Wenn ein Kind die Einrichtung verlässt, etwa am Ende des Kitajahres oder beim Übergang in die Schule, muss es nicht gelöscht werden. In Kindy wird ein solches Kind inaktiv gesetzt: Es verschwindet aus dem laufenden Betrieb (aktive Kinderliste, Anwesenheit, Gruppen), bleibt aber vollständig im Bestand erhalten. So gehen keine Daten verloren, und das Kind kann bei Bedarf jederzeit wieder aktiv gesetzt werden.
Gesteuert wird das über das Austrittsdatum in den Vertragsdaten des Kindes. Ein separater „Archivieren“-Knopf existiert nicht: Das Austrittsdatum ist der offizielle Weg. Das Kita-Konto weist im Löschen-Dialog selbst darauf hin: „Um ein Kind nur zu deaktivieren, trage ein Austrittsdatum ein.“
Archivieren, löschen oder Ein-/Austrittsdaten pflegen?
Drei benachbarte Vorgänge, die leicht verwechselt werden:
| Vorgang | Was passiert | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Inaktiv setzen (archivieren) | Kind wird über ein Austrittsdatum aus dem aktiven Betrieb genommen, alle Daten bleiben erhalten, Reaktivierung möglich | Kind verlässt die Einrichtung (Schulkind, Umzug, Ende Kitajahr) |
| Löschen | Kind und ggf. Familie werden endgültig entfernt, der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden | Fehlerhaft angelegter Datensatz, gesetzliche Löschpflicht |
| Ein-/Austrittsdaten pflegen | Eintritts- und Austrittsdatum werden erfasst oder korrigiert | Vertragsverwaltung, Vorbereitung des Austritts |
Dieser Artikel beschreibt das Inaktiv setzen. Das endgültige Löschen ist im Artikel zum Löschen von Kindern und Familien beschrieben, das reine Pflegen der Daten im Artikel zu den Ein-/Austrittsdaten.
Ein einzelnes Kind inaktiv setzen
Ein Kind wird inaktiv, sobald in den Vertragsdaten ein Austrittsdatum eingetragen ist, das in der Vergangenheit liegt.
- Im Kita-Konto über das Stammdaten-Menü Kinder öffnen.
- Das betreffende Kind aus der Liste auswählen. Es öffnet sich die Kind-Detailseite auf dem Reiter Profil.
- Zum Abschnitt Vertragsdaten scrollen.
- Im Feld Austrittsdatum das Datum eintragen, an dem das Kind die Einrichtung verlässt.
- Auf Speichern klicken.
Der Status ergibt sich aus Eintritts- und Austrittsdatum:
- Solange kein Austrittsdatum gesetzt ist oder das Austrittsdatum in der Zukunft liegt, bleibt das Kind aktiv und wird ganz normal im Betrieb geführt.
- Sobald das Austrittsdatum erreicht bzw. überschritten ist, gilt das Kind als inaktiv und wird nicht mehr in den aktiven Listen angezeigt.
Soll ein Kind, das die Einrichtung bereits verlassen hat, sofort aus dem aktiven Betrieb genommen werden, ist als Austrittsdatum der tatsächliche letzte Betreuungstag einzutragen.
Mehrere Kinder zum Kitajahr-Wechsel inaktiv setzen
Beim Wechsel des Kitajahres verlassen oft mehrere Kinder gleichzeitig die Einrichtung. Dafür gibt es eine Sammelbearbeitung, mit der bei vielen Kindern auf einmal ein Austrittsdatum gesetzt werden kann.
- Im Bereich der Einrichtung den Reiter Daten & Berichte öffnen.
- In der Kategorie Zeiten & Verträge den Punkt Ein-/Austritte wählen. Es erscheint die Ansicht Kinderliste – Ein-/Austrittsdaten.
- Den Bereich Mehrere Einträge bearbeiten aufklappen.
- Das Kästchen bei Austrittsdatum aktivieren und das gewünschte Datum eintragen.
- In der Kinderliste die betroffenen Kinder anhaken. Über Alle auswählen lassen sich alle sichtbaren Kinder auf einmal markieren.
- Auf Auf … ausgewählte anwenden klicken. Das Austrittsdatum wird in die markierten Zeilen übernommen (die geänderten Zeilen werden farbig hervorgehoben).
- Zum Übernehmen abschließend auf Speichern klicken.
Über die Umschalter Aktive Kinder und Inaktive Kinder oberhalb der Liste kann jederzeit zwischen beiden Gruppen gewechselt werden, um das Ergebnis zu prüfen.
Was beim Inaktivsetzen passiert
Aktive Listen und Anwesenheit
Ein inaktives Kind erscheint nicht mehr in der aktiven Kinderliste, in der Anwesenheit und in den Gruppenansichten. Es taucht nur noch in der Liste Inaktive Kinder auf. Alle bisherigen Daten des Kindes (Tagebuch, Sammelmappe, Dokumente, Vertragsdaten) bleiben vollständig erhalten und sind über diese Liste weiter einsehbar.
Gruppen-Zuordnung
Die Gruppenzuordnung des Kindes bleibt gespeichert und wird beim Inaktivsetzen nicht gelöscht, sondern nur nicht mehr wirksam: In der Gruppenansicht und in den Gruppenzählungen wird das Kind nicht mehr mitgeführt. Wird das Kind später wieder aktiv gesetzt, ist die zuvor hinterlegte Gruppe weiterhin vorhanden.
Eltern-App
Der Zugang der Familie zur Eltern-App richtet sich danach, welche Kinder der Familie aktiv sind:
- In der App werden nur noch die aktiven Kinder der Familie angezeigt. Ein inaktives Kind verschwindet aus der Kinderauswahl; seine Inhalte sind über die App nicht mehr erreichbar.
- Hat die Familie noch mindestens ein aktives Kind, bleibt der Zugang bestehen und funktioniert für die übrigen Kinder unverändert.
- Ist kein Kind der Familie mehr aktiv, verliert der Zugang seine Grundlage: Die Eltern werden abgemeldet und der Zugang wird deaktiviert. Ein späterer erneuter Zugang setzt eine neue Einladung voraus.
Diese Anpassung erfolgt nicht sekundengenau, sondern wird im Hintergrund regelmäßig nachgezogen.
Auswertungen und Belegung
Inaktive Kinder zählen nicht mehr zu den aktiv betreuten Kindern. Das betrifft insbesondere:
- die Belegung (Auslastung der belegten Plätze im Verhältnis zur Kapazität),
- die Auswertungen unter Daten & Berichte, die sich standardmäßig auf die aktiven Kinder beziehen.
In den Auswertungen lässt sich bei Bedarf zwischen aktiven und inaktiven Kindern umschalten, sodass auch ausgetretene Kinder für Auswertungen zugänglich bleiben.
Inaktive Kinder anzeigen und wieder aktiv setzen
Inaktive Kinder sind über einen eigenen Menüpunkt erreichbar und können wieder in den Betrieb genommen werden.
Inaktive Kinder anzeigen:
- Im Stammdaten-Menü den Punkt Inaktive Kinder öffnen.
- Die Liste zeigt alle inaktiv gesetzten Kinder. Ein Kind lässt sich anklicken, um seine Detailseite zu öffnen.
Ein Kind wieder aktiv setzen:
- Das inaktive Kind über die Liste Inaktive Kinder öffnen.
- In den Vertragsdaten das Austrittsdatum leeren (oder auf ein Datum in der Zukunft setzen).
- Sicherstellen, dass ein gültiges Eintrittsdatum hinterlegt ist, das nicht in der Zukunft liegt.
- Auf Speichern klicken. Das Kind erscheint anschließend wieder in der aktiven Kinderliste.
Inaktive Familien
Neben einzelnen Kindern kann auch eine ganze Familie archiviert werden. Eine archivierte Familie wandert in die Liste Inaktive Familien und wird mit dem Hinweis Archiviert gekennzeichnet.
Eine Familie lässt sich erst archivieren, wenn sie kein aktives Kind mehr hat. Solange noch ein aktives Kind zugeordnet ist, steht die Option nicht zur Verfügung; das Kita-Konto weist darauf hin: „Eine Familie kann archiviert werden, wenn es keine aktiven Kinder gibt.“ Es empfiehlt sich daher, zuerst die Kinder der Familie inaktiv zu setzen und anschließend die Familie zu archivieren.
Eine Familie archivieren:
- Die Familie über das Stammdaten-Menü unter Familien öffnen.
- Über Bearbeiten das Bearbeitungsfenster der Familie öffnen.
- Das Kästchen Familie archivieren aktivieren.
- Auf Speichern klicken.
Eine archivierte Familie wieder aktiv setzen:
- Die Familie über den Menüpunkt Inaktive Familien öffnen.
- Über Bearbeiten das Bearbeitungsfenster öffnen.
- Das Kästchen Familie archivieren wieder deaktivieren.
- Auf Speichern klicken.
Der Menüpunkt Familien in der Kinderliste zeigt neben der Anzahl der aktiven Kinder je Familie in Klammern auch die Anzahl der inaktiven Kinder an. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Familien nur noch inaktive Kinder haben.
Kinder, die noch nicht gestartet sind
Wird ein Kind bereits vor seinem ersten Betreuungstag angelegt und erhält ein Eintrittsdatum in der Zukunft, gilt es noch nicht als aktiv. Es erscheint bis zu seinem Starttag in der Liste Inaktive Kinder und wird erst mit Erreichen des Eintrittsdatums in den aktiven Betrieb aufgenommen. Das ist beim Kitajahr-Wechsel praktisch, wenn neue Kinder im Voraus erfasst werden.
Erscheint ein bereits gestartetes Kind wider Erwarten weiterhin unter den inaktiven Kindern, in den Vertragsdaten das Eintrittsdatum prüfen und, falls nötig, korrigieren und speichern.
Ablauf zum Kitajahr-Wechsel
Ein bewährter Ablauf für den Übergang ins neue Kitajahr:
- Austrittsdatum setzen für alle Kinder, die die Einrichtung verlassen, am einfachsten gesammelt über Daten & Berichte → Zeiten & Verträge → Ein-/Austritte.
- Nach dem Austritt sind diese Kinder über Inaktive Kinder weiter einsehbar, belasten aber den laufenden Betrieb nicht mehr.
- Neue Kinder anlegen und ihnen ein Eintrittsdatum sowie eine Gruppe zuweisen.
So bleibt der Datenbestand vollständig erhalten, während die aktiven Listen nur die aktuell betreuten Kinder zeigen.
Voraussetzungen
Zum Setzen oder Entfernen des Austrittsdatums wird für die eigene Benutzergruppe die Berechtigung Vertragsdaten mit Lese-/Schreibrechten benötigt. Diese Berechtigungen werden in den Benutzergruppen der Einrichtung vergeben.
Für die Sammelbearbeitung mehrerer Kinder wird zusätzlich Zugriff auf den Bereich Daten & Berichte benötigt.
Zum Archivieren oder Reaktivieren einer ganzen Familie wird die Berechtigung Familiename ändern mit Lese-/Schreibrechten benötigt.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Das Feld Austrittsdatum lässt sich nicht bearbeiten | Fehlende Schreibberechtigung für die Vertragsdaten | In den Benutzergruppen die Berechtigung Vertragsdaten auf Lese-/Schreibrechte setzen lassen |
| Das Kind erscheint trotz Austrittsdatum noch in der aktiven Liste | Das Austrittsdatum liegt heute oder in der Zukunft; bis dahin gilt das Kind als aktiv | Datum prüfen; für einen sofortigen Wechsel den bereits vergangenen letzten Betreuungstag eintragen |
| Der Menüpunkt Inaktive Kinder ist nicht sichtbar | Fehlender Zugriff auf die Stammdaten | Zugriff auf die Stammdaten des Kindes über die Benutzergruppen freigeben lassen |
| Die Familie hat keinen Zugang mehr zur Eltern-App | Das letzte aktive Kind der Familie wurde inaktiv gesetzt | Ein Kind der Familie wieder aktiv setzen (Austrittsdatum leeren), falls der Zugang bestehen bleiben soll |
| Ein reaktiviertes Kind erscheint nicht in der aktiven Liste | Kein oder ein in der Zukunft liegendes Eintrittsdatum | Ein gültiges Eintrittsdatum eintragen, das nicht in der Zukunft liegt, und speichern |
| Die Option Familie archivieren ist nicht anwählbar | Die Familie hat noch mindestens ein aktives Kind | Zuerst alle Kinder der Familie inaktiv setzen, danach die Familie archivieren |
| Ein neu angelegtes Kind steht unter Inaktive Kinder | Das Eintrittsdatum liegt in der Zukunft; das Kind ist noch nicht gestartet | Ist das korrekt, keine Aktion nötig; andernfalls das Eintrittsdatum korrigieren und speichern |
Hinweise
- Inaktiv setzen ist nicht dasselbe wie Löschen. Beim Inaktivsetzen bleiben alle Daten erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden. Das Löschen ist dagegen endgültig.
- Der aktive bzw. inaktive Status wird aus Eintritts- und Austrittsdatum abgeleitet. Ein leeres oder in der Zukunft liegendes Austrittsdatum bedeutet aktiv, ein bereits vergangenes Austrittsdatum bedeutet inaktiv.
- Wird ein inaktives Kind wieder aktiviert, erscheinen die zugehörigen aktiven Kinder der Familie automatisch wieder in der Eltern-App. War der Familienzugang zwischenzeitlich vollständig deaktiviert, ist für den erneuten Zugang eine neue Einladung an die Eltern nötig.
- Eine Familie kann erst archiviert werden, wenn sie kein aktives Kind mehr hat, und erst gelöscht werden, wenn ihr überhaupt kein Kind mehr zugeordnet ist. Inaktiv setzen und Archivieren sind damit der schonende Zwischenschritt vor einem etwaigen Löschen.
- Datenaufbewahrung: Inaktiv setzen und Archivieren bewahren alle Daten; sie werden nicht gelöscht. Die Aufbewahrung richtet sich nach den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen der Einrichtung. Sollen Daten endgültig entfernt werden, geschieht das ausschließlich über das Löschen.