Im Abwesenheitsmodul können Krankheitstage, Urlaub und Termine für Mitarbeiter erfasst und verwaltet werden. Die Abwesenheiten werden automatisch im Dienstplan und bei der Personaldeckung berücksichtigt.
Abwesenheitstypen
| Typ | Symbol | Farbe | Verwendung |
|---|---|---|---|
| Krank | Arztkoffer | Orange/Rot | Krankheitstage |
| Urlaub | Flugzeug | Blau | Urlaubstage |
| Termin | Kalender | Grau | Arzttermine, Behördengänge, etc. |
Halbtags-Optionen
Bei eintägigen Abwesenheiten können Sie wählen:
- Ganztags (Standard): Zählt als 1 Tag
- Vormittag: Zählt als 0,5 Tage
- Nachmittag: Zählt als 0,5 Tage
Bei mehrtägigen Abwesenheiten steht diese Option nicht zur Verfügung.
Abwesenheit erfassen
Option 1: Klick auf Kalendertag
- Klicken Sie auf den gewünschten Tag im Kalender
- Das Erfassungsfenster öffnet sich mit dem Datum vorausgefüllt
- Wählen Sie den Abwesenheitstyp
- Optional: Enddatum für mehrtägige Abwesenheiten
- Optional: Halbtags (nur bei einzelnem Tag)
- Optional: Notiz hinzufügen (max. 200 Zeichen)
- Speichern
Option 2: „Neu“-Button
- Klicken Sie auf den grünen „Neu“-Button im Header
- Wählen Sie Startdatum und optional Enddatum
- Füllen Sie die restlichen Felder aus
- Speichern
Felder im Erfassungsfenster
- Mitarbeiter: Nur für Leitung sichtbar – wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter
- Startdatum: Beginn der Abwesenheit
- Enddatum: Ende der Abwesenheit (leer lassen für einzelnen Tag)
- Art der Abwesenheit: Krank, Urlaub oder Termin
- Halbtags: Vormittag, Nachmittag oder Ganztags
- Notiz: Optionale Bemerkung
- Zusammenfassung: Zeigt die berechnete Dauer in Tagen
Mehrtägige Abwesenheiten
Für Abwesenheiten über mehrere Tage:
- Startdatum eintragen
- Enddatum eintragen
- Die Dauer wird automatisch berechnet (z.B. „5 Tage“)
Im Kalender:
- Mehrtägige Abwesenheiten werden als durchgehender Balken angezeigt
- Der erste Tag zeigt den vollen Text
- Folgetage zeigen einen fortlaufenden Balken
Abwesenheit bearbeiten
- Klicken Sie auf eine bestehende Abwesenheit im Kalender
- Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Speichern
Änderungsverlauf (Audit-Log)
Benutzer mit Schreibberechtigung können den Änderungsverlauf einsehen:
- Wer hat die Abwesenheit erstellt?
- Wer hat sie wann geändert?
- Welche Felder wurden geändert? (alt → neu)
Abwesenheit löschen
- Klicken Sie auf die Abwesenheit
- Klicken Sie auf „Löschen“
- Bestätigen Sie das Löschen
Hinweis für die Leitung: Gelöschte Einträge können über „Gelöschte anzeigen“ im Header wieder sichtbar gemacht werden.
Kalender-Ansicht
Monats-Navigation
- Pfeile links/rechts zum Wechseln des Monats
- Aktueller Monat wird angezeigt
Farbcodierung
| Abwesenheitstyp | Hintergrund | Balken |
|---|---|---|
| Krank | Rosa (#ffebe5) | Rot |
| Urlaub | Hellblau (#e5f5ff) | Blau |
| Termin | Hellgrau | Grau |
Wochenenden
- Samstag und Sonntag sind ausgegraut
- Abwesenheiten können trotzdem eingetragen werden
Statistiken
Jahresüberblick (oben im Header)
Zeigt die Summen für das gesamte Jahr:
- Krankheitstage: Anzahl der Krankheitstage im Jahr
- Urlaubstage: Anzahl der Urlaubstage im Jahr
Monatszusammenfassung (unten im Kalender)
Zeigt die Summen für den aktuellen Monat:
- Krankheitstage im Monat
- Urlaubstage im Monat
- Gesamttage im Monat
Mitarbeiter-Auswahl
Für Leitung:
- Dropdown im Header zum Wechseln zwischen Mitarbeitern
- Zeigt alle Mitarbeiter mit Leseberechtigung
Für Mitarbeiter:
- Nur eigene Abwesenheiten sichtbar
- Kein Dropdown
Export
PDF-Export
- Klicken Sie auf „PDF“ im Header
- Der aktuelle Monat wird als PDF exportiert
- Enthält alle Abwesenheiten mit Typ, Datum und Notiz
CSV-Export
- Klicken Sie auf „CSV“ im Header
- Datei kann in Excel oder Google Sheets geöffnet werden
- Nützlich für weitere Auswertungen
Gelöschte Einträge
Nur für Benutzer mit Schreibberechtigung:
- Klicken Sie auf „Gelöschte anzeigen“ im Header
- Gelöschte Einträge werden separat angezeigt
- Zu sehen: Typ, Datum, wer erstellt hat, wer gelöscht hat, Notiz
- Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden
Tipps
Für Mitarbeiter
- Melden Sie Krankheitstage so früh wie möglich
- Nutzen Sie die Notiz für zusätzliche Informationen
- Prüfen Sie Ihre Jahresstatistik regelmäßig
Für die Leitung
- Nutzen Sie den Änderungsverlauf bei Unklarheiten
- Exportieren Sie monatlich für Ihre Unterlagen
- Gelöschte Einträge bleiben für Nachvollziehbarkeit sichtbar
Berechtigungen
| Berechtigung | Eigene Daten | Andere Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Keine | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| Lesen (selbst) | Ansehen | – |
| Schreiben (selbst) | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten | – |
| Lesen (alle) | Ansehen | Ansehen |
| Schreiben (alle) | Vollzugriff | Vollzugriff |
Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.