Tagebuch

Übersicht

Das Tagebuch ist das digitale Übergabebuch der Einrichtung: kurze, datierte Notizen zu einem Kind oder zu mehreren Kindern, die das Team untereinander weitergibt, etwa „Hat heute kaum gegessen" oder „Mutter kommt morgen später". Jeder Eintrag besteht aus Titel und Text und kann Fotos und Dateien enthalten.

Das Tagebuch ist ausschließlich teamintern. Eltern sehen die Einträge nicht, weder in der Eltern-App noch sonst irgendwo. Im Erfassen-Fenster steht dazu der Hinweis „Der Eintrag im Tagebuch ist für Eltern nicht sichtbar."

Wo das Tagebuch zu finden ist

Es gibt drei Wege zu den Einträgen.

Der Menüpunkt Tagebuch

Im Kita-Konto im Menü den Punkt Tagebuch wählen. Die Seite zeigt die Einträge aller Kinder für einen Zeitraum und ist der Weg für den Blick auf den ganzen Tag, etwa bei der Übergabe an den Spätdienst.

Der Reiter am einzelnen Kind

1. Im Menü Kinder wählen und das gewünschte Kind öffnen.
2. In der Reiterleiste über dem Profil auf Tagebuch klicken.

Die Reiterleiste führt Profil, Tagebuch, Sammelmappe, Tagesverlauf und Abwesenheit. Dieser Weg zeigt alle Einträge genau dieses Kindes, unabhängig vom Datum, und bietet zusätzlich den PDF-Export.

Die Gruppenansicht

In der Gruppenansicht steht oben in der Leiste der Zählerkacheln eine orangefarbene Kachel für das Tagebuch. Die Kachel zählt die Einträge des heutigen Tages für die angezeigte Gruppe; ein Klick öffnet die Liste dieser Einträge, sofern es welche gibt.

Bei jedem Kind steht außerdem ein Buch-Symbol. Es ist hervorgehoben, wenn für das Kind heute schon ein Eintrag vorliegt. Ein Klick öffnet die vorhandenen Einträge des Tages, gibt es noch keinen, öffnet sich gleich das Erfassen-Fenster. Über das Menü am Kind führt der Punkt Tagebuch direkt in einen neuen Eintrag. In der Kopfzeile der Gruppenansicht legt die Schaltfläche Eintrag einen Eintrag ohne Vorauswahl eines Kindes an.

Einen Eintrag erfassen

1. Das Erfassen-Fenster öffnen: auf der Übersichtsseite über Neu, am Kind über das Pluszeichen oder Eintrag hinzufügen, in der Gruppenansicht über Eintrag oder das Buch-Symbol am Kind.
2. Das Fenster Tagebuch Eintrag ausfüllen (siehe Tabelle).
3. Auf Speichern klicken. Es erscheint „Der Eintrag wurde erfolgreich gespeichert.", das Fenster wird mit Schließen verlassen.

Fehlt eine Pflichtangabe, meldet das Fenster beim Speichern „Bitte Kind wählen.", „Bitte einen Titel eingeben." oder „Bitte einen Text eingeben.".

Ein Datumsfeld gibt es nicht: Ein neuer Eintrag wird immer auf den Tag datiert, an dem er angelegt wird. Beim späteren Bearbeiten bleibt das ursprüngliche Datum erhalten.

Spracheingabe

Ist für die Einrichtung die Spracheingabe freigeschaltet, steht neben Titel und Text ein Mikrofon-Symbol. Ein Klick startet die Aufnahme, das Symbol zeigt dann einen roten Punkt und die verbleibende Zeit; ein zweiter Klick beendet sie. Nach höchstens 90 Sekunden endet die Aufnahme von selbst. Anschließend wird der erkannte Text eingesetzt: beim Titel ersetzt er den bisherigen Inhalt, beim Text wird er an das Vorhandene angehängt.

Einträge lesen und filtern

Auf der Übersichtsseite

Über der Liste stehen der Zeitraum mit Von und Bis, beides auf den heutigen Tag vorbelegt, und die Gruppenauswahl mit dem Vorgabewert Alle Gruppen. Nach dem Ändern auf Filtern klicken. Die Gruppenauswahl enthält nur die Gruppen, auf die die eigene Benutzergruppe Zugriff hat.

Die Tabelle führt die Spalten Datum, Eintrag, Kind(er) und Letzte Änderung. In der Spalte Eintrag steht der Titel fett, darunter der Textanfang; längere Texte werden in der Liste gekürzt. Letzte Änderung nennt die Person, die zuletzt gespeichert hat, und den Zeitpunkt. Am schmalen Bildschirm erscheint statt der Tabelle je Eintrag eine Karte mit denselben Angaben.

Gibt es mehr Einträge, als angezeigt werden, erscheint am Fuß Ältere Einträge anzeigen. Liegt nichts vor, steht dort Keine Einträge mit dem Zusatz „Für heute gibt es keine Einträge" beziehungsweise „Für diesen Zeitraum gibt es keine Einträge".

Ein Eintrag wird durch Klick auf die Zeile oder das Stift-Symbol geöffnet.

Am einzelnen Kind

Der Reiter Tagebuch am Kind listet alle Einträge dieses Kindes, den jüngsten zuerst, mit den Spalten Datum, Eintrag und Letzte Änderung. Auch hier lädt Ältere Einträge anzeigen weiter nach. Sind noch keine Einträge vorhanden, steht dort Keine Einträge mit dem Zusatz „Es gibt keine Tagebuch-Einträge." und der Schaltfläche Eintrag hinzufügen.

Einen Eintrag ansehen, bearbeiten und löschen

Der geöffnete Eintrag erscheint im Fenster Tagebuch mit Betreff, Nachricht, Empfänger (die betroffenen Kinder als grüne Marken), Verfasser und Erstellt am. Wurde der Eintrag nach dem Anlegen geändert, steht zusätzlich Letzte Änderung dabei. Angehängte Bilder erscheinen als Vorschaubilder und lassen sich durch Anklicken groß anzeigen, andere Dateien stehen unter Anhang als anklickbare Dateinamen.

Mit Bearbeiten öffnet sich der Eintrag im Erfassen-Fenster. Dort lassen sich Titel, Text, die beteiligten Kinder und die Anhänge ändern; Speichern schließt die Änderung ab. Danach steht der eigene Name als letzte Änderung am Eintrag.

Gelöscht wird im geöffneten Erfassen-Fenster über Löschen links unten. Es folgt die Rückfrage „Möchtest du diesen Eintrag wirklich löschen?" mit dem Zusatz „Warnung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden." Nach dem zweiten Löschen verschwindet der Eintrag aus allen Listen und kann nicht wiederhergestellt werden.

Einträge eines Kindes als PDF ausgeben

Der PDF-Export steht am Kind zur Verfügung, nicht auf der Übersichtsseite.

1. Den Reiter Tagebuch des Kindes öffnen.
2. Rechts in der Kopfzeile der Tabelle auf das rote PDF-Symbol klicken. Es öffnet sich PDF Export - Tagebuch.
3. Unter Zeitraum wählen die Felder Von und Bis setzen. Vorbelegt ist der laufende Monat. Die Schaltflächen Letzter Monat, Dieser Monat, Letzte Woche und Diese Woche setzen den Zeitraum in einem Zug.
4. Unter Vorschau steht die Anzahl der abgedeckten Tage samt Zeitraum.
5. Auf PDF erstellen klicken. Während der Erstellung steht dort Erstelle PDF..., danach wird die Datei heruntergeladen.

Das Feld Kind zeigt, für wen der Export läuft, und ist nicht änderbar. Der Zeitraum darf nicht in der Zukunft enden und höchstens ein Jahr umfassen; sonst erscheint „Das "Bis"-Datum kann nicht in der Zukunft liegen." beziehungsweise „Der Zeitraum darf maximal 1 Jahr betragen.". Liegt im gewählten Zeitraum kein Eintrag, meldet das Fenster „Keine Einträge im gewählten Zeitraum gefunden." und erstellt keine Datei.

Das PDF beginnt mit der Überschrift Tagebuch, dem Namen des Kindes und der Zeile „Exportiert am … um … Uhr". Danach folgen die Einträge, der jüngste zuerst. Jeder Eintrag zeigt sein Datum, den Namen der zuletzt speichernden Person, den Zeitpunkt der letzten Änderung, Titel und Text. Bilder erscheinen unter der Zwischenüberschrift Bilder: als Vorschaubilder, bis zu vier nebeneinander und mit dem Original verlinkt; weitere Dateien stehen unter Anhänge: als verlinkte Dateinamen. Eine dünne Linie trennt die Einträge. Der Dateiname enthält den Namen des Kindes und das Datum der Ausgabe.

Wer die Einträge sieht

• Team im Kita-Konto: ja, im Rahmen der Benutzerrechte (siehe Voraussetzungen).
• Eltern-App: nein. Die Eltern-App hat keinen Tagebuch-Bereich; Eltern sehen weder Einträge noch die Anhänge daraus. Soll eine Information bei den Eltern ankommen, gehört sie in eine Kurzmitteilung oder eine Nachricht.
• Team-App: nein. Die Team-App zeigt das Tagebuch nicht. Erfassen und Lesen laufen über das Kita-Konto.
• Trägerverwaltung: die Einträge sind dort nicht abrufbar.

Abgrenzung: Tagebuch, Sammelmappe, Tagesverlauf, Kurzmitteilungen

Vier Werkzeuge liegen dicht beieinander und haben doch verschiedene Aufgaben. Das Tagebuch ist die kurzlebige, teaminterne Übergabe: eine datierte Notiz zu einem oder mehreren Kindern, die die nächste Schicht braucht, chronologisch geführt und nicht für Eltern bestimmt. Die Sammelmappe ist das Gegenstück auf lange Sicht: das Portfolio eines einzelnen Kindes mit Beobachtungen, Lerngeschichten, Fotos und gestalteten Seiten, nach Kategorien und Schlagwörtern sortiert und für Entwicklungsgespräche gedacht; auch sie bleibt teamintern. Der Tagesverlauf hält den Tag eines Kindes in festen Rubriken fest, also Essen, Schlafen und Stimmung, und ist damit strukturierte Routinedokumentation statt Freitext. Kurzmitteilungen schließlich sind der einzige der vier Wege, der die Einrichtung verlässt: sie laufen zwischen Team und Eltern und erscheinen in der Eltern-App.

Kurz gefasst: interne Notiz für die Schicht ins Tagebuch, Entwicklungsdokumentation in die Sammelmappe, Essen, Schlafen und Stimmung in den Tagesverlauf, alles für die Eltern in eine Kurzmitteilung.

Voraussetzungen

Die Rechte werden je Benutzergruppe im Kita-Konto unter Einrichtung › Benutzerrechte vergeben.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Ein Eintrag kann mehrere Kinder betreffen. Er erscheint dann bei jedem dieser Kinder im Reiter Tagebuch und im PDF-Export jedes dieser Kinder.
• Am Eintrag steht der Name der Person, die ihn zuletzt gespeichert hat. Wird ein fremder Eintrag bearbeitet, steht danach also der eigene Name als letzte Änderung daran. Der ursprüngliche Verfasser bleibt im geöffneten Eintrag unter Verfasser sichtbar.
• Die Zählerkachel in der Gruppenansicht zählt nur Einträge des heutigen Tages und nur für die gerade angezeigte Gruppe. Ältere Einträge sind über den Menüpunkt Tagebuch oder den Reiter am Kind erreichbar.
• Wird ein Kind inaktiv gesetzt, bleiben seine bisherigen Tagebuch-Einträge erhalten und über den Menüpunkt Inaktive Kinder einsehbar. Neue Einträge lassen sich für ein inaktives Kind nicht mehr anlegen.
• Das Löschen ist endgültig; eine Ansicht gelöschter Einträge gibt es nicht.
• Das Tagebuch gehört zu einer Einrichtung. Ein Kind, das in zwei Einrichtungen geführt wird, hat in jeder ein eigenes Tagebuch.