Mit dem Unfallprotokoll wird ein Unfall eines Kindes strukturiert dokumentiert: Zeitpunkt, Ort, Hergang, Verletzung, ergriffene Maßnahmen, Beteiligte, Benachrichtigung der Eltern und ein möglicher Arztbesuch. Das Protokoll wird zunächst als Entwurf erfasst, anschließend von der Leitung freigegeben und kann dabei an die Eltern gesendet werden. Die Eltern sehen das Protokoll in der Eltern-App und bestätigen dort die Kenntnisnahme. Jedes Protokoll bleibt dauerhaft in der Kindakte dokumentiert und lässt sich als PDF exportieren.
Das Unfallprotokoll ist ein eigener Bereich in der Kindakte, getrennt von der Sammelmappe. Es hat ein eigenes Zugriffsrecht (siehe Voraussetzungen).
Voraussetzungen
Der Zugriff wird über die Benutzergruppe der Einrichtung gesteuert. Maßgeblich sind zwei getrennte Rechte:
| Recht | Werte | Bedeutung |
|---|---|---|
| Unfallprotokolle | Keine Berechtigung | Der Bereich ist nicht sichtbar. |
| Leserechte | Protokolle in der Kindakte einsehen. | |
| Lese-/Schreibrechte | Protokolle zusätzlich erfassen und bearbeiten. | |
| Unfallprotokolle freigeben | Keine Berechtigung | Ein Protokoll kann nur als Entwurf erfasst werden. |
| Freigeben/Senden | Erfasste Protokolle freigeben, an die Eltern senden und zurücknehmen (löschen). |
Das Recht Unfallprotokolle ist unabhängig von der Dokumentation (Sammelmappe): Ohne Leserecht ist der Bereich gar nicht sichtbar, mit Leserecht nur lesbar, mit Schreibrecht können Protokolle erfasst und bearbeitet werden.
Das Recht Unfallprotokolle freigeben setzt mindestens Leserechte bei Unfallprotokolle voraus: Wer die Protokolle nicht einsehen darf, kann sie auch nicht freigeben.
Die Rechte werden je Benutzergruppe im Kita-Konto vergeben (Einstellungen der Benutzergruppen).
Den Bereich öffnen
- Die Kindakte des betreffenden Kindes öffnen.
- Oben rechts das Menü (Symbol mit den drei Punkten) antippen.
- Unfallprotokolle wählen.
Es öffnet sich die Übersicht der Unfallprotokolle des Kindes. Solange noch kein Protokoll existiert, erscheint der Hinweis Keine Protokolle mit dem Text „Es wurden noch keine Unfallprotokolle erfasst.“ und der Schaltfläche Unfallprotokoll erfassen.
Unfallprotokoll erfassen
Auf Unfallprotokoll erfassen klicken. Es öffnet sich das Formular mit dem Titel Unfallprotokoll. Datum und Uhrzeit sind mit dem aktuellen Zeitpunkt vorbelegt und können angepasst werden.
Ein oben eingeblendeter Hinweis erinnert daran:
Leere Felder und Freitext-Nicht-Angaben (z. B. „keine“) werden den Eltern nicht angezeigt.
Felder im Formular
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Datum & Uhrzeit des Unfalls | Datum und Uhrzeit des Unfalls. |
| Ort des Unfalls | Auswahl: Gruppenraum, Außengelände, Turnraum, Ausflug oder Sonstiges. Bei Sonstiges erscheint ein Freitextfeld für den genauen Ort. |
| Unfallhergang | Beschreibung, was passiert ist. Dieses Feld muss ausgefüllt sein, damit das Protokoll gespeichert werden kann. |
| Art / Stelle der Verletzung | z. B. „Schürfwunde rechtes Knie“. |
| Maßnahmen | Ankreuzen von Kühlen, Pflaster / Verband und/oder Ruhepause. Zusätzlich ein Freitextfeld Sonstige Maßnahmen. |
| Ersthelfer/in (Name) | Wer Erste Hilfe geleistet hat. |
| Zeugen | Wer Zeuge des Unfalls war. |
| Weitere anwesende Personen | Weitere anwesende Personen. |
| Benachrichtigung der Eltern | Ankreuzen von Telefonisch benachrichtigt (mit optionaler Uhrzeit), Persönlich bei Abholung und/oder Nicht erforderlich. |
| Arztbesuch notwendig / empfohlen? | Ja oder Nein. |
| Sonstige Hinweise | Freitext für weitere Anmerkungen. |
| Fotos | Fotos zum Unfall hochladen (siehe unten). |
Zum Sichern auf Speichern klicken. Es erscheint die Bestätigung „Das Unfallprotokoll wurde gespeichert.“, das Protokoll wird als Entwurf in der Kindakte abgelegt.
Ein Entwurf lässt sich jederzeit erneut öffnen und bearbeiten, solange er noch nicht freigegeben wurde.
Fotos anhängen
Im Abschnitt Fotos auf das Hochladen-Symbol (Wolke mit Pfeil) klicken und ein oder mehrere Fotos auswählen (JPG oder PNG). Nach dem Hochladen erscheinen die Fotos als Vorschau. Ein einzelnes Foto wird über das kleine × an der oberen Ecke wieder entfernt.
Die Fotos werden zusammen mit dem Protokoll gespeichert und, sobald das Protokoll an die Eltern gesendet wurde, auch in der Eltern-App angezeigt.
Freigabe durch die Leitung
Ein Entwurf allein ist noch nicht freigegeben. Die Freigabe ist ein Leitungsakt und erfordert das Recht Unfallprotokolle freigeben. Erst nach dem Speichern des Entwurfs steht die Freigabe zur Verfügung.
Beim Freigeben kann gewählt werden, ob das Protokoll gleichzeitig an die Eltern gesendet wird. Dafür gibt es im Formular die Option:
An die Eltern senden (Benachrichtigung + Push)
- Mit gesetzter Option (Schaltfläche Freigeben & an Eltern senden): Das Protokoll wird freigegeben, in der Eltern-App als Nachricht eingestellt und die Eltern erhalten eine Push-Benachrichtigung. Der Zeitpunkt der App-Benachrichtigung wird automatisch festgehalten.
- Ohne die Option (Schaltfläche Freigeben (nur intern)): Das Protokoll wird freigegeben und intern in der Kindakte gespeichert, ohne Benachrichtigung der Eltern. Der Status lautet dann Freigegeben (intern). Ein späteres Senden an die Eltern bleibt möglich.
Vor dem Freigeben erscheint eine Sicherheitsabfrage. Nach der Freigabe sind die Unfall-Fakten eingefroren:
Dieses Protokoll wurde freigegeben und an die Eltern gesendet. Die Unfall-Fakten können nicht mehr geändert werden. Ergänzungen zur Benachrichtigung und zum Arztbesuch sind als Nachtrag möglich.
Ein intern freigegebenes Protokoll später senden
Ein Protokoll mit dem Status Freigegeben (intern) trägt in der Übersicht den Hinweis „Freigegeben (intern) – noch nicht an die Eltern gesendet.“ und die Schaltfläche Jetzt an Eltern senden (nur mit dem Freigabe-Recht sichtbar). Damit wird das Protokoll nachträglich an die Eltern übermittelt.
Was bei den Eltern ankommt
Sobald ein Protokoll an die Eltern gesendet wird, erscheint es in der Eltern-App als Nachricht der Leitung mit dem Betreff Unfallprotokoll und löst eine Push-Benachrichtigung aus.
In der Nachricht sehen die Eltern das Protokoll strukturiert Feld für Feld: Unfallzeitpunkt, Ort, Hergang, Art der Verletzung, Maßnahmen, Beteiligte, die Benachrichtigung (inklusive Uhrzeit „Über die App benachrichtigt“) und den Arztbesuch. Angehängte Fotos werden unter den Feldern angezeigt. Spätere Nachträge erscheinen ebenfalls in der Nachricht.
Leere Felder und Freitext-Nicht-Angaben (z. B. „keine“, „entfällt“, „-„) werden den Eltern nicht angezeigt.
Übersetzung der Freitexte
Die Eltern können die beschreibenden Freitexte (Hergang, Ort, Verletzung, sonstige Maßnahmen, Hinweise, Nachträge) in ihre App-Sprache übersetzen lassen. Ein Hinweis Übersetzt in … zeigt die aktive Sprache; über Original anzeigen kehren die Eltern zum ursprünglichen Text zurück. Eigennamen (Ersthelfer/in, Zeugen, weitere Personen), Datum und Uhrzeit bleiben unverändert.
Kenntnisnahme durch die Eltern
Unter dem Protokoll steht die Schaltfläche Kenntnisnahme bestätigen. Nach dem Antippen wird die Kenntnisnahme mit Datum festgehalten und der Hinweis Zur Kenntnis genommen mit Datum angezeigt. Dieser Vermerk bleibt auch nach dem erneuten Öffnen der Nachricht erhalten.
Im Kita-Konto erscheint am Protokoll dann der Hinweis „Von den Eltern zur Kenntnis genommen am …“ und der Status wechselt auf Zur Kenntnis genommen.
Kenntnisnahme im Kita-Konto erfassen
Haben die Eltern keine App oder wurde die Kenntnisnahme persönlich oder telefonisch bestätigt, kann das Personal sie manuell erfassen. Bei einem an die Eltern gesendeten, noch nicht bestätigten Protokoll erscheint dazu die Schaltfläche Kenntnisnahme manuell erfassen. Optional lässt sich eine Notiz hinterlegen (z. B. „Eltern bei Abholung informiert“).
Erfasste manuelle Kenntnisnahmen werden am Protokoll als „Kenntnisnahme manuell erfasst von … am … (persönlich)“ ausgewiesen, damit sie von der Bestätigung über die Eltern-App unterscheidbar bleiben.
Nachträge
Nach dem Senden sind die Unfall-Fakten eingefroren. Ergänzungen zur Benachrichtigung der Eltern und zum Arztbesuch sind aber weiterhin als datierter Nachtrag möglich. Dazu das freigegebene Protokoll öffnen, im Abschnitt Nachtrag hinzufügen den Text eintragen und auf Nachtrag speichern klicken.
Ein Nachtrag wird mit Zeitpunkt und Name in der Kindakte dokumentiert und erscheint auch in der Eltern-Ansicht. Es wird dabei keine neue Benachrichtigung und kein erneuter Versand an die Eltern ausgelöst.
Ablage in der Kindakte und PDF-Export
Alle Protokolle eines Kindes werden in der Übersicht chronologisch aufgeführt, das jüngste zuerst. Jeder Eintrag trägt ein Status-Kennzeichen:
| Kennzeichen | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Erfasst, noch nicht freigegeben. |
| Freigegeben (intern) | Freigegeben, aber noch nicht an die Eltern gesendet. |
| An Eltern gesendet | An die Eltern gesendet, noch nicht bestätigt. |
| Zur Kenntnis genommen | Von den Eltern bestätigt (oder manuell erfasst). |
Über die Filter-Leiste lässt sich die Liste einschränken: Alle, Entwurf, Freigegeben und (mit Schreibrecht) Gelöscht.
PDF-Export
Ein freigegebenes Protokoll (intern freigegeben, an Eltern gesendet oder zur Kenntnis genommen) kann über das PDF-Symbol am Eintrag als PDF exportiert werden. Das PDF enthält Name und Gruppe des Kindes sowie alle Protokollangaben. Ein reiner Entwurf ist noch nicht exportierbar.
Löschen und gelöschte Protokolle
Protokolle werden nicht endgültig entfernt, sondern in eine Gelöscht-Ansicht verschoben und dort mit Lösch-Vermerk aufbewahrt.
- Ein Entwurf kann mit dem Schreibrecht (Lese-/Schreibrechte) gelöscht werden.
- Ein bereits freigegebenes Protokoll (freigegeben, gesendet oder zur Kenntnis genommen) zu löschen ist eine Rücknahme der Freigabe und erfordert zusätzlich das Recht Unfallprotokolle freigeben.
Zum Löschen am Eintrag auf das Papierkorb-Symbol klicken und die Abfrage bestätigen. War das Protokoll bereits an die Eltern gesendet, weist der Bestätigungstext darauf hin, dass es auch aus der Eltern-Ansicht entfernt wird. Es wird dabei keine Benachrichtigung an die Eltern ausgelöst.
Über den Filter Gelöscht werden die gelöschten Protokolle angezeigt. Jeder Eintrag zeigt „Gelöscht von … am …“. Gelöschte Protokolle sind schreibgeschützt und können nicht wiederhergestellt werden.
Nachvollziehbarkeit (Audit)
Jedes Protokoll führt mit, wer es erfasst und wer es freigegeben hat (mit Datum). Ergänzt werden die Kenntnisnahme (durch die Eltern oder manuell erfasst) sowie, bei gelöschten Protokollen, wer wann gelöscht hat. So bleibt der gesamte Ablauf lückenlos nachvollziehbar.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Unfallprotokolle erscheint nicht im Menü der Kindakte | Für die Benutzergruppe ist das Recht Unfallprotokolle auf Keine Berechtigung gesetzt | Das Recht in der Benutzergruppe auf Leserechte oder Lese-/Schreibrechte setzen. |
| Unfallprotokoll erfassen und Bearbeiten fehlen | Nur Leserechte vorhanden | Für das Erfassen Lese-/Schreibrechte vergeben. |
| Speichern ist nicht anklickbar | Das Feld Unfallhergang ist leer | Den Unfallhergang eintragen, danach lässt sich speichern. |
| Keine Schaltfläche zum Freigeben oder Senden | Das Recht Unfallprotokolle freigeben fehlt | Das Freigabe-Recht vergeben (setzt Leserecht bei Unfallprotokolle voraus). |
| Unfall-Fakten lassen sich nicht mehr ändern | Das Protokoll ist bereits freigegeben und eingefroren | Ergänzungen zu Benachrichtigung und Arztbesuch als Nachtrag hinzufügen. |
| Einzelne Angaben fehlen in der Eltern-App | Leere Felder und Nicht-Angaben (z. B. „keine“) werden den Eltern bewusst nicht angezeigt | Kein Fehler. Für die Eltern relevante Angaben ausformulieren. |
| PDF-Symbol fehlt am Eintrag | Das Protokoll ist noch ein Entwurf | Zuerst freigeben; danach ist der Export möglich. |
| Ein gelöschtes Protokoll lässt sich nicht wiederherstellen | Gelöschte Protokolle sind schreibgeschützt archiviert | Ein neues Protokoll erfassen. Der Lösch-Vermerk bleibt zur Nachvollziehbarkeit erhalten. |
Hinweise
- Das Unfallprotokoll ist ein eigener Bereich mit eigenem Zugriffsrecht, getrennt von der Dokumentation (Sammelmappe).
- Ein Protokoll durchläuft die Stufen Entwurf, Freigabe (intern oder mit Versand an die Eltern) und Kenntnisnahme. Nach der Freigabe sind die Unfall-Fakten unveränderlich; nur Benachrichtigung und Arztbesuch lassen sich als Nachtrag ergänzen.
- Die Fotos werden bei jedem Öffnen frisch geladen und bleiben dauerhaft verfügbar.
- Der Versand an die Eltern und die Rücknahme (Löschen) eines freigegebenen Protokolls sind Leitungshandlungen und erfordern das Recht Unfallprotokolle freigeben.
- Löschen entfernt ein Protokoll aus der aktiven Ansicht (und, falls gesendet, aus der Eltern-Ansicht), bewahrt es aber mit Lösch-Vermerk in der Gelöscht-Ansicht auf.