flayoo – Seite 10 – Kindy Hilfe

Übersicht

Benutzergruppen bündeln Berechtigungen zu einem Profil, das Teammitgliedern zugewiesen wird. Statt jedem Mitarbeitenden einzeln Rechte zu geben, wird einmal eine Gruppe (z. B. „Leitung“, „Gruppenkraft“, „Springer“) mit den passenden Rechten angelegt und danach den Personen zugeordnet. Eine Benutzergruppe legt fest, welche Bereiche sichtbar sind und wo nur gelesen oder auch bearbeitet werden darf.

Benutzergruppen lassen sich an zwei Stellen pflegen:

in der Kita-Web-Ansicht der einzelnen Einrichtung und
in der Träger-Verwaltung (Trägeransicht), von der aus mehrere Einrichtungen betreut werden.

Beide Masken nutzen dieselbe Rechte-Systematik und dieselben Beschriftungen.

Benutzergruppen verwalten

In der Kita-Web-Ansicht

Über den Bereich Einrichtung und dort Benutzerrechte wird die Verwaltung der Benutzergruppen geöffnet.

Dort werden alle Benutzergruppen der Einrichtung in einer Tabelle mit der Spalte Benutzergruppe aufgelistet.

Über die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol oben rechts in der Tabelle wird eine neue Benutzergruppe angelegt.
Über Bearbeiten in einer Zeile wird eine bestehende Gruppe geöffnet.
Im Fenster Benutzergruppe wird zuerst eine Bezeichnung vergeben (mindestens zwei Zeichen, Pflichtfeld).
Anschließend werden die Rechte in den fünf Tabs gesetzt (siehe unten).
Über Speichern werden die Änderungen übernommen. Nach dem Anlegen erscheint der Hinweis „Die Benutzergruppe wurde erfolgreich angelegt.“

In der Träger-Verwaltung

In der Trägeransicht werden die Benutzergruppen einer Einrichtung als Karten dargestellt. Über die Schaltfläche zum Anlegen entsteht eine neue Gruppe, über das Menü einer Karte (Drei-Punkte-Symbol) stehen Bearbeiten, Duplizieren, das Ausrollen auf mehrere Einrichtungen und Löschen zur Verfügung. Auf einer Karte zeigen kleine Markierungen an, wenn besondere Rechte aktiv sind (z. B. das Sehen aller Mitteilungen oder privater Leitungs-Nachrichten).

Ein Vorteil der Träger-Verwaltung: Eine einmal aufgebaute Benutzergruppe kann über die Ausroll-Funktion auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig übertragen werden, sodass nicht in jeder Kita dieselbe Gruppe von Hand nachgebaut werden muss.

Benutzergruppe zuweisen

Eine Benutzergruppe wirkt erst, wenn sie einem Teammitglied zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt im Bereich Mitarbeiter:in: dort wird beim jeweiligen Eintrag die gewünschte Benutzergruppe ausgewählt. Ab diesem Zeitpunkt gelten für diese Person genau die in der Gruppe festgelegten Rechte.

Benutzergruppe duplizieren

Eine bestehende Gruppe muss nicht von Grund auf neu erstellt werden. Über Benutzergruppe duplizieren (in der Kita-Web-Ansicht oben im Bearbeitungsfenster, in der Träger-Verwaltung über das Karten-Menü) entsteht eine identische Kopie. Diese kann anschließend umbenannt und in einzelnen Rechten angepasst werden. Das spart Zeit, wenn sich zwei Profile nur in wenigen Punkten unterscheiden.

Die Rechte-Stufen verstehen

Die meisten Rechte werden über ein Auswahlfeld gesetzt. Je nach Recht stehen unterschiedliche Stufen zur Verfügung:

Auswahl	Bedeutung
Keine Berechtigung	Der Bereich ist nicht zugänglich.
Leserechte	Der Bereich darf angesehen, aber nicht verändert werden.
Lese-/Schreibrechte	Der Bereich darf angesehen und bearbeitet werden.
Ja / Nein	Die Einzelfunktion ist erlaubt (Ja) oder nicht erlaubt (Nein).
Sichtbar / Ausgeblendet	Steuert, ob eine Übersichts-Kachel angezeigt wird.

Einige Rechte haben abweichende, aber selbsterklärende Beschriftungen (z. B. Erlaubt / Nicht erlaubt beim endgültigen Löschen von Datensätzen).

Hilfe-Fragezeichen an jedem Recht

Neben jeder Rechte-Beschriftung steht ein kleines Fragezeichen-Symbol. Wird der Mauszeiger darauf gehalten, erscheint eine kurze Erklärung, was das Recht genau steuert. Das hilft, das passende Recht zu finden, ohne die Beschriftung deuten zu müssen. Die Erklärungen sind in der Kita-Web-Ansicht und in der Träger-Verwaltung wortgleich.

Tab „Allgemein“

Rechte rund um Kommunikation, Alltag und die Übersichts-Kacheln.

Recht	Bedeutung
Neuigkeiten	Beiträge im Neuigkeiten-Bereich (Pinnwand) lesen bzw. selbst erstellen und bearbeiten.
Termine	Termine im Kalender der Einrichtung sehen bzw. anlegen und ändern.
Nachrichten	Nachrichten (Postbox) lesen bzw. schreiben und beantworten.
Abwesenheit	Abwesenheiten von Kindern (z. B. Krankmeldung) einsehen bzw. eintragen.
Mitteilungen	Kurzmitteilungen an Eltern lesen bzw. verfassen und versenden.
Abfragelisten	Abfragelisten (z. B. Ausflüge, Einverständnisse) einsehen bzw. erstellen und auswerten.
Alle Mitteilungen sehen	Alle Kurzmitteilungen der Einrichtung sehen, nicht nur die selbst versendeten.
Geräte-Verwaltung	Vertraute Geräte für den Login freigeben und verwalten.
Private Leitungs-Nachrichten sehen	Als „nur fürs Leitungsteam sichtbar“ markierte Nachrichten der Leitung lesen.
Testnachweise	Testnachweise der Kinder (z. B. Impf-/Testnachweise) einsehen bzw. eintragen.
Gruppen-Ansicht	Die Gruppen-Ansicht zum Ein- und Auschecken (Kommen/Gehen) der Kinder nutzen.
Startseite	Die öffentliche Startseite der Einrichtung bearbeiten.
Startseite – Anzahl	Die Besucherstatistik der öffentlichen Startseite einsehen.
Verfasser wählen	Beim Schreiben den Absender wählen (z. B. „Leitung“ statt eigener Name).
Smart-Listen	Automatisch gefüllte Smart-Listen einsehen bzw. bearbeiten.
Umfragen	Umfragen an Eltern einsehen bzw. erstellen und auswerten.
Tagebuch	Das Tagebuch (Portfolio-/Entwicklungseinträge) lesen bzw. Einträge erstellen.
Diskussionen	Am Diskussions-Chat mit Eltern teilnehmen (lesen und schreiben).
QR-Kiosk	Den QR-Kiosk-Modus zum Ein-/Auschecken per QR-Code nutzen.

Unter der Zwischenüberschrift Übersicht wird gesteuert, welche Kacheln auf dem Dashboard angezeigt werden. Diese Rechte kennen nur Sichtbar oder Ausgeblendet:

Kachel	Bedeutung
Team-Anwesenheit	Die Dashboard-Kachel „Team-Anwesenheit“ anzeigen oder ausblenden.
Personaldeckung	Die Dashboard-Kachel „Personaldeckung“ anzeigen oder ausblenden.
Abholzeiten	Die Dashboard-Kachel „Abholzeiten“ anzeigen oder ausblenden.
Gehzeiten	Die Dashboard-Kachel „Gehzeiten“ anzeigen oder ausblenden.

Tab „Kind“

Rechte an den Daten des einzelnen Kindes.

Recht	Bedeutung
Stammdaten	Stammdaten des Kindes (Name, Geburtsdatum, Kontakt) einsehen bzw. bearbeiten.
Gruppen	Gruppenzugehörigkeit des Kindes einsehen bzw. ändern.
Vertragsdaten	Vertragsdaten des Kindes (Betreuungsvertrag) einsehen bzw. bearbeiten.
Betreuung	Betreuungszeiten des Kindes einsehen bzw. bearbeiten.
Gutschein/Zuschuss	Gutschein- bzw. Zuschussdaten des Kindes (z. B. Kita-Gutschein) einsehen bzw. bearbeiten.
Profilbild	Das Profilbild des Kindes einsehen bzw. ändern.
Dokumentation	Bildungs-/Entwicklungsdokumentation zum Kind lesen bzw. schreiben.
Tagesverlauf	Den Tagesverlauf des Kindes (Essen, Schlafen, Stimmung) einsehen bzw. eintragen.
Zusatzinformation / Checkbox	Zusatzinformationen/Merkmale (Checkboxen) am Kind einsehen bzw. setzen.
Kind anlegen	Neue Kinder in der Einrichtung anlegen (Ja/Nein).
Kind löschen	Kinder aus der Einrichtung löschen (Ja/Nein).

Tab „Familie“

Rechte an den Daten der Familie und ihrer App-Zugänge.

Recht	Bedeutung
Familiename ändern	Den Familiennamen ändern (Ja/Nein).
Kinder	Die zur Familie gehörenden Kinder einsehen bzw. verwalten.
Eltern u. Familie	Eltern- und Familienangaben (Sorgeberechtigte) einsehen bzw. bearbeiten.
App Benutzer	Eltern-Zugänge (App-Logins) der Familie einsehen bzw. verwalten.
Dokumente	Dokumente der Familie einsehen bzw. hochladen.
Teilnahmebestätigung	Einwilligungen/Teilnahmebestätigungen der Familie einsehen bzw. bearbeiten.
Zusatzinformation / Checkbox	Zusatzinformationen/Merkmale (Checkboxen) an der Familie einsehen bzw. setzen.
Elternstunden	Geleistete Elternstunden einsehen bzw. eintragen.

Tab „Gruppen“

Dieser Tab steuert, auf welche Kita-Gruppen eine Benutzergruppe zugreifen darf, und an wen Nachrichten gerichtet werden dürfen. Er steht in der Kita-Web-Ansicht zur Verfügung.

Recht	Bedeutung
Zugriff einschränken	Legt fest, ob Zugriff auf alle Gruppen besteht oder nur auf Nur gewählte(n) Gruppe(n).
Ausgewählte Gruppen	Bei eingeschränktem Zugriff: die konkrete Auswahl der Gruppen (Ankreuzen der erlaubten Gruppen).
Nachrichtenempfänger	Legt bei eingeschränktem Zugriff fest, ob Nachrichten an Gruppen und einzelne Kinder oder Nur Gruppen gehen dürfen.

So funktioniert die Einschränkung:

Steht Zugriff einschränken auf Zugriff auf alle Gruppen, sieht die Benutzergruppe alle Gruppen der Einrichtung. Es ist keine weitere Auswahl nötig.
Wird auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) umgestellt, erscheint eine Liste aller Gruppen zum Ankreuzen. Zugriff besteht dann nur auf die angekreuzten Gruppen.
Zusätzlich lässt sich über Nachrichtenempfänger festlegen, ob nur ganze Gruppen oder auch einzelne Kinder als Empfänger auswählbar sind.

Tab „Einrichtung“

Rechte an den Einstellungen und Verwaltungsdaten der Einrichtung.

Recht	Bedeutung
Standortdaten	Stammdaten der Einrichtung (Adresse, Öffnungszeiten) einsehen bzw. bearbeiten.
Gruppen	Gruppen der Einrichtung einsehen bzw. anlegen und ändern.
Dokumente	Einrichtungs-Dokumente einsehen bzw. hochladen.
Speiseplan	Den Speiseplan einsehen bzw. pflegen.
Team	Teammitglieder einsehen bzw. anlegen und bearbeiten.
Benutzergruppen	Benutzergruppen und deren Rechte (diese Maske) einsehen bzw. bearbeiten.
Daten & Berichte	Auswertungen und Berichte der Einrichtung einsehen bzw. erstellen.
Dateien	Auf die Dateiablage (Kindy Cloud) zugreifen: Dateien ansehen bzw. hochladen.
Betreuungsmodelle	Betreuungsmodelle (Vorlagen für Betreuungszeiten) einsehen bzw. bearbeiten.
Kundenkonto	Das Kundenkonto (Vertrag, Rechnung) der Einrichtung einsehen bzw. verwalten.
Datenschutz	Datenschutz-Einstellungen der Einrichtung einsehen bzw. bearbeiten.
Personaldeckung	Den Personalschlüssel / die Personaldeckung einsehen bzw. bearbeiten.
Gehzeiten	Gehzeiten der Kinder (Losschicken/Abholung) einsehen bzw. eintragen.
Dienstplan	Den Dienstplan einsehen bzw. bearbeiten.
Urlaub muss freigegeben werden	Legt fest, dass Urlaubsanträge dieser Gruppe erst nach Freigabe gültig werden (Ja/Nein).
Datensätze löschen	Datensätze (Einträge) endgültig löschen dürfen (Erlaubt/Nicht erlaubt).

Beim Recht Dateien gibt es zusätzlich die Stufe Administrator – sie erlaubt die vollständige Verwaltung der Dateiablage über das reine Bearbeiten hinaus.

Mitarbeiter-Rechte mit getrennten Lese- und Schreibrechten

Drei Bereiche im Tab Einrichtung betreffen die Daten des Teams und werden feiner gesteuert: Für sie wird Lesen und Schreiben getrennt festgelegt, und zusätzlich der Umfang – ob nur die eigenen Daten oder die aller Mitarbeitenden.

Bereich	Bedeutung
Zeiterfassung	Die Zeiterfassung (Stempeln) des Teams einsehen bzw. bearbeiten.
Abwesenheit (Mitarbeiter)	Abwesenheiten des Teams (Urlaub, Krankheit) einsehen bzw. eintragen.
Arbeitszeitkonto	Das Arbeitszeitkonto (Soll/Ist, Überstunden) des Teams einsehen bzw. bearbeiten.

Jeder dieser drei Bereiche hat zwei Auswahlfelder – Lesen und Schreiben – mit je drei Stufen:

Stufe	Bedeutung
Keine	Kein Zugriff auf diesen Bereich.
Eigene	Zugriff nur auf die eigenen Daten.
Alle	Zugriff auf die Daten aller Mitarbeitenden.

Wichtig – Lesen und Schreiben passen automatisch zusammen: Schreiben kann nie weiter reichen als Lesen. Wird das Schreibrecht angehoben (z. B. auf Alle), zieht das Leserecht automatisch nach. Wird das Leserecht abgesenkt, wird das Schreibrecht entsprechend mitgeführt. So bleibt eine sinnvolle Kombination immer gewahrt.

Ein Beispiel: Lesen: Alle und Schreiben: Eigene bedeutet, dass die Zeiten aller Mitarbeitenden eingesehen, aber nur die eigenen bearbeitet werden können.

Voraussetzungen

Zum Öffnen und Bearbeiten der Benutzergruppen wird in der jeweiligen Benutzergruppe das Recht Benutzergruppen mit Lese-/Schreibrechten benötigt. Mit reinen Leserechten ist die Maske nur einsehbar, die Auswahlfelder und die Schaltfläche zum Speichern sind gesperrt.
Die Benutzergruppen einer Einrichtung können sowohl in der Kita-Web-Ansicht als auch in der Träger-Verwaltung gepflegt werden; beide greifen auf denselben Bestand zu.

Wenn etwas nicht funktioniert

Beobachtung	Ursache	Lösung
Auswahlfelder und Speichern sind ausgegraut	Für die Benutzergruppe des angemeldeten Kontos fehlen die Schreibrechte für Benutzergruppen	Ein Konto mit Lese-/Schreibrechten für Benutzergruppen verwenden lassen.
Beim Speichern erscheint eine Meldung wie „Not allowed“	Das aktuelle Konto darf diese Änderung nicht vornehmen	Rechte der eigenen Benutzergruppe prüfen (Recht Benutzergruppen).
Die Auswahl der Gruppen erscheint nicht	Zugriff einschränken steht auf Zugriff auf alle Gruppen	Auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) umstellen – dann erscheint die Gruppenliste.
Schreibrecht lässt sich nicht höher setzen als das Leserecht	Schreiben kann nie weiter reichen als Lesen – beide Felder werden automatisch abgeglichen	Zuerst das Leserecht auf die gewünschte Stufe setzen; das Schreibrecht folgt bzw. lässt sich dann anheben.
Ein neues Recht ist unklar	Die Bedeutung ist nicht sofort ersichtlich	Auf das Fragezeichen-Symbol neben der Beschriftung zeigen – die Erklärung wird eingeblendet.

Hinweise

Änderungen an einer Benutzergruppe wirken auf alle Teammitglieder, denen diese Gruppe zugewiesen ist. Vor einer Änderung lohnt sich der Blick, wer die Gruppe nutzt.
Für ein Profil, das sich nur in wenigen Punkten von einem bestehenden unterscheidet, ist Benutzergruppe duplizieren meist schneller als ein Neuaufbau.
Wird eine Benutzergruppe gelöscht, erscheint zunächst eine Rückfrage („Soll diese Benutzergruppe wirklich gelöscht werden?“). Das Löschen sollte nur erfolgen, wenn der Gruppe keine Mitarbeitenden mehr zugewiesen sind.
Der Tab Gruppen (Zugriff auf einzelne Kita-Gruppen einschränken) steht in der Kita-Web-Ansicht zur Verfügung; die Träger-Verwaltung führt die Bereiche Allgemein, Kind, Familie und Einrichtung.
Über die Träger-Verwaltung lässt sich eine Benutzergruppe auf mehrere Einrichtungen gleichzeitig ausrollen – hilfreich, um eine einheitliche Rechte-Struktur über alle Kitas eines Trägers zu erreichen.