Übersicht
Benutzergruppen bündeln Berechtigungen zu einem Profil, das Teammitgliedern zugewiesen wird. Statt jedem Mitarbeitenden einzeln Rechte zu geben, wird einmal eine Gruppe (z. B. „Leitung“, „Gruppenkraft“, „Springer“) mit den passenden Rechten angelegt und danach den Personen zugeordnet. Eine Benutzergruppe legt fest, welche Bereiche sichtbar sind und wo nur gelesen oder auch bearbeitet werden darf.
Benutzergruppen lassen sich an zwei Stellen pflegen:
- in der Kita-Web-Ansicht der einzelnen Einrichtung und
- in der Träger-Verwaltung (Trägeransicht), von der aus mehrere Einrichtungen betreut werden.
Beide Masken nutzen dieselbe Rechte-Systematik und dieselben Beschriftungen.
Benutzergruppen verwalten
In der Kita-Web-Ansicht
Über den Bereich Einrichtung und dort Benutzerrechte wird die Verwaltung der Benutzergruppen geöffnet.
Dort werden alle Benutzergruppen der Einrichtung in einer Tabelle mit der Spalte Benutzergruppe aufgelistet.
- Über die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol oben rechts in der Tabelle wird eine neue Benutzergruppe angelegt.
- Über Bearbeiten in einer Zeile wird eine bestehende Gruppe geöffnet.
- Im Fenster Benutzergruppe wird zuerst eine Bezeichnung vergeben (mindestens zwei Zeichen, Pflichtfeld).
- Anschließend werden die Rechte in den fünf Tabs gesetzt (siehe unten).
- Über Speichern werden die Änderungen übernommen. Nach dem Anlegen erscheint der Hinweis „Die Benutzergruppe wurde erfolgreich angelegt.“
In der Träger-Verwaltung
In der Trägeransicht werden die Benutzergruppen einer Einrichtung als Karten dargestellt. Über die Schaltfläche zum Anlegen entsteht eine neue Gruppe, über das Menü einer Karte (Drei-Punkte-Symbol) stehen Bearbeiten, Duplizieren, das Ausrollen auf mehrere Einrichtungen und Löschen zur Verfügung. Auf einer Karte zeigen kleine Markierungen an, wenn besondere Rechte aktiv sind (z. B. das Sehen aller Mitteilungen oder privater Leitungs-Nachrichten).
Ein Vorteil der Träger-Verwaltung: Eine einmal aufgebaute Benutzergruppe kann über die Ausroll-Funktion auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig übertragen werden, sodass nicht in jeder Kita dieselbe Gruppe von Hand nachgebaut werden muss.
Benutzergruppe zuweisen
Eine Benutzergruppe wirkt erst, wenn sie einem Teammitglied zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt im Bereich Mitarbeiter:in: dort wird beim jeweiligen Eintrag die gewünschte Benutzergruppe ausgewählt. Ab diesem Zeitpunkt gelten für diese Person genau die in der Gruppe festgelegten Rechte.
Benutzergruppe duplizieren
Eine bestehende Gruppe muss nicht von Grund auf neu erstellt werden. Über Benutzergruppe duplizieren (in der Kita-Web-Ansicht oben im Bearbeitungsfenster, in der Träger-Verwaltung über das Karten-Menü) entsteht eine identische Kopie. Diese kann anschließend umbenannt und in einzelnen Rechten angepasst werden. Das spart Zeit, wenn sich zwei Profile nur in wenigen Punkten unterscheiden.
Die Rechte-Stufen verstehen
Die meisten Rechte werden über ein Auswahlfeld gesetzt. Je nach Recht stehen unterschiedliche Stufen zur Verfügung:
| Auswahl | Bedeutung |
|---|---|
| Keine Berechtigung | Der Bereich ist nicht zugänglich. |
| Leserechte | Der Bereich darf angesehen, aber nicht verändert werden. |
| Lese-/Schreibrechte | Der Bereich darf angesehen und bearbeitet werden. |
| Ja / Nein | Die Einzelfunktion ist erlaubt (Ja) oder nicht erlaubt (Nein). |
| Sichtbar / Ausgeblendet | Steuert, ob eine Übersichts-Kachel angezeigt wird. |
Einige Rechte haben abweichende, aber selbsterklärende Beschriftungen (z. B. Erlaubt / Nicht erlaubt beim endgültigen Löschen von Datensätzen).
Hilfe-Fragezeichen an jedem Recht
Neben jeder Rechte-Beschriftung steht ein kleines Fragezeichen-Symbol. Wird der Mauszeiger darauf gehalten, erscheint eine kurze Erklärung, was das Recht genau steuert. Das hilft, das passende Recht zu finden, ohne die Beschriftung deuten zu müssen. Die Erklärungen sind in der Kita-Web-Ansicht und in der Träger-Verwaltung wortgleich.
Tab „Allgemein“
Rechte rund um Kommunikation, Alltag und die Übersichts-Kacheln.
| Recht | Bedeutung |
|---|---|
| Neuigkeiten | Beiträge im Neuigkeiten-Bereich (Pinnwand) lesen bzw. selbst erstellen und bearbeiten. |
| Termine | Termine im Kalender der Einrichtung sehen bzw. anlegen und ändern. |
| Nachrichten | Nachrichten (Postbox) lesen bzw. schreiben und beantworten. |
| Abwesenheit | Abwesenheiten von Kindern (z. B. Krankmeldung) einsehen bzw. eintragen. |
| Mitteilungen | Kurzmitteilungen an Eltern lesen bzw. verfassen und versenden. |
| Abfragelisten | Abfragelisten (z. B. Ausflüge, Einverständnisse) einsehen bzw. erstellen und auswerten. |
| Alle Mitteilungen sehen | Alle Kurzmitteilungen der Einrichtung sehen, nicht nur die selbst versendeten. |
| Geräte-Verwaltung | Vertraute Geräte für den Login freigeben und verwalten. |
| Private Leitungs-Nachrichten sehen | Als „nur fürs Leitungsteam sichtbar“ markierte Nachrichten der Leitung lesen. |
| Testnachweise | Testnachweise der Kinder (z. B. Impf-/Testnachweise) einsehen bzw. eintragen. |
| Gruppen-Ansicht | Die Gruppen-Ansicht zum Ein- und Auschecken (Kommen/Gehen) der Kinder nutzen. |
| Startseite | Die öffentliche Startseite der Einrichtung bearbeiten. |
| Startseite – Anzahl | Die Besucherstatistik der öffentlichen Startseite einsehen. |
| Verfasser wählen | Beim Schreiben den Absender wählen (z. B. „Leitung“ statt eigener Name). |
| Smart-Listen | Automatisch gefüllte Smart-Listen einsehen bzw. bearbeiten. |
| Umfragen | Umfragen an Eltern einsehen bzw. erstellen und auswerten. |
| Tagebuch | Das Tagebuch (Portfolio-/Entwicklungseinträge) lesen bzw. Einträge erstellen. |
| Diskussionen | Am Diskussions-Chat mit Eltern teilnehmen (lesen und schreiben). |
| QR-Kiosk | Den QR-Kiosk-Modus zum Ein-/Auschecken per QR-Code nutzen. |
Unter der Zwischenüberschrift Übersicht wird gesteuert, welche Kacheln auf dem Dashboard angezeigt werden. Diese Rechte kennen nur Sichtbar oder Ausgeblendet:
| Kachel | Bedeutung |
|---|---|
| Team-Anwesenheit | Die Dashboard-Kachel „Team-Anwesenheit“ anzeigen oder ausblenden. |
| Personaldeckung | Die Dashboard-Kachel „Personaldeckung“ anzeigen oder ausblenden. |
| Abholzeiten | Die Dashboard-Kachel „Abholzeiten“ anzeigen oder ausblenden. |
| Gehzeiten | Die Dashboard-Kachel „Gehzeiten“ anzeigen oder ausblenden. |
Tab „Kind“
Rechte an den Daten des einzelnen Kindes.
| Recht | Bedeutung |
|---|---|
| Stammdaten | Stammdaten des Kindes (Name, Geburtsdatum, Kontakt) einsehen bzw. bearbeiten. |
| Gruppen | Gruppenzugehörigkeit des Kindes einsehen bzw. ändern. |
| Vertragsdaten | Vertragsdaten des Kindes (Betreuungsvertrag) einsehen bzw. bearbeiten. |
| Betreuung | Betreuungszeiten des Kindes einsehen bzw. bearbeiten. |
| Gutschein/Zuschuss | Gutschein- bzw. Zuschussdaten des Kindes (z. B. Kita-Gutschein) einsehen bzw. bearbeiten. |
| Profilbild | Das Profilbild des Kindes einsehen bzw. ändern. |
| Dokumentation | Bildungs-/Entwicklungsdokumentation zum Kind lesen bzw. schreiben. |
| Tagesverlauf | Den Tagesverlauf des Kindes (Essen, Schlafen, Stimmung) einsehen bzw. eintragen. |
| Zusatzinformation / Checkbox | Zusatzinformationen/Merkmale (Checkboxen) am Kind einsehen bzw. setzen. |
| Kind anlegen | Neue Kinder in der Einrichtung anlegen (Ja/Nein). |
| Kind löschen | Kinder aus der Einrichtung löschen (Ja/Nein). |
Tab „Familie“
Rechte an den Daten der Familie und ihrer App-Zugänge.
| Recht | Bedeutung |
|---|---|
| Familiename ändern | Den Familiennamen ändern (Ja/Nein). |
| Kinder | Die zur Familie gehörenden Kinder einsehen bzw. verwalten. |
| Eltern u. Familie | Eltern- und Familienangaben (Sorgeberechtigte) einsehen bzw. bearbeiten. |
| App Benutzer | Eltern-Zugänge (App-Logins) der Familie einsehen bzw. verwalten. |
| Dokumente | Dokumente der Familie einsehen bzw. hochladen. |
| Teilnahmebestätigung | Einwilligungen/Teilnahmebestätigungen der Familie einsehen bzw. bearbeiten. |
| Zusatzinformation / Checkbox | Zusatzinformationen/Merkmale (Checkboxen) an der Familie einsehen bzw. setzen. |
| Elternstunden | Geleistete Elternstunden einsehen bzw. eintragen. |
Tab „Gruppen“
Dieser Tab steuert, auf welche Kita-Gruppen eine Benutzergruppe zugreifen darf, und an wen Nachrichten gerichtet werden dürfen. Er steht in der Kita-Web-Ansicht zur Verfügung.
| Recht | Bedeutung |
|---|---|
| Zugriff einschränken | Legt fest, ob Zugriff auf alle Gruppen besteht oder nur auf Nur gewählte(n) Gruppe(n). |
| Ausgewählte Gruppen | Bei eingeschränktem Zugriff: die konkrete Auswahl der Gruppen (Ankreuzen der erlaubten Gruppen). |
| Nachrichtenempfänger | Legt bei eingeschränktem Zugriff fest, ob Nachrichten an Gruppen und einzelne Kinder oder Nur Gruppen gehen dürfen. |
So funktioniert die Einschränkung:
- Steht Zugriff einschränken auf Zugriff auf alle Gruppen, sieht die Benutzergruppe alle Gruppen der Einrichtung. Es ist keine weitere Auswahl nötig.
- Wird auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) umgestellt, erscheint eine Liste aller Gruppen zum Ankreuzen. Zugriff besteht dann nur auf die angekreuzten Gruppen.
- Zusätzlich lässt sich über Nachrichtenempfänger festlegen, ob nur ganze Gruppen oder auch einzelne Kinder als Empfänger auswählbar sind.
Tab „Einrichtung“
Rechte an den Einstellungen und Verwaltungsdaten der Einrichtung.
| Recht | Bedeutung |
|---|---|
| Standortdaten | Stammdaten der Einrichtung (Adresse, Öffnungszeiten) einsehen bzw. bearbeiten. |
| Gruppen | Gruppen der Einrichtung einsehen bzw. anlegen und ändern. |
| Dokumente | Einrichtungs-Dokumente einsehen bzw. hochladen. |
| Speiseplan | Den Speiseplan einsehen bzw. pflegen. |
| Team | Teammitglieder einsehen bzw. anlegen und bearbeiten. |
| Benutzergruppen | Benutzergruppen und deren Rechte (diese Maske) einsehen bzw. bearbeiten. |
| Daten & Berichte | Auswertungen und Berichte der Einrichtung einsehen bzw. erstellen. |
| Dateien | Auf die Dateiablage (Kindy Cloud) zugreifen: Dateien ansehen bzw. hochladen. |
| Betreuungsmodelle | Betreuungsmodelle (Vorlagen für Betreuungszeiten) einsehen bzw. bearbeiten. |
| Kundenkonto | Das Kundenkonto (Vertrag, Rechnung) der Einrichtung einsehen bzw. verwalten. |
| Datenschutz | Datenschutz-Einstellungen der Einrichtung einsehen bzw. bearbeiten. |
| Personaldeckung | Den Personalschlüssel / die Personaldeckung einsehen bzw. bearbeiten. |
| Gehzeiten | Gehzeiten der Kinder (Losschicken/Abholung) einsehen bzw. eintragen. |
| Dienstplan | Den Dienstplan einsehen bzw. bearbeiten. |
| Urlaub muss freigegeben werden | Legt fest, dass Urlaubsanträge dieser Gruppe erst nach Freigabe gültig werden (Ja/Nein). |
| Datensätze löschen | Datensätze (Einträge) endgültig löschen dürfen (Erlaubt/Nicht erlaubt). |
Beim Recht Dateien gibt es zusätzlich die Stufe Administrator – sie erlaubt die vollständige Verwaltung der Dateiablage über das reine Bearbeiten hinaus.
Mitarbeiter-Rechte mit getrennten Lese- und Schreibrechten
Drei Bereiche im Tab Einrichtung betreffen die Daten des Teams und werden feiner gesteuert: Für sie wird Lesen und Schreiben getrennt festgelegt, und zusätzlich der Umfang – ob nur die eigenen Daten oder die aller Mitarbeitenden.
| Bereich | Bedeutung |
|---|---|
| Zeiterfassung | Die Zeiterfassung (Stempeln) des Teams einsehen bzw. bearbeiten. |
| Abwesenheit (Mitarbeiter) | Abwesenheiten des Teams (Urlaub, Krankheit) einsehen bzw. eintragen. |
| Arbeitszeitkonto | Das Arbeitszeitkonto (Soll/Ist, Überstunden) des Teams einsehen bzw. bearbeiten. |
Jeder dieser drei Bereiche hat zwei Auswahlfelder – Lesen und Schreiben – mit je drei Stufen:
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| Keine | Kein Zugriff auf diesen Bereich. |
| Eigene | Zugriff nur auf die eigenen Daten. |
| Alle | Zugriff auf die Daten aller Mitarbeitenden. |
Wichtig – Lesen und Schreiben passen automatisch zusammen: Schreiben kann nie weiter reichen als Lesen. Wird das Schreibrecht angehoben (z. B. auf Alle), zieht das Leserecht automatisch nach. Wird das Leserecht abgesenkt, wird das Schreibrecht entsprechend mitgeführt. So bleibt eine sinnvolle Kombination immer gewahrt.
Ein Beispiel: Lesen: Alle und Schreiben: Eigene bedeutet, dass die Zeiten aller Mitarbeitenden eingesehen, aber nur die eigenen bearbeitet werden können.
Voraussetzungen
- Zum Öffnen und Bearbeiten der Benutzergruppen wird in der jeweiligen Benutzergruppe das Recht Benutzergruppen mit Lese-/Schreibrechten benötigt. Mit reinen Leserechten ist die Maske nur einsehbar, die Auswahlfelder und die Schaltfläche zum Speichern sind gesperrt.
- Die Benutzergruppen einer Einrichtung können sowohl in der Kita-Web-Ansicht als auch in der Träger-Verwaltung gepflegt werden; beide greifen auf denselben Bestand zu.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Auswahlfelder und Speichern sind ausgegraut | Für die Benutzergruppe des angemeldeten Kontos fehlen die Schreibrechte für Benutzergruppen | Ein Konto mit Lese-/Schreibrechten für Benutzergruppen verwenden lassen. |
| Beim Speichern erscheint eine Meldung wie „Not allowed“ | Das aktuelle Konto darf diese Änderung nicht vornehmen | Rechte der eigenen Benutzergruppe prüfen (Recht Benutzergruppen). |
| Die Auswahl der Gruppen erscheint nicht | Zugriff einschränken steht auf Zugriff auf alle Gruppen | Auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) umstellen – dann erscheint die Gruppenliste. |
| Schreibrecht lässt sich nicht höher setzen als das Leserecht | Schreiben kann nie weiter reichen als Lesen – beide Felder werden automatisch abgeglichen | Zuerst das Leserecht auf die gewünschte Stufe setzen; das Schreibrecht folgt bzw. lässt sich dann anheben. |
| Ein neues Recht ist unklar | Die Bedeutung ist nicht sofort ersichtlich | Auf das Fragezeichen-Symbol neben der Beschriftung zeigen – die Erklärung wird eingeblendet. |
Hinweise
- Änderungen an einer Benutzergruppe wirken auf alle Teammitglieder, denen diese Gruppe zugewiesen ist. Vor einer Änderung lohnt sich der Blick, wer die Gruppe nutzt.
- Für ein Profil, das sich nur in wenigen Punkten von einem bestehenden unterscheidet, ist Benutzergruppe duplizieren meist schneller als ein Neuaufbau.
- Wird eine Benutzergruppe gelöscht, erscheint zunächst eine Rückfrage („Soll diese Benutzergruppe wirklich gelöscht werden?“). Das Löschen sollte nur erfolgen, wenn der Gruppe keine Mitarbeitenden mehr zugewiesen sind.
- Der Tab Gruppen (Zugriff auf einzelne Kita-Gruppen einschränken) steht in der Kita-Web-Ansicht zur Verfügung; die Träger-Verwaltung führt die Bereiche Allgemein, Kind, Familie und Einrichtung.
- Über die Träger-Verwaltung lässt sich eine Benutzergruppe auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig ausrollen – hilfreich, um eine einheitliche Rechte-Struktur über alle Kitas eines Trägers zu erreichen.