Übersicht
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Abfrageliste stehen unten drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Mit Essen verknüpfen
- Mit Abwesenheiten verknüpfen
- Mit Anwesenheiten verknüpfen
Diese Optionen verbinden die Abfrageliste mit Daten, die in Kindy ohnehin schon erfasst werden. Das spart doppelte Eingaben, hält die Liste automatisch aktuell und macht Widersprüche zwischen den Quellen sichtbar.
Wozu dient eine Verknüpfung?
Eine Abfrageliste hält für jeden Tag und jedes Kind einen Status fest – zum Beispiel "Ja", "Nein" oder eine individuelle Antwort der Eltern. Diese Information wird in Kindy aber oft schon an anderer Stelle erfasst:
- Wer mitisst, wird über die Essensfunktion gemeldet.
- Wer krank ist oder Urlaub hat, wird als Abwesenheit eingetragen.
- Wer tatsächlich vor Ort ist, wird beim Check-in (Anwesenheit) erfasst.
Mit einer Verknüpfung greift die Abfrageliste auf diese Quellen zu, ohne dass die Information ein zweites Mal eingegeben werden muss.
Mit Essen verknüpfen
Was passiert?
Bei aktivierter Option werden die Essensmeldungen automatisch in die Abfrageliste übernommen:
- Ist ein Kind für einen Tag zum Essen angemeldet, erscheint in der Liste der entsprechende Status.
- Wird die Essensmeldung später geändert oder zurückgenommen, aktualisiert sich auch die Liste.
- In der Detailansicht zeigt ein Symbol an, dass die Information aus den Essensdaten stammt.
- Beim Excel-Export der Liste erscheint zusätzlich eine Spalte mit dem Essens-Status.
Wann sinnvoll?
Immer dann, wenn die Liste ohnehin abfragt, ob ein Kind am Mittagessen teilnimmt – z. B.:
- "Essensplan Mai"
- "Mittagessen Sommerferien"
- "Wer isst diese Woche mit?"
So muss die Information weder von den Eltern noch vom Personal zweimal gepflegt werden.
Wann lieber nicht?
Bei Listen, die thematisch nichts mit Essen zu tun haben (z. B. "Anmeldungen Sommerfest", "Schwimmkurs"), bleibt die Option aus. Die Liste verhält sich dann wie eine ganz normale, eigenständige Abfrage.
Mit Abwesenheiten verknüpfen
Was passiert?
Ist ein Kind für einen Tag als abwesend gemeldet (Krankheit, Urlaub, freier Tag), wird es in der Abfrageliste automatisch als Nein geführt.
Wann sinnvoll?
Bei Listen, in denen abwesende Kinder logischerweise nicht teilnehmen können – z. B. bei einer Essens- oder Ausflugsanmeldung. So lassen sich Inkonsistenzen wie "Kind ist krank, aber laut Liste beim Mittagessen angemeldet" vermeiden.
Mit Anwesenheiten verknüpfen
Was passiert?
Wird ein Kind am Tag eingecheckt (Anwesenheit / Check-in), wird der entsprechende Tag in der Liste automatisch als Ja markiert.
Wann sinnvoll?
Bei Listen, die die tatsächliche Anwesenheit dokumentieren – z. B. Frühdienst, Spätdienst oder Sondergruppen.
Kombination mehrerer Verknüpfungen
Es ist auch möglich, mehrere Optionen gleichzeitig zu aktivieren. Die Abfrageliste zieht dann alle aktivierten Quellen heran:
- Essen + Abwesenheit: Angemeldete Esser werden als "Ja", abwesende Kinder als "Nein" markiert.
- Anwesenheit + Abwesenheit: Eingecheckte Kinder als "Ja", abgemeldete als "Nein".
Warn-Symbol bei Widersprüchen
Widersprechen sich die Quellen – zum Beispiel:
- Kind ist als abwesend gemeldet, isst aber laut Essensfunktion mit, oder
- Kind ist nicht eingecheckt, in der Essensliste aber als Esser markiert –
erscheint in der Abfrageliste ein Warn-Symbol. So ist auf einen Blick erkennbar, wo eventüll nachgehakt werden muss.
Verknüpfung im Excel-Export
Bei aktivierter Verknüpfung enthält der Excel-Export der Abfrageliste eine zusätzliche Status-Spalte. Dort wird der jeweils verknüpfte Wert (Essen / Abwesenheit / Anwesenheit) pro Kind und Tag mitgegeben. Praktisch z. B. für die Monatsabrechnung oder die Weitergabe an den Träger.
Verknüpfung nachträglich ändern
Die Verknüpfungs-Optionen lassen sich jederzeit über "Bearbeiten" der Liste an- oder ausschalten. Die Liste übernimmt dann ab sofort die Daten der gewählten Quellen – bestehende manuelle Einträge bleiben erhalten.
Häufige Fragen
Werden bestehende Einträge überschrieben, wenn die Verknüpfung eingeschaltet wird?
Nein. Die Verknüpfung ergänzt die Liste um die Daten aus Essen, Abwesenheit oder Anwesenheit. Manuell eingetragene Antworten bleiben bestehen.
Lässt sich die Verknüpfung nur für einen Teilzeitraum aktivieren?
Nein. Die Verknüpfung gilt immer für den gesamten Gültigkeitszeitraum der Liste. Ist eine zeitliche Trennung gewünscht, müssen zwei getrennte Listen angelegt werden.
Sehen Eltern in der App, dass die Liste verknüpft ist?
Nein. Für die Eltern sieht die Liste ganz normal aus. Lediglich der Komfort steigt – die Essensanmeldung etwa ist bereits berücksichtigt.
Was passiert, wenn eine Essensanmeldung geändert wird?
Die verknüpfte Abfrageliste aktualisiert sich automatisch. Ein zusätzlicher Schritt ist nicht nötig.
Woran ist erkennbar, dass ein Eintrag aus einer Verknüpfung stammt?
In der Detailansicht der Liste wird der Status entsprechend gekennzeichnet – und bei Widersprüchen erscheint ein Warn-Symbol. Im Excel-Export steht der verknüpfte Wert in einer eigenen Spalte.
Sind besondere Berechtigungen nötig, um die Verknüpfung zu nutzen?
Nein – wer Abfragelisten erstellen oder bearbeiten darf, kann auch die Verknüpfungs-Optionen setzen.
Kurz zusammengefasst
- Mit Essen verknüpfen = Essensmeldungen fließen automatisch in die Liste ein
- Mit Abwesenheiten verknüpfen = Abwesende Kinder werden automatisch als "Nein" gesetzt
- Mit Anwesenheiten verknüpfen = Eingecheckte Kinder werden automatisch als "Ja" gesetzt
So lassen sich doppelte Erfassungen vermeiden, die Liste bleibt automatisch aktuell, und Widersprüche werden sofort sichtbar.