Arbeitszeitkonto

Übersicht

Das Arbeitszeitkonto führt für jeden Mitarbeiter einen laufenden Saldo aus geleisteter Arbeitszeit (Ist) gegenüber der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit (Soll). Plus- und Minusstunden werden ab einem festgelegten Stichtag fortgeschrieben. Grundlage der Ist-Zeiten ist die Zeiterfassung; die Soll-Zeiten ergeben sich aus den hinterlegten Wochenstunden.

Das Konto wird pro Mitarbeiter geführt und muss vor der ersten Nutzung je Mitarbeiter aktiviert werden. Es ist von der Pausenautomatik der Zeiterfassung unabhängig (siehe Abschnitt Wie der Saldo berechnet wird).

Arbeitszeitkonto ist nicht Zeiterfassung

Im Menü gibt es zwei ähnlich klingende Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben. Das ist der häufigste Verwechslungspunkt:

Menüpunkt	Wofür
Zeiterfassung	Die tägliche Stempeluhr / Stunden-Ansicht: Kommen, Gehen, Pausen, erfasste Arbeitszeiten.
Arbeitszeitkonto	Die fortlaufende Saldo-Bilanz (Plus-/Minusstunden) je Mitarbeiter. Hier wird das Konto aktiviert und der Startsaldo eingetragen.

Zum Einrichten des Kontos und Eintragen des Startsaldos wird Arbeitszeitkonto benötigt, nicht Zeiterfassung.

Persönliche Ansicht vs. Verwaltungsansicht

Das Arbeitszeitkonto wird über den Menüpunkt Arbeitszeitkonto im Personal-Menü geöffnet. Welche Ansicht erscheint, hängt von der Berechtigung ab:

• Mein Arbeitszeitkonto: zeigt nur den eigenen Saldo, rein lesend. Diese Ansicht öffnet sich, solange die Schreib-Berechtigung nicht auf Alle steht.
• Arbeitszeitkonto (Verwaltungsansicht): Liste aller Mitarbeiter, Aktivierung, Korrekturen, Periodenabschluss und CSV-Export. Diese Ansicht öffnet sich mit Schreiben: Alle.

Der Menüpunkt selbst erscheint, sobald die Lese-Berechtigung mindestens auf Eigene steht. Fehlt jeder Zugriff, ist der Menüpunkt nicht sichtbar.

Voraussetzungen

Voraussetzung	Beschreibung
Wochenstunden + Arbeitstage im Profil	Müssen je Mitarbeiter in den Mitarbeiter-Einstellungen unter Arbeitszeit (Wochenstunden und Arbeitstage pro Woche) hinterlegt sein. Ohne diese Werte ist der Saldo unzuverlässig.
Berechtigung zum Verwalten	Zum Verwalten fremder Konten (aktivieren, Startsaldo, Korrekturen, Periodenabschluss) wird bei der Berechtigung Arbeitszeitkonto die Stufe Schreiben: Alle benötigt.
Aktiviertes Konto	Das Konto muss je Mitarbeiter mit Stichtag und Startsaldo aktiviert werden.

Die Berechtigung Arbeitszeitkonto hat zwei unabhängige Achsen, jeweils mit den Stufen Keine, Eigene und Alle:

• Lesen: Wer den Saldo einsehen darf. Ab Eigene erscheint der Menüpunkt und die eigene Ansicht Mein Arbeitszeitkonto.
• Schreiben: Wer Konten bearbeiten darf. Erst Alle öffnet die Verwaltungsansicht mit allen Mitarbeiterkonten und den Bearbeitungsfunktionen.

Wer schreiben darf, darf das Geschriebene auch sehen: eine Schreib-Stufe zieht die Lese-Stufe mindestens auf denselben Umfang.

Berechtigung setzen

1. Im Einrichtungs-Bereich zu Benutzergruppen wechseln.
2. Die betreffende Benutzergruppe (z. B. Leitung) auswählen.
3. Beim Eintrag Arbeitszeitkonto die beiden Auswahlfelder setzen: für die volle Verwaltung Lesen auf Alle und Schreiben auf Alle.
4. Speichern.

Danach erscheint im Menü der Punkt Arbeitszeitkonto mit der Verwaltungsansicht. Mitarbeiter ohne Schreiben: Alle sehen ausschließlich ihr eigenes Konto (Mein Arbeitszeitkonto).

Zum Arbeitszeitkonto navigieren

1. Im Kita-Konto oben das Personal-Menü öffnen.
2. Im aufklappenden Menü Arbeitszeitkonto wählen.

Die Verwaltungsansicht zeigt links die Liste Mitarbeiter und rechts den Detailbereich der ausgewählten Person. In der Mitarbeiterliste sind Personen mit noch nicht aktiviertem Konto mit nicht aktiviert gekennzeichnet.

Konto aktivieren

Ein neu eingerichteter Mitarbeiter zeigt im Detailbereich den Hinweis Arbeitszeitkonto noch nicht aktiviert. mit dem Zusatz „Hier direkt aktivierbar: einmalig pro Mitarbeiter Startdatum und Startsaldo festlegen."

1. In der Verwaltungsansicht in der Liste Mitarbeiter die Person wählen.
2. Auf die grüne Schaltfläche Konto aktivieren klicken. Es öffnet sich das Fenster Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern mit dem Hinweis: „Das Konto rechnet alle Stunden ab dem hier gesetzten Stichtag. Bei Bestandsübernahme den aktuellen Saldo als Startsaldo eintragen (Vorzeichen-Button für Minus-Saldo)."
3. Felder ausfüllen: – Stichtag (Konto-Start): Datum im Format TT.MM.JJJJ (per Tastatur oder Kalender). Ab diesem Tag werden alle Stunden gegen das Soll gerechnet. Zeiten und Abwesenheiten davor fließen nicht in die laufende Bilanz ein, sie sind bereits im Startsaldo enthalten. – Startsaldo: der aktuelle Saldo zum Stichtag, in Stunden und Minuten. Bei Übernahme eines bestehenden Kontos den aktuellen Stand eintragen.
4. Auf Speichern klicken.

Ab dem Stichtag baut sich der Saldo automatisch aus den erfassten Zeiten auf. Der Detailbereich zeigt danach den laufenden Saldo an, darunter die Zeile „Saldo seit …" mit Stichtag und Startwert.

Minus-Saldo eintragen (Vorzeichen umschalten)

Der Startsaldo kann positiv oder negativ sein. Links neben den Stunden- und Minutenfeldern steht der Vorzeichen-Button:

• Steht der Button auf + (grün), wird ein Plus-Saldo eingetragen.
• Ein Klick schaltet auf − (rot) um: Der Wert zählt dann als Minus-Saldo.
• Ein weiterer Klick schaltet zurück auf +.

Für eine Person, die zum Stichtag im Minus steht, wird also zuerst auf − umgeschaltet und dann der Betrag in Stunden und Minuten eingetragen. Bei einem Startwert von 0 bleibt das Vorzeichen ohne Wirkung.

Konto-Start ändern

Stichtag oder Startsaldo lassen sich nachträglich anpassen: beim aktivierten Mitarbeiter im Detailbereich auf Konto-Start ändern klicken. Es öffnet sich dasselbe Fenster Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern. Da dies den gesamten Rechenzeitraum verschiebt, sollte es nur zur Berichtigung eines falsch gesetzten Starts genutzt werden.

Wie der Saldo berechnet wird

Saldo = Ist − Soll, fortlaufend ab dem Stichtag.

• Ist (tatsächlich geleistet): aus der Zeiterfassung, abzüglich der dort erfassten bzw., bei aktiver Pausenautomatik, der gesetzlichen Pause.
• Soll (vertraglich erwartet): Wochenstunden geteilt durch Arbeitstage pro Woche je Arbeitstag, abzüglich der täglichen Pausendauer (vertragliche Pause aus dem Mitarbeiterprofil).

Ein gesonderter Freigabeschritt für erfasste Stunden ist nicht vorgesehen: eine Zeit fließt in den Saldo, sobald der Zeiteintrag abgeschlossen ist. Freigegeben werden lediglich Abwesenheitsanträge, und zwar über die Urlaubsfreigabe.

Die tägliche Pausendauer reduziert das tägliche Soll (vertragliche Pause). Sie ist unabhängig von der Pausenautomatik der Zeiterfassung, die auf der Ist-Seite die tatsächlich gestempelte Zeit betrifft. Beide wirken auf verschiedenen Seiten der Rechnung und werden nicht doppelt abgezogen.

Saldo-Ansicht und Warnungen

Der Detailbereich zeigt den aktuellen Saldo, den Stichtag („Saldo seit …") sowie den Startwert. Je nach Situation erscheint ein farbiger Hinweis:

Hinweis	Bedeutung
Saldo unzuverlässig – Wochenstunden fehlen.	Im Mitarbeiterprofil sind keine Wochenstunden hinterlegt; das Soll kann nicht berechnet werden. Wochenstunden und Arbeitstage nachtragen.
Saldo-Plus-Grenze (…) überschritten.	Der Plus-Saldo liegt über der eingestellten Obergrenze.
Saldo-Minus-Grenze (…) überschritten.	Der Minus-Saldo liegt unter der eingestellten Untergrenze.
Saldo nähert sich der Grenze.	Der Saldo liegt nahe an einer der beiden Grenzen.

Die Plus- und Minus-Grenzen werden in den Einrichtungs-Einstellungen festgelegt.

Wochen-Aufschlüsselung

Die Tabelle Wochen-Aufschlüsselung zeigt die letzten Wochen im Detail:

Spalte	Bedeutung
KW	Kalenderwoche
Zeitraum	Start- und Enddatum der Woche
Soll	Geplante Arbeitszeit der Woche
Ist	Tatsächlich erfasste Arbeitszeit
Abw.	Durch Abwesenheiten angerechnete Zeit
Δ	Differenz der Woche (Ist + Abwesenheit − Soll)

Sind noch keine Wochen erfasst, erscheint Keine Daten vorhanden.

Korrekturen

Manuelle Anpassungen (z. B. Auszahlung, Bonus, Korrektur eines Erfassungsfehlers) werden als Korrektur auf das Konto gebucht.

Korrektur anlegen

1. Die betreffende Person in der Liste Mitarbeiter auswählen. (Die Schaltfläche Korrektur erscheint nur bei einem bereits aktivierten Konto.)
2. Oben rechts auf Korrektur klicken. Es öffnet sich das Fenster Korrektur hinzufügen.
3. Felder ausfüllen: – Datum: im Format TT.MM.JJJJ. – Korrektur: der Betrag in Stunden und Minuten, mit Vorzeichen-Button. Als Hilfe steht dort „Plus = Gutschrift, Minus = Abzug". Bei auffällig hohen Werten erscheint ein Hinweis, der um eine präzise Begründung bittet. – Begründung: Pflichtfeld (bis 500 Zeichen), z. B. „Auszahlung 5h" oder „Korrektur Erfassungsfehler".
4. Auf Anlegen klicken.

Korrektur bearbeiten oder löschen

In der Tabelle Korrekturen stehen am Zeilenende die Symbole zum Bearbeiten und Löschen:

• Bearbeiten öffnet das Fenster Korrektur bearbeiten mit den vorhandenen Werten; gespeichert wird hier über Speichern.
• Löschen entfernt die Korrektur nach der Rückfrage „Korrektur wirklich löschen?".

Gibt es keine Einträge, erscheint Keine Korrekturen vorhanden. In der eigenen Ansicht ist die Liste schreibgeschützt; Korrekturen werden nur über die Verwaltungsansicht vorgenommen.

Periodenabschluss

Mit dem Periodenabschluss wird der Saldo zum Stichtag auf einen maximalen Plus-Wert (Cap) begrenzt; die Differenz wird als Korrektur gebucht. Nur Plus-Salden werden behandelt, Minus-Salden bleiben unverändert. Der Abschluss kann für alle aktivierten Mitarbeiter gemeinsam ausgeführt werden.

1. In der Verwaltungsansicht oben auf Periodenabschluss klicken.
2. Felder ausfüllen: – Cap (max. Plus-Saldo): z. B. 40:00. Saldo über diesem Wert wird gekappt. – Stichtag der Korrektur: im Format TT.MM.JJJJ. – Begründung: Auswahl aus Periodenabschluss — Verfall, Periodenabschluss — Auszahlung über Gehalt, Periodenabschluss — Übertrag mit Kappung oder Anderer Grund (Freitext).
3. Auf Vorschau klicken. Die Tabelle zeigt je Mitarbeiter Saldo aktuell, Cap, Korrektur und Saldo nach sowie die Aktion kappen oder überspringen.
4. Auf … Korrektur(en) anlegen klicken, um den Abschluss auszuführen.

Nach dem Lauf erscheint Periodenabschluss durchgeführt. bzw. Periodenabschluss teilweise durchgeführt., falls einzelne Mitarbeiter fehlschlugen. Diese lassen sich manuell prüfen und der Periodenabschluss erneut ausführen; bereits gekappte Salden werden dabei nicht erneut gebucht.

CSV-Export

Die Saldo-Historie eines Mitarbeiters lässt sich herunterladen: in der Verwaltungsansicht im Detailbereich auf CSV-Export klicken. Die Datei enthält die Saldo-Historie zum Weiterverarbeiten, z. B. in einer Tabellenkalkulation.

Wenn etwas nicht funktioniert

Beobachtung	Ursache	Lösung
Menüpunkt Arbeitszeitkonto fehlt	Bei der Benutzergruppe steht Lesen auf Keine.	In den Benutzergruppen die Lese-Stufe mindestens auf Eigene setzen.
Statt der Mitarbeiterliste öffnet sich nur Mein Arbeitszeitkonto	Die Schreib-Stufe steht nicht auf Alle; nur das eigene Konto ist sichtbar.	Die Benutzergruppe bei Arbeitszeitkonto auf Schreiben: Alle setzen, um fremde Konten zu verwalten.
Konto aktivieren wird nicht angezeigt	Die Berechtigung reicht nicht zum Verwalten fremder Konten.	Die Stufe Schreiben: Alle vergeben.
Schaltfläche Korrektur fehlt	Das Konto der ausgewählten Person ist noch nicht aktiviert.	Zuerst das Konto über Konto aktivieren einrichten.
Hinweis Saldo unzuverlässig – Wochenstunden fehlen.	Wochenstunden/Arbeitstage fehlen im Profil.	Werte in den Mitarbeiter-Einstellungen unter Arbeitszeit nachtragen.
Pause wird abgezogen, obwohl „keine Pausenautomatik" eingestellt ist	Verwechslung mit der täglichen Vertragspause (Soll-Seite).	Die tägliche Pausendauer im Mitarbeiterprofil prüfen; sie reduziert bewusst das Soll und ist von der Pausenautomatik unabhängig.
Beim Speichern erscheint „Format: TT.MM.JJJJ"	Das Datum ist nicht im Format TT.MM.JJJJ eingetragen.	Das Datum als TT.MM.JJJJ eingeben oder über den Kalender wählen.
Der Startsaldo wird als Plus gespeichert, obwohl ein Minus gemeint war	Der Vorzeichen-Button stand auf +.	Vor dem Speichern auf − umschalten; bei einem bereits aktivierten Konto über Konto-Start ändern korrigieren.
Saldo beginnt am falschen Tag	Falscher Stichtag bei der Aktivierung.	Über Konto-Start ändern korrigieren.
Ein gearbeiteter Tag fehlt im Saldo	Der Zeiteintrag ist noch offen, es wurde kein Feierabend erfasst. Nur abgeschlossene Einträge fließen in den Saldo.	Den Eintrag in der Zeiterfassung abschließen. Vergessene Einträge werden über Nacht automatisch geschlossen; die Dauer wird dabei auf die im Profil hinterlegte tägliche Arbeitszeit begrenzt, ersatzweise auf acht Stunden. Die Zeit lässt sich anschließend in der Zeiterfassung korrigieren.
Urlaub oder Krankheit wird nicht gutgeschrieben	Der Antrag steht noch auf beantragt.	Den Antrag in der Urlaubsfreigabe genehmigen. Nur genehmigte Abwesenheiten werden im Saldo angerechnet.

Hinweise

• Die Aktivierung mit Stichtag und Startsaldo ist einmalig pro Person vorgesehen und legt den Nullpunkt des Kontos fest. Laufende Anpassungen erfolgen danach über Korrekturen, nicht über eine erneute Änderung von Stichtag und Startsaldo.
• Der Saldo wird ausschließlich ab dem Stichtag berechnet; Zeiten davor fließen nur über den Startsaldo ein.
• Korrekturen und Periodenabschlüsse sind nachvollziehbar in der Tabelle Korrekturen hinterlegt.
• Das persönliche Konto (Mein Arbeitszeitkonto) ist rein lesend; Änderungen erfolgen nur über die Verwaltungsansicht.
• Nach dem letzten Update kann einmalig der Hinweis Saldo-Berechnung wurde aktualisiert erscheinen. Er weist auf berichtigte Berechnungsregeln hin und empfiehlt, bestehende Salden einmal gegenzuprüfen. Der Hinweis wird mit Verstanden ausgeblendet.