antragstellenden Benutzergruppen ist Urlaub muss freigegeben werden auf Ja gestellt.

Soll das geändert werden, gibt es zwei Wege:

• Die Berechtigung Abwesenheit (Mitarbeiter): Schreiben der betreffenden Gruppe auf Eigene stellen, dann werden keine fremden Anträge mehr angezeigt und nicht mehr zur Genehmigung vorgelegt.
• Oder die Freigabe-Pflicht abschalten, indem Urlaub muss freigegeben werden bei den antragstellenden Gruppen auf Nein gestellt wird, dann werden Urlaube direkt eingetragen und es entstehen keine Anträge.

Details zum Ablauf der Freigabe stehen im Artikel Freigabe von Urlaub.

Empfehlungen für eine saubere Einrichtung

• Jede Person als eigenen Eintrag mit eigener PIN anlegen. So sind Anwesenheiten, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Anträge eindeutig der richtigen Person zugeordnet.
• Die Leitung meldet sich als eigene Person an, nicht über ein allgemeines Sammelkonto der Einrichtung. Nur so werden zum Beispiel Urlaubsanträge und Genehmigungen korrekt zugeordnet.
• Die Benutzergruppe vor dem Anlegen bewusst wählen, sie steuert nicht nur die sichtbaren Bereiche, sondern auch die Freigabe-Pflicht und die Genehmiger-Rolle.
• Mindestens eine Person mit der Zugangsart „E-Mail und PIN" beibehalten. Diese Zugangsart ist der Ausgangspunkt für die Anmeldung; ohne einen solchen Zugang lässt sich die Einrichtung nicht mehr öffnen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Das Anlegen von Mitarbeitenden erfolgt ausschließlich im Kita-Konto (Browser). Die Team-App dient der Anmeldung und der täglichen Nutzung, nicht der Personalverwaltung.
• Die PIN ist die persönliche Kennung für die Personenauswahl (in der Team-App und beim Nutzerwechsel im Browser). Sie ersetzt nicht das Passwort, das für die eigentliche Anmeldung benötigt wird.
• Eine bestehende PIN kann im Profil der Person im Bereich Zugangsdaten über das Feld Neue PIN (optional) geändert werden.
• Die Zugangsart entscheidet über den Anmeldeweg: PIN nutzt ein bestehendes Konto der Einrichtung, E-Mail und PIN richtet zusätzlich einen eigenen Web-Zugang ein.
• Eine Einrichtung sollte immer mindestens einen Zugang mit E-Mail und PIN behalten. Das System verhindert das Löschen oder Umstellen des letzten solchen Zugangs, um eine Aussperrung zu vermeiden.