Übersicht
Springer sind Mitarbeiter, die nicht fest in einer einzigen Gruppe arbeiten, sondern flexibel in mehreren Gruppen eingesetzt werden – teilweise sogar vormittags in der einen und nachmittags in einer anderen Gruppe. Dafür muss eine Mitarbeiterin im Dienstplan nicht dauerhaft umgeteilt werden: Bereits beim Anlegen eines Dienstes lässt sich festlegen, für welche Gruppen dieser Dienst gilt. Diese Anleitung zeigt die Einrichtung und die Auswirkung eines Springers auf die Personaldeckung.
Springer-Dienst anlegen
So wird einer Mitarbeiterin ein Dienst zugewiesen, der für mehrere Gruppen gleichzeitig gilt:
- Über das Hauptmenü den Dienstplan öffnen.
- Oben rechts auf Neu und anschließend auf Dienst hinzufügen klicken. Das Fenster Neuen Dienst hinzufügen öffnet sich.
- Unter Mitarbeiter die gewünschte Person auswählen.
- Sobald ein Mitarbeiter gewählt ist, erscheint im Bereich Gruppe der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen. Diesen Schalter aktivieren.
- Es erscheint eine Liste aller Gruppen der Einrichtung mit Auswahlkästchen. Bei jeder Gruppe, in der dieser Dienst gelten soll, ein Häkchen setzen. Oberhalb der Liste zeigt ein Zähler die aktuelle Auswahl, z. B. 2 Gruppen ausgewählt. Die gewählten Gruppen erscheinen zusätzlich als kleine, entfernbare Marken.
- Datum, Diensttyp / Vorlage sowie Startzeit und Endzeit ergänzen. Optional lässt sich eine Notiz hinterlegen.
- Auf Hinzufügen klicken. Bei Erfolg erscheint die Meldung Dienst hinzugefügt!.
Eine einzelne Gruppe entfernen
Eine bereits gewählte Gruppe lässt sich wieder herausnehmen, ohne die ganze Auswahl zurückzusetzen: dazu auf das × an der jeweiligen Gruppen-Marke klicken oder das Häkchen in der Liste entfernen.
Dienst nachträglich ändern
Ein Klick auf einen bestehenden Dienst im Dienstplan öffnet das Fenster Dienst bearbeiten mit den hinterlegten Gruppen. Der Springer-Schalter lässt sich dort ein- oder ausschalten und die Gruppen-Auswahl anpassen. Anschließend auf Speichern klicken.
Hinweis: Wird der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen wieder ausgeschaltet, bleibt nur die zuerst gewählte Gruppe bestehen. Der Dienst gilt dann wieder nur für eine einzige Gruppe.
Sonderfall: vormittags und nachmittags in verschiedenen Gruppen
Ein Springer, der vormittags in einer Gruppe und nachmittags in einer anderen arbeitet, ist kein durchgehender Dienst über beide Gruppen, sondern zwei getrennte Dienste mit jeweils eigener Uhrzeit und eigener Gruppe. Dafür werden zwei Dienste am selben Tag angelegt:
- Erster Dienst (Vormittag): Wie oben beschrieben einen Dienst anlegen. Unter Startzeit und Endzeit den Vormittag eintragen (z. B. von 08:00 bis 12:00) und die Vormittags-Gruppe auswählen.
- Zweiter Dienst (Nachmittag): Für dieselbe Mitarbeiterin am selben Tag einen weiteren Dienst anlegen. Hier den Nachmittag eintragen (z. B. von 12:00 bis 16:00) und die andere Gruppe auswählen.
So ist für jeden Zeitabschnitt klar, in welcher Gruppe die Mitarbeiterin eingeplant ist.
Tipp: Der Springer-Schalter ist für diesen Fall nur nötig, wenn ein einzelner Zeitabschnitt zugleich für mehrere Gruppen gelten soll. Sind Vormittag und Nachmittag jeweils genau einer Gruppe zugeordnet, genügen zwei normale Dienste mit je einer Gruppe.
Auswirkung auf die Personaldeckung
Ein Springer, der für mehrere Gruppen eingeplant ist, wird in der Personaldeckung im Modus Planung auf seine Gruppen aufgeteilt: Er zählt anteilig in jeder seiner Gruppen, insgesamt aber als eine Person.
Ein Beispiel: Ist ein Springer für zwei Gruppen eingeplant, zählt er in jeder der beiden Gruppen zur Hälfte. In einer einzelnen Gruppe erscheint die geplante Personalzahl dadurch nicht mehr zwingend als ganze Zahl, sondern kann einen Nachkommawert haben. Über alle Gruppen zusammengerechnet bleibt der Springer aber genau eine ganze Person – die Gesamtübersicht zählt ihn nicht doppelt.
Das spiegelt die Realität wider: Eine Springerin, die für drei Gruppen eingeplant ist, verstärkt jede dieser Gruppen, kann aber nicht in allen dreien gleichzeitig voll präsent sein.
Wichtig zur Echtzeit-Ansicht: Im Modus Echtzeit zählt nicht die Planung, sondern die tatsächliche Anwesenheit. Dort wird ein eingestempelter Mitarbeiter jeweils der Gruppe zugerechnet, für die er sich angemeldet hat – die anteilige Aufteilung gilt nur für den Planungsmodus.
Stammgruppe muss nicht geändert werden
Jede Mitarbeiterin hat in ihren Stammdaten eine Gruppe hinterlegt (ihre Stammgruppe). Diese dient im Dienstplan nur als Vorauswahl: Beim Anlegen eines neuen Dienstes ist sie bereits voreingestellt.
Für den Einsatz als Springer muss diese Gruppe in den Stammdaten nicht geändert werden. Die Zuordnung zu mehreren Gruppen erfolgt ausschließlich pro Dienst über den Springer-Schalter. Die Stammgruppe bleibt davon unberührt.
Voraussetzungen
- Für den Dienstplan ist die Berechtigung Dienstplan mit Lese-/Schreibrechte erforderlich. Mit Leserechte ist der Dienstplan nur einsehbar, aber es lassen sich keine Dienste anlegen oder ändern; bei Keine Berechtigung ist der Dienstplan nicht zugänglich. Diese Einstellung wird je Benutzergruppe vergeben.
- Die Einrichtung muss mehr als eine Gruppe angelegt haben. Der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen erscheint nur, wenn mehrere Gruppen zur Auswahl stehen – bei nur einer Gruppe gibt es nichts zu verteilen.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen wird nicht angezeigt | Es ist noch kein Mitarbeiter gewählt, oder die Einrichtung hat nur eine Gruppe | Zürst einen Mitarbeiter wählen; bei Bedarf weitere Gruppen anlegen |
| Beim Speichern erscheint Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus. | Mitarbeiter oder Datum fehlt | Die fehlenden Angaben ergänzen und erneut speichern |
| Der Auswahl-Zähler zeigt Keine Gruppe ausgewählt | Es ist keine Gruppe angehakt | Mindestens ein Häkchen in der Gruppen-Liste setzen |
| Beim Ausschalten des Springer-Schalters ist nur noch eine Gruppe übrig | Beim Deaktivieren bleibt nur die zürst gewählte Gruppe erhalten | Den Schalter wieder einschalten und die gewünschten Gruppen erneut wählen |
| Ein Dienst lässt sich nicht bearbeiten | Es bestehen nur Leserechte, oder der Tag liegt in der Vergangenheit | Lese-/Schreibrechte zuweisen lassen; vergangene Tage sind nicht bearbeitbar |
| Der Springer erscheint in der Personaldeckung mit einem Nachkommawert | Das ist beabsichtigt: anteilige Verteilung auf seine Gruppen | Die Gesamtübersicht prüfen – dort zählt er als eine ganze Person |
Hinweise
- „Springer“ ist keine eigene Mitarbeiter-Eigenschaft, sondern ergibt sich allein daraus, dass einem Dienst mehr als eine Gruppe zugeordnet ist. Dieselbe Person kann an einem Tag als Springer und an einem anderen Tag fest in einer Gruppe eingeplant werden.
- Vormittag und Nachmittag in verschiedenen Gruppen werden immer über zwei getrennte Dienste mit den jeweiligen Uhrzeiten abgebildet – nicht über einen einzigen Dienst.
- Die anteilige Verteilung auf die Gruppen wirkt sich nur im Modus Planung der Personaldeckung aus. Die Echtzeit-Ansicht richtet sich nach den tatsächlichen Anmeldungen der Mitarbeiter.
- Die Stammgruppe einer Mitarbeiterin dient nur als Vorauswahl und muss für den Springer-Einsatz nicht angepasst werden.