Arbeitszeitkonto

Übersicht

Das Arbeitszeitkonto führt für jeden Mitarbeiter einen laufenden Saldo aus geleisteter Arbeitszeit (Ist) gegenüber der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit (Soll). Plus- und Minusstunden werden ab einem festgelegten Stichtag fortgeschrieben. Grundlage der Ist-Zeiten ist die Zeiterfassung; die Soll-Zeiten ergeben sich aus den hinterlegten Wochenstunden.

Das Arbeitszeitkonto ist von der Pausenautomatik der Zeiterfassung unabhängig (siehe Abschnitt „Wie der Saldo berechnet wird").

Voraussetzungen

Berechtigung setzen

1. Einrichtung › Benutzerrechte öffnen
2. Die betreffende Benutzergruppe (z. B. Leitung) auswählen
3. Beim Eintrag Arbeitszeitkonto die Stufe Alle Daten bearbeiten wählen
4. Speichern

Danach erscheint im Menü der Punkt Arbeitszeitkonto mit der Verwaltungsansicht. Mitarbeiter ohne diese Berechtigung sehen ausschließlich ihr eigenes Konto (Mein Arbeitszeitkonto).

Persönliche Ansicht vs. Verwaltungsansicht

• Mein Arbeitszeitkonto (alle Berechtigungsstufen außer keine): zeigt nur den eigenen Saldo, nur lesend.
• Arbeitszeitkonto (Stufe Alle Daten bearbeiten): Liste aller Mitarbeiter, Aktivierung, Korrekturen, Periodenabschluss und CSV-Export.

Konto aktivieren

Ein neu eingerichteter Mitarbeiter zeigt Arbeitszeitkonto noch nicht aktiviert.

1. In der Verwaltungsansicht den Mitarbeiter wählen
2. Auf Konto aktivieren klicken — es öffnet sich Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern
3. Felder ausfüllen:
   • Stichtag (Konto-Start): Datum im Format TT.MM.JJJJ. Ab diesem Tag werden alle Stunden gegen das Soll gerechnet.
   • Startsaldo: vorhandener Saldo zum Stichtag. Bei Übernahme eines bestehenden Kontos den aktuellen Stand eintragen; für einen Minus-Saldo den Vorzeichen-Button auf Minus stellen.
4. Auf Speichern klicken

Ab dem Stichtag baut sich der Saldo automatisch aus den erfassten Zeiten auf.

Konto-Start ändern

Stichtag oder Startsaldo lassen sich nachträglich anpassen: beim aktivierten Mitarbeiter auf Konto-Start ändern klicken. Es öffnet sich derselbe Dialog Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern.

Wie der Saldo berechnet wird

Saldo = Ist − Soll, fortlaufend ab dem Stichtag.

• Ist (tatsächlich geleistet): aus der Zeiterfassung, abzüglich der dort erfassten bzw. — bei aktiver Pausenautomatik — der gesetzlichen Pause.
• Soll (vertraglich erwartet): Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche je Arbeitstag, abzüglich der täglichen Pausendauer (vertragliche Pause aus dem Mitarbeiterprofil).

Die tägliche Pausendauer reduziert das tägliche Soll (vertragliche Pause). Sie ist unabhängig von der Pausenautomatik der Zeiterfassung, die auf der Ist-Seite die tatsächlich gestempelte Zeit betrifft. Beide wirken auf verschiedenen Seiten der Rechnung und werden nicht doppelt abgezogen.

Saldo-Ansicht und Warnungen

Die Saldo-Karte zeigt den aktuellen Saldo, den Stand (Datum) sowie den Stichtag („seit"). Je nach Situation erscheinen Hinweise:

Die Plus-/Minus-Grenzen werden in den Einrichtungs-Einstellungen festgelegt.

Korrekturen

Manuelle Anpassungen (z. B. Auszahlung, Bonus, Korrektur eines Erfassungsfehlers) werden als Korrektur auf das Konto gebucht.

Korrektur anlegen

1. In der Verwaltungsansicht auf Korrektur klicken
2. Felder ausfüllen:
   • Datum: TT.MM.JJJJ
   • Korrektur: Zeitwert; über den Vorzeichen-Button als Plus oder Minus. Bei auffällig hohen Werten erscheint der Hinweis Auffallend hohe Korrektur.
   • Begründung: Pflichtfeld, z. B. „Auszahlung 5h, Bonus, Korrektur Erfassungsfehler"
3. Auf Speichern klicken

Korrektur bearbeiten oder löschen

In der Liste Korrekturen beim jeweiligen Eintrag:

• Bearbeiten öffnet denselben Dialog mit den vorhandenen Werten.
• Löschen entfernt die Korrektur nach einer Rückfrage.

Periodenabschluss

Mit dem Periodenabschluss wird der Saldo zum Stichtag auf einen maximalen Plus-Wert (Cap) begrenzt; die Differenz wird als Korrektur gebucht. Der Abschluss kann für alle aktivierten Mitarbeiter gemeinsam ausgeführt werden.

1. In der Verwaltungsansicht auf Periodenabschluss klicken
2. Felder ausfüllen:
   • Cap (max. Plus-Saldo): z. B. 40:00 — Saldo über diesem Wert wird gekappt.
   • Stichtag der Korrektur: TT.MM.JJJJ
   • Begründung: Auswahl aus
     • Periodenabschluss — Verfall
     • Periodenabschluss — Auszahlung über Gehalt
     • Periodenabschluss — Übertrag mit Kappung
     • Anderer Grund (Freitext)
3. Die Vorschau-Tabelle zeigt je Mitarbeiter Saldo aktuell, Cap, Korrektur und Saldo nach
4. Abschluss ausführen

Nach dem Lauf erscheint Periodenabschluss durchgeführt bzw. Periodenabschluss teilweise durchgeführt, falls einzelne Mitarbeiter fehlschlugen (diese lassen sich erneut versuchen).

CSV-Export

Die Saldo-Historie eines Mitarbeiters lässt sich herunterladen: in der Verwaltungsansicht auf CSV-Export klicken. Die Datei enthält die Saldo-Historie zum Weiterverarbeiten (z. B. in einer Tabellenkalkulation).

Fehlersuche

Hinweise

• Der Saldo wird ausschließlich ab dem Stichtag berechnet; Zeiten davor fließen nur über den Startsaldo ein.
• Korrekturen und Periodenabschlüsse sind nachvollziehbar in der Korrektur-Liste hinterlegt.
• Das persönliche Konto (Mein Arbeitszeitkonto) ist rein lesend; Änderungen erfolgen nur über die Verwaltungsansicht.