Benutzergruppen & Rechte

Übersicht

Benutzergruppen bündeln Berechtigungen zu einem Profil, das Teammitgliedern zugewiesen wird. Statt jedem Mitarbeitenden einzeln Rechte zu geben, wird einmal eine Gruppe (z. B. „Leitung", „Gruppenkraft", „Springer") mit den passenden Rechten angelegt und danach den Personen zugeordnet. Eine Benutzergruppe legt fest, welche Bereiche sichtbar sind und wo nur gelesen oder auch bearbeitet werden darf.

Benutzergruppen lassen sich an zwei Stellen pflegen:

• im Kita-Konto der einzelnen Einrichtung und
• in der Träger-Verwaltung (Trägeransicht), von der aus mehrere Einrichtungen betreut werden.

Beide Masken nutzen dieselbe Rechte-Systematik und dieselben Beschriftungen.

Benutzergruppen verwalten

Im Kita-Konto

Über den Bereich Einrichtung und dort Benutzerrechte wird die Verwaltung der Benutzergruppen geöffnet.

Dort werden alle Benutzergruppen der Einrichtung in einer Tabelle mit der Spalte Benutzergruppe aufgelistet.

1. Über die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol oben rechts in der Tabelle wird eine neue Benutzergruppe angelegt.
2. Über Bearbeiten in einer Zeile wird eine bestehende Gruppe geöffnet.
3. Im Fenster Benutzergruppe wird zuerst eine Bezeichnung vergeben (mindestens zwei Zeichen, Pflichtfeld).
4. Anschließend werden die Rechte in den fünf Tabs gesetzt (siehe unten).
5. Über Speichern werden die Änderungen übernommen. Nach dem Anlegen erscheint der Hinweis „Die Benutzergruppe wurde erfolgreich angelegt."

In der Träger-Verwaltung

In der Trägeransicht werden die Benutzergruppen einer Einrichtung als Karten dargestellt. Über die Schaltfläche zum Anlegen entsteht eine neue Gruppe, über das Menü einer Karte (Drei-Punkte-Symbol) stehen Bearbeiten, Duplizieren, das Ausrollen auf mehrere Einrichtungen und Löschen zur Verfügung. Auf einer Karte zeigen kleine Markierungen an, wenn besondere Rechte aktiv sind (z. B. das Sehen aller Mitteilungen oder privater Leitungs-Nachrichten).

Ein Vorteil der Träger-Verwaltung: Eine einmal aufgebaute Benutzergruppe kann über die Ausroll-Funktion auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig übertragen werden, sodass nicht in jeder Kita dieselbe Gruppe von Hand nachgebaut werden muss.

Benutzergruppe zuweisen

Eine Benutzergruppe wirkt erst, wenn sie einem Teammitglied zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt im Bereich Mitarbeiter:in: dort wird beim jeweiligen Eintrag die gewünschte Benutzergruppe ausgewählt. Ab diesem Zeitpunkt gelten für diese Person genau die in der Gruppe festgelegten Rechte.

Benutzergruppe duplizieren

Eine bestehende Gruppe muss nicht von Grund auf neu erstellt werden. Über Benutzergruppe duplizieren (im Kita-Konto oben im Bearbeitungsfenster, in der Träger-Verwaltung über das Karten-Menü) entsteht eine identische Kopie. Diese kann anschließend umbenannt und in einzelnen Rechten angepasst werden. Das spart Zeit, wenn sich zwei Profile nur in wenigen Punkten unterscheiden.

Die Rechte-Stufen verstehen

Die meisten Rechte werden über ein Auswahlfeld gesetzt. Je nach Recht stehen unterschiedliche Stufen zur Verfügung:

Einige Rechte haben abweichende, aber selbsterklärende Beschriftungen (z. B. Erlaubt / Nicht erlaubt beim endgültigen Löschen von Datensätzen).

Hilfe-Fragezeichen an jedem Recht

Neben jeder Rechte-Beschriftung steht ein kleines Fragezeichen-Symbol. Wird der Mauszeiger darauf gehalten, erscheint eine kurze Erklärung, was das Recht genau steuert. Das hilft, das passende Recht zu finden, ohne die Beschriftung deuten zu müssen. Die Erklärungen sind im Kita-Konto und in der Träger-Verwaltung wortgleich.

Tab „Allgemein"

Rechte rund um Kommunikation, Alltag und die Übersichts-Kacheln.

Unter der Zwischenüberschrift Übersicht wird gesteuert, welche Kacheln auf dem Dashboard angezeigt werden. Diese Rechte kennen nur Sichtbar oder Ausgeblendet:

Wann wird das Recht „Alle Mitteilungen sehen" gebraucht?

Eltern richten eine Kurzmitteilung entweder an eine bestimmte Person oder an „Die Einrichtung". Ohne das Recht „Alle Mitteilungen sehen" zeigt ein Konto genau diese beiden Mengen: die an die eigene Person gerichteten Kurzmitteilungen und die an die Einrichtung gerichteten.

Soll ein Konto darüber hinaus auch die Kurzmitteilungen sehen, die Eltern an andere Personen gerichtet haben, etwa ein Konto je Gruppe oder ein Leitungskonto, das die gesamte Elternkommunikation im Blick behalten soll, braucht es das Recht „Alle Mitteilungen sehen" mit der Einstellung „Alle der Einrichtung".

Dabei gilt: Dieses Konto darf keine Einschränkung auf einzelne Gruppen haben. Ist die Benutzergruppe auf bestimmte Gruppen eingeschränkt, zeigt auch die Auswahl „Alle Gruppen" nur die zugewiesenen Gruppen.

Ohne das Recht gibt es einen zweiten Weg: Eltern wählen beim Schreiben als Empfänger „Die Einrichtung". Diese Kurzmitteilungen sind für alle Konten mit Leserecht sichtbar, soweit das Kind zu einer Gruppe gehört, die das Konto sehen darf.

Tab „Kind"

Rechte an den Daten des einzelnen Kindes.

Tab „Familie"

Rechte an den Daten der Familie und ihrer App-Zugänge.

Tab „Gruppen"

Dieser Tab steuert, auf welche Kita-Gruppen eine Benutzergruppe zugreifen darf, und an wen Nachrichten gerichtet werden dürfen. Er steht im Kita-Konto zur Verfügung.

So funktioniert die Einschränkung:

1. Steht Zugriff einschränken auf Zugriff auf alle Gruppen, sieht die Benutzergruppe alle Gruppen der Einrichtung. Es ist keine weitere Auswahl nötig.
2. Wird auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) umgestellt, erscheint eine Liste aller Gruppen zum Ankreuzen. Zugriff besteht dann nur auf die angekreuzten Gruppen.
3. Zusätzlich lässt sich über Nachrichtenempfänger festlegen, ob nur ganze Gruppen oder auch einzelne Kinder als Empfänger auswählbar sind.

Das ist zugleich die Antwort auf die häufigste Frage dazu: wer nur bestimmte Gruppen sehen soll, wird hier eingeschränkt. Die Benutzergruppe sieht dann auch nur die Kinder dieser Gruppen; Kinder anderer Gruppen werden gar nicht erst geladen.

Eine bekannte Ausnahme: in der Tagesansicht und der Verwalten-Liste der Gehzeiten greift diese Einschränkung derzeit nicht.

Tab „Einrichtung"

Rechte an den Einstellungen und Verwaltungsdaten der Einrichtung.

Beim Recht Dateien gibt es zusätzlich die Stufe Administrator, sie erlaubt die vollständige Verwaltung der Dateiablage über das reine Bearbeiten hinaus.

Mitarbeiter-Rechte mit getrennten Lese- und Schreibrechten

Drei Bereiche im Tab Einrichtung betreffen die Daten des Teams und werden feiner gesteuert: Für sie wird Lesen und Schreiben getrennt festgelegt, und zusätzlich der Umfang, ob nur die eigenen Daten oder die aller Mitarbeitenden.

Jeder dieser drei Bereiche hat zwei Auswahlfelder (Lesen und Schreiben) mit je drei Stufen:

Wichtig, Lesen und Schreiben passen automatisch zusammen: Schreiben kann nie weiter reichen als Lesen. Wird das Schreibrecht angehoben (z. B. auf Alle), zieht das Leserecht automatisch nach. Wird das Leserecht abgesenkt, wird das Schreibrecht entsprechend mitgeführt. So bleibt eine sinnvolle Kombination immer gewahrt.

Ein Beispiel: Lesen: Alle und Schreiben: Eigene bedeutet, dass die Zeiten aller Mitarbeitenden eingesehen, aber nur die eigenen bearbeitet werden können.

Voraussetzungen

• Zum Öffnen und Bearbeiten der Benutzergruppen wird in der jeweiligen Benutzergruppe das Recht Benutzergruppen mit Lese-/Schreibrechten benötigt. Mit reinen Leserechten ist die Maske nur einsehbar, die Auswahlfelder und die Schaltfläche zum Speichern sind gesperrt.
• Die Benutzergruppen einer Einrichtung können sowohl im Kita-Konto als auch in der Träger-Verwaltung gepflegt werden; beide greifen auf denselben Bestand zu.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Änderungen an einer Benutzergruppe wirken auf alle Teammitglieder, denen diese Gruppe zugewiesen ist. Vor einer Änderung lohnt sich der Blick, wer die Gruppe nutzt.
• Für ein Profil, das sich nur in wenigen Punkten von einem bestehenden unterscheidet, ist Benutzergruppe duplizieren meist schneller als ein Neuaufbau.
• Wird eine Benutzergruppe gelöscht, erscheint zunächst eine Rückfrage („Soll diese Benutzergruppe wirklich gelöscht werden?"). Das Löschen sollte nur erfolgen, wenn der Gruppe keine Mitarbeitenden mehr zugewiesen sind.
• Der Tab Gruppen (Zugriff auf einzelne Kita-Gruppen einschränken) steht in der Kita-Konto zur Verfügung; die Träger-Verwaltung führt die Bereiche Allgemein, Kind, Familie und Einrichtung.
• Über die Träger-Verwaltung lässt sich eine Benutzergruppe auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig ausrollen, hilfreich, um eine einheitliche Rechte-Struktur über alle Kitas eines Trägers zu erreichen.