Benutzergruppen & Rechte

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Übersicht

Benutzergruppen bündeln Berechtigungen zu einem Profil, das Teammitgliedern zugewiesen wird. Statt jedem Mitarbeitenden einzeln Rechte zu geben, wird einmal eine Gruppe (z. B. „Leitung", „Gruppenkraft", „Springer") mit den passenden Rechten angelegt und danach den Personen zugeordnet. Eine Benutzergruppe legt fest, welche Bereiche sichtbar sind und wo nur gelesen oder auch bearbeitet werden darf.

Benutzergruppen lassen sich an zwei Stellen pflegen:

• im Kita-Konto der einzelnen Einrichtung und
• in der Trägerverwaltung (Trägeransicht), von der aus mehrere Einrichtungen betreut werden.

Beide Masken nutzen dieselbe Rechte-Systematik und dieselben Beschriftungen.

Benutzergruppen verwalten

Im Kita-Konto

Oben rechts auf das Zahnrad klicken. Die Seite der Einrichtung öffnet sich. Dort über die drei Punkte oben rechts das Menü öffnen und Benutzerrechte wählen.

Dort werden alle Benutzergruppen der Einrichtung in einer Tabelle mit der Spalte Benutzergruppe aufgelistet.

1. Über die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol oben rechts in der Tabelle wird eine neue Benutzergruppe angelegt.
2. Über Bearbeiten in einer Zeile wird eine bestehende Gruppe geöffnet.
3. Im Fenster Benutzergruppe wird zuerst eine Bezeichnung vergeben (mindestens zwei Zeichen, Pflichtfeld).
4. Anschließend werden die Rechte in den fünf Tabs gesetzt (siehe unten).
5. Über Speichern werden die Änderungen übernommen. Nach dem Anlegen erscheint der Hinweis „Die Benutzergruppe wurde erfolgreich angelegt."

In der Trägerverwaltung

In der Trägeransicht werden die Benutzergruppen einer Einrichtung als Karten dargestellt. Über die Schaltfläche zum Anlegen entsteht eine neue Gruppe, über das Menü einer Karte (Drei-Punkte-Symbol) stehen Bearbeiten, Duplizieren, das Ausrollen auf mehrere Einrichtungen und Löschen zur Verfügung. Auf einer Karte zeigen kleine Markierungen an, wenn besondere Rechte aktiv sind (z. B. das Sehen aller Mitteilungen oder privater Leitungs-Nachrichten).

Ein Vorteil der Trägerverwaltung: Eine einmal aufgebaute Benutzergruppe kann über die Ausroll-Funktion auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig übertragen werden, sodass nicht in jeder Kita dieselbe Gruppe von Hand nachgebaut werden muss.

Benutzergruppe zuweisen

Eine Benutzergruppe wirkt erst, wenn sie einem Teammitglied zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt im Bereich Mitarbeiter:in: dort wird beim jeweiligen Eintrag die gewünschte Benutzergruppe ausgewählt. Ab diesem Zeitpunkt gelten für diese Person genau die in der Gruppe festgelegten Rechte.

Im Fenster eines Teammitglieds stehen zwei ähnlich klingende Felder:

Welche Rechte gelten, entscheidet allein die Benutzergruppe. Wirkt eine Änderung bei einer Person nicht, lohnt der Blick in dieses Feld: Häufig ist die Person einer anderen Benutzergruppe zugeordnet als der, die gerade bearbeitet wurde.

Benutzergruppe duplizieren

Eine bestehende Gruppe muss nicht von Grund auf neu erstellt werden. Über Benutzergruppe duplizieren (im Kita-Konto oben im Bearbeitungsfenster, in der Trägerverwaltung über das Karten-Menü) entsteht eine identische Kopie. Diese kann anschließend umbenannt und in einzelnen Rechten angepasst werden. Das spart Zeit, wenn sich zwei Profile nur in wenigen Punkten unterscheiden.

Die Rechte-Stufen verstehen

Die meisten Rechte werden über ein Auswahlfeld gesetzt. Je nach Recht stehen unterschiedliche Stufen zur Verfügung:

Einige Rechte haben abweichende, aber selbsterklärende Beschriftungen (z. B. Erlaubt / Nicht erlaubt beim endgültigen Löschen von Datensätzen).

Hilfe-Fragezeichen an jedem Recht

Neben jeder Rechte-Beschriftung steht ein kleines Fragezeichen-Symbol. Wird der Mauszeiger darauf gehalten, erscheint eine kurze Erklärung, was das Recht genau steuert. Das hilft, das passende Recht zu finden, ohne die Beschriftung deuten zu müssen. Die Erklärungen sind im Kita-Konto und in der Trägerverwaltung wortgleich.

Tab „Allgemein"

Rechte rund um Kommunikation, Alltag und die Übersichts-Kacheln.

Unter der Zwischenüberschrift Übersicht wird gesteuert, welche Kacheln auf dem Dashboard angezeigt werden. Diese Rechte kennen nur Sichtbar oder Ausgeblendet:

Wann wird das Recht „Alle Mitteilungen sehen" gebraucht?

Eltern richten eine Kurzmitteilung entweder an eine bestimmte Person oder an „Die Einrichtung". Ohne das Recht „Alle Mitteilungen sehen" zeigt ein Konto genau diese beiden Mengen: die an die eigene Person gerichteten Kurzmitteilungen und die an die Einrichtung gerichteten.

Soll ein Konto darüber hinaus auch die Kurzmitteilungen sehen, die Eltern an andere Personen gerichtet haben, etwa ein Konto je Gruppe oder ein Leitungskonto, das die gesamte Elternkommunikation im Blick behalten soll, braucht es das Recht „Alle Mitteilungen sehen" mit der Einstellung „Alle der Einrichtung".

Dabei gilt: Dieses Konto darf keine Einschränkung auf einzelne Gruppen haben. Ist die Benutzergruppe auf bestimmte Gruppen eingeschränkt, zeigt auch die Auswahl „Alle Gruppen" nur die zugewiesenen Gruppen.

Ohne das Recht gibt es einen zweiten Weg: Eltern wählen beim Schreiben als Empfänger „Die Einrichtung". Diese Kurzmitteilungen sind für alle Konten mit Leserecht sichtbar, soweit das Kind zu einer Gruppe gehört, die das Konto sehen darf.

Tab „Kind"

Rechte an den Daten des einzelnen Kindes.

Kind anlegen und Kind löschen sind eigene Schalter. Lese-/Schreibrechte bei Stammdaten oder den anderen Bereichen dieses Tabs schließen sie nicht ein. Nur bei Ja erscheint in der Liste Kinder die Schaltfläche Neu; auch beim Speichern wird ein neues Kind ohne dieses Recht abgelehnt. Dasselbe gilt für Kind aufnehmen aus einer Platzanfrage (siehe unten). Ebenso erscheint der Link Kind löschen im Kindprofil nur, wenn Kind löschen auf Ja steht.

Das Recht „Platzanfragen“

Das Recht steuert die Seite Platzanfragen im Kita-Konto. Es steht im Tab Kind unter Stammdaten und Gruppen. Die Erklärung am Fragezeichen lautet: „Platzanfragen und Warteliste einsehen bzw. bearbeiten (anbieten, absagen, erfassen). Kind aufnehmen braucht zusätzlich „Kind anlegen“.“

Zwei Vorhaben brauchen zusätzlich ein weiteres Recht:

• Kind aufnehmen braucht im Tab Kind das Recht Kind anlegen auf Ja. Für Platzanfragen genügen dafür Leserechte.
• Die Regeln der Platzvergabe (Annahmefrist, Löschfrist, Merkmale, Anmeldeformular mit Link und QR-Code) sieht und ändert nur, wer bei Platzanfragen und im Tab Einrichtung bei Benutzergruppen jeweils Lese-/Schreibrechte hat.

Woher der Wert kommt:

• Bestehende Benutzergruppen sind älter als das Recht und haben dafür noch keinen eigenen Wert. Für sie gilt der Wert von Stammdaten im Tab Kind, und das Auswahlfeld zeigt genau diesen Wert vorausgewählt.
• Neue Benutzergruppen übernehmen für Platzanfragen den Wert von Stammdaten. Wird Stammdaten im selben Fenster geändert, zieht Platzanfragen mit, bis es selbst gewählt wird.
• Beim Speichern wird der angezeigte Wert als eigener Wert der Gruppe festgeschrieben, auch wenn das Feld nicht angefasst wurde. Danach folgt Platzanfragen nicht mehr automatisch, wenn Stammdaten später geändert wird.

Ein Beispiel: Die Gruppe „Gruppenkraft“ hat bei Stammdaten Leserechte. Beim Öffnen steht Platzanfragen ebenfalls auf Leserechte. Wird die Gruppe gespeichert und später Stammdaten auf Lese-/Schreibrechte gestellt, bleibt Platzanfragen auf Leserechte, bis es dort selbst geändert wird.

In der Trägerverwaltung steht das Recht ebenfalls im Bereich Kind, mit derselben Erklärung und demselben Verhalten.

Wie Anfragen erfasst, angeboten und aufgenommen werden, beschreibt der Artikel Platzanfragen und Platzvergabe.

Tab „Familie"

Rechte an den Daten der Familie und ihrer App-Zugänge.

Tab „Gruppen"

Dieser Tab steuert, auf welche Kita-Gruppen eine Benutzergruppe zugreifen darf, und an wen Nachrichten gerichtet werden dürfen. Er steht im Kita-Konto zur Verfügung.

So funktioniert die Einschränkung:

1. Steht Zugriff einschränken auf Zugriff auf alle Gruppen, sieht die Benutzergruppe alle Gruppen der Einrichtung. Es ist keine weitere Auswahl nötig.
2. Wird auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) umgestellt, erscheint eine Liste aller Gruppen zum Ankreuzen. Zugriff besteht dann nur auf die angekreuzten Gruppen.
3. Zusätzlich lässt sich über Nachrichtenempfänger festlegen, ob nur ganze Gruppen oder auch einzelne Kinder als Empfänger auswählbar sind.

Das ist zugleich die Antwort auf die häufigste Frage dazu: wer nur bestimmte Gruppen sehen soll, wird hier eingeschränkt. Die Benutzergruppe sieht dann auch nur die Kinder dieser Gruppen; Kinder anderer Gruppen werden gar nicht erst geladen.

Eine bekannte Ausnahme: in der Tagesansicht und der Verwalten-Liste der Gehzeiten greift diese Einschränkung derzeit nicht.

Tab „Einrichtung"

Rechte an den Einstellungen und Verwaltungsdaten der Einrichtung.

Beim Recht Dateien gibt es zusätzlich die Stufe Administrator, sie erlaubt die vollständige Verwaltung der Dateiablage über das reine Bearbeiten hinaus.

Mitarbeiter-Rechte mit getrennten Lese- und Schreibrechten

Drei Bereiche im Tab Einrichtung betreffen die Daten des Teams und werden feiner gesteuert: Für sie wird Lesen und Schreiben getrennt festgelegt, und zusätzlich der Umfang, ob nur die eigenen Daten oder die aller Mitarbeitenden.

Jeder dieser drei Bereiche hat zwei Auswahlfelder (Lesen und Schreiben) mit je drei Stufen:

Wichtig, Lesen und Schreiben passen automatisch zusammen: Schreiben kann nie weiter reichen als Lesen. Wird das Schreibrecht angehoben (z. B. auf Alle), zieht das Leserecht automatisch nach. Wird das Leserecht abgesenkt, wird das Schreibrecht entsprechend mitgeführt. So bleibt eine sinnvolle Kombination immer gewahrt.

Ein Beispiel: Lesen: Alle und Schreiben: Eigene bedeutet, dass die Zeiten aller Mitarbeitenden eingesehen, aber nur die eigenen bearbeitet werden können.

Voraussetzungen

• Zum Öffnen und Bearbeiten der Benutzergruppen wird in der jeweiligen Benutzergruppe das Recht Benutzergruppen mit Lese-/Schreibrechten benötigt. Mit reinen Leserechten ist die Maske nur einsehbar, die Auswahlfelder und die Schaltfläche zum Speichern sind gesperrt.
• Die Benutzergruppen einer Einrichtung können sowohl im Kita-Konto als auch in der Trägerverwaltung gepflegt werden; beide greifen auf denselben Bestand zu.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Änderungen an einer Benutzergruppe wirken auf alle Teammitglieder, denen diese Gruppe zugewiesen ist. Vor einer Änderung lohnt sich der Blick, wer die Gruppe nutzt.
• Für ein Profil, das sich nur in wenigen Punkten von einem bestehenden unterscheidet, ist Benutzergruppe duplizieren meist schneller als ein Neuaufbau.
• Wird eine Benutzergruppe gelöscht, erscheint zunächst eine Rückfrage („Soll diese Benutzergruppe wirklich gelöscht werden?"). Das Löschen sollte nur erfolgen, wenn der Gruppe keine Mitarbeitenden mehr zugewiesen sind.
• Der Tab Gruppen (Zugriff auf einzelne Kita-Gruppen einschränken) steht in der Kita-Konto zur Verfügung; die Trägerverwaltung führt die Bereiche Allgemein, Kind, Familie und Einrichtung.
• Über die Trägerverwaltung lässt sich eine Benutzergruppe auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig ausrollen, hilfreich, um eine einheitliche Rechte-Struktur über alle Kitas eines Trägers zu erreichen.
• Geänderte Rechte einer Benutzergruppe übernimmt das System sofort für alle Personen dieser Gruppe, auch für bereits angemeldete und auch bei einer Änderung in der Trägerverwaltung. Die Oberfläche liest die Rechte aber nur beim Laden ein: Im Kita-Konto erscheinen neue Schaltflächen und Bereiche erst nach dem Neuladen der Seite oder nach einer neuen Anmeldung. Die Team-App liest die Rechte beim Öffnen neu ein und außerdem, wenn sie nach mehr als einer Stunde im Hintergrund wieder aufgerufen wird. Schneller geht es, wenn die App vollständig geschlossen und neu geöffnet wird.
• Dasselbe gilt, wenn eine Person einer anderen Benutzergruppe zugeordnet wird: Das System übernimmt die neuen Rechte sofort, sichtbar werden sie nach dem Neuladen der Seite oder einer neuen Anmeldung.

Siehe auch

• Unfallprotokoll
• Entwicklungsdokumentation: Rechte, Einstellungen und Hilfe bei Problemen
• Platzanfragen und Platzvergabe